Informacje ogólne

Faktury sprzedaży (FS) oraz zakupu (FZ) są dokumentami handlowymi. Stanowią podstawę ewidencjonowania operacji sprzedaży oraz zakupu artykułów. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio, lista faktur sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Zatwierdzona faktura powinna być powiązana z odpowiednim dokumentem magazynowym – faktura sprzedaży z WZ, faktura zakupu z PZ. Dokumenty FS/FZ wpływają na zarezerwowaną/zamawianą ilość towaru lub na braki, widoczne na liście artykułów oraz stanów magazynowych kolejno w kolumnach Rezerwacje blokujące/Zamówienia oraz Braki. Nie powodują ruchu towaru na magazynie.

W systemie jest również dostępna funkcjonalność fiskalizacji opisana w artykule Fiskalizacja faktur.

Rozliczenie faktury z poziomu dokumentu

Istnieje kilka sposobów rozliczenia dokumentu z poziomu obszaru handlowego:

• z listy dokumentów – przycisk [Zapłać]
• z listy dokumentów – przycisk [Zatwierdź]
• z listy dokumentów – przycisk [Zatwierdź i zaksięguj]
• ze szczegółów dokumentu – przycisk [Zapłać] (dostępny tylko dla FS)
• ze szczegółów dokumentu – przycisk [Zatwierdź]
• ze szczegółów dokumentu – przycisk [Zatwierdź i zaksięguj]

Sposoby rozliczania dokumentów zostały szerzej opisane w podkategorii Rozliczenia.

Faktura sprzedaży

Funkcjonalności związane z fakturą sprzedaży dostępne są z poziomu zakładki Sprzedaż  Faktury.

Dokument FS można utworzyć:

• ręcznie, poprzez wybranie przycisku [Dodaj] na liście faktur sprzedaży
• wygenerować z dokumentów handlowych PAR, ZS
• wygenerować z dokumentu magazynowego WZ

Charakterystyczna dla dokumentu FS jest możliwość sprzedaży poniżej stanów magazynowych. Oznacza to, iż FS można wystawić na artykuł, którego stany magazynowe wynoszą zero. Więcej informacji dotyczących sprzedaży z brakami znajduje się w artykule Sprzedaż poniżej stanów magazynowych.

Faktura zakupu

Funkcjonalności związane z fakturą sprzedaży dostępne są z poziomu zakładki Zakup  Faktury.

Dokument FZ można utworzyć:

• ręcznie, poprzez wybranie przycisku [Dodaj] na liście faktur zakupu
• wygenerować z dokumentu handlowego ZZ
• wygenerować z dokumentu magazynowego PZ

Cechy charakterystyczne faktur sprzedaży oraz zakupu

Zapisana (niezatwierdzona) faktura posiada następujące cechy:

• podlega edycji
• można ją usunąć, co skutkuje usunięciem zamówienia (FZ) lub rezerwacji/braków z magazynu (FS)
• można ją zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub z poziomu listy faktur
• nie można jej zaksięgować
• generuje nierozliczoną płatność
• nie można wygenerować z niej żadnego innego dokumentu (WZ/PZ)
• nie można wygenerować do niej faktury zaliczkowej
• nie można wygenerować do niej żadnych korekt

Zatwierdzona faktura posiada następujące cechy:

• nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
• nie zmienia stanu ilościowego artykułu na magazynie, tworzy jedynie rezerwacje lub zamówienie
• nie można jej usunąć, a jedynie anulować – zmniejsza ilość w kolumnie Rezerwacje blokujące/Zamówienia oraz może tworzyć braki
• można ją zaksięgować
• generuje płatność, która w zależności od wybranej formy płatności może być od razu rozliczona lub nierozliczona
• generuje zapis w rejestrach VAT
• można wygenerować z niej inny dokument (WZ/PZ)
• można wygenerować do niej korekty wartościowe i ilościowe

Koszty dodatkowe

Na formularzu dokumentu FZ na zakładce Koszty dodatkowe  Ogólne, definiowane są koszty uwzględniane w wyliczaniu ceny nabycia zasobu danego artykułu. Możliwe jest wprowadzenie kosztów ręcznie w walucie systemowej lub poprzez wskazanie dokumentów kosztowych.

Z poziomu listy możliwe jest dodawanie, edycja oraz usuwanie poszczególnych kosztów dodatkowych, z podziałem na koszty ogólne oraz przypisane do konkretnej pozycju.

Poniżej tabeli kosztów dodatkowych, użytkownik ma możliwość określenia algorytmu podziału kosztów na poszczególne pozycje faktury.

Wśród dostępnych opcji użytkownik może wskazać algorytm:

• Ilościowy – rozkłada koszty proporcjonalnie do ilości poszczególnych pozycji faktury zakupu
• Wartościowy – rozkłada koszty proporcjonalnie do wartości poszczególnych pozycji faktury zakupu
• Wagowy netto – rozkłada koszty proporcjonalnie do wagi netto poszczególnych pozycji faktury zakupu po przeliczeniu ich na jednostkę podstawową masy, wg przelicznika z definicji jednostki wagi pozycji. Do wyliczenia kosztu użyta zostanie wartość w jednostce podstawowej. Wagi definiowane są dla każdej jednostki miary artykułu na karcie artykułu.
• Wagowy brutto – rozkłada koszty proporcjonalnie do wagi brutto poszczególnych pozycji faktury zakupu po przeliczeniu ich na jednostkę podstawową masy, wg przelicznika z definicji jednostki wagi pozycji. Do wyliczenia kosztu użyta zostanie wartość w jednostce podstawowej. Wagi definiowane są dla każdej jednostki miary artykułu na karcie artykułu.
• Objętościowy – rozkłada koszty proporcjonalnie do objętości poszczególnych pozycji faktury zakupu po przeliczeniu ich na jednostkę podstawową objętości, wg przelicznika z definicji jednostki objętości pozycji. Do wyliczenia kosztu użyta zostanie wartość w jednostce podstawowej. Objętość artykułu definiowana jest dla każdej jednostki miary danego artykułu na karcie artykułu.
• Dowolny – pozwala na podział kosztów według uznania użytkownika. Po wyborze sposobu dowolnego określenie, w jakich proporcjach mają zostać rozłożone koszty następuje na zakładce Koszty dodatkowe.

Ponadto koszty dodatkowe na dokumencie FZ wyróżniają się następującymi właściwościami:

• dodawanie oraz edycja kosztów dodatkowych jest możliwa wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie
• na dokumencie FZ wygenerowanym w procesie konsygnacji nie ma możliwości dodania kosztów dodatkowych wpływających na cenę nabycia
• nie ma możliwości wliczenia kosztów dodatkowych w podstawę podatku VAT na dokumencie FZ
• na dokumencie FZ wygenerowanym w procesie konsygnacji nie ma możliwości dodania kosztów dodatkowych wpływających na cenę nabycia

Faktury zaliczkowe są dokumentami handlowymi rejestrowanymi w wyniku otrzymania lub przekazania środków pieniężnych na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu. W chwili rozliczania transakcji sprzedaży/zakupu towarów lub usług wartość faktury zostaje pomniejszona o wartości wcześniej zarejestrowanych faktur zaliczkowych. Powodują one naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności.

Faktury zaliczkowe sprzedaży znajdują się w module Sprzedaż, na tej samej liście co faktury sprzedaży, a faktury zaliczkowe zakupu w module Zakup, na tej samej liście co faktury zakupu.

Cechy charakterystyczne faktury zaliczkowej sprzedaży oraz zakupu

Zapisana (niezatwierdzona) faktura zaliczkowa:

• podlega częściowej edycji
• można ją usunąć
• można ją zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub listy faktur
• nie można jej zaksięgować
• generuje nierozliczoną płatność

Zatwierdzona faktura zaliczkowa:

• nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
• nie można jej usunąć, a jedynie anulować
• można ją zaksięgować
• generuje płatność, która w zależności od wybranej formy płatności może być od razu rozliczona lub nierozliczona
• generuje zapis w rejestrach VAT
• można wygenerować do niej korektę wartościową

Generowanie faktury zaliczkowej

Dokumenty faktur zaliczkowych generuje się z zatwierdzonego lub realizowanego zamówienia sprzedaży/zakupu. Jest to możliwe poprzez zaznaczenie wybranego zamówienia na liście zamówień oraz wybranie przycisku [FSL]/[FZL] z grupy przycisków Generowanie. Akcja ta powoduje otworzenie nowego okna, do ustalenia wartości zaliczki.

