Firmy posiadają kasy i konta bankowe, a także dokonują i akceptują płatności kartami kredytowymi. Każdy z tych elementów musi posiadać osobną ewidencję księgową dotyczącą przychodów i rozchodów. W tym celu w programie dostępny jest obiekt Formy płatności.
Lista form płatności
Lista form płatności dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja –> Finanse pod przyciskiem [Formy płatności]. Domyślnie w systemie zdefiniowane są następujące formy płatności: Bon własny, Bon zewnętrzny, Gotówka, Kompensata,Polecenie zapłaty, Przelew.
Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski.
Uwaga
Forma płatności typu Czek jest niedostępna we francuskiej wersji językowej systemu.
Uwaga
Z poziomu Konfiguracja –> Struktura firmy –> Dostępność obiektów –> panel Formy płatności dla poszczególnych centrów struktury firmy dostępne są parametry konfiguracyjne dotyczące form płatności. Szczegółowy opis parametrów znajduje się w artykuleDostępność obiektów – Obiekty.
Definiowanie nowej formy płatności
Użytkownik może zdefiniować własne formy płatności. W tym celu należy z menu Lista wybrać przycisk [Dodaj]. Na liście pojawi się nowa pozycja, na której należy uzupełnić dane:
Nazwa – nazwa formy płatności musi być unikalna i może się składać z maksymalnie 200 znaków
Typ – wybierany z predefiniowanej, rozwijalnej listy. Dostępne wartości to: Gotówka, Bank, Karta, Czek, Bon własny, Bon zewnętrzny.
Aktywny – parametr aktywujący, dezaktywujący formę płatności w systemie. Jest on domyślnie włączony, z możliwością zmiany przez użytkownika.
Uwaga
Formy płatności: Bon własny oraz Bon zewnętrzny są domyślnie nieaktywne. Aby możliwe było wybranie tych form na płatności, należy je aktywować z poziomu Konfiguracja –> Struktura firmy –> Dostępność obiektów –> Formy płatności. Dodatkowo, w celu regulowania zobowiązań oraz należności poprzez płatność bonem, należy zaznaczyć parametry Sprzedaż oraz Zakup.
Formaty przelewów
Formaty przelewów wykorzystywane są podczas importowania wyciągów bankowych oraz eksportowania plików zawierających przelewy do banku.
W programie dostępnych jest kilka predefiniowanych formatów do importu wyciągów bankowych. Nie podlegają one edycji i nie można ich usunąć. Lista formatów przelewów dostępna jest z poziomu Konfiguracja –> Finanse pod przyciskiem [Format przelewów].
Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Importuj] – umożliwia import formatów z pliku z rozszerzeniem .xml
[Eksportuj] – umożliwia eksport zaznaczonych formatów przelewów do pliku z rozszerzeniem .xml
Lista formatów składa się z następujących kolumn: Nazwa, Typ, Rozszerzenie pliku, Rodzaj, Opis. Dla formatu dostarczonego wraz z instalacją systemu kolumna Typ przyjmuje wartość Predefiniowany. Na liście dostępny jest parametr Tylko aktywne, dzięki któremu listę formatów można zawęzić tylko do pozycji aktywnych.
Definiowanie nowego formatu przelewów
W celu dodania nowego formatu przelewów, należy z grupy przycisków Lista wybrać przycisk [Dodaj].
