Nowe procesy standardowe

Dodano nowy proces BPM automatyzujący weryfikację rachunków bankowych:

• weryfikacja rachunku bankowego dla wskazanych kontrahentów (globalny)

Proces może zostać uruchomiony, jeżeli w firmie, do której zalogowany jest użytkownik, został zaznaczony parametr Weryfikacja rachunku dla płatności powyżej. Użytkownik może zdefiniować grupy operatorów, dla których proces powinien być uruchamiany.

Nowy formularz deklaracji VAT-7

W efekcie nowelizacji przepisów w zakresie tzw. pakietu paliwowego oraz obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności wprowadzono nowy wzór deklaracji VAT, tj. VAT-7(20). We wzorze wprowadzone zostały następujące zmiany:

• w części C. Rozliczenie podatku należnego w wierszu 19 zmieniono opis na następujący: “Kwota podatku od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5a ustawy, podlegająca wpłacie w terminach, o których mowa w art. 103 ust. 5a i 5b ustawy”
• w bloku F. Informacje dodatkowe wprowadzono nowy znacznik z opisem: „Podatnik wystawił w okresie rozliczeniowym fakturę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy”
• uaktualnione zostały publikatory oraz wprowadzono drobne zmiany uściślające i redakcyjne

W związku z powyższymi zmianami, w systemie Comarch ERP Altum dostępny jest nowy formularz deklaracji VAT-7(20) wraz z możliwością jego wydruku oraz eksportu na strony Ministerstwa Finansów.

Nowa wersja struktury pliku JPK_FA

Zaktualizowano i dostosowano strukturę pliku JPK_FA do wymagań opublikowanych przez Ministerstwo Finansów. Aktualna wersja pliku to JPK_FA(3).

Rachunek bankowy – limit kontroli

W związku z tym, że kwota transakcji, której dotyczy kontrola rachunku bankowego, może ulec zmianie, wprowadzona została możliwość określenia jej limitu. Na formularzu centrum typu Firma został dodany parametr Weryfikacja rachunku dla płatności powyżej wraz z możliwością określenia limitu kwoty płatności, w walucie systemowej danej firmy. Domyślnie ustawiona wartość limitu to 15000.

Weryfikacja rachunku bankowego z poziomu karty kontrahenta

Dla firm rozliczających podatek VAT w Polsce wprowadzona została możliwość weryfikacji rachunku bankowego z poziomu karty kontrahenta zakładka Rachunki bankowe.

Przycisk Weryfikuj rachunek jest dostępny, jeżeli:

• na firmie zaznaczono parametr Weryfikacja rachunku dla płatności powyżej
• do kontrahenta przypisany jest co najmniej jeden rachunek bankowy
• kontrahent posiada zdefiniowany NIP lub REGON

Po wybraniu przycisku system wyświetli komunikat zawierający informacje o wyniku weryfikacji.

Weryfikacja rachunku bankowego z poziomu zestawienia poleceń przelewów

Podczas dodawania płatności do zestawienia poleceń przelewów oraz podczas generowania pliku wprowadzona została weryfikacja wskazanego na płatności rachunku bankowego z rachunkiem kontrahenta w wykazie podatników VAT. Weryfikacja dokonywana jest wyłącznie, jeżeli:

• jako typ podmiotu na płatności został wskazany kontrahent krajowy o statusie Podmiot gospodarczy
• wartość brutto dokumentu jest większa niż lub równa wartości limitu kontroli podanego w konfiguracji firmy

Informacje o przeprowadzonej weryfikacji, jej wyniku oraz dacie wykonania są prezentowane na zakładce Historia zmian zestawienia poleceń przelewów.

Kontrola formy płatności

Zgodnie z aktualnymi przepisami, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł

W związku z tym, została wprowadzona kontrola formy płatności na płatnościach wygenerowanych do dokumentów, których wartość brutto przekracza limit kontroli wskazany w konfiguracji firmy oraz jako kontrahent został wskazany podmiot gospodarczy. Jeżeli na płatności wskazana została forma płatności typu Gotówka to podczas zapisu dokumentu wyświetlane jest ostrzeżenie, iż został przekroczony limit płatności gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami i płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Pole Maska na formularzu grupy artykułów (zakładka Ogólne) umożliwia określenie zasad, według których ma być definiowany kod artykułu dodawanego do danej grupy. Jeśli grupa artykułów posiada zdefiniowaną maskę, to na jej podstawie, podczas dodawania artykułu do grupy, system weryfikuje poprawność nadawanego mu przez użytkownika kodu.

