Numeracja zapisów księgowych

Przed dodaniem pierwszego zapisu księgowego w danym okresie obrachunkowym, można określić sposób numeracji zapisów księgowych z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe).

Sposoby numeracji zapisów księgowych:

  • Pełna numeracja zapisów
  • Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym

Pełna numeracja zapisów

Gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczona, to zapisy księgowe otrzymują podwójną numerację: Numer w dzienniku i Numer w dzienniku cząstkowym.

Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.

Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru w dzienniku oraz numeru w dzienniku cząstkowym dodatkowych członów:

  • Rok kalendarzowy
  • Miesiąc

Przykład

Sytuacja I:

  • Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
  • Parametr Numeracja dzienników W okresie obrachunkowym

Numer w dzienniku, np. : B 1:

  • B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
  • 1 – numer kolejny w danym okresie obrachunkowym

Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/1:

  • B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
  • Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
  • 1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku obrachunkowym

 

Sytuacja II:

  • Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
  • Parametr Numeracja dzienników Miesięczna

Numer w dzienniku, np.: B 2018/01/1, gdzie:

  • B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
  • 2018 – rok kalendarzowy
  • 01 – miesiąc
  • 1 – numer kolejny w roku kalendarzowym w konkretnym miesiącu

Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:

  • B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
  • Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
  • 2018 – rok kalendarzowy
  • 01 – miesiąc
  • 1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu

 

Numerowanie dziennika (księgi głównej) i dzienników cząstkowych w obrębie miesiąca daje możliwość wprowadzania zapisów w danym miesiącu, również w przypadku gdy zostało rozpoczęte zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach.

Przykład

  • Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
  • Parametr Numeracja dzienników Miesięczna

Zapisy w dziennikach:

Styczeń

StanNumer w dziennikuNumer w dzienniku cząstkowymData księgowania
Zatwierdzony2018/01/1 SPRZEDAŻ/2018/01/1 01.01.2018
Zatwierdzony2018/01/2ZAKUP/2018/01/1 01.01.2018
Zatwierdzony2018/01/3ZAKUP/2018/01/2 02.01.2018
Zatwierdzony2018/01/4SPRZEDAŻ/2018/01/2 13.01.2018
BuforB 2018/01/5B SPRZEDAŻ/2018/01/314.01.2018
BuforB 2018/01/6B SPRZEDAŻ/2018/01/4 15.01.2018

Luty

StanNumer w dziennikuNumer w dzienniku cząstkowymData księgowania
Zatwierdzony2018/02/1 SPRZEDAŻ/2018/02/1 01.02.2018
Zatwierdzony2018/02/2ZAKUP/2018/02/101.02.2018
Zatwierdzony2018/02/3ZAKUP/2018/02/2 02.02.2018
Zatwierdzony2018/02/4SPRZEDAŻ/2018/02/2 13.02.2018
BuforB 2018/02/5B SPRZEDAŻ/2018/02/314.02.2018
BuforB 2018/02/6B SPRZEDAŻ/2018/02/4 15.02.2018

Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis do bufora lub jako zatwierdzony z datą 10.01.2018 r. do dziennika SPRZEDAŻ, wyświetli się komunikat „Dokument posiada dekrety z datami wcześniejszymi niż ostatni zatwierdzony dokument. Nie można zapisać”. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis z datą księgowania 20.01.2018 r. – będzie to możliwe.

Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym

Gdy na formularzu okresu obrachunkowego opcja Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest zaznaczona, to zapisy księgowe otrzymują tylko Numer w dzienniku cząstkowym. Umożliwia to zamykanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych.

Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.

Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru dodatkowych członów:

  • Rok kalendarzowy
  • Miesiąc

Przykład

Sytuacja I:

  • Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
  • Parametr Numeracja dziennikówW okresie obrachunkowym

Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/1, gdzie:

  • B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
  • Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
  • 1 – numer w dzienniku cząstkowym w obrębie danego okresu obrachunkowego

 

Sytuacja II:

  • Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
  • Parametr Numeracja dziennikówMiesięczna

Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:

  • B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
  • Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
  • 2018 – rok kalendarzowy
  • 01 – miesiąc
  • 1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu

 

W przypadku numeracji tylko w dzienniku cząstkowym system kontroluje, czy wprowadzany do bufora lub zatwierdzany zapis księgowy ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony. Kontrola dotyczy daty zapisów w obrębie numeru w dzienniku.

Dodatkowo, jeżeli numeracja jest miesięczna, kontrolowana jest poprawność dat księgowania w ramach miesiąca.

Przykład

  • Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
  • Parametr Numeracja dziennikówW okresie obrachunkowym

Zapisy w dziennikach:

StanNumer w dziennikuData księgowania
ZatwierdzonySPRZEDAŻ/1 01.01.2018
ZatwierdzonySPRZEDAŻ/220.01.2018
BuforB ZAKUP/125.01.2018
ZatwierdzonySPRZEDAŻ/3 01.02.2018
BuforB ZAKUP/310.02.2018
BuforB SPRZEDAŻ/4 15.02.2018
BuforB ZAKUP/401.03.2018

Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ.

Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik nie może dodawać zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach.

 

Przykład

  • Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
  • Parametr Numeracja dzienników Miesięczna

Zapisy w dziennikach:

StanNumer w dziennikuData księgowania
ZatwierdzonySPRZEDAŻ/2018/01/1 01.01.2018
ZatwierdzonySPRZEDAŻ/2018/01/2 20.01.2018
BuforB ZAKUP/2018/01/1 25.01.2018
ZatwierdzonySPRZEDAŻ/2018/02/1 01.02.2018
BuforB ZAKUP/2018/02/1 10.02.2018
ZatwierdzonySPRZEDAŻ/2018/02/2 15.02.2018
BuforB ZAKUP/2018/03/101.03.2018

Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca lutego, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Może również dodać zapis księgowy do dziennika SPRZEDAŻ z datą 31.01.2018 r. lub 28.02.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia i lutego do dziennika SPRZEDAŻ jest blokowane.

Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik może księgować do obu dzienników z datą 31.01.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia jest blokowane.