W systemie istnieje możliwość drukowania dokumentów, list dokumentów i innych obiektów. Użytkownik może skorzystać z dostępnych w systemie predefiniowanych ustawień wydruków lub samodzielnie ustalić konfigurację wydruku i podpiąć ją pod dany obszar.

System obsługuje wydruki za pomocą następujących formatów:

• Crystal Reports
• Wydruk tekstowy
• Microsoft Reports
• POS 2.0

Konfiguracja wydruków

Konfiguracja wydruków dostępna jest w menu Konfiguracja → Narzędzia → Wydruki.

Po uruchomieniu konfiguracji wydruków otwiera się drzewo obiektów. Użytkownik ma możliwość podglądu wszystkich wydruków zdefiniowanych dla danego obszaru w systemie poprzez wybranie przycisku strzałki znajdującego się obok nazwy danego obszaru.

W menu znajdują się standardowe przyciski dostępne w systemie. Ponadto w grupie Lista dostępne są poniższe przyciski:

[Dodaj] – otwiera okno dodawania nowego wydruku. Wydruki dodane przez użytkownika są oznaczone na drzewie kolorem czerwonym.

[Dodaj istniejący] – otwiera okno Wybór wydruku, w którym użytkownik może wybrać istniejące już w systemie wydruki w celu dołączenia ich do danego obszaru

[Usuń] – usuwa dany wydruk z bazy danych

[Odłącz] – odłącza wybrany wydruk od danego obszaru, ale nie usuwa go z bazy danych. Po odłączeniu wydruku z wybranego miejsca nie będzie on już więcej dostępny po wybraniu przycisku [Drukuj] w danym obszarze. Odłączony wydruk, w przeciwieństwie do usuniętego, można ponownie dodać do obiektu, korzystając z przycisku [Dodaj istniejący].

[Domyślny] – definiuje wybrany wydruk jako domyślny dla danego obszaru. Domyślny wydruk będzie automatycznie inicjowany po wybraniu przycisku [Drukuj] w określonym oknie.

[Kopiuj] – kopiuje wydruk podpięty do danego obszaru

[Wklej] – wkleja skopiowany wydruk dołączając go do zaznaczonego obszaru. Jeśli wydruk posiada parametry, należy je skonfigurować w otworzonym oknie Łączenie parametrów i wybrać przycisk [Zapisz]. Od tego momentu skopiowany wydruk będzie dostępny w obu obszarach systemu.

[Historia drukowania] – otwiera okno Historia drukowania, prezentujące listę wydruków wykonanych w systemie. Informacja o każdym wydruku jest logowana, a na liście prezentowane są dane przyporządkowane do następujących kolumn:

• Id wydruku
• Nazwa wydruku
• Data i czas
• Operator
• Kod użytkownika
• Kontekst wydruku
• Kontekst miejsca
• Dokument źródłowy
• Opis
• Typ dokumentu źródłowego (domyślnie ukryta)

Dodawanie nowego wydruku

W celu dodania nowego wydruku należy w oknie konfiguracji wydruków wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista, a następnie uzupełnić dane na wyświetlonym formularzu wydruku (formularz ten pojawia się również w przypadku edycji istniejącego wydruku). Formularz podzielony jest na zakładki Ogólne i Parametry.

W menu dostępne są standardowe przyciski dostępne w systemie. Ponadto użytkownik ma możliwość wybrania poniższych przycisków:

[Edytuj definicję] – otwiera formularz edycji danego wydruku za pomocą narzędzia wskazanego w polu Typ formatu

[Zbuduj definicję] – umożliwia import pliku z definicją wydruku wykorzystywanego w aplikacji POS

Zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola i parametry:

• Nazwa – pozwala na wprowadzenie nazwy dodawanego wydruku
• Aktywny – informuje o aktywności wydruku; jego odznaczenie spowoduje, że wydruk nie będzie dostępny do wyboru, a na drzewie wydruków zostanie oznaczony kolorem szarym
• Typ – wskazuje typ wydruku:
  • Systemowy – predefiniowany wydruk dołączany podczas instalacji systemu. Parametr ten jest zaznaczony wyłącznie w przypadku edycji istniejącego wydruku predefiniowanego.
  • Użytkownika – wydruk dodawany lub edytowany przez użytkownika
• Autor – wyświetla dane operatora tworzącego wydruk
• Data utworzenia – prezentuje datę utworzenia wydruku
• Ilość kopii – umożliwia wprowadzenie domyślnej ilości kopii, jaka ma zostać wydrukowana po zainicjowaniu wydruku
• Ignoruj filtr z aplikacji – odznaczony parametr oznacza, że na wydruku znajdą się dane, które w momencie drukowania widoczne są na ekranie operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony, wydruk powinien wyświetlać wszystkie dane, niezależnie od zastosowanego filtra. Aby dane na wydruku były poprawnie wyświetlane, definicja wydruku powinna obsługiwać odpowiednie parametry.
• Uwzględniaj filtr właściciela – zaznaczony parametr oznacza, że filtr zdefiniowany w ramach centrum, które jest właścicielem wydruku, zostanie uwzględniony na tymże wydruku
• Typ formatu – pole wyboru formatu, w którym wydruk będzie sporządzany:
  • Crystal Reports – zewnętrzna aplikacja do samodzielnego tworzenia wydruków, której licencję należy wykupić oddzielnie
  • Wydruk tekstowy – definicja wydruku zapisana jako ciąg znaków bez formatowania
  • Microsoft Reports – wydruki w tym formacie danych wykorzystywane są na stanowiskach sprzedażowych POS w edycji 1.0
  • POS 2.0 – wydruki w formacie .xml, wykorzystywane na stanowiskach sprzedażowych POS w edycji 2.0
• Opis – umożliwia dodanie opisu do wydruku

Zakładka Parametry

Zakładka Parametry pozwala na łączenie parametrów wydruku z parametrami obszaru systemu, w którym ten wydruk ma być inicjowany.

Obsługa wydruków na listach

Na większości list w systemie dostępna jest grupa przycisków Wydruki, zawierająca przyciski służące do wywołania danego wydruku.

[Drukuj listę] – drukuje listę obiektów na domyślnej drukarce

[Drukuj dokument] – drukuje szczegóły wskazanego obiektu na domyślnej drukarce

[Wyślij] – pozwala wysłać wydruk z konta e-mail powiązanego z pracownikiem

W zależności od wybranej opcji, system drukuje domyślny wydruk lub otwiera menu wyboru dalszych kroków (wybór podglądu wydruku na oknie komputera, wskazanie innej drukarki lub otwarcie okna konfiguracji).

Przycisk [Konfiguruj] dostępny w menu rozwijalnym wyświetlanym dla powyższych przycisków wyświetla drzewo definicji wydruków podpiętych do danego obszaru.

W przypadku dokumentów księgowych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego, system umożliwia również wykonywanie opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego oraz opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym.

Tak jak w przypadku dokumentów handlowych użytkownik może również uruchomić proces BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty.

W przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji.

Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie „ręcznie” oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na dokumencie źródłowym lub wzorca na koncie księgowym.

Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety.

W przypadku przypisania do definicji zapisu księgowego lub jego storna wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.

W systemie Comarch ERP Altum zapisywane są powiązania między elementami dokumentów a dekretami powstałymi po ich zaksięgowaniu. Dzięki zapisywanym powiązaniom system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie opisu dokumentu źródłowego.

W celu dokonania opisu analitycznego na podstawie opisu dokumentu źródłowego, należy z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wypełnij wg dokumentu].

Jeśli dokument źródłowy nie posiada opisu analitycznego zostaną dodane linie opisu dla każdej pozycji zapisu księgowego z nieokreślonymi wartościami wymiarów. Natomiast jeśli użytkownik dodał opis analityczny na dokumencie źródłowym, zostanie on odpowiednio wczytany na zapis księgowy.

Przykład

Zarejestrowana została faktura sprzedaży z dwoma pozycjami:

Towar 1, kwota netto: 100 PLN

Towar 2, kwota netto: 40 PLN

Opis analityczny na dokumencie FS jest następujący:

Wartość netto faktury została zaksięgowana w oparciu o opis analityczny. Dodatkowo na schemacie księgowym zaznaczono parametr Scalaj dekrety.