Maska kodu jest tworzona według następujących zasad składni RegEx:

• Najpierw należy wstawić znak specjalny, który opisuje rodzaj i zakres używanych w kodzie znaków, np:
  • [] – wskazanie elementu z listy
  • () – zawartość nawiasu to element
  • $ – koniec wiersza
  • ^ – dopasowanie do początku pola (oznacza to, że znak następujący po ^ musi być początkiem wyrażenia)
• Następnie, jeśli kod ma zawierać liczby, stosowane się kwantyfikatory numeryczne, np.:
  • \d – dowolna liczba cyfr
  • \d? – zero lub jedna cyfra
  • \d – jedna cyfra
• Aby móc użyć w kodzie znaku białego (np. spacja, znak tabulacji), należy dodać \s pomiędzy wyrażeniami.
• Pozostałe znaki wpisywane są na stałe do maski (np. aa\d oznacza, że kody mogą być tylko w postaci aa1, aa2, aa3 itp.).

Podstawowe wyrażenia RegEx:

Wyrażenia określające znaków możliwych do wprowadzenia

Wyrażenie	Znaczenie	Zaprzeczenie
[abcs23]	znak z listy	[^abcs]
[a-f]	znak z przedziału	[^a-f]
\d	cyfra	\D
\w	litera lub cyfra	\W
\s	znak biały (spacja, enter, tab)	\S
.	dowolny znak

Wyrażenia określające ilość powtórzeń danego wyrażenia

Wyrażenie	Liczba powtórzeń
*	zero lub więcej
+	jeden lub więcej
?	zero lub jeden
{n}	dokładnie n
{n,m}	od n do m

Przykładowe użycia maski RegEx:

Maska	Przykładowe kody
[a-t]{3}	las, por, rok, pas, rak, lat, mak
\d{4}TEKST	2013, 1111, 1999
[a-s]{3}\s\d{4}	rok 2013, pas 1453
\d{1,2}\s[a-z]{3,11}\s{2,4}	1 stycznia 2011, 11 listopada 1999, 5 maja 36
\d{2,4}.\d{2}.\d{2}	2013-07-23, 13-07-23
\d*[a-z]{7}	1trampki, spodnie, 555koszula

Maska może stanowić również element konfiguratora, jednak w takim przypadku nie są obsługiwane następujące wyrażenia:

• wyrażenia zawierające znaki specjalne
• \d
• \w
• \s
• *
• +
• {n,}

Pole Maska na formularzu grupy kontrahentów (zakładka Ogólne) umożliwia określenie zasad, według których ma być definiowany kod kontrahenta dodawanego do danej grupy. Jeśli grupa kontrahentów posiada zdefiniowaną maskę, to na jej podstawie, podczas dodawania kontrahenta do grupy, system weryfikuje poprawność nadawanego mu przez użytkownika kodu.

Maska kodu jest tworzona według następujących zasad składni RegEx:

• Najpierw należy wstawić znak specjalny, który opisuje rodzaj i zakres używanych w kodzie znaków, np:
  • [] – wskazanie elementu z listy
  • () – zawartość nawiasu to element
  • $ – koniec wiersza
  • ^ – dopasowanie do początku pola (oznacza to, że znak następujący po ^ musi być początkiem wyrażenia)
• Następnie, jeśli kod ma zawierać liczby, stosowane się kwantyfikatory numeryczne, np.:
  • \d – dowolna liczba cyfr
  • \d? – zero lub jedna cyfra
  • \d – jedna cyfra
• Aby móc użyć w kodzie znaku białego (np. spacja, znak tabulacji), należy dodać \s pomiędzy wyrażeniami.
• Pozostałe znaki wpisywane są na stałe do maski (np. aa\d oznacza, że kody mogą być tylko w postaci aa1, aa2, aa3 itp.).

