Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu księgowego każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego.

Każdy zapis księgowy powinien zawierać:

• datę dokonania operacji gospodarczej
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji
• kwotę i datę zapisu
• oznaczenie kont, których dotyczy

Lista zapisów księgowych dostępna jest z poziomu Księgowość pod przyciskiem [Dziennik].

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Usuń] – służy do usunięcia zapisu księgowego będącego w buforze lub wygenerowania storna do zatwierdzonego zapisu księgowego
• [Zatwierdź] – służy do zatwierdzania zapisów będących w buforze i przenoszenia ich do księgi głównej. Użytkownik ma możliwość seryjnego zatwierdzania zapisów księgowych, które najpierw należy posortować według daty księgowania. Przed zatwierdzeniem zapisu księgowego wyświetlane jest pytanie, wymagające potwierdzenia wykonania danej operacji. System uniemożliwia zatwierdzenie zapisu, jeżeli istnieją zapisy w buforze z datą wcześniejszą.
• [Renumeruj] – służy do uzyskania poprawnej numeracji zapisów księgowych w przypadku powstania luk w numeracji np. w wyniku usunięcia dokumentu znajdującego się w buforze
• [Dokument źródłowy] – służy do podglądu dokumentu, z którego powstał zapis księgowy
• [Zamknięcie dziennika] – służy do zbiorczego zamknięcia dzienników cząstkowych. Przycisk dostępny, jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego zaznaczono parametr Zamykanie dzienników. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Zamykanie dzienników cząstkowych.
• [Sprawdź kręgi kosztów] – służy do raportowania niezgodności zapisów księgowych. Przycisk dostępny, gdy w menu Konfiguracja → Księgowość zaznaczono w sekcji Parametry ogólne parametr Kontrola kręgu kosztów. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Kontrola kręgu kosztów.

W oknie zapisów księgowych w dzienniku widoczne jest pole Bieżący okres obrachunkowy (pole nieedytowalne). W nawiasie podany jest status okresu obrachunkowego – Zamknięty lub Otwarty.

W przypadku, gdy bieżący okres obrachunkowy główny lub cząstkowy jest zamknięty, na liście w polu Data zamknięcia zapisów, wyświetlana jest data zamknięcia (wstępnego lub ostatecznego). Determinuje to możliwość dokonywania operacji na zapisach księgowych przez operatorów nieposiadających uprawnień do zamykania okresów obrachunkowych.

Jeżeli firma korzysta z zamykania dzienników i użytkownik wskaże w filtrze konkretny dziennik, na liście pojawiają się dodatkowe pola: Data zamknięcia dziennika, Data wstępnego zamknięcia dziennika informujące o tym, do jakiego dnia zostało zablokowane wprowadzanie i modyfikacja zapisów.

Szczegółowy opis funkcjonalności zamykania okresów obrachunkowych/okresów cząstkowych/dziennika znajduje się w artykułach Zamykanie okresu obrachunkowego oraz Zamykanie dzienników cząstkowych.

Zapisy księgowe w dzienniku znajdujące się w buforze wyświetlane są na liście w kolorze zielonym oraz zawierają w swoim numerze przedrostek określony w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Księgowość → parametr Przedrostek symbolu dokumentu w buforze w sekcji Parametry ogólne), domyślnie jest to litera B. Zapisy zatwierdzone wyświetlane są w kolorze czarnym. Nie można ich modyfikować ani usuwać, możliwe jest jedynie wygenerowanie do nich zapisu stornującego. Zapisy wystornowane oraz zatwierdzone storna wyświetlane są w kolorze czerwonym.

Lista zapisów księgowych składa się z kolumn:

• Numer w dzienniku
• Numer w dzienniku cząstkowym – kolumna dostępna, gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczony
• Numer dokumentu – wyświetla numer obcy dokumentu, a w przypadku jego braku numer systemowy dokumentu
• Data księgowania
• Opis
• Kwota Wn
• Kwota Ma
• Zapis – przyjmuje wartości:
  1. Schemat – zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu
  2. Ręczny – zapis księgowy wprowadzony ręcznie
  3. Automatyczny – zapis księgowy wygenerowany automatycznie, np. storno lub dekret kompensacyjny
  4. Import – zapis księgowy zaimportowany do systemu
  5. Modyfikacja (np. Schemat/Modyfikacja) – dodatkowe oznaczenie po modyfikacji zapisu księgowego

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Numer PK
• Numer systemowy dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego, w przypadku zapisów księgowych dodanych bezpośrednio do dziennika pole puste
• Stan
• Waluta – waluta systemowa firmy
• Właściciel – właściciel zapisu księgowego

Obszary filtrowania dostępne na liście:

Sekcja Okres obrachunkowy

Sekcja umożliwiająca wybranie okresu obrachunkowego, dla którego mają być wyświetlone zapisy księgowe. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, istnieje możliwość zaznaczenia parametru Okres cząstkowy i wskazanie odpowiedniego okresu z listy.

Sekcja Data księgowania

Sekcja umożliwiająca filtrowanie zapisów księgowych według okresów: Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc i Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.

Sekcja Ogólne

Sekcja umożliwiająca filtrowanie zapisów księgowych ze względu na:

• Stan – dostępne wartości: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone, Wystornowane
• Dziennik – umożliwia wskazanie dziennika z listy dzienników cząstkowych przypisanych do danego okresu obrachunkowego

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.