Zgodnie z niemieckimi przepisami, w czasie kontroli podatkowej, firmy są zobligowane do przekazywania na żądanie istotnych podatkowo danych w formie elektronicznej. Wymagania, jakie muszą spełniać dostarczane dane są ujęte w dokumencie “Zasady dostępu do danych i kontrolowalności dokumentów cyfrowych” (“Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, czyli GDPdU). Administracja skarbowa nie określa konkretnych pól i specyfikacji dostarczanych danych, ponieważ w zależności od systemu komputerowego, struktury i wielkości przedsiębiorstwa różne dane mogą być istotne podatkowo.

Eksport z systemu danych uznanych przez producenta oprogramowania za istotne podatkowo dostępny jest z poziomu menu Główne à Eksport GDPdU, jeżeli na formularzu firmy, w sekcji Księgowość, aktywowano parametr Eksport GDPdU.

Po wybraniu przycisku [Eksport GDPdU] zostanie otwarte okno, w którym należy wskazać:

• zakres danych, które mają zostać wyeksportowane
• okres, dla którego będą eksportowane dane – wymagany, jeżeli wybrano dane z sekcji Księgowość. Wskazana data nie może być wcześniejsza niż 01.01.1900 i późniejsza niż 31.12.2079.
• lokalizację, w której zostaną zapisane wyeksportowane pliki

Zakres eksportowanych danych:

• Kontrahenci
  • Typ – parametr determinuje, dla jakich kontrahentów będą eksportowane niżej wskazane dane: Wszyscy, Nabywcy, Dostawcy
  • Dane podstawowe – kod, nazwa, NIP, odsetki, konta księgowe, formy płatności itp. Konta księgowe eksportowane są dla okresu wyznaczonego wskazanym zakresem dat.
  • Dane adresowe – ulica, numer, miasto, kod pocztowy itp..
  • Rachunki bankowe – dane dotyczące rachunków bankowych przypisanych do poszczególnych kontrahentów
  • Dane adresowe kontrahentów jednorazowych – ulica, numer, miasto, kod pocztowy itp.
• Księgowość
  • Plan kont:
    • plan kont dla okresu obrachunkowego wyznaczonego wskazanym zakresem dat. Jeżeli zakres dat obejmuje więcej niż jeden okres obrachunkowy, to dane zostaną wyeksportowane dla okresu późniejszego.
    • typy kont
  • Zestawienie obrotów i sald – obroty i salda poszczególnych kont księgowych dla wskazanego okresu
  • Zapisy księgowe:
    • dane dotyczące zapisów księgowych dla wskazanego okresu: numer w dzienniku, data księgowania, kwota itp.
    • dane o centrach struktury firmy i oddziałach
    • informacje o możliwych stanach danego typu dokumentu
    • dane dotyczące dzienników cząstkowych dla wskazanego okresu
  • Nierozliczone płatności
    • formy płatności
    • płatności, których termin płatności zawiera się we wskazanym zakresie dat i są nierozliczone na moment wykonywania eksportu (numer dokumentu, numer obcy, kod podmiotu, waluta, kwota pozostająca do rozliczenia itp.)
  • Pozostałe
    • Skonto – dane dotyczące zdefiniowanych w systemie typów skont
    • Stawki VAT – dane dotyczące zdefiniowanych w systemie stawek VAT

Po zaznaczeniu odpowiednich parametrów należy wybrać przycisk [Utwórz] w celu dokonania eksportu. We wskazanej wcześniej lokalizacji zostaną utworzone:

• pliki z rozszerzeniem .csv zawierające wyeksportowane dane
• plik indeksowy opisujący strukturę danych
• stały plik gdpdu-01-09-2004.dtd

Poniższa tabela przedstawia, z jakich tabel/procedur/widoków pobierane są poszczególne dane podczas eksportu:

Sekcja	Dane	Tabela/Procedura/Widok
Kontrahenci	Dane podstawowe	Dictionaries.CustomerInterestValues dbo.Dic_CustomerData dbo.Dic_Customers SecDictionaries.Dic_PaymentForms
	Dane adresowe	Address.Addresses Address.AddressData
	Rachunki bankowe	Dictionaries.BankAccounts
	Dane adresowe kontrahentów jednorazowych	Address.Addresses Address.AddressData
Księgowość	Plan kont	SecAccountingStructure.Accounts AccountingStructure.AccountTypesTable
	Zestawienie obrotów i sald	AccountingStructure.CalculateSAB
	Zapisy księgowe	AccountingDocuments.AccountingAdviceDocuments AccountingDocuments.Decrees SecAccountingStructure.PartialJournals CompanyStructure.CompanyUnits DT.States
	Nierozliczone płatności	BanksRegisters.vPaymentPlanEntities SecDictionaries.Dic_PaymentForms
Pozostałe	Skonto	Dictionaries.Terms
	Stawki VAT	Dic_VatRates

Firmy działające na rynku niemieckim są zobligowane do przekazywania w formie elektronicznej swoich sprawozdań finansowych.  Dane pomocne przy przygotowaniu takiego sprawozdania mogą zostać wyeksportowane z systemu Comarch ERP Altum. Wygenerowane pliki, zawierające dwie grupy informacji:

• salda kont księgowych
• dane dotyczące środków trwałych

można następnie zaimportować do aplikacji Comarch eBilanz w celu wykorzystania ich przy budowie sprawozdania .