W oknie należy określić łączną wysokośc zaliczki dla całego dokumentu, lub w rozbiciu jej na poszczególne stawki VAT występujące na zamówieniu, pobranej/przekazanej na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu elementów z zamówienia sprzedaży/zakupu.

Generowanie faktury zaliczkowej jest możliwe także na podstawie nierozliczonych operacji kasowych/bankowych jest możliwe na liście rozliczeń nabywców oraz liście rozliczeń dostawców dostępnych z poziomu zakładki Finanse. Operacja ta dostępna jest z listy operacji zawężonych do konkretnego kontrahenta i odpowiedniego typu operacji przychodowej lub rozchodowej. Wygenerowanie faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu jest możliwe wyłącznie na podstawie zapisów kasowych/bankowych zarejestrowanych w walucie zgodnej z walutą zamówienia, do którego ma zostać wygenerowana ta faktura.

W celu wystawienia nowej faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu należy wybrać operację kasową/bankową na rozliczeniach nabywców lub rozliczeniach dostawców oraz wybrać przycisk [Generuj FSL]/[Generuj FZL] z grupy przycisków Generowanie.

Modyfikacja faktury zaliczkowej

Większość pól na wygenerowanej fakturze zaliczkowej jest domyślnie uzupełniana danymi z dokumentu źródłowego. Pola niepodlegające edycji to:

• rodzaj transakcji
• stawki VAT
• waluta dokumentu
• elementy zamówienia
• forma i warunki związane z terminem płatności
• tabelka VAT na fakturze zaliczkowej zakupu

Kierunek VAT oraz agregacja VAT zawsze przyjmują wartości od brutto i VAT od sumy wartości, bez względu na ustawienia na zamówieniu sprzedaży/zakupu, wskutek czego kwota zaliczki zawsze prezentowana jest w kwocie brutto.

Parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL

Na francuskiej wersji bazy danych, na wzorcu grupy artykułów, na karcie artykułu oraz fakturze zaliczkowej został udostępniony do edycji parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL.

W przypadku generowania faktury zaliczkowej do zamówienia, na zakładce Elementy zamówienia na fakturze zaliczkowej dostępna będzie do edycji dodatkowa kolumna Pobieraj VAT. Dla transakcji krajowych, ustawienia parametru są domyślnie pobierane z karty danego artykułu, istnieje jednak możliwość jego edycji do momentu zatwierdzenia faktury zaliczkowej.

W przypadku, gdy na formularzu faktury zaliczkowej ustawiony jest rodzaj transakcji:

• Krajowa – wartość parametru Pobieraj VAT zostanie przeniesiona z karty artykuły; możliwa jest jego edycja na fakturze zaliczkowej
• Wewnątrzwspólnotowa oraz Pozaunijna – parametr Pobieraj VAT jest zawsze zaznaczony, bez możliwości jego modyfikacji

Jeśli na liście elementów zamówienia na fakturze zaliczkowej parametr Pobieraj VAT jest odznaczony, system zachowa się w następująco:

• element jest traktowany jakby nie podlegał podatkowi VAT; w tabelce VAT wartość tego elementu jest uwzględniona ze stawką NP, czyli nie podlega
• do wyliczenia kwoty maksymalnej zaliczki, pod uwagę będzie brana wartość brutto zamówienia, z którego wygenerowano fakturę zaliczkową
• zaznaczenie/odznaczenie parametru Pobieraj VAT na fakturze zaliczkowej spowoduje ponowne rozbicie kwoty zaliczki na odpowiednie stawki VAT

Rozliczanie faktury zaliczkowej na fakturze końcowej

W tabelce VAT (znajdującej się na zakładce Kwoty) na fakturze końcowej znajdują się stawki VAT występujące na tej fakturze oraz stawki VAT z uwzględnionych do odliczenia faktur zaliczkowych (zaznaczone parametrem w kolumnie Odlicz na zakładce Kwoty). Kwoty dla stawek VAT z uwzględnionych faktur zaliczkowych będą przyjmowały wartość ujemną, pomniejszając tym samym wartość pozostałą do rozliczenia.

Na zakładce Kwoty na fakturze końcowej znajduje się także sekcja Faktury zaliczkowe, która zawiera listę faktur zaliczkowych wystawionych do tego samego zamówienia co faktura końcowa. Z poziomu tej listy można:

• podnieść do edycji zamówienie lub wybraną fakturę zaliczkową
• sprawdzić kwotę do odliczenia
• ręcznie ustalić odliczaną kwotę, jednak może być ona jedynie mniejsza lub równa wartości faktury zaliczkowej
• wyłączyć z odliczenia fakturę zaliczkową poprzez odznaczenie parametru Odlicz

W wersji francuskiej, po odliczeniu od faktury końcowej faktur zaliczkowych, na zakładce Ogólne nie ulegnie zmianie wyświetlana wartość Netto i Brutto. Kwotę brutto zaliczki jaka została odliczona, można znaleźć w polu Faktury zaliczkowe znajdującym się pod wartością brutto dokumentu.

Zamówienia sprzedaży (ZS) oraz zakupu (ZZ) są dokumentami handlowymi. Zamówienia sprzedaży wystawiane są na artykuły, których kupnem zainteresowany jest dany klient. Może to być artykuł zarówno typu towar, komplet, jak i usługa. Zamówienia zakupu dokumentują zdarzenia zamawiania towarów lub usług u dostawców/sprzedawców.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio – lista zamówień sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Cechy charakterystyczne dla zamówień

• powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT oraz generują płatności, ale nie podlegającą rozliczeniu
• zamówienia nie muszą być wystawione na konkretnego kontrahenta
• zamówienia mogą być zatwierdzane, otwierane i zamykane seryjnie
• zmiana daty wystawienia dokumentu wpływa na zmianę daty realizacji – data realizacji jest równa dacie wystawienia powiększonej o ilość dni określonych dla daty realizacji
• w sekcji Subpozycje na poszczególnych pozycjach zamówień wyświetlane są tylko te subpozycje, które nie zostały jeszcze zrealizowane

Zamykanie i otwieranie zamówień

Dokumenty zamówień mają charakterystyczne tylko dla nich opcje zamykania i otwierania.

• Otworzyć można zamówienie będące w stanie zatwierdzonym, którego realizacja jeszcze się nie rozpoczęła. Przyjmuje ono wtedy ponownie stan Niezatwierdzone i można na nim dokonać dowolnej modyfikacji, po czym ponownie zatwierdzić lub usunąć.
• Zamknięcie zamówienia oznacza zakończenie jego realizacji, np. z powodu rezygnacji klienta z części towarów. Zamknąć można zamówienia w stanie zatwierdzonym lub w realizacji, ale tylko, jeśli dokumenty wygenerowane z takich zamówień są zatwierdzone. Zamknięcie zamówienia powoduje usunięcie rezerwacji z ewidencji stanów magazynowych. Zamkniętego zamówienia nie można już otworzyć.

Wyłączenie elementów zamówienia z realizacji

W systemie istnieje możliwość wyłączenia z realizacji elementów zamówienia, w tym celu w wybranym centrum na definicji dokumentu zamówienia powinien zostać zaznaczony parametr Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia.

Po zaznaczeniu uprawnienia Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia na szczegółach dokumentu ZS/ZZ oraz na szczegółach elementu ZS/ZZ dostępny jest przycisk [Wyłącz z realizacji]. Przycisk jest aktywny na zamówieniach będących w stanie Zatwierdzonym oraz W realizacji.