Po zaksięgowaniu dokumentu, zostały utworzone następujące dekrety:

Po wyborze na zakładce Opis analityczny opcji [Wypełnij wg dokumentu], na zapisie księgowym powstały następujące linie:

Użycie opcji [Wypełnij wg dokumentu] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na zapisie księgowym opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”

Użytkownik może również dokonać opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie domyślnych wartości opisu analitycznego określonego na koncie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku podobne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego.

Przykład

Konta księgowe mają następujące opisy:

Konto 501

Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Kraków 60%

Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Wrocław 40%

Konto 507

Centrum: Dział sprzedaży, Lokalizacja: Kraków

Konta: 100, 411, 490

Opis analityczny nie został wprowadzony

Dodano następujący zapis księgowy:

Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na zapisie księgowym zostaną utworzone następujące linie:

Zarówno w przypadku dokonania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego jak i na podstawie wzorca opisu określonego na koncie księgowym na zapisie księgowym w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Analogicznie jak dla noty memoriałowej poprawność opisu analitycznego na zapisach księgowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu PK/STR parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:

• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.

Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.

System umożliwia również wprowadzanie opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia oraz jego korektę, dotyczy to zarówno bilansu otwarcia dodawanego za pomocą przycisku [Dodaj] jak i generowanego na podstawie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego.

Użytkownik ma możliwość dodania opisu analitycznego „ręcznie” bezpośrednio na dokumencie oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym, analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych.

Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia może być wykonywany na poziomie nagłówka dokumentu, jego elementu (pozycji) lub na poziomie danej kwoty.

W przypadku przypisania do definicji dokumentu BO wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.

Wypełnianie opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych.

Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Analogicznie jak dla zapisów księgowych poprawność opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu, parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:

• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.

Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.

Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety, wg następujących zasad:

• Opis dokonany na poziomie nagłówka BO zapisywany jest na poziomie nagłówka PK
• Opis dokonany na poziomie elementu BO zapisywany jest na poziomie elementu PK
• Opis dokonany na poziomie kwoty BO zapisywany jest na poziomie elementu PK

Po automatycznym wypełnieniu opisu analitycznego na zapisie księgowym w polu Opis wyświetlana jest wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Podczas modyfikacji elementów\kwot dokumentu BO lub jego opisu analitycznego, system informuje użytkownika o automatycznej aktualizacji opisu analitycznego na powiązanym z nim zapisie księgowym.

Opis analityczny wygenerowany automatycznie na zapisie księgowym na podstawie opisu wprowadzonego na dokumencie BO może być modyfikowany przez użytkownika.

Analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego na nocie memoriałowej możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji.

Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie „ręcznie” oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym.

W przypadku przypisania do definicji noty memoriałowej wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.

Wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych.

Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na nocie memoriałowej w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Analogicznie jak dla zapisu księgowego poprawność opisu analitycznego na notach memoriałowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:

• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.

Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.

Na elemencie środka trwałego należy określić tor amortyzacji, dla którego opis analityczny ma być tworzony. Domyślnie tory amortyzacji uzupełniane są na podstawie karty środka trwałego. Na dokumentach środków trwałych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, użytkownik może dodatkowo za pomocą opcji [Wypełnij] opisać analitycznie dokument na podstawie opisu analitycznego środka trwałego wskazanego na dokumencie.

Po wybraniu opcji [Wypełnij] zostaną automatycznie wygenerowane linie opisu analitycznego zgodnie z następującymi zasadami:

• Jeśli na karcie środka trwałego wypełniono opis analityczny, system pobiera opis analityczny z jego karty
• W sekcji Komentarz do opisu analitycznego dokumentu zapisywana jest informacja o automatycznym opisie dokumentu

Użycie opcji [Wypełnij] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na dokumencie opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”.

Na dokumentach handlowych oraz magazynowych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, użytkownik może dodatkowo za pomocą opcji [Wypełnij] wykonać opis analityczny na podstawie opisu analitycznego karty artykułu oraz karty kontrahenta wskazanego na dokumencie.