Podstawowe wyrażenia RegEx:

Wyrażenia określające typ znaków możliwych do wprowadzenia

Wyrażenie	Znaczenie	Zaprzeczenie
[abcs23]	znak z listy	[^abcs]
[a-f]	znak z przedziału	[^a-f]
\d	cyfra	\D
\w	litera lub cyfra	\W
\s	znak biały (spacja, enter, tab)	\S
.	dowolny znak

Wyrażenia określające powtórzeń danego wyrażenia

Wyrażenie	Liczba powtórzeń
*	zero lub więcej
+	jeden lub więcej
?	zero lub jeden
{n}	dokładnie n
{n,m}	od n do m

Przykładowe użycia maski RegEx:

Maska	Przykładowe kody
[a-t]{3}	las, por, rok, pas, rak, lat, mak
\d{4}TEKST	2013, 1111, 1999
[a-s]{3}\s\d{4}	rok 2013, pas 1453
\d{1,2}\s[a-z]{3,11}\s{2,4}	1 stycznia 2011, 11 listopada 1999, 5 maja 36
\d{2,4}.\d{2}.\d{2}	2013-07-23, 13-07-23
\d*[a-z]{7}	1trampki, spodnie, 555koszula

Maska może stanowić również element konfiguratora, jednak w takim przypadku nie są obsługiwane następujące wyrażenia:

• wyrażenia zawierające znaki specjalne
• \d
• \w
• \s
• *
• +
• {n,}

Serie numeracji mogą stanowić część numeratora dokumentu i pozwalają na zachowanie unikalnej numeracji dokumentów. Jest to np. szczególnie ważne, gdy w strukturze praw dołączone jest więcej stanowisk sprzedaży POS. W takim przypadku każde stanowisko powinno mieć swoją serię w celu ułatwienia sprawdzenia, gdzie został wystawiony dany dokument. Aby przejść do listy serii, należy z menu Konfiguracja z grupy przycisków Dokumenty wybrać przycisk [Serie].

Menu listy serii zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie/usuwanie i zapisywanie/odświeżanie pozycji na liście.

• Kod – kod serii numeracji, jest on widoczny w numeratorze zawierającym serię
• Nazwa – nazwa serii numeracji
• Typ – lista rozwijana pozwalająca na określenie typu serii numeracji, dostępne wartości to: Lokalny i Odległy
• Aktywny – zaznaczenie parametru powoduje, że seria może być użyta na dokumencie
• Zastosowanie – lista rozwijana pozwalająca na określenie, czy seria ma być stosowana w systemie, czy jako seria identyfikująca stanowisko sprzedaży POS. Dostępne wartości to: Comarch ERP Altum i POS

Definiowanie serii

Aby zdefiniować nową serię numeracji, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym lub bezpośrednio nad listą numeracji. Spowoduje to pojawienie się nowego, pustego wiersza na liście serii. Pola Kod i Nazwa są polami obowiązkowymi do wypełnienia. Wartość kodu musi być unikalna. Parametr Aktywny jest domyślnie zaznaczony i może być odznaczany/zaznaczany w dowolnym momencie pracy z systemem. Pole Zastosowanie jest edytowalne do momentu zapisania serii.

Dołączanie serii do centrów struktury firmy

Aby dołączyć serię do wielu typów dokumentów w obrębie wybranego centrum, należy przejść do menu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów. Następnie należy na liście Struktura praw zaznaczyć dane centrum, a na Liście obiektów pozycję Serie. Wówczas po prawej stronie zostanie wyświetlona lista serii numeracji, do której a pomocą przycisków dostępnych w menu głównym lub nad listą można dołączać/odłączać wybrane serie. W formularzu edycji serii (przycisk [Edytuj] w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą serii) istnieje możliwość wyboru dokumentów, dla których dana seria ma być stosowana.

Serie mogą być przypisywane także do poszczególnych typów dokumentów w obrębie danego centrum. W tym celu należy przejść do menu Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura praw → formularz edycji wybranego centrum.