Żeby wyłączyć element zamówienia z realizacji:

• wybrana pozycja/subpozycja musi pochodzić z magazynu dostępnego w centrum, z którego wykonywana jest operacja
• wygenerowane z zamówienia dokumenty (WZ/FS/PAR/FZ/PZ) nie mogą być w stanie niezatwierdzonym
• pozycja nie może być w pełni zrealizowana, a po wyłączeniu pozycji z realizacji odpowiednio zostanie pomniejszona ilość: rezerwacji/ zamówień

Żeby wyłączyć subpozycje zamówienia z realizacji:

• wybrana pozycja/subpozycja musi pochodzić z magazynu dostępnego w centrum, z którego wykonywana jest operacja
• wygenerowane z zamówienia dokumenty (WZ/FS/PAR/FZ/PZ) nie mogą być w stanie niezatwierdzonym
• Wyłączyć z realizacji można jedynie te subpozycje/elementy, które nie zostały jeszcze zrealizowane

Magazyn na zamówieniach

Użytkownik ma możliwość określenia magazynu, na który ma trafić dostarczony lub z którego ma zostać pobrany towar oraz wartości poszczególnych cech przypisanych do artykułu, wpływających na partie. Magazyn można określić już w nagłówku dokumentu.

Określając magazyn dopiero na subpozycjach, każdy z nich może zostać przypisany do innego magazynu. Opcja ta jest jednak niedostępna, jeśli na definicji dokumentu ZS/ZZ został zaznaczony parametr Operacje na jednym magazynie.

Zamówienie sprzedaży

ZS powoduje jedynie rezerwację artykułu, widoczną na liście artykułów w kolumnie Rezerwacje blokujące. Jeśli podczas dodawania elementu na zamówienie sprzedaży nie ma wystarczających zasobów lub użytkownik odznaczy parametr Rezerwuj zasoby, umieszczony w nagłówku dokumentu, wówczas elementy zamówienia nie są wiązane z konkretnymi zasobami na magazynie.

Lista wystawionych zamówień znajduje się na zakładce Sprzedaż  Zamówienia.

Generowanie dokumentów z zamówienia sprzedaży

Z zamówienia sprzedaży możliwe jest generowanie:

• z jednego zamówienia – jedną lub wiele FS lub WZ
• z wielu zamówień – jednej faktury sprzedaży lub dokumentu magazynowego, kiedy zamówienia:
  • dotyczą tego samego kontrahenta
  • wystawione są w tej samej walucie
  • mają ustawione te same kierunki i agregacje VAT
  • towar pobierany będzie na jeden magazyn – w przypadku generowania dokumentu magazynowego WZ
• z wielu zamówień – wiele faktur sprzedaży i dokumentów magazynowych, kiedy:
  • dotyczą różnych kontrahentów
  • wystawione są w różnych walutach
  • mają ustawione różne kierunki i agregację VAT
  • towar zdejmowany będzie z więcej niż jednego magazynu – w przypadku generowania dokumentu magazynowego WZ
• z dokumentu ZS można wygenerować także PAR, FSL, ZZ, ZWE oraz MM- (tylko w przypadku obsługi konsygnacji)

W sytuacji, gdy klient zamawia towar, którego nie ma aktualnie na stanie, użytkownik może wygenerować odpowiednie ZZ z ZS do dostawców, by umożliwić późniejszą realizację zamówienia klienta.

Na dokument ZS zasoby można pobrać zarówno automatycznie, jak i ręcznie.

Zamówienie zakupu

Wystawienie zamówienia zakupu powoduje zwiększenie ilości w kolumnie Zamówienia na liście artykułów, informującej jaka ilość danego artykułu może trafić w niedługim czasie na magazyn.

Lista wystawionych zamówień znajduje się na zakładce Zakup  Zamówienia.

Generowanie dokumentów z zamówienia zakupu

Możliwe jest generowanie:

• z jednego zamówienia – jedną lub wiele FZ lub PZ
• z wielu zamówień – jednej faktury zakupu lub dokumentu magazynowego, kiedy zamówienia:
  • dotyczą tego samego kontrahenta
  • wystawione są w tej samej walucie
  • mają ustawione te same kierunki i agregacje VAT
  • towar przyjmowany będzie na jeden magazyn – w przypadku generowania dokumentu magazynowego PZ
• z wielu zamówień – wiele faktur zakupu i dokumentów magazynowych, kiedy:
  • dotyczą różnych kontrahentów
  • wystawione są w różnych walutach
  • mają ustawione różne kierunki i agregację VAT
  • towar przyjmowany będzie z więcej niż jednego magazynu – w przypadku generowania dokumentu magazynowego PZ
• z zamówienia zakupu można wygenerować także FZ, PZ oraz FZL

Paragon jest dokumentem handlowym ewidencjonującym sprzedaż detaliczną. Potwierdza dokonanie zakupu i wydawany jest w postaci wydruku przez sprzedawców posiadających kasy fiskalne lub drukarki fiskalne. Zawiera podstawowe informacje o cenie produktu, naliczonych podatkach, a także dane sprzedawcy. Wystawiony paragon generuje płatność, ale nie skutkuje powstaniem zapisu w rejestrach VAT.

Lista paragonów umieszczona jest w menu głównym na zakładce Sprzedaż  Paragony.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Cechy charakterystyczne dokumentu PAR

• można go zatwierdzić bez wyboru kontrahenta (kontrahent Nieokreślony)
• zatwierdzony paragon można przekształcić do faktury sprzedaży
• paragon nie jest ujmowany w rejestrze VAT
• paragon jest wystawiany tylko i wyłącznie w walucie systemowej. Płatności natomiast, mogą być w walutach obcych.
• parametr Kierunek VAT przyjmuje wartość Od brutto, bez możliwości jego zmiany
• podczas wystawiania paragonu dostępna jest funkcja Zatwierdź i fiskalizuj, powoduje ona jednoczesne zatwierdzenie i fiskalizację paragonu
• zatwierdzony paragon można zafiskalizować wiele razy

Generowanie dokumentów handlowych i magazynowych z paragonu

• z zatwierdzonego paragonu można wygenerować FS (jeżeli NIP nabywcy na paragonie jest zgodny z NIPem na wygenerowanej fakturze) lub WZ

• FS może zostać wygenerowana z kilku dokumentów PAR
• nie można wygenerować FS lub WZ z paragonu, który nie jest zatwierdzony lub został anulowany
• paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz
• nie ma możliwości generowania faktury z paragonu tylko na część pozycji
• przekształcenie paragonu do faktury może skutkować powstaniem zapisu w rejestrze VAT
• nie można wygenerować WZ z paragonu, z którego wcześniej wygenerowano FS, możliwa jest natomiast odwrotna sytuacja – z paragonu, do którego wygenerowano WZ można wygenerować FS
• jeśli na podstawie paragonu został wygenerowany inne dokument – najpierw należy anulować wygenerowany dokument, a następnie paragon

Generowanie faktur VAT do faktur wygenerowanych z paragonów

Aby paragon został ujęty w rejestrach VAT i na deklaracji VAT musi zostać ujęty na ZSD lub KSD. W polskiej wersji bazy danych użytkownik może również wygenerować zapisy w rejestrze VAT do faktur wystawionych do paragonów. Aby istniała taka możliwość z poziomu System  Konfiguracja  Księgowość należy zaznaczyć parametr Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów, który jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu w przypadku wygenerowania do paragonu dokumentu faktury lub jej korekt powstanie dokument faktury Vat lub dokument korekty faktury VAT.

Po zaznaczeniu parametru Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów na definicji dokumentów: FS/KIFS/KWFS użytkownik może określić do jakiego rejestru VAT ma trafić faktura VAT.

