Numeracja zapisów księgowych
Przed dodaniem pierwszego zapisu księgowego w danym okresie obrachunkowym, można określić sposób numeracji zapisów księgowych z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe).
Sposoby numeracji zapisów księgowych:
- Pełna numeracja zapisów
- Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym
Pełna numeracja zapisów
Gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczona, to zapisy księgowe otrzymują podwójną numerację: Numer w dzienniku i Numer w dzienniku cząstkowym.
Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.
Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru w dzienniku oraz numeru w dzienniku cząstkowym dodatkowych członów:
- Rok kalendarzowy
- Miesiąc
Sytuacja I: Numer w dzienniku, np. : B 1: Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/1: Sytuacja II: Numer w dzienniku, np.: B 2018/01/1, gdzie: Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:
Numerowanie dziennika (księgi głównej) i dzienników cząstkowych w obrębie miesiąca daje możliwość wprowadzania zapisów w danym miesiącu, również w przypadku gdy zostało rozpoczęte zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach.
Zapisy w dziennikach: Styczeń Luty Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis do bufora lub jako zatwierdzony z datą 10.01.2018 r. do dziennika SPRZEDAŻ, wyświetli się komunikat „Dokument posiada dekrety z datami wcześniejszymi niż ostatni zatwierdzony dokument. Nie można zapisać”. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis z datą księgowania 20.01.2018 r. – będzie to możliwe.
Stan Numer w dzienniku Numer w dzienniku cząstkowym Data księgowania
Zatwierdzony 2018/01/1 SPRZEDAŻ/2018/01/1 01.01.2018
Zatwierdzony 2018/01/2 ZAKUP/2018/01/1 01.01.2018
Zatwierdzony 2018/01/3 ZAKUP/2018/01/2 02.01.2018
Zatwierdzony 2018/01/4 SPRZEDAŻ/2018/01/2 13.01.2018
Bufor B 2018/01/5 B SPRZEDAŻ/2018/01/3 14.01.2018
Bufor B 2018/01/6 B SPRZEDAŻ/2018/01/4 15.01.2018
Stan Numer w dzienniku Numer w dzienniku cząstkowym Data księgowania
Zatwierdzony 2018/02/1 SPRZEDAŻ/2018/02/1 01.02.2018
Zatwierdzony 2018/02/2 ZAKUP/2018/02/1 01.02.2018
Zatwierdzony 2018/02/3 ZAKUP/2018/02/2 02.02.2018
Zatwierdzony 2018/02/4 SPRZEDAŻ/2018/02/2 13.02.2018
Bufor B 2018/02/5 B SPRZEDAŻ/2018/02/3 14.02.2018
Bufor B 2018/02/6 B SPRZEDAŻ/2018/02/4 15.02.2018
Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym
Gdy na formularzu okresu obrachunkowego opcja Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest zaznaczona, to zapisy księgowe otrzymują tylko Numer w dzienniku cząstkowym. Umożliwia to zamykanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych.
Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.
Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru dodatkowych członów:
- Rok kalendarzowy
- Miesiąc
Sytuacja I: Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/1, gdzie: Sytuacja II: Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:
W przypadku numeracji tylko w dzienniku cząstkowym system kontroluje, czy wprowadzany do bufora lub zatwierdzany zapis księgowy ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony. Kontrola dotyczy daty zapisów w obrębie numeru w dzienniku.
Dodatkowo, jeżeli numeracja jest miesięczna, kontrolowana jest poprawność dat księgowania w ramach miesiąca.
Zapisy w dziennikach: Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ. Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik nie może dodawać zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach.
Stan Numer w dzienniku Data księgowania
Zatwierdzony SPRZEDAŻ/1 01.01.2018
Zatwierdzony SPRZEDAŻ/2 20.01.2018
Bufor B ZAKUP/1 25.01.2018
Zatwierdzony SPRZEDAŻ/3 01.02.2018
Bufor B ZAKUP/3 10.02.2018
Bufor B SPRZEDAŻ/4 15.02.2018
Bufor B ZAKUP/4 01.03.2018
Zapisy w dziennikach: Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca lutego, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Może również dodać zapis księgowy do dziennika SPRZEDAŻ z datą 31.01.2018 r. lub 28.02.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia i lutego do dziennika SPRZEDAŻ jest blokowane. Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik może księgować do obu dzienników z datą 31.01.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia jest blokowane.
Stan Numer w dzienniku Data księgowania
Zatwierdzony SPRZEDAŻ/2018/01/1 01.01.2018
Zatwierdzony SPRZEDAŻ/2018/01/2 20.01.2018
Bufor B ZAKUP/2018/01/1 25.01.2018
Zatwierdzony SPRZEDAŻ/2018/02/1 01.02.2018
Bufor B ZAKUP/2018/02/1 10.02.2018
Zatwierdzony SPRZEDAŻ/2018/02/2 15.02.2018
Bufor B ZAKUP/2018/03/1 01.03.2018