Aby przypisać serię do wybranego typu dokumentu, należy przejść do zakładki Dokumenty, a następnie do formularza  wybranego typu dokumentu, gdzie dostępna jest zakładka Serie, na której, za pomocą przycisków [Dołącz] i [Odłącz] dostępnych w menu głównym lub nad lista serii, można dołączać i odłączać zdefiniowane w systemie serie numeracji dokumentów.

Każdy typ dokumentów ma przypisany określony schemat numeracji, czyli tzw. numerator, według którego automatycznie nadawany jest numer dokumentu w chwili wystawienia. Numerator może być dowolnie edytowany przez użytkownika. Zarządzanie numeratorami możliwe jest z poziomu Konfiguracja → Dokumenty → Numeratory.

W lewej części okna znajduje się lista numeratorów, natomiast w prawej części formularz edycji wybranego numeratora. Obok listy numeratorów widnieje kolumna Aktywny. Jest to kolumna tylko do odczytu. Dla operatora posiadającego odpowiednie uprawnienia, istnieje możliwość podmiany numeratora – po wprowadzeniu zmian w istniejącym numeratorze i wybraniu przycisku [Zapisz bieżący], edytowany numerator dezaktywowany przez system, a w jego miejsce tworzony jest nowy numerator o tej samej nazwie.

Przed wykonaniem operacji, użytkownik musi dokonać potwierdzenia w oknie z informacją o podmianie numeratora.

Menu listy numeratorów zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie, usuwanie i zapisywanie numeratorów oraz ich elementów.

Formularz numeratora

Formularz numeratora składa się z następujących elementów:

• Nazwa – nazwa numeratora
• Symbol dokumentu – kod dokumentu, który będzie widoczny w numeratorze, wartość pobierana automatycznie z definicji typu dokumentu, jednak może być edytowana przez użytkownika. Symbol dokumentu może składać się wyłącznie z liter lub cyfr.
• Prefiks dokumentów niezatwierdzonych – prefiks wyróżniający dokumenty niezatwierdzone. Służy do nadawania dokumentom niezatwierdzonym kolejnego wolnego numeru podczas ich zatwierdzania (po zatwierdzeniu prefiks znika z numeru).
• Przykład – przykład numeratora uwzględniający zdefiniowane przez użytkownika wartości
• Numer początkowy – wartość liczbowa, od której rozpocznie się numeracja dokumentu w numeratorze
• Ilość cyfr w numerze – liczba cyfr, z której będzie składał się numer dokumentu w numeratorze, np. jeżeli ilość cyfr w numerze wynosi 4, a numer dokumentu wynosi 1, to w tym przypadku będzie zapisany jako 0001

Lista Elementy numeratora zawiera listę elementów, które tworzą numerator dokumentu. Składa się z kolumn:

• Separator – symbol oddzielający poszczególne elementy numeratora, dla numeratorów domyślnie zdefiniowanych w systemie jest to symbol /
• Funkcja – funkcja pełniona w numeratorze przez dany element, lista rozwijana zawierająca następujące wartości do wyboru:
  • Symbol dokumentu – wartość z pola Symbol dokumentu, element obowiązkowy, musi być unikalny w obrębie całego systemu
  • Miesiąc – wartość liczbowa określająca miesiąc wystawienia dokumentu. Po wybraniu tej funkcji na formularzu edycji pojawia się parametr Dwie cyfry miesiąca, którego zaznaczenie powoduje, że miesiąc wyświetlany jest w formie dwucyfrowej, np. maj – 05.
  • Rok kalendarzowy 4-cyfrowy/2-cyfrowy – czterocyfrowy lub dwucyfrowy rok pobierany z daty systemowej komputera
  • Rok obrachunkowy – oznaczenie roku obrachunkowego. Rok obrachunkowy może być różny od roku kalendarzowego.
  • Numer – zmienna część numeracji dokumentu. Dla każdego kolejno wystawianego dokumentu danego typu sekcja z numerem zostanie zwiększona o jeden. Numer może składać się z dowolnej ilości cyfr i będzie wyświetlany z zerami wiodącymi, np. jeżeli ilość cyfr w numerze wynosi 4, a numer dokumentu wynosi 1, to w tym przypadku będzie zapisany jako 0001. Cyfra początkowa numeru i jego długość są ustawiane za pomocą parametrów Numer początkowy i Ilość cyfr w numerze.
  • Seria dokumentu – seria powiązana z typem dokumentu. Szczegółowe informacje na temat serii dokumentów znajdują się w artykule <link>Serie</link>.
  • Magazyn – kod magazynu, w którym wystawiane są dokumenty
  • Rejestr – nazwa rejestru VAT
  • Prefiks dokumentów niezatwierdzonych – wartość pobierana z pola Prefiks dokumentów niezatwierdzonych. Użycie elementu jest wskazane dla numeratorów raportów i zapisów kasowo/bankowych. W wersji bazy wygenerowanej w języku polskim parametr jest nieobowiązkowy, w wersji francuskiej parametr jest obowiązkowy i domyślnie ustawiony jako „B”.
• Ma wpływ – zaznaczenie parametru powoduje, że dany element wpływa na numerację dokumentu. Oznacza to, że każda wprowadzona w nim zmiana powoduje numerowanie dokumentu od początku, czyli od 1.