Blokada sprzedaży detalicznej

Aby istniała możliwość zablokowania sprzedaży detalicznej, na formularzu firmy powinna zostać wskazana grupa stawek VAT: VAT FR oraz powinien zostać zaznaczony parametr Zgodność z francuskimi przepisami VAT. Po spełnieniu powyższych warunków, użytkownik nie będzie miał możliwości:

• wykonywania operacji na paragonach oraz ich korektach (m.in. dodawania, usuwania, zatwierdzenia, zatwierdzania i księgowania, drukowania)
• generowania dokumentów PAR z zamówień oraz z dokumentów magazynowych
• wystawienia korekt paragonów wynikających z akcji reklamacji
• fiskalizowania faktur na drukarce
• wykonywania operacji (m.in zatwierdzenia, generowania korekt, anulowania) na fakturach sprzedaży, fakturach zaliczkowych oraz ich korektach (korekty wystawione do dokumentu i korekty ręczne) w przypadku, gdy na dokumencie nie został wskazany NIP kontrahenta

Operacje możliwe do wykonania przy włączonej blokadzie sprzedaży detalicznej:

• księgowanie
• dodawanie ZSD oraz KSD
• generowanie dokumentu magazynowego WZ

Funkcjonalność ta pozwala na obsługę zwrotu VAT dla podróżnych – TAX FREE. Osoby fizyczne niemające stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej mają prawo do otrzymania zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium Unii Europejskiej, jeśli te towary zostaną przez nie wywiezione. Sprzedawca wystawia nabywcy paragon fiskalny z podatkiem VAT naliczonym według stawek krajowych. Dodatkowo do paragonu dołączony zostaje wypełniony formularz dokumentu TAX FREE z wyszczególnionymi towarami, ich cenami oraz kwotą zapłaconego podatku.

Lista dokumentów Tax Free jest dostępna z poziomu menu głównego na zakładce Sprzedaż  Tax Free

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Dokument TAX FREE może zostać wygenerowany z zafiskalizowanego paragonu, nie możliwości dodania ręcznego do systemu.

Z poziomu zaznaczonego dokumentu PAR na liście paragonów, po wybraniu przycisku [TF] z sekcji generowanie, pojawi się formularz nowego dokumentu TAX FREE.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Dokument TAX FREE można wygenerować:

• tylko z zafiskalizowanego paragonu, nie ma możliwości wygenerowania TAX FREE do dokumentu korekty paragonu
• z jednego paragonu
• jeśli paragon ma stan zatwierdzony lub zaksięgowany
• jeśli dokument paragonu nie posiada korekt lub wszystkie korekty zostały anulowane
• jeśli do paragonu nie została wystawiona faktura sprzedaży
• z paragonu, dla którego nie wygenerowano dokumentu TAX FREE lub wygenerowany dokument TAX FREE został anulowany

Na dokumencie TAX FREE można zaznaczyć parametr Potwierdzenie wywozu. Jest on domyślnie odznaczony i dostępny do edycji tylko na zatwierdzonym dokumencie. W przypadku, gdy parametr zostanie:

• zaznaczony – utworzona zostanie płatność (zobowiązanie) na kwotę dokumentu
• odznaczony – płatność zostanie usunięta
• Parametr jest niedostępny do edycji w przypadku, gdy:
• dokument TAX FREE został ujęty w KSD
• dokument TAX FREE został zaksięgowany
• płatność została rozliczona w całości lub częściowo
• płatność została ujęta w ZPP, ZPZ

Można wystawić dokument TAX FREE na artykuł typu usługa zgodnie z tym, co zostało ujęte na paragonie. Jeżeli dokument TAX FREE ma zostać wygenerowany tylko na artykuł typu towar, konieczne jest oddzielne wystawianie paragonów na towary i usługi.

Oferty dokumentują propozycję handlową, z jaką sprzedawca wychodzi do kontrahenta. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT oraz generują płatność, lecz nie jest ona widoczna w harmonogramie płatności i nie podlega rozliczeniu.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio, lista ofert sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Termin realizacji oferty

• Termin na realizację oferty może zostać zdefiniowany poprzez liczbę dni liczonych od daty wystawienia oferty lub w formie konkretnej daty albo jako ilość dni od daty wystawienia zamówienia (zamówienie wystawiane po akceptacji oferty przez kontrahenta).
• Istnieje również możliwość określenia terminu realizacji poszczególnych elementów oferty.
• Pola Czas dostawy oraz Data realizacji na elementach ofert są ze sobą ściśle powiązane. Czas dostawy określa różnicę między datą wystawienia dokumentu a datą realizacji danego elementu. Zmiana wartości w tych polach powoduje ponowne przeliczenie dat.
• Oferta może mieć określony bądź nieokreślony termin ważności

Opcje potwierdzenia oferty

Standardowy proces biznesowy zakłada przekształcenie oferty sprzedaży/zakupu do zamówienia sprzedaży/zakupu, po uprzednim zaakceptowaniu jej warunków przez adresata oferty.

Reakcję na skierowaną do kontrahenta ofertę można odnotować na zatwierdzonym dokumencie poprzez wybór opcji potwierdzenia na szczegółach oferty:

• przyjęty
• odrzucony – po wyborze tej opcji pojawi się dodatkowe pole z listą, w którym można wskazać powód odrzucenia, zdefiniowany w obszarze Konfiguracja  (Ogólne)  Słowniki uniwersalne.

Generowanie zamówień do ofert

Do wygenerowania zamówienia niezbędne jest, by dokument oferty był zatwierdzony, data ważności jeszcze nie upłynęła i żeby nie posiadał on statusu Odrzucony. Podczas generowania zamówienia system uwzględni datę realizacji elementów i nagłówka oferty oraz pobierze podstawowe dane z oferty, w szczególności cenę i wartość pozycji w walucie dokumentu.

Ponadto generowanie zamówień z ofert kieruje się następującymi zasadami:

• nazwa artykułu na elemencie zamówienia jest ustalona na podstawie nazwy artykułu z elementu oferty, z możliwością edycji nazwy na dokumencie wygenerowanym (tylko przy zaznaczonym parametrze Edycja nazwy na karcie artykułu)
• ustalona na ofercie cena końcowa artykułów oraz wartość całej oferty, wyrażona w walucie oferty, nie ulega zmianie podczas przekształcania oferty w zamówienie i jest przeniesiona na zamówienie
• data realizacji na nagłówku zamówienia jest ustalona na poziomie największej daty spośród dat realizacji na elementach
• płatności na zamówieniu są ustalane na podstawie płatności przekształcanej oferty
• wraz z płatnością przeniesione są również warunki skonta
• jeżeli na płatności oferty sprzedaży określono konkretną datę planowanej płatności, ale data ta już upłynęła, wówczas warunki skonta nie są przenoszone (odbiorca oferty nie ma szans na to, aby zapłacić przed terminem)

Oferta sprzedaży

Oferty sprzedaży są wystawiane w celu zainteresowania klienta asortymentem i skłonienia go do dokonania zakupu.

Elementem oferty sprzedaży może być artykuł typu towar, komplet oraz usługa.

Funkcjonalność związana z ofertami sprzedaży dostępna jest z menu Sprzedaż  Oferty.

Pilnowanie marży minimalnej, a oferta

Jeśli w systemie włączone jest pilnowanie marży minimalnej, kontrola odbywa się już na ofercie sprzedaży. Mimo, że oferta nie pobiera zasobów z magazynu, cena zakupu niezbędna do wyliczenia minimalnej marży ustalana jest w oparciu o ostatnią cenę zakupu z dokumentów FZ.

Oferta zakupu

Oferta zakupu jest odzwierciedleniem oferty skierowanej do nas przez innego sprzedawcę/dostawcę w celu zaprezentowania swojego asortymentu i zachęcenia do dokonania zakupu.

Elementem oferty zakupu może być artykuł typu towar lub usługa. Nie ma możliwości wystawienia oferty zakupu na komplet.

Funkcjonalność związana z ofertami zakupu dostępna jest z menu Zakup  Oferty.

Generowanie cennika z OZ

Z poziomu szczegółów zatwierdzonej oferty zakupu, której data ważności jeszcze nie upłynęła, użytkownik może wygenerować cennik zwykły (nie ma możliwości wygenerowania cennika progowego z oferty).

