System Comarch ERP Altum oferuje pełną obsługę bonów różnego przeznaczenia oraz umożliwia sprzedaż bonów jednego przeznaczenia.

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia pracy z bonami jest zdefiniowanie rodzaju bonu o określonym typie i wskazanie jego właściwości.

Dostępne są dwa typy bonów:

• własny – wydawany i dystrybuowany przez firmę w obrębie własnego sklepu, sieci, bądź honorowany przez firmy partnerskie. Bony własne są rejestrowane przed rozpoczęciem procesu ich dystrybucji.
• zewnętrzny – wydawany przez jedną firmę, ale honorowany przez inne sklepy. Bony zewnętrzne są dodawane do systemu dopiero w procesie płatności takim bonem.

Na podstawie zdefiniowanych rodzajów bonów użytkownik może kreować i dodawać

nowe bony.

Artykuły typu bon mogą być sprzedawane przy użyciu dokumentów:

• Zamówienie sprzedaży
• Nota debetowa
• Paragon
• Faktura sprzedaży

Ponadto bony mogą być wykorzystywane jako forma płatności. Istnieje także możliwość dokonywania zwrotu gotówki na bon podczas korygowania dokumentów handlowych.

Rozpoczynając pracę z bonami użytkownik w pierwszej kolejności powinien zdefiniować rodzaj bonu o określonym typie (własny/zewnętrzny). Opcja dodawania rodzajów bonów dostępna jest w menu listy rodzajów bonów. Aby otworzyć listę, należy przejść do menu Konfiguracja → Handel i magazyn → Rodzaje bonów.

Po prawej stronie listy znajduje się formularz Szczegóły zawierający szczegółowe informacje o wybranym rodzaju bonu.

Aby zdefiniować nowy rodzaj bonu, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący nad listą rodzajów bonów i z listy rozwijanej wybrać typ bonu (własny/zewnętrzny).

Po dodaniu do listy nowej pozycji użytkownik musi uzupełnić nagłówek formularza rodzaju bonu znajdujący się po prawej stronie widoku. Pola i parametry formularza rodzaju bonu różnią się w zależności od typu bonu.

Bon zewnętrzny

Aby zdefiniować rodzaj bonu o typie Zewnętrzny, należy obowiązkowo wprowadzić jego nazwę.

Ponadto w nagłówku formularza bonu zewnętrznego użytkownik ma do dyspozycji następujące parametry:

• Aktywny – parametr decydujący o tym, czy bon ma być aktywny
• Jednorazowy – parametr decydujący o tym, czy bon ma być wykorzystany w całości podczas jednej transakcji. W przypadku bonu zewnętrznego parametr ten jest domyślnie zaznaczony i nie można go odznaczyć.
• Zwrot reszty – parametr decydujący o tym, czy należy wydawać klientowi resztę w przypadku płatności bonem za zakupy o wartości niższej niż wartość bonu

Bon własny

Aby zdefiniować rodzaj bonu o typie Własny, obowiązkowo, oprócz nazwy, należy wskazać także Schemat numeracji (Konfigurator). Można wybrać go ze schematów numeracji wcześniej zdefiniowanych przez użytkownika lub utworzyć nowy.

Dla bonu własnego użytkownik może wprowadzić także:

• Serię – numer początkowy identyfikujący rodzaj bonu
• Kwotę początkową
• Termin ważności

Pozostałe parametry znajdujące się w Szczegółach bonu własnego to:

• Program lojalnościowy – parametr decydujący o tym, czy definiowany rodzaj bonu może być wskazany jako identyfikator klienta w programie lojalnościowym. (Informacje na temat powiązania bonu z kontrahentem w programie lojalnościowym znajdują się w artykule Powiązanie bonu z kontrahentem.)
• Jednorazowy – parametr ten może być dowolnie zaznaczany/odznaczany przez użytkownika, pełni on taką samą funkcję jak w przypadku bonu zewnętrznego
• Zwrot reszty – parametr pojawia się na formularzu po zaznaczeniu parametru Jednorazowy, pełni on taką samą funkcję jak w przypadku bonu zewnętrznego
• Wielokrotnie uzupełniany – parametr widoczny na formularzu tylko w przypadku braku aktywacji parametru Jednorazowy. Zaznaczenie tego parametru daje możliwość późniejszego, wielokrotnego uzupełniania bonu na dowolną kwotę.
• Artykuł – pole nieaktywne, zostaje automatycznie uzupełnione w momencie dodania powiązania bonu z artykułem

 W systemie istnieje możliwość dodawania pojedynczych bonów jak i serii bonów.