Po wybraniu opcji [Wypełnij] zostaną automatycznie wygenerowane linie opisu analitycznego zgodnie z następującymi zasadami:

• Jeśli na karcie artykułu wypełniono opis analityczny, system pobiera opis analityczny z karty artykułu
• Jeśli oprócz opisu analitycznego na karcie artykułu został wprowadzony również opis analityczny na karcie kontrahenta, system dokonuje dodatkowego podziału linii opisu analitycznego zgodnie z danymi zapisanymi na karcie kontrahenta
• W sytuacji, gdy na karcie artykułu i kontrahenta wykorzystywane są takie same wymiary, w dodatkowym rozbiciu opisu analitycznego w oparciu o dane na karcie kontrahenta uwzględniane są tylko te wymiary, które nie występują na karcie artykułu
• Jeśli opis analityczny został wprowadzony wyłącznie na karcie kontrahenta, system wypełnia linie opisu analitycznego na dokumencie zgodnie z opisem analitycznym na karcie kontrahenta
• Linie z określonymi wartościami wymiarów tworzone są na poziomie elementów, nawet jeśli na karcie artykułów nie wprowadzono opisu analitycznego
• Wpisy tworzone są niezależnie od przypisania danych wymiarów do dokumentu, na którym wykonujemy opis analityczny. W przypadku braku ich przypisania do danego typu dokumentu, na opis analityczny przenoszone są jedynie poszczególne pozycje wraz z wartością procentową i kwotową. W celu widoczności wszystkich wymiarów użytych na karcie artykułu oraz karcie kontrahenta, należy przypisać je również do typu dokumentu, na którym wykonywany jest opis analityczny.
• W polu Komentarz do opisu analitycznego zapisywana jest informacja o automatycznym opisie dokumentu

Użycie opcji [Wypełnij] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na dokumencie opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”

Przykład

Na karcie artykułu wprowadzono następujący opis analityczny:

Na karcie kontrahenta wprowadzono opis analityczny jak niżej:

W systemie zaewidencjonowano fakturę zakupu dokumentującą transakcję związaną z artykułem i kontrahentem, na kartach których wprowadzono powyżej przedstawione opisy analityczne.

Po wybraniu opcji [Wypełnij] na dokumencie FZ, linie opisu analitycznego zostaną automatycznie uzupełnione zgodnie z opisem analitycznym wprowadzonym na karcie artykułu oraz kontrahenta.

System umożliwia również wykorzystanie procesu BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty.

Prawidłowo zdefiniowane wymiary i opis analityczny zwiększają możliwości przeprowadzania analiz wyników przedsiębiorstwa. Opis analityczny definiowany jest na zakładce Opis analityczny, która znajduje się zarówno na dokumentach modułu handlowo-magazynowego jak i księgowego.

Aby dodać nowy rekord opisu analitycznego, należy kliknąć przycisk [Dodaj rekord], z menu głównego, z grupy przycisków Opis analityczny. W celu usunięcia rekordu należy zaznaczyć go w tabeli i nacisnąć przycisk [Usuń rekord], w grupie Opis analityczny. Użytkownik ma także możliwość skopiowania istniejącej pozycji opisu analitycznego poprzez jej zaznaczenie, a następnie wybranie przycisku [Kopiuj] z grupy przycisków Opis analityczny. Zostanie wtedy utworzony nowy rekord o wartości dopełniającej do 100%.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

Dodatkowo podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie lub obiekcie obok nazwy elementu wymiaru analitycznego wyświetlany jest jego opis. Jest to szczególnie przydatne podczas wskazywania elementów wymiarów analitycznych zdefiniowanych poprzez materializację podwymiaru typu Z planu kont, gdzie w polu Opis na elemencie wymiaru wyświetlana jest nazwa konta księgowego przypiętego do danego elementu.

Użytkownik ma także możliwość wprowadzenia opisu dla elementu opisu analitycznego, w kolumnie Opis pozycji, znajdującej się na liście kolumn dodatkowych.

Oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na artykule, karcie kontrahenta, koncie księgowym czy też dokumencie źródłowym. W związku z tym, po wypełnieniu opisu analitycznego na dokumencie, w kolumnie Źródło, znajdującej się na liście kolumn dodatkowych, zapisywana jest informacja na temat sposobu dodania danej linii opisu analitycznego:

• Ręczny – linia opisu analitycznego dodana „ręcznie” bezpośrednio na dokumencie
• Modyfikacja– linia opisu analitycznego zmodyfikowana przez użytkownika
• Słownik – linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na karcie artykułu kontrahenta lub środka trwałego
• Konto – linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na koncie księgowym
• Dokument – linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na dokumencie źródłowym

Opis analityczny zapisywany jest wraz z zapisem całego dokumentu, do tego momentu przyciski [Zapisz] oraz [Zatwierdź] z grupy Opis analityczny są nieaktywne. Dopiero, gdy zapis dokumentu nie jest możliwy (dokumenty zatwierdzone lub zaksięgowane), użytkownik może zapisać lub zatwierdzić sam opis analityczny.