Konfiguracja funkcjonalności

Przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności należy przeprowadzić konfigurację:

• zaznaczyć parametr Eksport do eBilanz dostępny w sekcji Księgowość na formularzu firmy

• przypisać wartość atrybutu Firma (atrybut typu Tekst automatycznie dołączony do obiektu Centrum struktury firmy) do odpowiedniej firmy
• przypisać wartości atrybutów Gruppe 1 i Gruppe 2 (atrybuty typu Lista automatycznie dołączone do obiektu Konto analityczne) do odpowiednich kont księgowych

Funkcjonalność wykorzystuje także:

• predefiniowany słownik uniwersalny Taxonomie, który zawiera klasyfikację wymaganą dla potrzeb ocechowania zapisów księgowych i wykorzystywaną w aplikacji Comarch eBilanz
• atrybut Taxonomie typu Słownik, przypisany automatycznie do obiektu Dekret. Zakres używania atrybutu został opisany w części dotyczącej eksportu środków trwałych.

Eksport sald

Na bazie wyliczonego zestawienia obrotów i sald istnieje możliwość utworzenia pliku zawierającego informacje o saldach wyświetlanych kont. W tym celu należy:

• przejść do Księgowość → Obroty i salda
• ustawić odpowiednie parametry w filtrze, a następnie wybrać przycisk [Przelicz]
• wybrać przycisk [Eksport do eBilanz] a w jego ramach jedną z dwóch opcji, decydujących o zakresie eksportowanych danych:
  • [Salda] – eksportowane są: wartość atrybutu Firma, numer konta, nazwa konta, saldo konta, typ salda
  • [Salda rozszerzone] – eksportowane są dane dla opcji Salda oraz dodatkowo: wartości atrybutów Gruppe 1 i Gruppe 2, informacja o grupie 1 i 2, opis konta.

Poniższa tabela przedstawia informacje dotyczące eksportowanych danych:

Kolumna	Prezentowane dane
Firma	Wartość atrybutu Firma przypisana do firmy, z poziomu której dokonywany jest eksport
Konto	Numer konta księgowego
Kontobezeichnung	Nazwa konta
Saldo	Wartość bezwzględna kwoty persalda konta
Saldokennung	Dla persalda dodatniego wyświetlana jest wartość „H” Dla persalda ujemnego wyświetlana jest wartość „S”
Gruppe 1	Wartość atrybutu Gruppe 1 przypisana do konta
Info zu Gruppe 1	-
Gruppe2	Wartość atrybutu Gruppe 2 przypisana do konta
Info zu Gruppe 2	-
Erlauterung zu Konto	Opis konta

Eksport środków trwałych

Eksport danych dotyczących środków trwałych odbywa się na podstawie zestawienia księgowego wykorzystującego predefiniowany atrybut Taxonomie. W celu dokonania eksportu należy wykonać następujące kroki:

• przypisać wartości atrybutu Taxonomie do dekretów księgowych. Takie przypisanie może zostać zrobione seryjnie, po uprzedniej identyfikacji dekretów dotyczących tych samych rodzajów operacji gospodarczych (np. na podstawie konta, opisu, dziennika). Dodatkowo, w oparciu o wartości przypisanego atrybutu Taxonomie, użytkownik ma możliwość filtrowania dekretów z poziomu:
  • listy Obroty i salda
  • listy rozrachunków
  • listy Zapisy księgowe: Konto

• zdefiniować zestawienie księgowe oraz przypisać wartości atrybutu Taxonomie do pozycji zestawienia

• przeliczyć zestawienie księgowe (należy wybrać przycisk [Przelicz], a następnie przycisk [Wylicz ponownie])
• wyeksportować plik za pomocą przycisku [Eksport do eBilanz]. Zostanie wtedy otwarte okno dialogowe, w którym należy wskazać nazwę i lokalizację pliku. Po wybraniu przycisku [Zapisz] we wskazanej wcześniej lokalizacji zostanie utworzony plik z rozszerzeniem .csv.

Poniższa tabela przedstawia informacje dotyczące eksportowanych danych:

Kolumna	Prezentowane dane
Firma	Wartość atrybutu Firma przypisana do firmy, z poziomu której dokonywany jest eksport
Konto	Konto Numer konta przypisanego w definicji pozycji zestawienia
Kontobezeichnung	Nazwa konta przypisanego w definicji pozycji zestawienia
Anlage	-
Anlagebezeichnung	-
Anlageunternummer	-
Werttyp	Wartość atrybutu Taxonomie przypisanego w definicji pozycji zestawienia
Werttypbezeichnung	Opis atrybutu Taxonomie przypisanego w definicji pozycji zestawienia
Wert	Wartość pozycji zestawienia

W systemie istnieje możliwość wykorzystania formatów predefiniowanych do importu: Swift MT940, Swift MT940 Alior, Swift MT940 BGŻ, Swift MT940 BZ WBK, Swift MT940 Deutsche Bank Polska, Swift MT940 ING, Swift MT940 mBank oraz formatów zdefiniowanych przez użytkownika.