Opcja dodawania bonów dostępna jest w menu listy bonów. Aby otworzyć listę bonów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Bony].

W celu dodania nowego bonu do systemu należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym nad listą bonów i z listy rozwijanej wybrać jeden ze zdefiniowanych wcześniej rodzajów bonów.

Po wybraniu rodzaju bonu wyświetli się formularz nowo tworzonego bonu.

Po lewej stronie znajduje się nagłówek formularza zawierający informacje o aktualnym stanie bonu, czyli:

• Zainicjowany – bon w trakcie tworzenia, który nie został jeszcze zapisany
• Zapisany – bon przyjmuje taki stan po wybraniu przycisku [Zapisz] z menu głównego. Użytkownik wciąż ma możliwość zmiany kwoty początkowej, terminu ważności oraz usunięcia bonu.
• Zatwierdzony – bon przyjmuje taki stan po wybraniu przycisku [Zatwierdź] z menu głównego. Może zostać wydany jako karta lojalnościowa, wykorzystany do realizacji zwrotu lub zablokowany.
• Przyjęty na stan – bon nie został sprzedany, jest wciąż dostępny na stanie.
• Aktywny – bon przyjmuje taki stan w momencie sprzedaży, wydania lub powiązania z kontrahentem
• Zrealizowany – jest to bon w pełni wykorzystany, nie może być ponownie użyty w systemie
• Zablokowany – bon przyjmuje taki stan po wybraniu opcji Zablokuj opisanej w artykule Blokowanie bonów

Oraz następujące pola i parametry:

• Kwota początkowa, Termin ważności – pola uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, mogą być modyfikowane przez użytkownika
• Data wystawienia, Typ, Rodzaj, Numer – pola uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, nieedytowalne
• Zapłacono, Pozostaje, Data aktywacji, Data wydania i Data realizacji – pola akutalizowane automatycznie na podstawie informacji pochodzących z płatności dokonanej bonem i zarejestrowanej w systemie
• Lokalizacja, Obsługujący – pola umożliwiające wybór centrum i pracownika, które wystawiły bon

Formularz bonu zawiera również zakładki:

Dokumenty skojarzone uzupełnianą automatycznie przez system. Pojawiają się na niej dokumenty, za które zapłacono przy użyciu bonu

Zakładki Atrybuty i Załączniki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Seryjne dodawanie bonów

Aby dodać do systemu serię bonów, należy wybrać przycisk [Generuj] znajdujący się w menu głównym nad listą bonów. W oknie seryjnego dodawania bonów użytkownik określa wartości dla następujących pól:

• Rodzaj bonu – lista rozwijana, z której należy wybrać jeden z dostępnych rodzajów bonów własnych
• Ilość bonów – opcja stosowana zamiennie z opcją Import z pliku, która umożliwia import bonów o określonych numerach zgodnych ze zdefiniowanym schematem numeracji z pliku csv
• Kwota początkowa – pole uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, może być edytowane przez użytkownika
• Termin ważności od – pole uzupełniane automatycznie na podstawie daty systemowej. Jeśli podczas definicji rodzaju bonu został wybrany parametr Od aktywacji, pole to jest niewidoczne.
• Generuj w stanie – lista rozwijana, z której należy wybrać stan, w którym mają znajdować się generowane bony
• Lokalizacja – pozwala na wybranie centrum, które będzie właścicielem bonów

Ponadto w oknie seryjnego dodawania bonów użytkownik ma do dyspozycji następujące parametry:

• Drukuj bony – po zaznaczeniu parametru wygenerowane bony zostaną automatycznie wydrukowane
• Rejestruj dostawę – umożliwia rejestrowanie dostaw na magazynie za pomocą dokumentów Przyjęcie zewnętrzne/Przychód wewnętrzny. Parametr jest aktywny tylko wówczas, gdy nie jest zaznaczony parametr Stwórz zamówienie zakupu oraz gdy rodzaj bonu jest powiązany z artykułem (w systemie nie występuje <link>artykuł typu bon</link> o danym rodzaju). Po zaznaczeniu tego parametru pojawiają się dodatkowe pola:
  • Dokument – lista rozwijana, z której należy wybrać typ dokumentu, w jakim realizowane jest przyjęcie bonów.
  • Kontrahent – pole umożliwiające wybór kontrahenta, który ma widnieć na dokumencie przyjęcia bonów
  • Stwórz zamówienie zakupu – umożliwia wystawienie zamówienia zakupu na bony wygenerowane w procesie seryjnego dodawania. Parametr jest aktywny tylko wtedy, gdy nie jest zaznaczony parametr Rejestruj dostawę. Wybór tego parametru również spowoduje pojawienie się pola Kontrahent, w którym należy wybrać kontrahenta jaki ma widnieć na zamówieniu zakupu.

Aby móc wykorzystywać bon, po dodaniu go do systemu, należy utworzyć artykuł typu Bon. Operacja jest analogiczna do operacji dodawania zwykłego artykułu do systemu.

Aby zdefiniować artykuł jako bon, należy

• Wybrać typ artykułu: Towar
• Zaznaczyć parametr Bon. Zaznaczenie parametru spowoduje pojawienie się listy rozwijanej, z której należy wybrać zdefiniowany wcześniej rodzaj bonu. Ponadto wyświetli się również parametr Sprzedaż przez noty, który decyduje o tym, czy dany bon może być sprzedawany za pomocą Not debetowych. 

Na zakładce Parametry automatycznie dodawana jest cecha Numer bonu, uzupełniana na podstawie numeru znajdującego się na formularzu bonu.

Po odpowiednim wypełnieniu pól i zapisaniu artykułu użytkownik będzie miał możliwość przyjęcia na stan bonów przy pomocy dokumentu Przyjęcie zewnętrzne.

W systemie istnieje możliwość powiązania bonu z kontrahentem. Powiązany bon będzie pełnił funkcję identyfikatora kontrahenta w programie lojalnościowym. Operacja jest możliwa jednak wyłącznie dla rodzajów bonów, które na formularzu rodzaju bonu mają zaznaczony parametr Program lojalnościowy i znajdują się w stanie Zatwierdzony, Przyjęty na stan lub Aktywny.

Aby dokonać powiązania, należy otworzyć formularz bonu znajdującego się na liście bonów, a następnie w polu Kontrahent, przy pomocy przycisku […] wybrać kontrahenta, który nie jest powiązany z żadnym bonem.

W systemie istnieje możliwość blokady istniejących bonów. Zablokowane mogą zostać bony znajdujące się w stanie:

• Aktywny
• Przyjęty na stan
• Zatwierdzony

Aby przejść do okna blokowania bonu, należy przejść do listy bonów, a następnie, po zaznaczeniu bonu, wybrać przycisk [Zablokuj] znajdujący się w menu głównym.

W oknie blokowania znajduje się lista rozwijana ze zdefiniowanymi przez system przyczynami blokady bonu:

• Awans do wyższego poziomu programu
• Rezygnacja z uczestnictwa w programie lojalnościowym
• Przeniesienie na inną kartę na życzenie klienta
• Zgubienie
• Przeterminowanie
• Zduplikowany numer bonu