Przy zapisie opisu analitycznego system sprawdza jego poprawność. Opis jest poprawny, gdy opisywana kwota jest opisana w 100 %.

System umożliwia wykonanie opisu analitycznego pozycji o zerowych wartościach, dzięki temu na przykład artykuł będący usługą, którego wartość zakupu jest równa 0 może zostać opisany analitycznie na poziomie subpozycji lub też możliwe jest wypełnienie pozycji opisu analitycznego, dotyczącej elementu o zerowej wartości (wartość netto elementu jest równa zero). Możliwość ta uzależniona jest od zaznaczenia w konfiguracji systemu parametru Pozwalaj na opis pozycji o zerowych wartościach, który został opisany w artykule Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości.

W przypadku przypisania do typu dokumentu wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu – kontrola nie jest wykonywana.

Przykład

Do definicji faktury zakupu przypisano poniżej przedstawiony wzorzec powiązań.

Wymiary analityczne przypisane na definicji dokumentu są zgodne z wymiarami analitycznymi przyporządkowanymi do danego wzorca powiązań.

Podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie, użytkownik może wybrać w poszczególnych wymiarach tylko te wartości, które zostały określone jako dostępne w danej kombinacji.

Przykładowo wybierając wartość wymiaru Kategoria finansowa na liście wyświetlane są wyłącznie koszty przypisane do samochodu Kia KR 3098 w lokalizacji Kraków w Dziale sprzedaży. Dodatkowo koszt ustawiony jako domyślny w danym wymiarze jest oznaczony pogrubioną czcionką i wyświetlany jako pierwszy na liście elementów.

W przypadku dokumentów zaksięgowanych zmiana opisu analitycznego uzależniona jest od zaznaczenia z poziomu System → Konfiguracja → zakładka Księgowość parametru Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach. Dany parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie.

Jeśli parametr jest odznaczony, użytkownik nie ma możliwości edycji opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach (dezaktywowane są ikony, związane z dokonywaniem opisu analitycznego). Modyfikacja opisu analitycznego na dokumentach predekretowanych przy danych ustawieniach jest możliwa.

Z kolei jeśli opisywany parametr jest włączony, użytkownik ma możliwość zmiany opisu analitycznego na zaksięgowanych oraz predekretowanych dokumentach. W tym przypadku przy wyborze zakładki Opis analityczny system wyświetla w zależności od stanu dokumentu odpowiednią informację „Modyfikacja opisu analitycznego może wymagać ponownego zaksięgowania\predekretowania dokumentu”. Dodatkowo przy próbie dodania lub usunięcia rekordów opisu analitycznego, wyświetlany jest w zależności od stanu dokumentu właściwy komunikat „Dokument został zaksięgowany\predekretowany. Czy na pewno chcesz dokonać zmian w opisie analitycznym?” Po zmianie opisu analitycznego na dokumencie źródłowym użytkownik może zaktualizować opis analityczny na zapisie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg dokumentu].

Przykład

Do systemu wprowadzono fakturę VAT zakupu z poniżej przedstawionym opisem analitycznym.

Wprowadzoną fakturę zaksięgowano w oparciu o opis analityczny.

Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego (do dokumentu PK przypisane zostały wymiary analityczne zgodne z wymiarami przypisanymi do FZV).

Następnie zmodyfikowano opis analityczny na dokumencie źródłowym (zaznaczony parametr Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach).

Ponieważ zmieniono wartość wymiaru Lokalizacja, w oparciu o który dokonywane jest księgowanie, wymagane jest ponowne zaksięgowanie dokumentu (inne konto księgowe przypisane do zmienionej wartości). W przypadku dokumentu predekretowanego, wymagana jest jego ponowna predekretacja, poprzez ponowne uruchomienie predekretacji i wybór opcji [Zmień schemat księgowy].