W tym celu na szczegółach oferty należy zaznaczyć odpowiednie elementy i wybrać przycisk [Generuj cennik]. Dla zaznaczonych elementów system sprawdzi, czy na karcie artykułu mają one przypisane cechy, dla których zaznaczono parametr Cennik (zakładka Parametry  Cechy).

• jeśli nie znajdzie takich cech, umieści zaznaczone artykuły w cenniku wraz z cenami, jednostkami oraz czasem dostawy przypisanymi do nich na ofercie
• jeśli znajdzie takie cechy, wówczas umieści w cenniku zaznaczone artykuły, ale dodatkowo, w oparciu o partie danego artykułu, stworzy dla nich macierz możliwych kombinacji cech, dla których można zdefiniować indywidualną cenę
• jeśli w macierzy cech nie ma komórki odpowiadającej cechom na elemencie dokumentu OZ, wówczas cena nie zostanie dodana do cennika

Generowanie OS z OZ

Z zatwierdzonej oferty zakupu istnieje możliwość wygenerowania ofert sprzedaży.

W przypadku generowania oferty sprzedaży dla jednego kontrahenta, ceny artykułów na wygenerowanej ofercie pobierane są z aktualnego, aktywnego cennika rozchodowego, domyślnego dla danego kontrahenta. Dla ofert sprzedaży generowanych dla wielu kontrahentów użytkownik ma możliwość wskazania sposobu naliczania cen.

Podczas generowania oferty sprzedaży z oferty zakupu obowiązują określone zasady:

• system ustala ceny na OS na podstawie aktualnie obowiązujących cenników oraz promocji
• jako cena bazowa (cena zakupu), od której jest naliczana marża, pobierana jest cena ze źródłowej oferty zakupu
• nazwa artykułu na elemencie OS ustalana jest na podstawie elementu OZ, z możliwością edycji na OS (przy zaznaczonym parametrze Edycja nazwy na karcie artykułu)
• generowanie OS jest możliwe tylko, gdy oferta zakupu jest zatwierdzona, nie może być odrzucona ani anulowana
• nie można wygenerować OS z oferty zakupu, której data ważności już minęła
• data realizacji na elementach OS zostanie ustalona na poziomie późniejszej z dat – daty realizacji z elementu OZ lub daty realizacji ustalonej na podstawie czasu dostawy z cennika danego artykułu
• data realizacji na elemencie OS przyjmie taką samą formę, jak data realizacji na źródłowym elemencie OZ – konkretna data lub ilość dni od zamówienia
• data realizacji na nagłówku OS przyjmie taką formę, jak data realizacji na źródłowym OZ – jeśli źródłowych OZ jest wiele, wówczas system przyjmie formę z pierwszego z nich
• data realizacji na nagłówku OS zostanie ustalona na podstawie daty bieżącej, chyba że data ta jest wcześniejsza niż najpóźniejsza z dat na elementach oferty – wówczas zostanie odpowiednio przesunięta

Zapytania ofertowe stanowią niejako pierwszy krok w pełnym procesie sprzedaży/zakupu artykułu. Rozpoczyna go właśnie zapytanie ofertowe, które kolejno przechodzi w ofertę, zamówienie, kończąc na fakturze lub paragonie (w przypadku procesu sprzedaży).

Zapytania ofertowe mogą zawierać konkretne pozycje lub tylko ogólny opis pożądanego artykułu.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio, lista zapytań ofertowych sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Zapytanie ofertowe sprzedaży

Zapytanie ofertowe sprzedaży jest dokumentem odzwierciedlającym zainteresowanie klienta asortymentem – towarem, kompletem, usługą. Złożone w formie ustnej lub wysłane elektronicznie może być rejestrowane w systemie.

Funkcjonalność zapytań ofertowych sprzedaży dostępna jest z poziomu Sprzedaż  Zapytania.

Generowanie OS z ZOS

Generowanie ofert sprzedaży z zatwierdzonych zapytań ofertowych sprzedaży jest możliwe z poziomu:

• listy ZOS (z jednego lub wielu dokumentów ZOS)
• listy pozycji ZOS (dla jednej lub wielu zaznaczonych pozycji)
• zakładki Dokumenty skojarzone

Pola na formularzu nowego dokumentu OS przyjmują takie same wartości, jak analogiczne do nich pola na źródłowym ZOS. Przeniesiony zostaje również opis oraz lista pozycji, jeśli została zdefiniowana na ZOS.

System pozwala na generowanie OS z ZOS na dwa sposoby:

• według cennika kontrahenta – należy zaznaczyć wybrane pozycje lub dokumenty, po czym wybrać przycisk [Wygeneruj OS], zaznaczając opcję [wg cennika kontrahenta]
• na podstawie ofert dostawców – należy wybrać na liście dokumentów odpowiednie ZOS lub zaznaczyć pożądane pozycje na liście elementów ZOS oraz wybrać przycisk [Wygeneruj OS] z opcją [na podstawie ofert dostawców].

Generowanie ZOZ na podstawie ZOS

Generowanie zapytania ofertowego zakupu z zatwierdzonego zapytania ofertowego sprzedaży wykorzystywane jest w celu uzyskania informacji, w jakim terminie i po jakiej cenie możemy otrzymać dany towar.

Operacja generowania ZOZ jest możliwa dla jednego lub jednocześnie wielu kontrahentów:

• z poziomu listy ZOS (z jednego lub wielu ZOS jednocześnie)
• z poziomu listy pozycji ZOS (z jednej lub wielu zaznaczonych pozycji)

Zapytanie ofertowe zakupu

Zapytanie ofertowe zakupu kierowane jest do sprzedawcy/dostawcy, w celu uzyskania informacji, czy dysponuje on takim artykułem, który nas interesuje i czy jest w stanie nam go dostarczyć.

W wyniku akceptacji zapytania przez sprzedawcę, otrzymujemy ofertę sprzedaży, która do systemu wprowadzana jest jako oferta zakupu, powiązana ze złożonym przez nas zapytaniem ofertowym.

Funkcjonalność zapytań ofertowych zakupu dostępna jest z poziomu Zakup  Zapytania.

Generowanie OZ z ZOZ

Generowanie ofert zakupu z zatwierdzonych zapytań ofertowych zakupu jest możliwe z poziomu:

• listy ZOZ (z jednego lub wielu dokumentów ZOZ)
• listy pozycji ZOZ (dla jednej lub wielu zaznaczonych pozycji)

Na wygenerowanym dokumencie OZ:

• pola na formularzu przyjmują takie same wartości, jak analogiczne do nich pola na źródłowym ZOZ
• pozostałe wypełniane są wartościami pobieranymi z karty kontrahenta, na którego wystawiana jest oferta. Przeniesiony zostaje również opis.
• jeśli lista pozycji została zdefiniowana na ZOZ, zostanie przeniesiona na OZ

Ceny dla pozycji wygenerowanej oferty pobierane są z aktywnego, aktualnego cennika przychodowego, przypisanego do kontrahenta lub, jeśli kontrahent nie został przypisany do żadnego – z domyślnego dla aktywnego centrum cennika.

Podczas generowania ofert zakupu z wielu zapytań ofertowych zakupu, system wygeneruje tyle ofert, ilu jest różnych kontrahentów na dokumentach ZOZ. W przypadku oferty wygenerowanej z kilku zapytań, pozycje na takiej ofercie nie są agregowane, opis natomiast przenoszony jest z ZOZ o najniższym numerze spośród zaznaczonych.

Zestawienie sprzedaży detalicznej (ZSD) i korekta sprzedaży detalicznej (KSD) to dokumenty prezentujące łączną wartość sprzedaży detalicznej, ewidencjonowanej przy pomocy paragonów oraz ich korekt, w określonym przedziale czasu w danej firmie/centrum.

Dokumenty ZSD/KSD rejestrują sprzedaż w rozbiciu na wartość netto, brutto oraz stawki podatku VAT.

W wyniku zatwierdzenia ZSD/KSD automatycznie generowana jest faktura VAT sprzedaży/korekta faktury VAT sprzedaży. W ten sposób wartość sprzedaży zarejestrowana paragonami/korektami paragonów zostaje ujęta w rejestrze VAT.