Kontrola chronologii numeracji

Sekcja Kontrola chronologii numeracji podczas zatwierdzania dokumentu dostępna jest wyłącznie dla baz wykreowanych w języku francuskim. Funkcjonalność tą można obsłużyć na dokumentach, które są objęte mechanizmem numeracji prefiksowej, czyli: PK, BO, PW, RW, FZ, FS, KWFS, KWFZ, KIFZ, KIFS, ZS, ZZ, MM+, MM-, FSV, FZV, KFSV, KFZV, NM, RK, PAR, KWPAR, KIPAR, WZ, KWWZ, KIWZ, PZ, KWPZ, KIPZ, KBO, STR, CZEK, FZVUA, FSVUA, KFZVUA, KFSVUA, OZ, OS, ZSD, KSD, FSL, FZL, KIFSL, KFSL, KIFZL, KFZL. Zawiera parametry:

• Brak kontroli
• Ostrzeżenie – zaznaczenie parametru spowoduje, że w momencie zatwierdzania dokumentu, który mógłby zaburzyć chronologię numeracji, system wyświetli komunikat: W systemie istnieją już zatwierdzone dokumenty z datą wystawienia (odpowiednio wpływu lub księgowania) późniejszą niż [data], chronologia numeracji zostanie zaburzona. Czy zapisać dokument? [Tak]/[Nie].
• Blokada zapisu – zaznaczenie parametru spowoduje, że w momencie zatwierdzania dokumentu, który mógłby zaburzyć chronologię numeracji (nawet jeśli w systemie istnieje dokument anulowany z datą wystawienia wcześniejszą niż ostatni zatwierdzony dokument danego typu) system wyświetli komunikat: W systemie istnieją już dokumenty z datą wystawienia (odpowiednio wpływu lub księgowania) późniejszą nie można zatwierdzić dokumentu. Należy zmienić datę wystawienia (odpowiednio wpływu lub księgowania) dokumentu na [data] i zatwierdzić ponownie. Zmiana tego parametru jest możliwa tylko, jeśli zatwierdzone są wszystkie dokumenty dla danego schematu numeracji.

Definiowanie nowego numeratora

Aby dodać nowy numerator, należy z menu głównego, z grupy przycisków Lista numeratorów wybrać przycisk [Dodaj]. Wówczas zostanie otwarty formularz nowo tworzonego numeratora, w którym obowiązkowo należy uzupełnić pola Nazwa i Symbol dokumentu. Użytkownik może dowolnie wypełniać pozostałe pola oraz dodawać wybrane elementy numeratora. Przy tworzeniu numeratora obowiązują następujące zasady:

• Numerator nie musi składać się ze wszystkich dostępnych elementów. Musi posiadać minimalnie dwa z nich, czyli Symbol dokumentu oraz Numer.
• Każdy numerator musi posiadać unikalną nazwę
• Elementy numeratora nie mogą się powtarzać
• Wartość elementu numeratora nie może być pusta
• Każdy element musi być oddzielony separatorem
• Kolejność elementów może być dowolna
• Numerator może składać się maksymalnie z 9 elementów
• Numerator nie może zawierać jednocześnie elementów: Rok kalendarzowy 4-cyfrowy i Rok kalendarzowy 2-cyfrowy
• Elementy Rok kalendarzowy i Rok obrachunkowy nie mogą występować jednocześnie w tym samym numeratorze
• Element Rejestr nie jest wymagany, ale powinien występować w numeracji dokumentów w module Kasa/Bank, ponieważ umożliwia uzyskanie odrębnej numeracji raportów i zapisów w obrębie poszczególnych rejestrów

Przypisywanie numeratorów do typów dokumentów

Aby zdefiniowany numerator był dostępny dla danego typu dokumentu, należy dodać go do listy numeratorów dostępnej w zakładce Schematy numeracji na formularzu typu dokumentu.

W przypadku gdy do jednego typu dokumentu przypisanych jest wiele numeratorów, podczas wystawiania dokumentu system używa numeratora, dla którego został zaznaczony parametr Domyślny na liście numeratorów.

Numeracja zatwierdzonych dokumentów zachowuje ciągłość zgodnie z:

• datą wystawienia dokumentu
• datą wpływu/wystawienia – dla dokumentów FZ, KWFZ, KIFZ, KDFZ, FZL, KFZL, PZ, KWPZ, KIPZ, KDPZ, przy określeniu parametru w kolumnie Numeracja wg daty, dostępnego na zakładce Schematy numeracji na formularzu edycji typu dokumentu
• datą ewidencji/wystawienia – dla dokumentów księgowych

Wykorzystanie wolnego numeru

Po usunięciu dokumentu z systemu przypisany mu numer zostaje zwolniony i może być ponownie przypisany do wystawianego dokumentu.

Aby istniała taka możliwość, należy aktywować uprawnienie Możliwość wykorzystania wolnego numeru na zakładce Inne uprawnienia na formularzu edycji grupy operatorów (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → formularz edycji grupy operatorów).

Jeśli data wystawienia na usuniętym dokumencie jest taka sama jak data systemowa, zwolniony numer zostanie przypisany kolejnemu, nowo tworzonemu dokumentowi, którego data wystawienia będzie taka sama jak data wystawienia na usuniętym dokumencie. Jeśli data wystawienia na dokumencie usuniętym jest różna od daty systemowej, w numeracji dokumentów pozostanie luka, a system automatycznie nada kolejny numer.

Odpowiednia konfiguracja dostępnych w systemie typów dokumentów umożliwia prawidłowe korzystanie z nich. Przyciski [Typy], [Numeratory] i [Serie] związane z konfiguracją typów dokumentów znajdują się w menu Konfiguracja w grupie przycisków Dokumenty.

W grupie przycisków znajduje się także przycisk [Faktury prowizyjne].

Typy dokumentów

Zarządzanie dokumentami danego typu jest możliwe z poziomu listy typów dokumentów (Konfiguracja → Dokumenty → Typy). Lista jest domyślnie zdefiniowana w systemie, a użytkownik nie ma możliwości dodawania do niej nowych pozycji.

W lewej części okna znajduje się drzewo grup typów dokumentów Po prawej stronie znajduje się lista typów dokumentów należących do danej grupy zawierająca ich nazwy oraz kody.

Menu listy typów dokumentów zawiera standardowe przyciski związane z dodawaniem/edycją/usuwaniem grup typów dokumentów oraz z edycją pozycji na liście typów dokumentów.

Użytkownik ma możliwość definiowania własnych grup typów dokumentów i przypisania do nich wybranych typów dokumentów zdefiniowanych w systemie. Służy do tego przycisk [Dodaj grupę] znajdujący się w menu głównym lub nad drzewem grup dokumentów.

Edycja typów dokumentów

Aby edytować typ dokumentu, należy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście, a następnie z menu głównego lub panelu ergonomicznego nad listą dokumentów wybrać przycisk [Edytuj] (opcja dostępna jest również w menu kontekstowym). Wówczas wyświetli się formularz typu dokumentu.