Przed rozpoczęciem importu wyciągów bankowych, należy:

• zdefiniować numer rachunku bankowego podmiotu, na który zostały wystawione operacje kasowe/bankowe (zakładka Rachunki bankowe na karcie danego podmiotu)
• przypisać numer rachunku bankowego dla rejestru, do którego zostaną zaimportowane operacje

Funkcjonalność importu wyciągów bankowych dostępna jest po wybraniu z menu Finanse przycisku Import.

W menu Pozycje wyciągu bankowego dostępne są następujące przyciski:

[Zamknij] – zamyka okno

[Wczytaj plik] – pozwala na wczytanie z dysku pliku zawierającego wyciąg bankowy

[Zaimportuj zaznaczony] – importuje zaznaczone na liście operacje

Nad listą pozycji wyciągu znajdują się pola:

• Format pliku – umożliwia wybór zdefiniowanego w systemie formatu do importu pliku
• Kodowanie – dla predefiniowanych formatów MT940 możliwy jest wybór kodowania z listy. Opcje możliwe do wyboru: ASCII, Windows-1250, ibm852, ISO-8859-2, UTF-8. Dla formatów definiowanych przez użytkownika wyświetlane jest kodowanie pobrane z definicji danego formatu, bez możliwości edycji.

Aby zaimportować operacje, należy:

• Wskazać format pliku
• Wybrać przycisk [Wczytaj plik] i wskazać plik z dysku komputera
• Zaznaczyć operacje na liście wczytanych pozycji wyciągu bankowego i wybrać przycisk [Zaimportuj zaznaczony]

Okno pozycji wyciągu bankowego składa się z kolumn:

• Data dokumentu – data pobrana z importowanego pliku
• Kwota uznania – kwota operacji przychodowej
• Kwota obciążenia – kwota operacji rozchodowej
• Kod podmiotu – kod podmiotu, na który została wystawiona operacja
• Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, na który została wystawiona operacja
• Tytułem – treść zaczytana z pola Tytułem na operacji

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Numer rachunku własnego – numer rachunku, dla którego zostaną zaimportowane poszczególne operacje

Zaimportowane wyciągi bankowe dostępne są w systemie z poziomu Finanse → Operacje k/b. Właścicielem zaimportowanych operacji jest centrum, do którego zalogowany jest użytkownik dokonujący importu.

Rejestr bankowy i podmiot na importowanych operacjach ustalane są na podstawie numerów rachunków bankowych. W przypadku, gdy nie został zaimportowany numer rachunku, z którym wiąże się dana operacja (również w sytuacji, gdzie pole Numer Rachunku nie zostało zdefiniowane w formatach przelewów) przy próbie zapisu pojawia się komunikat: „BŁĄD: Numer rachunku własnego z wyciągu nie jest zgodny z żadnym numerem rachunku rejestru w systemie.”

Podczas importu operacji w systemie obowiązuje mechanizm kontroli aktywności rachunków bankowych. Oznacza to, że jeżeli do dwóch rejestrów bankowych został przypisany ten sam numer rachunku bankowego, a jeden z tych rejestrów został dezaktywowany, system rozpoznaje aktywny rejestr i pozwala na zaimportowanie do niego operacji.

Szczegółowy opis importowania operacji związanych z mechanizmem podzielonej płatności znajduje się w artykule Obsługa mechanizmu podzielonej płatności podczas eksportu zestawień poleceń przelewów oraz importu wyciągów bankowych.

Formaty przelewów wykorzystywane są podczas importowania wyciągów bankowych oraz eksportowania plików zawierających przelewy do banku.

W programie dostępnych jest kilka predefiniowanych formatów do importu wyciągów bankowych. Nie podlegają one edycji i nie można ich usunąć. Lista formatów przelewów dostępna jest z poziomu Konfiguracja –> Finanse pod przyciskiem [Format przelewów].

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Importuj] – umożliwia import formatów z pliku z rozszerzeniem .xml
• [Eksportuj] – umożliwia eksport zaznaczonych formatów przelewów do pliku z rozszerzeniem .xml

Lista formatów składa się z następujących kolumn: Nazwa, Typ, Rozszerzenie pliku, Rodzaj, Opis. Dla formatu dostarczonego wraz z instalacją systemu kolumna Typ przyjmuje wartość Predefiniowany. Na liście dostępny jest parametr Tylko aktywne, dzięki któremu listę formatów można zawęzić tylko do pozycji aktywnych.

