Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku, jak również wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.

Lista inwentaryzacji dostępna jest z poziomu menu głównego Magazyn –> (Zasoby) Inwentaryzacje.

Na dokument inwentaryzacji składają się:

• arkusze inwentaryzacyjne – artykuły/partie artykułów mogą zostać dodane do arkusza przed wykonaniem spisu z natury lub dopiero po jego wykonaniu w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu. Pierwszy sposób wykorzystywany jest najczęściej, gdy inwentaryzacji będą podlegać tylko wybrane artykuły. Drugi, gdy inwentaryzacji podlega cały magazyn lub sklep, a osoby wykonujące spis z natury nie poszukują konkretnych towarów, lecz inwentaryzują wskazany fragment magazynu lub sklepu.
• odczyty powiązane z arkuszami – jeśli artykuły/partie artykułów mają trafić na arkusze dopiero w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu, najlepiej wykorzystać w tym celu odczyty. Mogą one być uzupełniane artykułami/partiami artykułów na bieżąco podczas inwentaryzowania danego obszaru lub mogą zostać uzupełnione poprzez odczyt z kolektora już po dokonaniu spisu z natury. Wprowadzając kolejne partie artykułów na odczyty będą one automatycznie trafiać na powiązany z nimi arkusz. Zatwierdzając kolejne odczyty, ilości rzeczywiste z tych odczytów będą sumowane na arkuszu.

Proces inwentaryzacji można podzielić na trzy etapy:

• Etap 1 – określenie towarów, które mają zostać zinwentaryzowane oraz przygotowanie dokumentu inwentaryzacji
• Etap 2 – przeprowadzenie właściwego spisu z natury
• Etap 3 – wprowadzenie rzeczywistych ilości do systemu i wystawienie dokumentów korygujących rozbieżności

Dokument inwentaryzacyjny:

• dotyczy jednego wybranego magazynu. Jeśli inwentaryzacji ma podlegać więcej magazynów, należy dla każdego z nich stworzyć osobny dokument inwentaryzacji.
• może zawierać dowolną ilość arkuszy inwentaryzacyjnych, które zawierają wykaz towarów/partii towarów wraz z ilością wynikającą z dokumentów oraz ilością rzeczywistą.

Uprawnienia mające wpływ na przebieg/zakończenie inwentaryzacji:

• Automatyczne generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych podczas zatwierdzania inwentaryzacji
• Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych
• Inwentaryzacja – kontrola poprawności dokumentów
• Blokada artykułów do sprzedaży
• Zwalnianie rezerwacji
• Pobieranie zasobów przyjętych po dacie inwentaryzacji

Dodawanie formularza inwentaryzacji

Formularz nowego dokumentu inwentaryzacyjnego otwierany jest po wybraniu przycisku [Dodaj].

Zakładka Ogólne składa się z listy:

• arkuszy inwentaryzacyjnych
• odczytów, która domyślnie jest zwinięta

Nagłówek formularza inwentaryzacji zawiera następujące pola:

• numer dokumentu
• magazyn, dla którego tworzony jest dokument inwentaryzacji
• centrum, które jest właścicielem dokumentu (właściciela można zmienić do momentu dodania nowego arkusza inwentaryzacji)
• blokada artykułów
• zwalnianie rezerwacji
• aktualny stan dokumentu
• data zatwierdzenia – data ta nie podlega edycji i jest uzupełniania automatycznie podczas zatwierdzania inwentaryzacji.
  W przypadku gdy na arkuszu byłaby ona późniejsza, podczas zatwierdzania inwentaryzacji pojawi się komunikat z pytaniem dotyczącym aktualizacji daty zatwierdzenia dokumentu na najpóźniejszą datę wystawienia z arkusza.