Dodawanie zapisu księgowego

Zapisy księgowe mogą powstać na trzy sposoby:

• Zaksięgowanie dokumentu źródłowego – np. przy użyciu schematu księgowego lub poprzez konto przeciwstawne, jeśli dla danego dokumentu dostępna jest taka opcja. Wynikiem księgowania jest wygenerowanie zapisu księgowego (dokumentu polecenia księgowania). Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Księgowanie dokumentów.
• Ręczne dodanie zapisu w dzienniku – użytkownik wprowadza zapis księgowy na liście zapisów i ręcznie definiuje jego parametry
• Automatycznie – zapis generowany przez system np. dekret stornujący (podczas usuwania zatwierdzonego zapisu księgowego), dekret kompensacyjny (wiąże ze sobą dekrety wprowadzone na dwa różne konta rozrachunkowe)

W celu ręcznego dodania zapisu księgowego należy z poziomu Księgowość → Dziennik wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Zostanie otwarty formularz zapisu księgowego.

Formularz zapisu księgowego składa się z elementów:

Panel boczny

Stan dokumentu – wyświetlany po zapisaniu dokumentu. W zależności od stanu dokumentu przyjmuje wartości: Niezatwierdzony, Zatwierdzony lub Wystornowany.

Numer – nadawany automatycznie przez system według numeratora dokumentu

Kwota bilansowa Wn – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn

Kwota bilansowa Ma – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma

Różnica – pole informacyjne, wyświetla różnicę pomiędzy sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn, a sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma

Numer w dzienniku – kolejny numer zapisu księgowego na poziomie księgi głównej. Numer uzupełniany jest automatycznie i nie podlega edycji. Zapisy zatwierdzone dostają kolejno numery: 1, 2, 3. Zapisy w buforze otrzymują przedrostek określony w konfiguracji systemu oraz kolejny numer. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego został zaznaczony parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym, w ramach numeru istnieje możliwość wyboru konkretnego dziennika cząstkowego. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego pole domyślnie uzupełniane jest symbolem dziennika cząstkowego określonego w polu Dziennik domyślny na formularzu okresu obrachunkowego.

Numer w dzienniku cząstkowym – kolejny numer zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Pole widoczne jeżeli parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym na formularzu okresu obrachunkowego jest odznaczony. Po rozwinięciu listy wyświetlane są wszystkie dzienniki zdefiniowane w systemie w bieżącym okresie obrachunkowym. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego pole domyślnie uzupełniane jest symbolem dziennika cząstkowego określonego w polu Dziennik domyślny na formularzu okresu obrachunkowego. Po ukośniku (/) wyświetlany jest numer porządkowy, nadawany automatycznie przez system.

Numer dokumentu – numer wprowadzany przez użytkownika. Jeśli zapis księgowy powstał w wyniku zaksięgowania dokumentu jest to numer obcy dokumentu, z którego pochodzi zapis księgowy, a w przypadku braku numeru obcego – numer systemowy dokumentu. Po zmianie numeru dokumentu na nagłówku zapisu księgowego system wyświetla pytanie o aktualizację numeru dokumentu na pozycjach danego zapisu.

Data księgowania – data ujęcia zapisu księgowego w księgach

Data operacji – faktyczna data wystąpienia zdarzenia gospodarczego (data sprzedaży może się różnić od daty wystawienia na fakturze). W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybraną na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji na zaksięgowanym dokumencie KP/KW.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu polecenia księgowania. Data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub daty dokumentu, w przypadku księgowania dokumentu KP/KW.

Rodzaj dowodu – pole informujące na podstawie księgowania jakiego dokumentu powstał zapis księgowy. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego z poziomu dziennika domyślnie ustawiana jest wartość PK – Polecenie księgowania. Pole Rodzaj dowodu może przyjąć następujące wartości:

• Faktura
• Dokument magazynowy
• PK
• Wyciąg bankowy
• Raport kasowy
• Różnica kursowa
• Dokument windykacyjny
• Kompensata
• Raport okresowy z kasy fiskalnej
• Zamknięcie kont
• Przeksięgowanie techniczne

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnych elementów w słownikach uniwersalnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Rodzaj dowodu.

Właściciel – centrum struktury firmy, do którego należy użytkownik wprowadzający zapis księgowy. Możliwa jest zmiana właściciela zapisu księgowego na inne centrum danej firmy.

Opis – sekcja z opisem dokumentu PK. W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w polu Opis wyświetlana jest wartość wskazana w nagłówku schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument. W przypadku księgowania operacji poprzez konto przeciwstawne, w polu Opis wyświetlany jest numer zaksięgowanej operacji k/b.

Zakładka Dekrety

System umożliwia dodawanie dekretu na dwa sposoby:

• bezpośrednio w tabeli
• przez formularz

Dodawanie dekretu w tabeli

Aby dodać element bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Dekret. W tabeli elementów pojawi się linia do wprowadzenia danych. Należy wypełnić kolumny: Konto Wn, Konto Ma, Kwota, Data operacji oraz opcjonalnie Stawka VAT, Opis i Kontrahent. Dostępne są również kolumny ukryte: Kwota w walucie, VAT %, Waluta. Dodając kolejny dekret, w kolumnie Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.