Funkcjonalności związane z dokumentami zestawienia sprzedaży detalicznej i korekt sprzedaży detalicznej dostępne są z poziomu zakładki Sprzedaż  ZSD/KSD.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Automatyczne generowanie dokumentów ZSD/KSD

W systemie można określić częstotliwości powstawania dokumentów ZSD/KSD odrębnie dla każdego centrum. Parametr determinujący sposób generowania ZSD/KSD dostępny jest z poziomu Konfiguracja  Struktura firmy  Firma  Dokumenty.

Parametr może przyjmować wartości:

• Brak
• Dla każdego dokumentu
• Codziennie
• Co miesiąc

Po wskazaniu przez użytkownika opcji innej niż Brak, w momencie dodawania nowego dokumentu PAR/KIPAR/KWPAR, system sprawdzi, czy istnieje ZSD/KSD, do którego może dodać dany dokument.

Jeśli istnieje – system doda do niego wystawiany dokument.

Jeśli nie istnieje:

• w tle utworzy nowy dokument ZSD/KSD, ustawiając zakres dat zgodnie z wybraną opcją automatycznego generowania
• zapisze dokument w stanie niezatwierdzonym
• będzie do niego dodawał kolejne nowo tworzone dokumenty spełniające ustawione w nim kryteria

Ręczne generowanie dokumentów ZSD/KSD

W przypadku ręcznego tworzenia ZSD/KSD użytkownik ma możliwość dodawania paragonów/korekt z różnych centrów w ramach jednej firmy.

Aby użytkownik mógł dodać paragony/korekty do zestawienia:

• musi na formularzu dokumentu ZSD/KSD wybrać przycisk [Dodaj]
• wybrać z listy paragony/korekty zatwierdzone i wystawione w zdefiniowanym przedziale czasu

Na liście wyświetlone zostaną tylko te paragony, które nie zostały uwzględnione na innym zestawieniu.

Łącz wszystkie typy dokumentów na KSD

Na definicji dokumentu KSD (dostępnej z poziomu Konfiguracja  Struktura Firmy  Firma  edycja wybranej firmy/centrum  zakładka Dokumenty  edycja dokumentu KSD) znajduje się parametr Łącz wszystkie typy dokumentów.

• decyduje on o tym, czy na korekty sprzedaży detalicznej mają trafić korekty ilościowe i wartościowe paragonu oraz Tax Free
• parametr ten jest dostępny do edycji w przypadku, gdy w polu Automatyczne generowanie dokumentu wskazana jest inna opcja niż Brak
• parametr jest domyślnie zaznaczony

Dodatkowo na dokumencie KSD znajduje się parametr Typ dokumentu, użytkownik ma możliwość wskazania, jakie dokumenty mają zostać ujęte w zestawieniu, do wyboru są następujące opcje:

• <Wszystkie> – opcja domyślna, na dokumencie ujęte zostaną: korekty wartościowe i ilościowe paragonów oraz dokumenty Tax Free
• Korekta ilościowa paragonu
• Korekta wartościowa paragonu
• Tax Free

Zmiana wartości parametru możliwa jest do momentu dodania pierwszego dokumentu na KSD.

Zestawienie sprzedaży konsygnacyjnej służy do zgromadzenia informacji o całej sprzedaży zasobów przyjętych od jednego kontrahenta, do jednego magazynu konsygnacyjnego własnego, z danego okresu.

Dokładny opis obsługi konsygnacji można znaleźć w podkategorii Konsygnacja.

Zestawienie sprzedaży konsygnacyjnej odzwierciedla sprzedaż towarów z dostawy od konkretnego kontrahenta na magazyn konsygnacyjny własny w oparciu o dokumenty WZ. Na zestawieniu uwzględniana jest również „sprzedaż” dla nabywcy, gdzie towar z magazynu konsygnacyjnego przesuwany jest dokumentami MM na magazyn lokalny nabywcy.

Wykaz dokumentów ZSK oraz funkcjonalność z nimi związana dostępne są w module Sprzedaż  ZSK.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

W celu wystawienia nowego zestawienia, należy wybrać przycisk [Dodaj], który wywoła otwarcie nowego formularza.

Zakładka Ogólne jest nieco inna niż w pozostałych dokumentach handlowych. W nagłówku prezentowany jest:

• numer dokumentu
• sprzedawca, dla którego tworzone jest zestawienie
• magazyn, na który wprowadzony został zasób dostarczony przez danego sprzedawcę (może to być tylko i wyłącznie magazyn konsygnacyjny własny)
• centrum, w którym wystawiony jest dokument
• pole z miejscem na dodatkowy opis zestawienia
• aktualny stan dokumentu
• data wystawienia dokumentu
• wartość netto oraz brutto zestawienia
• zakres dat, w którym mieszczą się daty wystawienia dokumentów uwzględnianych na tworzonym ZSK

Lista pozycji ZSK prezentuje artykuły i ich ilość, jaka w zadanym okresie została rozchodowana poprzez dokumenty WZ i MM- z magazynu konsygnacyjnego własnego, będącego podstawą zestawienia.

Pozycje można dodać dopiero po wskazaniu sprzedawcy oraz magazynu. Wówczas, za pomocą przycisków [Dodaj WZ], [Dodaj MM-], użytkownik może wybrać konkretne dokumenty WZ lub/i MM-, z listy przefiltrowanej pod kątem dat, sprzedawcy oraz magazynu. Druga możliwość to automatyczne dodanie wszystkich dokumentów WZ i MM- spełniających założone kryteria – przycisk [Dodaj automatycznie].

Cechy charakterystyczne dokumentu ZSK

• na nagłówku dokumentu w polu Magazyn domyślnie ustawiany jest magazyn, dla którego w konfiguracji dokument ZSK został ustawiony jako domyślny, można jednak zmienić go na inny magazyn konsygnacyjny własny
• nie można wystawić ZSK na magazyn konsygnacyjny odbiorcy lub magazyn lokalny
• podczas dodawania artykułu do ZSK ilość przeliczana jest na jednostkę podstawową

Pobieranie cen na ZSK

Ceny poszczególnych pozycji pobierane są z aktualnego cennika przychodowego przypisanego do sprzedawcy wybranego na ZSK, w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu. Nie można ich edytować, są one wykorzystywane jedynie w celach informacyjnych.

Ceny mogą odbiegać od cen na PZ oraz FZ, które ostatecznie dokumentują zakup.

Generowanie dokumentu ZSK

Dokument ZSK można wygenerować z listy dokumentów WZ i MM-.

• generowanie możliwe jest dla jednego lub wielu zaznaczonych na liście dokumentów
• przy MM- mogą to być dokumenty, których magazynem źródłowym jest magazyn konsygnacyjny własny, a magazynem docelowym magazyn lokalny

Po zatwierdzeniu dokumentu ZSK, jest on przesyłany do sprzedawcy, który w odpowiedzi dostarcza fakturę sprzedaży, uwzględniającą dokładnie te same pozycje.

Funkcjonalność reklamacji przewiduje obsługę procesu reklamacyjnego na artykuły zakupione, zarówno przez kontrahentów (reklamacje sprzedażowe), jak i u kontrahentów (reklamacje zakupowe).

Reklamacje mogą być tworzone zarówno na artykuły o typie towar, jak i usługa.

Funkcjonalności związane z obsługą reklamacji, w zależności od typu reklamacji, dostępne są z poziomu zakladek Sprzedaż/Zakup à Reklamacje.

Status dokumentu reklamacyjnego jest uzależniony od etapu, na jakim znajduje się proces reklamacyjny. Dokument może przyjąć jeden z czterech statusów – Do rozpatrzenia, Uznana, Odrzucona, Zrealizowana.

Szerszy opis funkcjonalności związanych z mechanizmem reklamacji został przedstawiony w podkategorii Reklamacje.

Noty to dokumenty używane do zmniejszania/zwiększania zobowiązania nabywcy/sprzedawcy powstałego w wyniku transakcji handlowej. Wykorzystywane są również w przypadku sprzedaży bonów.