Definiowanie nowego formatu przelewów

W celu dodania nowego formatu przelewów, należy z grupy przycisków Lista wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz formatu przelewów składa się z pól:

• Nazwa
• Opis
• Typ
  • Definiowalny – opcja domyślna, format definiowany ręcznie przez użytkownika
  • Specjalny – po wybraniu tego typu aktywne staje się pole Komponent, w którym należy wskazać odpowiedni plik dll obsługujący dany format
• Rodzaj
  • Import – format przeznaczony do importu plików zawierających wyciągi bankowe
  • Eksport – format przeznaczony do eksportu plików zawierających przelewy bankowe
• Format daty – format daty wybierany z predefiniowanej listy
• Kodowanie – format kodowania znaków wybierany z predefiniowanej listy
• Komponent – pole aktywne wyłącznie dla formatu o typie Specjalny, służy do wskazania ścieżki do pliku dll obsługującego dany format
• Aktywny – parametr jest domyślnie zaznaczony, determinuje możliwość użycia danego formatu podczas importu/eksportu plików
• Rozszerzenie pliku – rozszerzenie importowanego/eksportowanego pliku
• Znak separatora pól – znak oddzielający poszczególne pola w pliku, zaznaczenie parametru umożliwia określenie sposobu oddzielania pól (Enter, Tab lub Inny)
• Znak separatora linii – znak dzielenia linii (najczęściej średnik)
• Znak ograniczenia tekstu – znak oddzielający kolejne wyrazy w pliku
• Znak dziesiętny – znak oddzielający część dziesiętną kwoty
• Znak separatora tysięcy – znak grupowania cyfr
• (Zmieniaj w tekście) Znaki ograniczenia tekstu na: – możliwość zmiany znaku oddzielającego kolejne wyrazy w pliku na inny
• (Zmieniaj w tekście) Małe litery na wielkie
• (Ilość linii) Nagłówka – określa ilości linii nad liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import
• (Ilość linii) Stopki – określa ilości linii pod liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import

• Rodzaje pól – pozwala użytkownikowi na wybranie oraz ustalenie kolejności danych, które mają zostać wyeksportowane z programu lub które są zawarte na importowanych wyciągach bankowych

Dokumenty bilansu otwarcia tworzą dekrety księgowe, które ujmowane są w specjalnym predefiniowanym dzienniku księgowań o symbolu *BO* i nazwie Bilans otwarcia.

Dekrety są tworzone dla każdego z typów dokumentu bilansu otwarcia, zarówno podczas ręcznego wprowadzania dokumentów bilansu otwarcia (BO, KBO), jak i podczas operacji przeniesienia bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego (BOA, KBOA). Dekrety mają powiązanie z kwotami dokumentów bilansu otwarcia (zakładka Kwoty na elemencie bilansu otwarcia). Dodatkowo dla dokumentów ręcznych (BO, KBO), których pozycje wprowadzone zostały na słownikowe konto rozrachunkowe podmiotu, istnieje powiązanie dekretu bilansu otwarcia z płatnością dokumentu bilansu otwarcia.

Dekrety bilansu otwarcia nie są uwzględniane w obrotach danego okresu obrachunkowego. Uwzględniane są wyłącznie w stanach początkowych i saldach kont księgowych.

Status dekretu bilansu otwarcia (W buforze, Zatwierdzony) uzależniony jest od statusu dokumentu bilansu otwarcia.

Z poziomu zakładki Kwoty elementu bilansu otwarcia (Bilans otwarcia → Element bilansu otwarcia → zakładka Kwoty) możliwy jest podgląd powiązanego dekretu po wybraniu przycisku [Pokaż zapis księgowy Wn] lub [Pokaż zapis księgowy Ma] z grupy przycisków Zapis księgowy. Grupa przycisków dostępna jest, gdy zaznaczono wiersz z danymi. Aby wyświetlić dekret dla nowo dodanej kwoty, najpierw należy zapisać cały dokument BO.

Zakładka Ogólne dekretu bilansu otwarcia

Numer dokumentu – numer dokumentu wprowadzony na elemencie zakładki Kwoty dokumentu bilansu otwarcia. Jeżeli numer nie został wprowadzony, będzie to numer systemowy dokumentu bilansu otwarcia.

Kontrahent – kontrahent wprowadzony na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia, jeżeli nie został wprowadzony – pole puste

Konto Wn/Konto Ma – konto wprowadzone na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia

Kwota – kwota w walucie systemowej wprowadzona na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia

Kwota w walucie – kwota w walucie obcej wprowadzona na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia

Data operacji – data operacji wprowadzona na kwocie bilansu otwarcia

Data wystawienia – data dokumentu wprowadzona na kwocie bilansu otwarcia

Opis – pole puste

Stawka VAT – pole puste

Sekcja Rozrachunki

Sekcja dostępna wyłącznie na ręcznych dokumentach bilansu otwarcia (BO i KBO) dla dekretu wprowadzonego na konto rozrachunkowe. Pole Status przyjmuje wartości: Podlega rozrachunkom oraz Nie podlega rozrachunkom.

Sekcja Waluta

Sekcja dostępna dla dekretu bilansu otwarcia wprowadzonego na konto walutowe, uzupełniana jest zgodnie z wartościami wprowadzonymi na kwocie bilansu otwarcia.

Zakładka Rozrachunki dekretu bilansu otwarcia

Dekrety bilansu otwarcia na konto rozrachunkowe posiadają dodatkowo zakładkę Rozrachunki. Szczegółowy opis funkcjonalności rozrachunków znajduje się w artykule Rozrachunki.

W systemie można dodać bilans otwarcia:

• Automatyczny – funkcjonalność umożliwia dodanie dokumentu bilansu otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego.
• Manualny – funkcjonalność pozwala nie tylko na wprowadzanie stanów początkowych, ale zapewnia również generowanie płatności dla pozycji wprowadzonych na słownikowe konta rozrachunkowe powiązane z konkretnym podmiotem. Zapisy na kontach rozrachunkowych mogą być odpowiednikami nierozliczonych faktur z lat poprzednich.

Dodanie automatycznego bilansu otwarcia

W celu dodania automatycznego dokumentu BO należy wybrać z menu Księgowość → Bilans otwarcia przycisk [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego]. Pojawi się formularz umożliwiający wybór kont księgowych, których salda mają zostać przeniesione jako salda początkowe, czyli bilans otwarcia w nowym okresie obrachunkowym.

Opcje dostępne przy generowaniu automatycznego bilansu otwarcia:

• Przenoś konta:
  • Wszystkie – zostaną przeniesione salda dla wszystkich kont księgowych z zaznaczonym parametrem Przenoś bilans otwarcia w okresie, z którego bilans ten jest przenoszony
  • Wybrane – użytkownik zostanie przeniesiony na plan kont, gdzie może wskazać konkretne konta księgowe, których salda mają zostać przeniesione
• W logu wyświetlaj:
  • Ostrzeżenia i błędy
  • Wszystko

Bilans otwarcia przenoszony jest dla kont księgowych, które mają zaznaczony parametr Przenoś bilans otwarcia w okresie, z którego bilans ten jest przenoszony.

Utworzony automatycznie bilans otwarcia można zapisać lub zatwierdzić.

W celu utworzenia korekty do automatycznego bilansu otwarcia (KBOA) należy ponownie wybrać przycisk [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego]. Dokument KBOA można dodać, jeżeli wszystkie dokumenty bilansu otwarcia automatycznego (BOA) i korekty bilansu otwarcia automatycznego (KBOA) są zatwierdzone. Jeżeli chociaż jeden dokument jest w buforze, przeniesienie nie będzie możliwe. W takiej sytuacji wyświetli się komunikat: „Nie można przenieść BO, ponieważ istnieją BOA w buforze: [Numer dokumentu BO]”.

Dodanie manualnego bilansu otwarcia

W celu dodania ręcznego dokument BO należy wybrać z menu Księgowość → Bilans otwarcia przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz dokumentu BO.

Formularz bilansu otwarcia składa się z elementów:

Zakładka Bilans otwarcia

Numer – nadawany automatycznie zgodnie z ustawieniami numeratora

Data wystawienia – domyślnie podpowiadany jest pierwszy dzień bieżącego okresu obrachunkowego z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia bilansu otwarcia nie wpływa na zmianę dat (księgowania, operacji i wystawienia) na zapisie księgowym wygenerowanym do bilansu otwarcia.

Kwota Wn – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta po stronie Wn

Kwota Ma – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta po stronie Ma

Kwota niezbilansowana – pole informacyjne, prezentujące różnicę między wartością na kontach Wn i Ma. Wyliczana jest przez system automatycznie. System pozwala na zapis dokumentu, którego kwota jest niezbilansowana, informując o tym odpowiednim komunikatem.

Właściciel – domyślnie centrum, do którego zalogowany jest użytkownik wprowadzający dokument BO

Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu dokumentu

Tabela elementów dokumentu bilansu otwarcia – zawiera wszystkie pozycje dokumentu bilansu otwarcia

Tabela elementów dokumentu bilansu otwarcia składa się z kolumn:

• Lp
• Konto
• Nazwa konta
• Kwota Wn
• Kwota Ma
• Waluta – ustawiana na podstawie waluty konta księgowego
• Kwota w walucie Wn (domyślnie ukryta) – kolumna pojawi się na liście, jeżeli na elemencie dokumentu BO wybrano konto walutowe
• Kwota w walucie Ma (domyślnie ukryta) – kolumna pojawi się na liście, jeżeli na elemencie dokumentu BO wybrano konto walutowe

Element dokumentu bilansu otwarcia można dodać bezpośrednio w tabeli lub przez formularz.

Dodawanie elementu bezpośrednio w tabeli

W celu dodania elementu należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli] z grupy przycisków Elementy. W tabeli elementów pojawi się wiersz służący wprowadzeniu danych. Należy wypełnić kolumny: Konto, Kwota Wn i Kwota Ma. Kolumny: Nazwa konta i Waluta są wypełniane automatycznie po wyborze konta. Dodatkowo po wyborze konta w walucie innej niż systemowa, w tabeli elementów pojawią się dodatkowe kolumny: Kwota w walucie Wn oraz Kwota w walucie Ma.

