W systemie istnieje możliwość wykorzystania formatów predefiniowanych do importu: Swift MT940, Swift MT940 Alior, Swift MT940 BGŻ, Swift MT940 BZ WBK, Swift MT940 Deutsche Bank Polska, Swift MT940 ING, Swift MT940 mBank oraz formatów zdefiniowanych przez użytkownika.
Przed rozpoczęciem importu wyciągów bankowych, należy:
- zdefiniować numer rachunku bankowego podmiotu, na który zostały wystawione operacje kasowe/bankowe (zakładka Rachunki bankowe na karcie danego podmiotu)
- przypisać numer rachunku bankowego dla rejestru, do którego zostaną zaimportowane operacje
Funkcjonalność importu wyciągów bankowych dostępna jest po wybraniu z menu Finanse przycisku Import.
W menu Pozycje wyciągu bankowego dostępne są następujące przyciski:
[Zamknij] – zamyka okno [Wczytaj plik] – pozwala na wczytanie z dysku pliku zawierającego wyciąg bankowy [Zaimportuj zaznaczony] – importuje zaznaczone na liście operacjeNad listą pozycji wyciągu znajdują się pola:
- Format pliku – umożliwia wybór zdefiniowanego w systemie formatu do importu pliku
- Kodowanie – dla predefiniowanych formatów MT940 możliwy jest wybór kodowania z listy. Opcje możliwe do wyboru: ASCII, Windows-1250, ibm852, ISO-8859-2, UTF-8. Dla formatów definiowanych przez użytkownika wyświetlane jest kodowanie pobrane z definicji danego formatu, bez możliwości edycji.
Aby zaimportować operacje, należy:
- Wskazać format pliku
- Wybrać przycisk [Wczytaj plik] i wskazać plik z dysku komputera
- Zaznaczyć operacje na liście wczytanych pozycji wyciągu bankowego i wybrać przycisk [Zaimportuj zaznaczony]
Okno pozycji wyciągu bankowego składa się z kolumn:
- Data dokumentu – data pobrana z importowanego pliku
- Kwota uznania – kwota operacji przychodowej
- Kwota obciążenia – kwota operacji rozchodowej
- Kod podmiotu – kod podmiotu, na który została wystawiona operacja
- Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, na który została wystawiona operacja
- Tytułem – treść zaczytana z pola Tytułem na operacji
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
- Numer rachunku własnego – numer rachunku, dla którego zostaną zaimportowane poszczególne operacje
Zaimportowane wyciągi bankowe dostępne są w systemie z poziomu Finanse → Operacje k/b. Właścicielem zaimportowanych operacji jest centrum, do którego zalogowany jest użytkownik dokonujący importu.
Rejestr bankowy i podmiot na importowanych operacjach ustalane są na podstawie numerów rachunków bankowych. W przypadku, gdy nie został zaimportowany numer rachunku, z którym wiąże się dana operacja (również w sytuacji, gdzie pole Numer Rachunku nie zostało zdefiniowane w formatach przelewów) przy próbie zapisu pojawia się komunikat: „BŁĄD: Numer rachunku własnego z wyciągu nie jest zgodny z żadnym numerem rachunku rejestru w systemie.”
Podczas importu operacji w systemie obowiązuje mechanizm kontroli aktywności rachunków bankowych. Oznacza to, że jeżeli do dwóch rejestrów bankowych został przypisany ten sam numer rachunku bankowego, a jeden z tych rejestrów został dezaktywowany, system rozpoznaje aktywny rejestr i pozwala na zaimportowanie do niego operacji.
Użytkownik zamierza zaimportować wyciąg bankowy do systemu. W pliku znajdują się operacje z różnymi datami, ale w zakresie jednego miesiąca i roku (5.01.2019, 23.01.2019 oraz 31.01.2019). Użytkownik chce, aby wszystkie operacje z danego miesiąca znalazły się w jednym raporcie. W tym celu należy:
- na karcie rejestru wybrać miesięczny okres raportu,
- dodać raport z datą otwarcia 01.01.2019 oraz datą zamknięcia 31.01.2019,
- zaimportować plik do systemu.
Szczegółowy opis importowania operacji związanych z mechanizmem podzielonej płatności znajduje się w artykule Obsługa mechanizmu podzielonej płatności podczas eksportu zestawień poleceń przelewów oraz importu wyciągów bankowych.