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje o typie dokumentu. Sekcja Parametry składa się z następujących elementów:

• Kod – kod dokumentu domyślnie zdefiniowany w systemie (pole nieedytowalne)
• Nazwa – nazwa dokumentu domyślnie zdefiniowana w systemie
• Grupa – lista rozwijana pozwalająca na przyporządkowanie dokumentu do grupy, zawiera predefiniowane wartości:
  • Niepogrupowany
  • Handlowe przychodowe
  • Handlowe rozchodowe
  • Magazynowe przychodowe
  • Magazynowe rozchodowe
  • Księgowe
  • Kasowo-bankowe
  • Reklamacyjne
  • Windykacyjne
  • Środki trwałe
• Uwzględniaj w okresie operacji handlowych – zaznaczenie parametru powoduje, że dany typ dokumentów jest uwzględniany w okresach operacji handlowych. Parametr jest dostępny wyłącznie dla dokumentów handlowych i magazynowych.
• Uwzględniaj faktury, których 150/90 dni minęło w miesiącu, za który liczona jest deklaracja – parametr dostępny dla dokument VAT-ZD

Sekcja Parametry elementu zawiera listę rozwijaną Precyzja ceny, która pozwala na określenie maksymalnej precyzji ceny, czyli liczby miejsc po przecinku, z jaką będzie można wprowadzać ceny na danym typie dokumentów. Jest ona dostępna wyłącznie dla typów dokumentów, na których można wprowadzać cenę/wartość (np. faktura sprzedaży, faktura zakupu, przyjęcie zewnętrzne, dokument otrzymania środka trwałego itp.).

Zakładka Diagram

Zakładka Diagram typu dokumentu Faktura sprzedaży

Zakładka Diagram zawiera schemat graficzny stanów, w których może występować dany dokument. Możliwe stany dokumentów:

• Zainicjowany – otwarty formularz dokumentu przed dokonaniem zapisu
• Niezatwierdzony – dokument znajduje się w buforze, może być edytowany
• Zatwierdzony ilościowo
• Zatwierdzony – dokument został trwale zatwierdzony i nie podlega dalszej edycji
• Zaksięgowany
• Zafiskalizowany – dokument został zafiskalizowany (wydrukowany na drukarce fiskalnej)
• Zaksięgowany/Zafiskalizowany – dokument został zaksięgowany i zafiskalizowany
• Zamknięty – dokument został zamknięty
• W realizacji – dokument jest w trakcie realizacji (dotyczy np. dokumentów reklamacji lub zamówień)
• Zrealizowany – dokument został zrealizowany (dotyczy np. dokumentów reklamacji lub zamówień)
• Usunięty – dokument został usunięty i nie jest widoczny w systemie
• Anulowany
• Storno – dotyczy zapisów księgowych, zatwierdzony zapis księgowy został usunięty (wystornowany)
• Uzgodniony – dotyczy dokumentu KP, dokument został uzgodniony, co oznacza, że dane z wyciągu bankowego są zgodne z zapisami księgowymi

Edycja stanu dokumentu

Dwukrotne kliknięcie na pole z nazwą stanu typu dokumentu lub zaznaczenie pola i wybranie przycisku [Edytuj] z menu głównego powoduje otwarcie bocznego panelu, w którym użytkownik ma możliwość edycji nazwy stanu oraz zmiany koloru, w którym dokument w danym stanie wyświetlany jest na liście dokumentów.

Edycja uprawnień

Dwukrotne kliknięcie na strzałkę pomiędzy polami stanów typu dokumentu lub zaznaczenie strzałki i wybranie przycisku [Edytuj] z menu głównego dokumentu powoduje otwarcie bocznego panelu, w którym użytkownik ma możliwość edycji uprawnień do przejścia pomiędzy stanami, czyli np. zatwierdzania dokumentu znajdującego się w stanie Zainicjowany. Zaznaczenie/odznaczenie parametru znajdującego się przy nazwie danej grupy operatorów powoduje nadanie/odebranie tych uprawnień.