Dodawanie elementu przez formularz

W celu dodania elementu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Elementy. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.

Zakładka Element bilansu otwarcia

Konto – pole obligatoryjne służące do wprowadzenia numeru konta

Kwota Wn – pole obligatoryjne. Debetowa strona konta zawiera zapisy obciążające konto. W przypadku wybrania na elemencie BO konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej.

Kwota Ma – pole obligatoryjne. Kredytowa strona konta zawiera zapisy w jego dobro. W przypadku wybrania na elemencie BO konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej.

Załóż konto – zaznaczenie parametru umożliwia założenie konta słownikowego podmiotu

[Kontrahent]/ [Pracownik]/ [Urzędy]/ [Bank]– przycisk umożliwia przypisanie podmiot do danego elementu bilansu otwarcia. Po wybraniu przycisku  można określić typ podmiotu spośród wartości: Kontrahent, Pracownik, Urzędy i Bank. Po wybraniu przycisku [Kontrahent]/ [Pracownik]/ [Urzędy]/ [Bank] użytkownik zostanie przekierowany na listę wyboru określonego podmiotu.

Sekcja Waluty

Sekcja dostępna, gdy na elemencie dokumentu BO wskazano konto w walucie obcej. Sekcja umożliwia wskazanie kursu, po jakim ma zostać przeliczony element dokumentu.

Aby wybrać przelicznik, po którym system przeliczy kwotę bilansu otwarcia na walutę systemową, należy określić Typ kursu, po jakim dokument ma zostać przeliczony oraz Typ daty. Jeśli w systemie będzie zdefiniowany domyślny kurs waluty na dzień wprowadzania dokumentu BO, podpowie się on automatycznie.

Zakładka Kwoty na elemencie bilansu otwarcia

Zakładka umożliwia określenie kwot składających się na element bilansu otwarcia. Dodawane kolejno elementy powiązane np. z danym kontem rozrachunkowym są odzwierciedleniem nierozliczonych dokumentów z poprzedniego okresu obrachunkowego stanowiących bilans otwarcia na koncie.

Kwoty można dodawać bezpośrednio w tabeli lub przez formularz.

• Dodawanie kwoty bezpośrednio w tabeli – w celu dodania kwoty należy wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się wiersz pozycji kwoty. Obligatoryjnie należy wskazać kwotę Wn i\lub Ma. Pozostałe kolumny są dobrowolne.
• Dodawanie kwoty przez formularz – w celu dodania kwoty należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.

Formularz zakładki Kwoty składa się z elementów:

Konto – pole obligatoryjne. Konto zostaje przepisane z elementu bilansu, na które wprowadzane są poszczególne kwoty odzwierciedlające nierozliczone faktury. Pole jest nieedytowalne.

Kontrahent – podmiot, z którym powiązane jest konto księgowe. Pole nieedytowalne.

Kwota Wn – pole obligatoryjne, w przypadku konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej

Kwota Ma – pole obligatoryjne, w przypadku konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej

Data operacji – umożliwia wprowadzenie daty operacji powiązanej z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku BO.

Data dokumentu – umożliwia wprowadzenie daty dokumentu powiązanego z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku BO.

Forma płatności – forma płatności z faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta forma płatności ustalana jest na podstawie danych z karty kontrahenta.

Numer dokumentu – numer faktury, z którą powiązana jest dana kwota

Termin płatności – termin płatności faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta termin płatności ustalany jest na podstawie danych z karty kontrahenta.

Sekcja Waluty

Pozwala na wprowadzenie kursu waluty na takiej samej zasadzie, jak na elemencie dokumentu bilansu otwarcia.

Zakładka Płatności na elemencie bilansu otwarcia

Zawiera listę płatności wygenerowanych do poszczególnych kwot bilansu otwarcia wprowadzonych na rozrachunkowe konto słownikowe powiązane z podmiotem.

Użytkownik ma możliwość edycji oraz rozliczenia wybranej płatności. Płatność z dokumentu bilansu otwarcia podlega tym samym prawom, co np. płatności tworzone dla dokumentów handlowych. Wyjątkiem jest możliwość rozliczenia płatności z niezatwierdzonego dokumentu bilansu otwarcia.

Szczegółowe informacje dotyczące płatności dokumentów znajdują się w kategorii Płatności.

Zakładka Atrybuty na elemencie bilansu otwarcia

Zakładka zawiera listę atrybutów przypisanych do elementu bilansu otwarcia. Szczegółowy opis dotyczący atrybutów znajduje się w artykule Atrybuty.

Zakładka Opis analityczny

System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na poziomie bilansu otwarcia. Funkcjonalność została opisana w artykule Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia.