Po ponownym zaksięgowaniu dokumentu opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego.

Kwota netto dokumentu FZV jest zaksięgowana zgodnie z opisem analitycznym dokumentu.

Po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Środki trwałe z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie środków trwałych bądź też na samej karcie środka trwałego. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na środku trwałym użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na dokumentach dotyczących danego środka trwałego.

Użytkownik może określić tor, według którego wartości opisu analitycznego mają być możliwe do uzupełnienia na dokumentach środków trwałych. Do wyboru dostępne są tory zaznaczone w konfiguracji systemu.

Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie środków trwałych jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

W przypadku przypisania do obiektu Środki trwałe wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola dopuszczalnych kombinacji nie jest wykonywana.

W sytuacji, gdy do danej grupy środków trwałych zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie środków trwałych użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach, poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech opcji:

• Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).

Na nowo dodanych podgrupach środków trwałych opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.

Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach środków trwałych.

W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę środka trwałego zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty środka trwałego wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego środka trwałego zapisywane są dla firmy bieżącej.

Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie środka trwałego może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty środków trwałych, na których wybrano dany środek trwały.

Analogicznie jak w przypadku karty artykułu czy też karty kontrahenta, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na opis analityczny pozycji zapisu księgowego lub noty memoriałowej, na której zostało wskazane dane konto.

Sposób definiowania opisu analitycznego na koncie księgowym jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

W przypadku przypisania do obiektu Konta księgowe wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.

Opis analityczny może być definiowany na każdym poziomie konta księgowego. Jeśli konto nadrzędne posiada konta na niższym poziomie, opis analityczny jest automatycznie przenoszony na konta podrzędne. Podczas zapisu zmian dokonywanych w opisie analitycznym na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy równocześnie zaktualizować opis analityczny kont podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu. Użytkownik może zmieniać opis analityczny na każdym poziomie konta księgowego.

Dodatkowo na definicji konta księgowego użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Wymagany opis analityczny (domyślnie parametr – odznaczony), determinującego konieczność wykonania opisu analitycznego w przypadku wybrania danego konta na dokumencie księgowym.

Parametr Wymagany opis analityczny można określić indywidualnie na każdym poziomie konta księgowego. Domyślnie konta podrzędne dziedziczą ustawienia parametru konta nadrzędnego. Przy zapisie zmian w zakresie ustawień parametru na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy zmienić ustawienia parametru również na kontach podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu.

Podczas dokonywania opisu analitycznego zapisu księgowego/storna zapisu księgowego lub noty memoriałowej, gdzie na pozycji wskazano konto księgowe z zaznaczonym parametrem Wymagany opis analityczny, przy próbie zapisu dokumentu system będzie kontrolował:

• czy na opisie analitycznym wybrano pozycję powiązaną z danym kontem
• czy wskazano wartość przynajmniej jednego wymiaru analitycznego na pozycji powiązanej z danym kontem

Jeśli dokument nie będzie spełniał wymienionych powyżej warunków zostanie wyświetlony następujący komunikat, iż nie określono wartości dla wymaganego konta. W zależności od stanu dokumentu system pozwoli na zapis takiego dokumentu lub zapis zostanie zablokowany. Sposób kontroli w zależności od stanu dokumentu został opisany w artykule Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Analogicznie jak w przypadku opisu analitycznego na karcie artykułu, po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Kontrahenci z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie kontrahentów bądź też na samej karcie kontrahenta. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na karcie kontrahenta użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na dokumencie, na którym został wybrany dany kontrahent.

Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie kontrahentów jest analogiczny do sposobu definiowania opisu analitycznego na grupie artykułów.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

W przypadku przypisania do obiektu Kontrahenci wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.

W sytuacji, gdy do danej grupy kontrahentów zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie kontrahentów, użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech wartości:

• Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach, zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).

Na nowo dodanych podgrupach kontrahentów opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.

Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach kontrahentów.

W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę kontrahenta zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty kontrahenta wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego kontrahenta zapisywane są dla firmy bieżącej.

Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie kontrahenta może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty, na których został wybrany dany kontrahent, co zostało opisane w artykule Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych.