Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku, jak również wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.

Lista inwentaryzacji dostępna jest z poziomu menu głównego Magazyn –> (Zasoby) Inwentaryzacje.

Lista dokumentów inwentaryzacji

Na dokument inwentaryzacji składają się:

  • arkusze inwentaryzacyjne – artykuły/partie artykułów mogą zostać dodane do arkusza przed wykonaniem spisu z natury lub dopiero po jego wykonaniu w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu. Pierwszy sposób wykorzystywany jest najczęściej, gdy inwentaryzacji będą podlegać tylko wybrane artykuły. Drugi, gdy inwentaryzacji podlega cały magazyn lub sklep, a osoby wykonujące spis z natury nie poszukują konkretnych towarów, lecz inwentaryzują wskazany fragment magazynu lub sklepu.
  • odczyty powiązane z arkuszami – jeśli artykuły/partie artykułów mają trafić na arkusze dopiero w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu, najlepiej wykorzystać w tym celu odczyty. Mogą one być uzupełniane artykułami/partiami artykułów na bieżąco podczas inwentaryzowania danego obszaru lub mogą zostać uzupełnione poprzez odczyt z kolektora już po dokonaniu spisu z natury. Wprowadzając kolejne partie artykułów na odczyty będą one automatycznie trafiać na powiązany z nimi arkusz. Zatwierdzając kolejne odczyty, ilości rzeczywiste z tych odczytów będą sumowane na arkuszu.

Proces inwentaryzacji można podzielić na trzy etapy:

  • Etap 1 – określenie towarów, które mają zostać zinwentaryzowane oraz przygotowanie dokumentu inwentaryzacji
  • Etap 2 – przeprowadzenie właściwego spisu z natury
  • Etap 3 – wprowadzenie rzeczywistych ilości do systemu i wystawienie dokumentów korygujących rozbieżności

Dokument inwentaryzacyjny:

  • dotyczy jednego wybranego magazynu. Jeśli inwentaryzacji ma podlegać więcej magazynów, należy dla każdego z nich stworzyć osobny dokument inwentaryzacji.
  • może zawierać dowolną ilość arkuszy inwentaryzacyjnych, które zawierają wykaz towarów/partii towarów wraz z ilością wynikającą z dokumentów oraz ilością rzeczywistą.

Uprawnienia mające wpływ na przebieg/zakończenie inwentaryzacji:

Dodawanie formularza inwentaryzacji

Formularz nowego dokumentu inwentaryzacyjnego otwierany jest po wybraniu przycisku [Dodaj].

Zakładka Ogólne składa się z listy:

  • arkuszy inwentaryzacyjnych
  • odczytów, która domyślnie jest zwinięta

Formularz dokumentu inwentaryzacji

Nagłówek formularza inwentaryzacji zawiera następujące pola:

  • numer dokumentu
  • magazyn, dla którego tworzony jest dokument inwentaryzacji
  • centrum, które jest właścicielem dokumentu (właściciela można zmienić do momentu dodania nowego arkusza inwentaryzacji)
  • blokada artykułów
  • zwalnianie rezerwacji
  • aktualny stan dokumentu
  • data zatwierdzenia – data ta nie podlega edycji i jest uzupełniania automatycznie podczas zatwierdzania inwentaryzacji.
    W przypadku gdy na arkuszu byłaby ona późniejsza, podczas zatwierdzania inwentaryzacji pojawi się komunikat z pytaniem dotyczącym aktualizacji daty zatwierdzenia dokumentu na najpóźniejszą datę wystawienia z arkusza.

Uwaga
Ilości systemowe pobierane na dokument inwentaryzacji wyliczane są na podstawie wszystkich dokumentów, bez względu na to z jaką datą inwentaryzowane artykuły zostały przyjęte, wydane lub zarezerwowane. Data wystawienia dokumentu inwentaryzacji wskazuje dzień, w którym proces inwentaryzacji został wykonany.