Zakładki Atrybuty, Historia zmian i Załączniki

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Dokumenty bilansu otwarcia określają stany początkowe na kontach w danym okresie obrachunkowym. Rozpoczynając pracę w systemie bilans otwarcia należy wprowadzić ręcznie, natomiast w kolejnych okresach obrachunkowych bilans otwarcia może być przenoszony na podstawie sald końcowych kont z poprzedniego okresu obrachunkowego.

Lista dokumentów bilansu otwarcia dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Bilans otwarcia].

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Dodaj] – umożliwia dodanie ręcznego dokumentu bilansu otwarcia. Funkcjonalność zapewnia generowanie płatności dla pozycji dokumentu wprowadzonych na słownikowe konta rozrachunkowe powiązane z konkretnym podmiotem.
• [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego] – umożliwia dodanie dokumentu bilansu otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. Dokument można dodać, jeżeli wszystkie dokumenty bilansu otwarcia automatycznego (BOA) i jego korekty (KBOA) w danym okresie obrachunkowym firmy są zatwierdzone.

• [Dodaj korektę bilansu otwarcia] – umożliwia dodanie ręcznej korekty bilansu otwarcia. Utworzenie automatycznej korekty bilansu otwarcia odbywa się poprzez ponowne wybranie przycisku [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego].

Szczegółowy opis dodawania dokumentów BO dostępny jest w artykule Dodawanie bilansu otwarcia.

W oknie dokumentów bilansu otwarcia widoczne jest pole Bieżący okres obrachunkowy (pole nieedytowalne). W nawiasie podany jest status okresu obrachunkowego – Zamknięty lub Otwarty.

Lista dokumentów bilansu otwarcia składa się z kolumn:

• Numer
• Data wystawienia
• Kwota Wn
• Kwota Ma
• Typ dokumentu – kolumna przyjmuje wartości Manualny (dla dokumentów dodanych ręcznie lub zaimportowanych) lub Automatyczny (dla dokumentów utworzonych na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego).
• Opis (domyślnie ukryta)
• Waluta (domyślnie ukryta)
• Właściciel (domyślnie ukryta)

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Dodatkowo listę można filtrować według opcji:

• Status dokumentu – dostępne opcje: Wszystkie, W buforze, Zatwierdzone oraz Korekty. Zatwierdzonego dokumentu nie można modyfikować ani usunąć. W przypadku konieczności modyfikacji danych należy wygenerować jego korektę.
• Rodzaje i typy dokumentów – dostępne opcje:
  • BO – dokument bilansu otwarcia dodany ręcznie
  • BOA – dokument bilansu otwarcia utworzony automatycznie na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego
  • KBO – korekta bilansu otwarcia dodana ręcznie
  • KBOA – korekta bilansu otwarcia utworzona automatycznie na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. Zawiera zapisy będące różnicą między saldem końcowym poprzedniego okresu obrachunkowego a saldem początkowym bieżącego okresu obrachunkowego.

Nowe wzory deklaracji VAT-UE(5) oraz VAT-UEK(5)

Udostępniono nowe, obowiązujące od 1.07.2020 r., wzory deklaracji VAT-UE(5) oraz VAT-UEK(5), zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2020 r. w sprawie informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock.

We wzorach wprowadzone zostały następujące zmiany:

• zmieniono nagłówek na: Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock
• zniesiono wymóg podawania numeru REGON
• w deklaracji VAT-UE dodano sekcję F.Informacja o przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, natomiast w deklaracji VAT-UEK dodano sekcję F. Korekta informacji o przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Sekcje te są ograniczone do 10 pozycji, które należy uzupełnić ręcznie. Sekcje zawierają po cztery kolumny:
  • Kod kraju
  • Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta
  • Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta zastąpionego
  • Powrotne przemieszczenie
• zmieniono sekcję F na G
• w częściach C D i E nazwa kolumny Kwota transakcji w zł została zmieniona na Łączna wartość transakcji w zł oraz na wydrukach ograniczono liczbę wierszy do trzech

W systemie możliwe jest przeliczenie deklaracji, wykonanie wydruku nowych wzorów formularzy oraz elektroniczna wysyłka deklaracji na strony Ministerstwa Finansów.

Nowa schema do JPK_V7M

Zaktualizowano schemę dla JPK_V7M zgodnie z wersją opublikowaną 08.05.2020 r.

Zmiany w procesach do transakcji wewnątrzwspólnotowych

Transakcje, które dotyczą wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca, wykazuje się w ewidencji na podstawie dokumentu zakupu (jeżeli taki dokument został wystawiony), bez oznaczenia WEW. W przypadku tych transakcji nie mają zastosowania kody grup towarów i usług, które służą do oznaczania w pliku JPK_V7M pozycji w ewidencji sprzedaży (od GTU_01 do GTU_13).

W świetle powyższych przepisów zostały wprowadzone zmiany w procesach BPM:

• Automatyczna obsługa transakcji wewnątrzwspólnotowej
• Automatyczna obsługa transakcji wewnątrzwspólnotowych w rejestrach VAT

Wygenerowane przez procesy dokumenty wewnętrzne zakupu i sprzedaży mają automatycznie ustawioną wartość parametrów Typy dokumentów JPK oraz Grupa towarowa JPK na BRAK.

