System umożliwia określenie struktury numeru konta (ilości znaków) na poszczególnych poziomach oraz przypisanie zdefiniowanego schematu numeracji do określonych kont syntetycznych.
Schematy numeracji kont są ściśle związane z okresem obrachunkowym oraz zdefiniowanym w nim planem kont. W każdym okresie obrachunkowym może zostać zdefiniowana inna numeracja kont. Dodatkowo podczas przenoszenia/aktualizacji planu kont, schematy numeracji są przenoszone z poprzedniego okresu obrachunkowego.
Lista schematów numeracji kont dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość → Numeracja kont.
Lista numeracji kont składa się z sekcji Schematy numeracji kont prezentującej listę zdefiniowanych schematów numeracji oraz Przykład numeracji kont prezentującej podgląd struktury zaznaczonego schematu numeracji.
W celu dodania schematu numeracji należy wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie otwarty formularz nowej numeracji, w którym należy określić ilości znaków na poszczególnych poziomach konta oraz wskazać konta syntetyczne, których będzie on dotyczył.
Formularz numeracji kont składa się z elementów:
Nazwa – pole służące wprowadzeniu nazwy danej numeracji
Aktywny – parametr umożliwiający oznaczenie aktywności schematu numeracji. Dezaktywując schemat numeracji z przypisanymi kontami, użytkownik decyduje czy mają zostać również usunięte powiązania z kontami księgowymi. Nieaktywny schemat numeracji nie będzie wyświetlany na liście schematów wybieranych z poziomu formularza konta księgowego.
Poziomy – tabela do wprowadzenia poziomów zagłębień kont składająca się z kolumn:
- Poziom – system automatycznie wprowadza numery poziomów. Dla konta syntetycznego jest to cyfra 1, dla analitycznych kolejne numery.
- Liczba znaków – liczba oznaczająca ilość znaków możliwych do wprowadzenia na poszczególnych poziomach konta księgowego. Kolumna przyjmuje wartości od 1 do 50.
- Ograniczenie – dostępne opcje:
- Do tylu znaków – po wyborze danej wartości można dodać na danym poziomie konta maksymalnie tyle znaków, ile wskazano w liczbie znaków
- Dokładnie tyle znaków – po wyborze danej wartości można dodać na danym poziomie konta dokładnie tyle znaków, ile wskazano w liczbie znaków (nie mniej i nie więcej).
Ilość znaków określona w schemacie numeracji jest nadrzędna w stosunku do ilości znaków określonych w konfiguracji kont słownikowych.
Konta księgowe – tabela do wskazania kont, dla których ma obowiązywać dany schemat numeracji.
Schemat numeracji można przypisać do konta księgowego również z poziomu formularza konta na zakładce Dodatkowe. Usunięcie konta księgowego z planu kont skutkuje automatycznym usunięciem go z formularza schematu numeracji.
Schemat numeracji przypisany do konta syntetycznego zostaje automatycznie przypisany do jego kont analitycznych.
Schemat numeracji, do którego dołączono konta księgowe można modyfikować, ale nie można go usunąć. Modyfikacja schematu numeracji jest możliwa, jeśli z poziomu System → Konfiguracja → Księgowość dla parametru Kontrola numeracji kont wskazano wartość Brak kontroli lub Ostrzeżenie.
Schemat numeracji dla danego konta można zmienić w dowolnym momencie. Nowy schemat obowiązuje dla kont nowo dodanych, nie jest sprawdzana numeracja kont już istniejących, system wyświetla jedynie komunikat informujący o niezgodności numeru konta z nowo wybranym schematem numeracji, ale jest możliwość przypisania takiego schematu niezależnie od ustawień kontroli poprawności numeracji.
Funkcjonalność schematów numeracji umożliwia określenie formy kontroli poprawności numeru konta. Przy dodawaniu lub edycji konta, którego numer nie będzie spełniał warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji, system wyświetli odpowiedni komunikat w zależności od wybranej wartości parametru Kontrola numeracji kont (System → Konfiguracja → Księgowość → sekcja Plan kont).
Kontrola poprawności numeru konta jest przeprowadzana podczas:
- dodawania konta z różnych poziomów (np. z poziomu zapisu księgowego, bilansu otwarcia, noty memoriałowej, schematu księgowego)
- edycji konta księgowego