Wykaz not kredytowych/debetowych zarejestrowanych w systemie dostępny jest z poziomu modułu Sprzedaż/Zakup à Noty kredytowe/Noty debetowe.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Lista not, oprócz standardowych informacji dostępnych na większości list, prezentuje także Stan płatności. Pozwala szybko zweryfikować, czy dana nota została już rozliczona, czy też nie.

W celu zaewidencjonowania nowej noty kredytowej/debetowej, należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista, co powoduje otwarcie nowego formularza. Dla obu typów not formularz jest niemal identyczny. Podstawowa różnica to podzakładka Bony na nocie debetowej umożliwiająca rejestrację procesu sprzedaży bonów kwotowych.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Cechy charakterystyczne not:

• dokument noty może być wystawiony jedynie w walucie systemowej
• warunkiem koniecznym zatwierdzenia noty jest wskazanie kontrahenta oraz wprowadzenie wartości noty większej od 0. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy nota dokumentuje sprzedaż bonów. Wówczas dokument noty może zostać wystawiony na kontrahenta nieokreślonego.
• w celu rozliczenia faktury sprzedaży/zakupu notą kredytową/debetową, należy podnieść do edycji płatność utworzoną na fakturze i na zakładce Rozliczenia zaznaczyć parametr Kompensaty. Wówczas na liście dokumentów do rozliczenia, pojawią się odpowiednie noty, które nie rozliczyły jeszcze żadnego innego dokumentu.

Nota kredytowa

Nota kredytowa wystawiana jest przez sprzedawcę w celu odnotowania zobowiązania wobec nabywcy, ale w przeciwieństwie do korekt nie zawiera pozycji (artykułów).

Nota kredytowa znajduje zastosowanie w następujących przypadkach:

• wystawienie noty w wyniku niezgodnego zafakturowania ilości lub wartości z faktyczną dostawą. Zafakturowano większą ilość lub wartość towarów niż fizycznie dostarczono. W takim wypadku wystawiona zostaje nota kredytowa umożliwiająca kontrahentowi otrzymanie zniżki w wysokości otrzymanej noty podczas następnych zakupów.
• wystawienie noty na podstawie wcześniejszej umowy świadczącej o tym, że po zakupie towarów za określoną wartość kontrahent może otrzymać bonifikatę w postaci noty kredytowej

Nota debetowa

Dokument wykorzystywany jest w sytuacjach odwrotnych do noty kredytowej, gdy dostarczona ilość lub wartość towarów jest większa od tej znajdującej się na fakturze. Stosuje się go w celu dokumentowania należności powiązanych z transakcjami, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Dokumentem źródłowym noty debetowej może być dokument noty kredytowej wystawiony przez dostawcę lub dokument wewnętrzny, będący podstawą obciążenia danego kontrahenta.

Nota debetowa może dokumentować również sprzedaż bonów podarunkowych, ponieważ dopiero realizacja bonu, czyli fizyczne nabycie towaru poprzez wykorzystanie bonu towarowego (karty podarunkowej), jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

Dokładny opis wykorzystania bonów w systemie znajduje się w podkategorii Bony.

Faktury prowizyjne to narzędzie wykorzystywane do nagradzania kontrahentów, którzy dokonują największych wartościowo zakupów.

Lista faktur prowizyjnych umieszczona jest w module Sprzedaż. Ma ona charakter informacyjny. Zawiera wykaz wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie. Po określeniu przedziału czasowego (zamkniętego, otwartego lub otwartego z jednej strony) i wybraniu przycisku [Oblicz prowizję] na liście pojawi się informacja nt. sumy wartości brutto transakcji sprzedaży (faktury sprzedaży), w których brali udział, wypracowanej w ten sposób marży, wielkości procentowej prowizji, jaka przysługuje za uzyskaną kwotę oraz rzeczywistej wartości prowizji.

Właściwości faktur prowizyjnych w systemie:

• do zróżnicowania wielkości prowizji uzyskiwanych przez kontrahentów można zdefiniować odpowiednie progi, po przekroczeniu których procent wysokości prowizji odpowiednio wzrasta
• nie można zdefiniować takiej samej wielkości prowizji dla progów o różnych wartościach faktur. Analogicznie nie ma możliwości dodania dla jednej wartości faktur dwóch różnych wielkości prowizji.
• konfiguracja faktur prowizyjnych definiowana jest dla poszczególnej firmy
• z poziomu firmy głównej można zdefiniować limity i prowizje dla każdej firmy oraz globalny limit dla wszystkich firm
• w przypadku zalogowania do innej firmy niż firma główna istnieje możliwość definiowania limitów dla tej firmy oraz możliwość odczytywania limitów globalnych, jednak bez prawa modyfikacji

Konfiguracja progów dla faktur prowizyjnych

Konfiguracja progów dostępna jest z poziomu Konfiguracja  (Dokumenty)  Faktury prowizyjne.

W celu zdefiniowania nowego progu należy wybrać przycisk [Dodaj] umieszczony tuż nad listą lub w menu głównym, w grupie przycisków Lista. Liczba progów może być nieograniczona.

W nowym wierszu należy określić:

• minimalną wartość brutto faktur sprzedaży – kwota, jaką kontrahent musi przekroczyć, by uzyskać procentową wielkość prowizji
• odpowiadającą danemu progowi wartości faktur wielkość prowizji

Sposób obliczania prowizji uzależniony jest od wartości w parametrze Firma. Jeśli wskazana jest:

• Firma – wartość prowizji obliczana jest tylko dla kontrahentów dostępnych w danej firmie, dla której aktualnie jest wyliczana prowizja
• Opcja <Wszystkie> – wartość prowizji obliczana jest dla wszystkich dokumentów i kontrahentów bez względu na firmę. Dokumenty zostaną zsumowane wg waluty systemowej.

Korekty kosztu generowane są automatycznie po wykonaniu operacji powodujących zmianę kosztu własnego sprzedaży.

Dokument KK może zostać wygenerowany:

• podczas zatwierdzania lub anulowania KWPZ/KWPW, gdzie zasób wprowadzany przez korygowany dokument został już rozchodowany (KK do zatwierdzonych WZ, KIWZ, RW, KIRW, MM-, MM+)
• podczas zatwierdzania MM+, gdy do źródłowego dokumentu MM- istnieje korekta kosztu
• w momencie zatwierdzenia KIWZ/KIRW, jeżeli do źródłowego dokumentu WZ/RW istnieje korekta kosztu
• w przypadku anulowania dokumentów: WZ, KIWZ, RW, KIRW, MM-, MM+, jeżeli do tych dokumentów istnieje korekta kosztu
• w przypadku wystawienia lub anulowania ręcznej KWFZ
• w przypadku, gdy zasób został całkowicie skorygowany ilościowo, a na magazynie pozostała jeszcze wartość nabycia dla tego zasobu (np. gdy na KIPZ nie są uwzględniane koszty dodatkowe)

Koszt sprzedaży na dokumentach handlowych oraz ich korektach jest szacunkowy, jeśli wystawione są one przed dokumentem, który generuje ruch na magazynie. Rzeczywisty koszt naliczany jest na dokumentach WZ, wygenerowanych do dokumentów handlowych, na podstawie aktualnej wartości pobieranych zasobów.

Korekt kosztu nie można usunąć ani anulować, nie ma także możliwości ręcznego dodawania korekt. W momencie anulowania dokumentu, który spowodował wygenerowanie korekty kosztu, powstanie kolejna korekta kosztu, korygująca istniejącą. W przypadku zatwierdzania MM+, KIRW lub KIWZ, system wygeneruje jeden dokument KK na podstawie wszystkich dokumentów KK wygenerowanych do dokumentów źródłowych – MM-, RW, WZ.