Formularz formatu przelewów składa się z pól:
Nazwa
Opis
Typ
Definiowalny – opcja domyślna, format definiowany ręcznie przez użytkownika
Specjalny – po wybraniu tego typu aktywne staje się pole Komponent, w którym należy wskazać odpowiedni plik dll obsługujący dany format
Rodzaj
Import – format przeznaczony do importu plików zawierających wyciągi bankowe
Eksport – format przeznaczony do eksportu plików zawierających przelewy bankowe
Format daty – format daty wybierany z predefiniowanej listy
Kodowanie – format kodowania znaków wybierany z predefiniowanej listy
Komponent – pole aktywne wyłącznie dla formatu o typie Specjalny, służy do wskazania ścieżki do pliku dll obsługującego dany format
Aktywny – parametr jest domyślnie zaznaczony, determinuje możliwość użycia danego formatu podczas importu/eksportu plików
Znak separatora pól – znak oddzielający poszczególne pola w pliku, zaznaczenie parametru umożliwia określenie sposobu oddzielania pól (Enter, Tab lub Inny)
Znak separatora linii – znak dzielenia linii (najczęściej średnik)
Znak ograniczenia tekstu – znak oddzielający kolejne wyrazy w pliku
Znak dziesiętny – znak oddzielający część dziesiętną kwoty
Znak separatora tysięcy – znak grupowania cyfr
(Zmieniaj w tekście)Znaki ograniczenia tekstu na: – możliwość zmiany znaku oddzielającego kolejne wyrazy w pliku na inny
(Zmieniaj w tekście) Małe litery na wielkie
(Ilość linii) Nagłówka – określa ilości linii nad liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import
(Ilość linii) Stopki – określa ilości linii pod liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import
Uwaga
W przypadku tworzenia formatu przelewu z ustawionym kodowaniem: ASCII bez znaków specjalnych można uzyskać w systemie kodowanie liter bez polskich znaków. Kodowanie to zapisuje znaki w formacie ASCII, pomijając wcześniej znaki specjalne.
Rodzaje pól – pozwala użytkownikowi na wybranie oraz ustalenie kolejności danych, które mają zostać wyeksportowane z programu lub które są zawarte na importowanych wyciągach bankowych
Uwaga
Pole Tytułem – numery dokumentów pobiera numer obcy z płatności, a w przypadku jego braku – numer systemowy dokumentu. Pole Tytułem – numery systemowe dokumentów pobiera zawsze numer systemowy dokumentu, natomiast pole Tytułem – numery systemowe i kwoty dokumentów pobiera numer systemowy oraz kwotę płatności.
Uwaga
Podczas eksportu przelewów, w polach Tytułem, Tytułem – numery dokumentów, Tytułem – numery i kwoty dokumentów, Tytułem – numery systemowe dokumentów, Tytułem – numery systemowe i kwoty dokumentów system domyślnie przenosi maksymalnie 50 znaków do wygenerowanego pliku. Aby zmienić to ustawienie, w oknie danego formatu przelewu należy wyedytować konkretne pole Tytułem i w sekcji Szerokość wprowadzić preferowaną wartość liczbową.
Numeracja dokumentów w module Finanse jest nadawana zgodnie z poniższymi zasadami:
Podczas dodawania nowego dokumentu, w członie numeratora z segmentem Numer wyświetlana jest opcja AUTO.
Po ręcznym lub automatycznym zapisie dokumentu (np. automatyczny zapis operacji k/b poprzez powiązanie jej z płatnością na zakładce Rozliczenia) system nadaje mu konkretny numer. Jest to pierwszy wolny numer zgodnie z datą wykorzystaną w numeratorze konkretnego typu dokumentu.
Użytkownik ma możliwość wykorzystania wolnego numeru poprzez jego ręczne wskazanie w numeratorze w polu z numerem, przy czym musi posiadać uprawnienia do wykorzystania wolnego numeru (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Grupy operatorów –> Inne uprawnienia –> parametr Możliwość wykorzystania wolnego numeru).
Uwaga
Po wyborze wolnego numeru w nagłówku dokumentu użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisywania zmian.
Wybrany numer dokumentu jest również automatycznie zapisywany w przypadku zamknięcia całego systemu.
Podczas edycji dokumentu, przy zmianie daty dokumentu lub elementu np. rejestru kasowo-bankowego, który bezpośrednio wpływa na numer, system automatycznie podpowiada pierwszy wolny numer dla daty danego dokumentu. Użytkownik ma możliwość jego zmiany, jeżeli dla określonej daty istnieje kilka wolnych numerów. Nowy numer systemowy jest automatycznie zapisywany, a poprzedni zwalniany (może zostać wykorzystany na innym dokumencie). Użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisywania zmian.
Numeracja operacji kasowych/bankowych tworzonych automatycznie podczas zatwierdzania i rozliczania dokumentu uzależniona jest od parametru Domyślna numeracja automatyczna. Zmiana numeru dokumentu jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.