Dodawanie dekretu przez formularz

Aby dodać element przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Dekret. Pojawi się formularz dekretu.

Dekrety → Ogólne

Zakładka Ogólne na formularzu dekretu składa się z elementów:

Sekcja Ogólne

• Liczba porządkowa – pole wypełniane automatycznie przez system. Pole nieedytowalne.
• Schemat księgowy – schemat, za pomocą którego dokument został zaksięgowany. Pole widoczne w przypadku, gdy dekret powstał w wyniku zaksięgowania dokumentu źródłowego
• Numer dokumentu – numer obcy dokumentu, z którego pochodzi dekret, a w przypadku jego braku – numer systemowy danego dokumentu. Może być również wprowadzany ręcznie.
• Kontrahent – umożliwia wybór kontrahenta powiązanego z danym dekretem

Sekcja Konto

• Konto Wn – pole obligatoryjne. Debetowa strona konta.
• Konto Ma – pole obligatoryjne. Kredytowa strona konta.
• Podmiot – pole wyświetlane po wskazaniu konta słownikowego powiązanego z podmiotem. W danym polu wyświetlany jest podmiot powiązany z wybranym kontem słownikowym.

Sekcja Kwota

• Kwota – pole obligatoryjne. Wartość dekretu. Dodając kolejny dekret, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.
• Kwota w walucie – pole dostępne wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa

Sekcja Waluty

Sekcja dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa. Pozwala na wskazanie kursu po jakim ma zostać przeliczony zapis księgowy. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu sekcja nie podlega edycji.

Sekcja Daty

• Data operacji – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybraną na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji na zaksięgowanym dokumencie KP/KW
• Data wystawienia – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub daty dokumentu zaksięgowanego dokumentu KP/KW

Sekcja Inne

• Opis – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w danym polu wyświetlana jest wartość pola Opis wskazana na pozycji schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania operacji k/b, w polu Opis wyświetlana jest wartość uzupełniona na podstawie pola Tytułem operacji k/b.
• Stawka VAT – umożliwia wybranie stawki VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik. W przypadku zapisów księgowych powstałych w wyniku księgowania dokumentów schematem księgowych system ustawia odpowiednią wartość stawki VAT, w zależności od zaznaczenia parametru Zapisuj stawkę VAT na pozycji schematu księgowego. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Dodawanie schematu księgowego.

Sekcja Rozrachunki

Sekcja dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto rozrachunkowe. Określa status dekretu: Podlega rozrachunkom/Nie podlega rozrachunkom.

Dekrety → Rozrachunki Wn i Dekrety → Rozrachunki Ma

Zakładka widoczna, jeżeli na dekrecie użyto konta rozrachunkowego. Nazwa zakładki uzależniona jest od strony dekretu, po której użyto konta rozrachunkowego.

Na zakładce Rozrachunki dekretu księgowego w tabeli wyświetlane są dane dotyczące dekretu księgowego rozrachowującego dany dekret.

Zakładka składa się z pól:

Termin płatności – ustalany zależnie od źródła pochodzenia dekretu księgowego:

• Dla dekretów powiązanych z płatnością (powstałych w wyniku księgowania płatności) – na podstawie pola Termin płatności z płatności dokumentu
• Dla dekretów powiązanych z operacją k/b – na podstawie pola Data dokumentu na operacji
• Dla dekretów wprowadzanych ręcznie – na podstawie daty księgowania zapisu
• Dla dekretów pochodzących z księgowania dokumentu różnicy kursowej – na podstawie daty wystawienia dokumentu

Pozostaje – kwota pozostająca do rozrachowania

Waluta prezentacji – przyjmuje wartości:

• Systemowa – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie systemowej. Dotyczy to zarówno dekretów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty systemowej.
• Konta – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie dekretu księgowego. Dotyczy to dekretów zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty dekretu.
• Konta i systemowa – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu. Dodatkowo wyświetlane są kolumny: Kwota [], Pozostaje Wn [], Pozostaje Ma [], gdzie w [] prezentowany jest symbol waluty systemowej. Ta wartość parametru ma wykorzystanie wyłącznie dla kont walutowych.

Dekrety → Atrybuty

Opis zakładki Atrybuty znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia Zmian.

Zakładka Opis analityczny

System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na poziomie zapisu księgowego. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Opis analityczny na zapisie księgowym.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Zapisanie/zatwierdzenie zapisu księgowego

Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól należy zapisać dokument za pomocą jednego z przycisków:

• [Zapisz do bufora] – zapis dokumentu nie jest wiążący, można go dowolnie edytować i usuwać
• [Zapisz i zatwierdź] – zapis trwały. Po zatwierdzeniu zapis księgowy staje się wiążący i nie można go ani edytować ani usunąć (dostępny jest podgląd danych na zapisie). Możliwe jest wygenerowanie do niego storna czerwonego lub czarnego. Po wystornowaniu, zapis będzie w dalszym ciągu widoczny na liście zapisów księgowych w dzienniku. Dokument stornujący widoczny będzie w kolorze czerwonym. Storno zapisu można także zatwierdzić lub zapisać do bufora.