Wykaz wygenerowanych korekt kosztu umieszczony jest w module Sprzedaż. Lista prezentuje informacje dotyczące:

• numeru korekty
• daty wystawienia, czyli daty faktycznej operacji generowania korekty (data bieżąca)
• daty korekty, czyli daty „zdarzenia”, które spowodowało wygenerowanie KK. W zależności od sytuacji, w wyniku której powstaje KK, data korekty na KK będzie pobierana z:
  • daty korekty z KWPZ, KIPZ
  • daty wystawienia z KWPW
  • daty wystawienia z MM+, KIWZ, KIRW
  • daty wpływu z KWFZ
• daty wydania, czyli daty „magazynowej”, w której został wydany/zwrócony towar, którego koszt własny zmienia daną KK. W zależności od dokumentu, do którego generowana jest KK, data wydania na KK ustalana jest na podstawie:
  • daty wydania z WZ
  • daty korekty z KIWZ, KIPZ, ręcznej KWFZ
  • daty wystawienia z RW, KIRW, MM-, MM+
• wartości korekty kosztu wyliczanej na podstawie wartości zakupu
• wartości korekty kosztu nabycia bazującej na wartości nabycia
• stanu dokumentu
• numeru dokumentu źródłowego, na skutek którego powstała korekta

Szczegóły korekty dostępne są po wybraniu przycisku [Podgląd], który jest umieszczony w grupie przycisków Lista w menu głównym. Na szczegółach korekty zakładki Dokumenty skojarzone, Atrybuty oraz Opis analityczny są standardowymi zakładkami dla dokumentów.

Na zakładce Elementy większość pól jest wyszarzona. Zmianom podlegają jedynie data korekty oraz data wydania, ale tylko do momentu zaksięgowania dokumentu.

Podobnie jak pozostałe dokumenty handlowe formularz korekty kosztu składa się z:

• nagłówka, w którym umieszczony jest numer dokumentu korekty,
• numer dokumentu źródłowego, który wywołał powstanie korekty,
• centrum, w którym wystawiono dokument,
• aktualnego stanu dokumentu (korekta zawsze generowana jest do stanu Zatwierdzony),
• daty wystawienia, korekty oraz wydania,
• wartości korekty kosztu i wartości korekty kosztu nabycia,
• listy elementów

Lista elementów prezentuje wykaz artykułów wraz z wartością korekty kosztu i korekty nabycia. Są to artykuły, których cena zakupu i cena nabycia zostały skorygowane w wyniku zatwierdzenia lub anulowania dokumentu źródłowego dla KK. Dla każdego elementu dostępny jest podgląd szczegółów.

„Apteczka” KK

To funkcjonalność, która poprawia błędne koszty wynikające z już istniejących dokumentów. Polega na ręcznym generowaniu dokumentów KK, ale bezpośrednio do dokumentów PZ – nie do dokumentów rozchodu, jak to ma miejsce w standardowych procesach automatycznego generowania dokumentów KK.

Przycisk odpowiedzialny za generowanie KK dostępny jest z poziomu karty i listy artykułów oraz karty i listy magazynów. Generowanie odbywa się dla:

• wskazanych artykułów – z listy artykułów (dla jednego lub kilku), z karty artykułu (dla wybranego artykułu)
• wskazanych magazynów – z listy magazynów (dla jednego lub wielu); podczas generowania brane są pod uwagę tylko subpozycje powiązane z wybranymi magazynami
• wskazanej partii – z poziomu karty magazynu z zakładki Stan magazynu -> Wg partii, po zaznaczeniu konkretnej partii; podczas generowania brane są pod uwagę tylko subpozycje powiązane z wybrany magazynem

System weryfikuje wartości na dokumencie PZ oraz powiązanych z nim dokumentach KWPZ, po czym porównuje je z wartościami na dokumentach rozchodowych, które pobrały zasób z danej PZ z uwzględnieniem KK, które powstały do tych dokumentów rozchodowych. Jeśli znajdzie rozbieżność, generuje dodatkowe dokumenty KK wyrównujące koszty, przy czym KK generowane jest bezpośrednio do PZ, a nie do dokumentów rozchodowych.

Podczas generowania mogą pojawiać się komunikaty informujące o tym, iż:

• generowanie może być czasochłonnym procesem – przed uruchomieniem generowania użytkownik jest o tym informowany
• nie została wygenerowana żadna KK, gdyż nie było takiej potrzeby
• została wygenerowana jedna lub wiele KK wraz z numerami tych korekt
• dla partii została rozchodowana większa ilość zasobów niż przyjęto na magazyn – w takiej sytuacji proces generowania KK jest anulowany

Dokumenty korekt, które powstają w wyniku takiego generowania:

• mają daty ustawione na datę bieżącą
• są powiązane z dokumentem przychodu, a nie z dokumentami rozchodu (generowane są jako zbiorcze korekty do dokumentów inicjujących zasób)
• powstają tylko do towarów

Funkcjonalność generowania dodatkowych KK jest ograniczona uprawnieniami dla grup operatorów. Aby udostępnić operatorom tę funkcjonalność, należy zaznaczyć parametr Generowanie naprawczych korekt kosztu na zakładce Inne uprawnienia dla danej grupy operatorów.

Funkcjonalność pozwala na ustalenie indywidualnych celów sprzedaży dla pracowników poszczególnych sklepów. Obliczanie wartości sprzedaży realizowane jest np. za pomocą dedykowanych raportów BI.

Cele sprzedaży można określić z poziomu Sprzedaż -> (Cele) Cele sprzedaży.

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule standardowe przyciski.

Na liście dostępne są kolumny:

• Aktywny
• Typ celu
• Nazwa
• Sklep
• Obowiązuje od/ Obowiązuje do
• Cel dla sklepu

Tworzenie nowego celu

Aby dodać nowy cel należy wybrać przycisk [Dodaj], po czym otwarty zostanie formularz jego definiowania.

Formularz celu sprzedaży składa się z:

Panelu bocznego – w którym dostępne są poniższe pola/parametry:

• Aktywny
• Nazwa
• Typ celu – lista nieedytowalna, pozwala na określenie przedziału czasu w jakim obowiązywać będzie dany cel. Do wyboru jest typ: Dzienny (domyślny), Tygodniowy, Miesięczny, Kwartalny, Roczny.
• Sklep – pole, w którym należy wskazać centrum powiązane ze stanowiskiem POS
• Obowiązuje od/Obowiązuje do – pozwala na określenie przedziału czasu, w którym obowiązuje dany cel
• Cel dla sklepu – parametr domyślnie odznaczony, po jego zaznaczeniu zostanie wyczyszczona i ukryta sekcja z Pracownikami

Na zakładce Parametry, w górnej części okna, w zależności od wskazanego typu celu dostępne będą poniższe kolumny:

• Priorytet (dostępne tylko dla opcji: Dzienny)
• Zastosowanie (dostępne tylko dla opcji: Dzienny) – lista nieedytowalna pozwalająca na wskazanie jednej z poniższych opcji:
  • Data/Okres
  • Dni tygodnia
  • Standardowy dzień
• Dni tygodnia (dostępne tylko dla opcji: Dzienny) – pole edytowalne tylko, gdy w kolumnie Zastosowanie wskazano opcję Dni tygodnia. Pole pozwala na wybranie z listy dni tygodnia lub opcji (Wybierz wszystkie)
• Data od/Data do (dostępne tylko dla opcji: Dzienny) – pole edytowalne tylko, gdy w kolumnie Zastosowanie wskazano opcję Data/Okres. Pola pozwalają na określenie przedziału czasu.
• Kwota – pole pozwalające na określenie wartości celu dla danego celu
• Waluta – waluta bazowa firmy, do której należy centrum powiązanego ze stanowiskiem POS, wskazane w nagłówku formularza
• Okres (dostępne tylko dla opcji: Miesięczny, Kwartalny, Roczny) – lista rozwijalna pozwalająca na wskazanie przedziału czasowego zgodne z wybranym okresem. Dla opcji:
  • Miesięczny – do wyboru są poszczególne miesiące lub opcja (Wybierz wszystkie)
  • Kwartalny – do wyboru są poszczególne kwartały
  • Roczny – do wyboru są lata

W sekcji Pracownicy należy wskazać pracownika, powiązanego z operatorem należącym do centrum wskazanego w polu Sklep.