W Comarch Retail POS istnieje możliwość rozpoznawania skanowanego obiektu, na podstawie zdefiniowanej dla niego maski kodu.

Na wstążce, w sekcji Stanowiska POS (przy edycji centrum typu Firma, na zakładce Stanowiska POS) dostępny jest przycisk [Wzorce kodów kreskowych].

Po jego naciśnięciu otwiera się lista pozwalająca na zdefiniowanie wzorców masek dla poszczególnych obiektów. Maska ma postać wyrażenia regularnego. Na liście są wyświetlane trzy kolumny:

• Nazwa obiektu – pole wyboru dostępnych typów obiektów: Artykuł, Kontrahent, Bon, Dokument, Pracownik
• Maska – pole tekstowe umożliwiające wprowadzenie wyrażenia regularnego
• Liczba porządkowa – kolumna domyślnie ukryta

Wzorce masek są definiowane w obrębie firmy i po zapisie automatycznie są przesyłane na wszystkie stanowiska POS przypiętego do centrów podrzędnych do danej firmy.

Oprócz zdefiniowania masek, należy również uruchomić funkcjonalność skanowania kontekstowego poprzez zaznaczenie parametru na definicji centrum, na zakładce Stanowiska POS.

Kontekstowe skanowanie kontrahenta

W przypadku zeskanowania kodu kontrahenta:

• na dokumencie (PAR, FS, OS, ZS, FSL, RLS, TF lub korekcie ręcznej) wskazany kontrahent ustawi się jako Nabywca/Odbiorca. Na potwierdzeniu wywozu, na dokumencie TF wyłączone jest skanowanie kontekstowe dla obiektu Kontrahent
• na dokumentach kasowych (KP/KW) wskazany kontrahent ustawi się jako Płatnik
• na liście kontrahentów wskazany kontrahent powinien zostać wyszukany
• w dowolnym innym miejscu otworzy się karta kontrahenta w trybie do podglądu.

Kontekstowe skanowanie artykułu

W przypadku zeskanowania kodu artykułu (lub numeru partii):

• na liście artykułów wskazany artykuł powinien zostać wyszukany
• w dowolnym innym miejscu otworzy się listę artykułów przefiltrowaną do wskazanego artykułu/partii
• na dokumencie wskazany artykuł zostanie dodany jako element dokumentu (nie dotyczy dokumentu TF).

W przypadku zeskanowania numeru partii na oknie Wybierz właściwości (wybór cech), wyszuka się odpowiednia partia wskazanego artykułu i podmieni ją na liście elementów dokumentu.

Kontekstowe skanowanie pracownika

W przypadku zeskanowania numeru karty pracownika/operatora:

• na dokumencie (PAR, FS, korektach, ZS, OS, MM-, PRP, KP, KW, FSL, RLS, TF) wskazany pracownik zostanie ustawiony jako Obsługujący
• na otwarciu/zamknięciu dnia wskazany pracownik zostanie ustawiony jako Obsługujący
• w dowolnym innym miejscu nie wywoła żadnej akcji.

Kontekstowe skanowanie dokumentu

W przypadku zeskanowania numeru dokumentu:

• na liście dokumentów danego typu wskazany dokument zostanie wyszukany
• w dowolnym innym miejscu zostanie wyszukany dokument lokalnie (również na parkingu). Po wyszukaniu wyświetli się okno z podglądem danego dokumentu. W przypadku wyszukania dokumentu z parkingu, zostanie on otwarty w trybie do edycji.

Kontekstowe skanowanie bonu

W przypadku zeskanowania numeru bonu (jeżeli nie jest powiązany z kontrahentem jako kartą stałego klienta):

• na dokumencie handlowym zostanie dodany bon jako element do sprzedaży
• na KP/KW zostanie przyjęta płatność w formie Bon własny
• na oknie płatności otworzy się okno dodawania bonów własnych i doda się do niej wskazany bon
• w pozostałych miejscach systemu otwiera się listę artykułów zawężoną do wskazanego bonu.

W przypadku zeskanowania bonu powiązanego z kontrahentem jako kartą stałego klienta (analogicznie jak dla skanowania kodu kontrahenta):

• na dokumentach ustawi się powiązany do wskazanego bonu kontrahent jako Nabywcę/Odbiorcę
• w pozostałych miejscach systemu otwiera się do podglądu kartę powiązanego kontrahenta.

W logach synchronizacji usługi Data Service zapisywane są informacje o wszystkich obiektach importowanych z Comarch Retail POS do Comarch ERP Altum. Na ich podstawie można stwierdzić, czy obiekt został prawidłowo zsynchronizowany, czy wystąpiły błedy.

Logi synchronizacji usługi zapisywane są w lokalizacji wskazanej w pliku DS.exe.config dostępnym w folderze instalacyjnym Comarch ERP Altum w polu LoggingDirectoryPath.