Pod pojęciem planu kont należy rozumieć zbiór wszystkich kont księgowych przyjętych w danym podmiocie gospodarczym, powiązania między nimi oraz możliwe do wykonania na nich operacje.

Plan kont – informacje ogólne

Cechy planu kont:

• jest odrębny dla każdego centrum typu firma
• numer każdego konta może być alfanumeryczny
• ilość kont syntetycznych jest dowolna
• księgowania mogą odbywać się na koncie syntetycznym tylko wtedy, gdy nie posiada ono żadnych kont analitycznych
• konto analityczne może posiadać subanalitykę
• księgowanie może odbywać się jedynie na koncie na najniższym poziomie
• konta mogą być prowadzone w różnych walutach

Plan kont dostępny jest z poziomu Księgowość pod przyciskiem [Plan kont].

Plan konto może być wyświetlany jako:

• Drzewo – układ hierarchiczny
• Lista – układ płaski

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Dodaj konto na tym samym poziomie] – umożliwia dodanie konta na tym samym poziomie, co zaznaczone konto
• [Dodaj konto na niższym poziomie] – umożliwia dodanie konta podrzędnego w stosunku do konta zaznaczonego. Przycisk nieaktywny, jeżeli na zaznaczone konto rozpoczęto księgowanie lub jest to konto walutowe.
• [Edytuj konto] – umożliwia podgląd parametrów konta
• [Usuń konto] – umożliwia usuniecie konta. Konto księgowe można usunąć, jeżeli nie zostało jeszcze użyte w systemie na np. dekrecie, nocie memoriałowej, operacji kasowej/bankowej (jako konto przeciwstawne).
• [Zwiń wszystko] – w przypadku struktury drzewiastej pozwala zwinąć plan kont do kont syntetycznych
• [Rozwiń wszystko] – w przypadku struktury drzewiastej pozwala rozwinąć plan kont do postaci uwzględniającej zarówno konta syntetyczne jak i analityczne
• [Zapisy księgowe] – umożliwia wyświetlenie zapisów księgowych dla wybranego konta
• [Obroty i salda] – umożliwia wyliczenie zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta
• [Rozrachunki] – umożliwia wyświetlenie listy rozrachunków dla wybranego konta. Wywołanie listy rozrachunków możliwe jest dla konta na najniższym poziomie.
• [Generator planu kont] – umożliwia wygenerowanie wzorcowego planu kont. Przycisk dostępny do momentu dodania pierwszego konta księgowego.
• [Eksportuj] oraz [Importuj] – umożliwiają eksport oraz import planu kont
• [Aktualizuj plan kont] – umożliwia aktualizacje planu kont na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. System przenosi jedynie konta z zaznaczonym parametrem Twórz konto w następnym okresie, które nie istnieją jeszcze w bieżącym okresie. Podczas aktualizacji planu kont przenoszone są również schematy numeracji kont. System aktualizuje powiązania na formularzu konta zgodnie z definicją schematów numeracji.

Filtrowanie planu kont

W oknie planu kont widoczne są pola:

Wpisz szukany numer konta…, Wpisz szukaną nazwę konta… – pozwala na szybkie wyszukiwanie konta poprzez wpisanie jego numeru lub nazwy. Po wpisaniu numeru lub nazwy szukane konto zostanie zaznaczone na planie kont.

Tylko aktywne – pozwala zawęzić plan kont do kont, które są oznaczone jako Aktywne

Bieżący okres obrachunkowy – wskazuje bieżący okres obrachunkowy, dla którego wyświetlany jest plan kont. Pole nieedytowalne.

Dodatkowe opcje filtrowania planu kont:

• Definicja maski – pozwala na wyświetlenie bądź ukrycie kont (parametr Bez kont z maski zaznaczony) zawierających podaną w polu frazę.

• Poziom – pozwala na określenie poziomu, według którego będą filtrowane konta. Dostępne wartości: Wszystkie (lista bez ograniczeń), 1 (konta poziomu 1), 2 (konta poziomu 1 i 2) itd., Tylko konta słownikowe, Najniższy poziom.
• Typ – umożliwia filtrowanie kont księgowych według typu konta. Dostępne wartości: Wszystkie, Bilansowe i wynikowe, Bilansowe, Wynikowe, Pozabilansowe, Rozrachunkowe.
• Od konta, Do konta – pozwala określić zakres wyświetlanych kont
• Uwzględniaj konta słownikowe – gdy parametr jest zaznaczony podczas filtrowania uwzględniane są analityczne konta słownikowe, gdy parametr jest odznaczony wyświetlane są tylko i wyłącznie syntetyczne konta słownikowe (bez kont słownikowych na poziomie analityki).

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Zestawienie obrotów i sald dla wybranego konta

W celu wyliczenia zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta należy zaznaczyć je na liście i wybrać przycisk [Obroty i salda] z grupy przycisków Zestawienia. Pojawi się okno obrotów i sald dla wybranego konta.

Wyliczenia można przeprowadzić dla wybranego okresu obrachunkowego, okresu cząstkowego, konkretnego zakresu czasowego, waluty konta. Wyliczenia mogą uwzględniać zapisy księgowe niezatwierdzone (zaznaczony parametr Uwzględnij bufor).

W celu przeliczenia zestawienia należy wybrać przycisk [Przelicz].

Generowanie wzorcowego planu kont

Za pomocą opcji generowania planu kont można utworzyć wzorcowy plan kont dla firmy.

Podczas generowania planu kont należy określić parametry, które wpływają na tworzone konta:

• Forma własności
• Rodzaj działalności
• Ewidencja kosztów

Import/Eksport planu kont

System umożliwia zaimportowanie planu kont z pliku XML lub XLS. Plik z planem kont może być wykorzystywany do tworzenia kont w różnych okresach obrachunkowych.

Plan kont zostanie zaimportowany, tylko jeżeli dane w pliku są poprawne. Jeżeli import konta się nie powiedzie (np. brak w systemie waluty konta), zostanie to odnotowane w logu importu, a konto zostanie pominięte.

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w biuletynie Comarch ERP Altum- Biuletyn techniczny – Import planu kont z wzorcowym planem kont.

Program pozwala również na eksportowanie planu kont do pliku XML lub XLS. Eksportowany plik nie jest powiązany z okresem obrachunkowym.