Rejestry czynności i naruszeń umożliwiają prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, takich jak definiowanie osób odpowiedzialnych za administrację danymi osobowych czy określenie kategorii przetwarzania danych.
Rejestr dostępny jest z poziomu zakładki CRM -> Rejestr czynności.
Po wybraniu przycisku [Dodaj] otworzony zostaje formularz pozwalający na wprowadzenie informacji o zakresie i charakterze przetwarzania danych osobowych.
Panel boczny zawiera następujące pola:
- ID – unikalny identyfikator rejestru czynności w formacie RRRR/MM/DD/ID
- Nazwa rejestru – pole tekstowe umożliwiające nadanie nazwy (pole nieobowiązkowe)
- Podstawowe pola umożliwiające wybranie osób odpowiedzialnych za administrację danymi: Administratora, Przedstawiciela oraz Inspektora, którymi mogą zostać osoby wskazane z listy pracowników lub kontrahentów (zarówno nabywców i dostawców) zdefiniowanych w systemie. Wybór kontrahenta/pracownika z listy powoduje wyświetlenie listy wyboru danych adresowych przypisanych do wskazanego obiektu.
- Pobierz dane z pieczątki firmy – parametr domyślnie odznaczony, dostępny pod polem Administrator. Parametr ten może zostać zaznaczony wyłącznie, gdy na karcie centrum typu firma, w kontekście której pracuje zalogowany operator, zdefiniowana jest nazwa firmy. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne ustalenie administratora na podstawie nazwy firmy oraz pobranie jego danych adresowych jako danych administratora.
![](https://pomoc.comarch.pl/altum/201952/wp-content/uploads/2019/05/word-image-48.png)
Zakładka Rejestry czynności przetwarzania składa się z dwóch sekcji:
- Współadministratorzy – umożliwia zdefiniowanie kontrahentów/pracowników jako współadministratorów przetwarzania danych osobowych. Nad listą dostępne są standardowe przyciski umożlwiające dołączanie oraz odłączanie obiektów oraz eksport do arkusza kalkulacyjnego. W sekcji prezentowane są:
- Nazwa kontrahenta lub imię i nazwisko pracownika
- Daty od/do określające czas pełnienia funkcji współadministratora
- Dane kontaktowe kontrahenta/pracownika wybrane przez operatora podczas definiowania współadministratora
- Opis – pole umożliwiające zdefiniowanie dodatkowych informacji o wpóładministatorze
Sekcja Czynności przetwarzania danych umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących kategorii przetwarzanych danych oraz ich właścicieli i odbiorców, rejestrację uzasadnień przekazania danych oraz określenie terminu ich przechowywania. Po wybraniu przycisku [Dodaj] pojawia się formularz szczegółów aktywności, który zawiera:
- Numer – unikalne ID czynności nadawane automatycznie podczas zapisu
- Nazwa czynności – pole tekstowe umożliwiające nadanie nazwy
- Cel przetwarzania danych – pole tekstowe pozwalające na określenie celu zarejestrowania danej czynności
- Kategorie osób/danych osobowych/odbiorców danych – pola tekstowe ograniczone do 4000 znaków
- Planowane terminy usunięcia danych – pole tekstowe ograniczone do 4000 znaków
Dodatkowo, na zakładce Państwa trzecie – przekazanie danych, operator ma możliwość wyboru krajów, do których nastąpi przekazanie danych osobowych wraz z odpowiednim uzasadnieniem. Na jednym formularzu, dany kraj może zostać wybrany tylko raz.
![](https://pomoc.comarch.pl/altum/201952/wp-content/uploads/2019/05/word-image-49.png)
Wartości kolumny Uzasadnienie pobierane są ze słownika uniwersalnego: Uzasadnienie przekazania danych (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych). Z poziomu słownika użytkownik ma również możliwość definiowania własnych wartości.
Rozwinięcie uzasadnienia można również określić w polu Szczegóły uzasadnienia.