W menu głównym nad listą bonów dostępny jest przycisk [Przenieś na bon], który umożliwia użytkownikowi przeniesienie informacji z jednego bonu (np. w przypadku jego zgubienia lub zniszczenia) na nowy bon i powiązanie ich między sobą. Operacja jest dostępna wyłącznie dla bonów w stanie Zablokowany lub Aktywny. Oba bony muszą być tego samego rodzaju. Jeśli bon źródłowy był w stanie Aktywny, wówczas, po przeniesieniu informacji na bon docelowy, zostaje on zdezaktywowany. Operacja przenoszenia na bon odbywa się analogicznie do operacji dodawania nowego bonu do systemu. Na formularz nowo dodanego bonu docelowego przenoszone są informacje pochodzące z formularza rodzaju bonu, jednak użytkownik może edytować następujące pola:

• Kwota początkowa
• Termin ważności od
• Lokalizacja
• Obsługujący

Artykuły typu bon mogą być sprzedawane przez dokumenty:

• Paragon
• Faktura sprzedaży
• Nota debetowa

Możliwe jest także wystawienie Zamówienia sprzedaży na bony.

Sprzedaż bonów przez paragon/fakturę sprzedaży

Za pomocą paragonu i faktury sprzedaży mogą być sprzedawane artykuły typu bon, które nie mają zaznaczonego parametru Sprzedaż przez noty. Dodawanie na dokument artykułu oznaczonego jako bon odbywa się w taki sam sposób jak artykułu o typie Towar, czyli przez wprowadzenie numeru bonu lub wybranie artykułu odpowiadającego rodzajowi bonu i uzupełnienie cechy numer bonu.

Po zatwierdzeniu paragonu/faktury sprzedaży z bonami nastąpi:

• sprawdzenie czy bon o danym numerze istnieje w systemie
• weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
• aktywacja bonów
• aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów, terminu ważności, lokalizacji
• powiązanie dokumentu z widniejącymi na nim bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
• utworzenie dokumentu magazynowego WZ oraz powiązania między dokumentem PAR/FS a dokumentem WZ

Istnieje możliwość anulowania i korygowania paragonów i faktur sprzedaży zawierających artykułu typu bon pod warunkiem, że artykuł ten:

• nie został wskazany na dokumencie jako środek płatniczy
• znajduję się w stanie Aktywny
• nie jest powiązany z kontrahentem
• nie jest przeterminowany

Po anulowaniu dokumentu stan artykułu typu bon zmienia się na Przyjęty na stan, a w Historii zmian pojawia się informacja o Ponownym przyjęciu na stan w wyniku anulowania sprzedaży. W systemie nie ma możliwości wartościowego korygowania elementów z artykułami oznaczonymi jako bon.

Sprzedaż bonów przez notę debetową

Za pomocą noty debetowej mogą być sprzedawane artykuły typu bon z zaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty znajdujące się w stanie:

• Przyjęty na stan (zarówno przy wyłączonej jak i włączonej sprzedaży z brakami)
• Zatwierdzony (przy włączonej sprzedaży z brakami)

Lista not debetowych dostępna jest w menu Sprzedaż, w sekcji Dokumenty, pod przyciskiem [Noty debetowe]. Aby utworzyć nową notę debetową, należy przejść do listy not i z menu głównego wybrać przycisk [Dodaj].

Aby dodać bon na notę debetową, należy wybrać przycisk [Dodaj] dostępny nad listą bonów, a następnie wprowadzić kod bonu lub za pomocą przycisku […] wybrać go z listy artykułów typu bon. Następnie należy uzupełnić szczegóły dokumentu znajdujące się w panelu po lewej stronie. Pole Wartość zostaje uzupełnione automatycznie na podstawie wartości bonu. Jeśli wartość ta wynosi 0, wówczas użytkownik może określić ją ręcznie i zostanie ona przeniesiona na bon. Po zatwierdzeniu noty debetowej nastąpi:

• weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
• aktywacja bonów
• aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów
• wygenerowanie odpowiednich dokumentów magazynowych RW
• powiązanie noty debetowej z widniejącymi na niej bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
• zapisanie informacji o aktywowaniu bonu w Historii operacji

Zamówienie sprzedaży

Zamówienia sprzedaży mogą być wystawiane dla artykułów typu bon z niezaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty. Wystawianie dokumentów ZS dla artykułów typu bon odbywa się analogicznie, jak w przypadku zamówień sprzedaży dla pozostałych artykułów.