Aby przejść do definicji kolejnego stanu/uprawnienia należy zapisać lub anulować wprowadzone zmiany za pomocą przycisków [Zapisz]/[Anuluj] znajdujących się w menu głównym.

Zakładka Wymiary umożliwia przypisanie określonego wymiaru analitycznego do typu dokumentu

Zakładka Opis analityczny została szczegółowo opisana w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. 

Zakładka Schematy numeracji umożliwia przypisywanie wielu numeratorów do danego typu dokumentu oraz określania, który z nich będzie domyślny. Więcej informacji na temat numeratorów dokumentów znajduje się w artykule Numeratory.

Artykuły typu bon mogą być sprzedawane przez dokumenty:

• Paragon
• Faktura sprzedaży
• Nota debetowa

Możliwe jest także wystawienie Zamówienia sprzedaży na bony.

Sprzedaż bonów przez paragon/fakturę sprzedaży

Za pomocą paragonu i faktury sprzedaży mogą być sprzedawane artykuły typu bon, które nie mają zaznaczonego parametru Sprzedaż przez noty. Dodawanie na dokument artykułu oznaczonego jako bon odbywa się w taki sam sposób jak artykułu o typie Towar, czyli przez wprowadzenie numeru bonu lub wybranie artykułu odpowiadającego rodzajowi bonu i uzupełnienie cechy numer bonu.

Po zatwierdzeniu paragonu/faktury sprzedaży z bonami nastąpi:

• sprawdzenie czy bon o danym numerze istnieje w systemie
• weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
• aktywacja bonów
• aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów, terminu ważności, lokalizacji
• powiązanie dokumentu z widniejącymi na nim bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
• utworzenie dokumentu magazynowego WZ oraz powiązania między dokumentem PAR/FS a dokumentem WZ

Istnieje możliwość anulowania i korygowania paragonów i faktur sprzedaży zawierających artykułu typu bon pod warunkiem, że artykuł ten:

• nie został wskazany na dokumencie jako środek płatniczy
• znajduję się w stanie Aktywny
• nie jest powiązany z kontrahentem
• nie jest przeterminowany

Po anulowaniu dokumentu stan artykułu typu bon zmienia się na Przyjęty na stan, a w Historii zmian pojawia się informacja o Ponownym przyjęciu na stan w wyniku anulowania sprzedaży. W systemie nie ma możliwości wartościowego korygowania elementów z artykułami oznaczonymi jako bon.

Sprzedaż bonów przez notę debetową

Za pomocą noty debetowej mogą być sprzedawane artykuły typu bon z zaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty znajdujące się w stanie:

• Przyjęty na stan (zarówno przy wyłączonej jak i włączonej sprzedaży z brakami)
• Zatwierdzony (przy włączonej sprzedaży z brakami)

Lista not debetowych dostępna jest w menu Sprzedaż, w sekcji Dokumenty, pod przyciskiem [Noty debetowe]. Aby utworzyć nową notę debetową, należy przejść do listy not i z menu głównego wybrać przycisk [Dodaj].

Aby dodać bon na notę debetową, należy wybrać przycisk [Dodaj] dostępny nad listą bonów, a następnie wprowadzić kod bonu lub za pomocą przycisku […] wybrać go z listy artykułów typu bon. Następnie należy uzupełnić szczegóły dokumentu znajdujące się w panelu po lewej stronie. Pole Wartość zostaje uzupełnione automatycznie na podstawie wartości bonu. Jeśli wartość ta wynosi 0, wówczas użytkownik może określić ją ręcznie i zostanie ona przeniesiona na bon. Po zatwierdzeniu noty debetowej nastąpi:

• weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
• aktywacja bonów
• aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów
• wygenerowanie odpowiednich dokumentów magazynowych RW
• powiązanie noty debetowej z widniejącymi na niej bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
• zapisanie informacji o aktywowaniu bonu w Historii operacji

Zamówienie sprzedaży

Zamówienia sprzedaży mogą być wystawiane dla artykułów typu bon z niezaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty. Wystawianie dokumentów ZS dla artykułów typu bon odbywa się analogicznie, jak w przypadku zamówień sprzedaży dla pozostałych artykułów.