Podziału płatności można dokonać za pomocą przycisku [Podziel] z poziomu:
zakładki Kwoty dokumentu posiadającego płatność
listy należności/zobowiązań
Przycisk [Podziel] na liście Należności
Uwaga
Nie można podzielić płatności rozliczonej i częściowo rozliczonej, płatności noty memoriałowej, płatności bilansu otwarcia i płatności dokumentu zaksięgowanego.
Po wybraniu przycisku [Podziel] wyświetlone zostaje okno składające się z dwóch zakładek – Nowa płatność i Dzielona płatność.
Okno podziału płatności
Na zakładce Nowa płatność należy wskazać kwotę nowo powstałej płatności, która musi być liczbą większą od 0 i mniejszą od wartości płatności dzielonej. Pozostałe dane są automatycznie przenoszone z dzielonej płatności. Na zakładce Nowa płatność użytkownik może zmienić walutę oraz wartości pól: Numer obcy, Płatność, Termin płatności, Ilość dni zwłoki, Spodziewany termin, Rejestr, Rozliczenie, Płatnik, Rachunek, VAT-ZD.
Na zakładce Dzielona płatność nie ma możliwości edycji żadnych danych. Program automatycznie aktualizuje kwotę dzielonej płatności jako różnicę pomiędzy kwotą pierwotnej płatności a kwotą nowej płatności
Przykład
Użytkownik wprowadził FS/1/2019 na kwotę 300 PLN z płatnością realizowaną przelewem. Okazało się jednak, że należność będzie realizowana w dwóch ratach – 250 PLN przelewem i 50 PLN gotówką. W celu podziału płatności należy:
zaznaczyć daną płatność na liście należności
wybrać przycisk [Podziel]
w oknie podziału planowanej płatności wpisać 50 PLN jako kwotę nowej płatności
zmienić formę płatności nowej płatności na gotówkę
System automatycznie zmienił kwotę dzielonej płatności na 250 PLN. Po zapisaniu płatności na liście należności/zobowiązań pojawiły się dwie niezależne płatności.
Uwaga
Przy zmianie waluty płatności przy jej dzieleniu pobierany jest automatycznie domyślny kurs dla waluty płatności, bez możliwości edycji.
Łączenie płatności
W systemie istnieje możliwość połączenia płatności dotyczących tego samego dokumentu. W tym celu należy:
zaznaczyć dane płatności z poziomu szczegółów dokumentu (zakładka Kwoty) lub na liście należności/zobowiązań
wybrać przycisk [Połącz]
Wyświetlone zostanie okno nowo powstałej płatności, której wartość jest równa sumie wszystkich zaznaczonych płatności. Wartość oraz waluta nowej płatności nie podlegają edycji. Pozostałe informacje zostają przejęte z połączonych płatności, z możliwością zmiany. Jeżeli połączone płatności różnią się formą płatności, rejestrem lub płatnikiem, to nowo powstała płatność nie będzie miała wybranej żadnej formy płatności, rejestru lub płatnika, z możliwością ręcznego wskazania tej wartości przez użytkownika.
Zasady łączenia płatności:
nie można łączyć płatności rozliczonych
nie można łączyć płatności o różnych typach, np. należności z zobowiązaniem
nie można łączyć płatności o różnych walutach
nie można łączyć płatności w walutach obcych o różnych kursach wymiany walut
nie można łączyć płatności powiązanych z różnymi dokumentami, np. dwóch płatności, z których jedna dotyczy FS/2013/00001 a druga FS/2013/00002
nie można łączyć płatności powiązanych z dokumentami handlowymi z płatnościami dodanymi ręcznie
nie można łączyć płatności podlegających rozliczeniu z płatnościami niepodlegającymi rozliczeniu
można łączyć płatności dla różnych płatników – na nowo powstałą płatność nie zostaje przeniesiony żaden płatnik
można łączyć płatności o różnych formach płatności/rejestrach – nowo powstała płatność nie będzie miała wybranej żadnej formy płatności/rejestru
Lista Należności i lista Zobowiązania
Lista Należności/Zobowiązania dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Należności]/[Zobowiązania].
Lista należności
Widoczność danych na listach uzależniona jest od centrum, do którego zalogowany jest operator. Dokument jest widoczny na liście jeżeli:
został dodany przez centrum bieżące (centrum, do którego zalogowany jest operator)
został dodany przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
został dodany przez centrum, które udostępnia go (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego
Uwaga
Na listach wyświetlane są wszystkie płatności, niezależnie od dostępności w danym centrum rejestrów kasowych/bankowych wskazanych na tych płatnościach. Jeżeli na płatności wskazany jest rejestr niedostępny w danym centrum struktury, płatność nie jest dostępna do edycji, a wyłącznie do podglądu.
Na listach należności i zobowiązań znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Połącz] – pozwala połączyć kilka płatności w jedną
[Dokument źródłowy] – przycisk jest dostępny wyłącznie dla płatności powstałych automatycznie podczas dodawania dokumentu. Pozwala wyświetlić dokument źródłowy płatności.
[Zapłać] – wybranie przycisku wyświetla formularz Potwierdzenie zapłaty, za pomocą którego można uregulować płatność poprzez automatyczne utworzenie operacji kasowej/bankowej
[Monity] – przycisk dostępny wyłącznie na liście należności. Pozwala wygenerować monit dla zaznaczonych płatności.
[Wezwania do zapłaty] – przycisk znajduje się wyłącznie na liście należności. Pozwala wygenerować wezwanie do zapłaty dla zaznaczonych na liście płatności .
[Noty odsetkowe] – przycisk znajduje się wyłącznie na liście należności. Pozwala wygenerować notę odsetkową dla zaznaczonych na liście płatności.
Lista Należności/Zobowiązania składa się z kolumn:
Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu
Numer obcy – numer wprowadzany przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji
Kod podmiotu – kod płatnika wskazanego na płatności
Kwota – wartość płatności
Pozostaje – kwota płatności pozostająca do rozliczenia
Do wysłania – kwota przelewu do wysłania
Termin – termin płatności
Waluta – waluta płatności, zależna od ustawień w filtrze
Forma płatności
Windykacja – kolumna dostępna wyłącznie na liście należności. Wyświetla numer dokumentu windykacyjnego, na którym została ujęta dana płatność.
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
Data dokumentu – data dokumentu z formularza płatności
Data wpływu – data wpływu z dokumentu źródłowego, a w przypadku jej braku data dokumentu z płatności
Kasa/Bank – nazwa rejestru wybranego na płatności
Kwota VAT – wyświetlana wyłącznie dla płatności, na których został zaznaczony parametr Podzielona płatność
Nazwa podmiotu – nazwa płatnika wskazanego na płatności
Numer bonu – numer bonu wskazany na płatności
Opis – opis wprowadzony na płatności
Opis dokumentu – opis wprowadzony na dokumencie źródłowym płatności
Rodzaj bonu – rodzaj bonu wskazany na płatności
Rozliczono – kwota, która została dotychczas rozliczona
Podzielona płatność – informuje, czy na danej płatności został zaznaczony parametr Podzielona płatność
Spodziewany termin – spodziewany termin płatności
Status
R – rozliczona
N – nierozliczona
NP – nie podlega rozliczeniu
Waluta systemowa – waluta firmy, w której został wystawiony dokument
Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
Wpływa na saldo – wskazuje, czy dana płatność ma wpływ na saldo rejestru
Uwaga
Należności/zobowiązania częściowo rozliczone posiadają status N – nierozliczona.
W prawym górnym rogu listy należności/zobowiązań dostępne są dwa parametry:
Pokaż dni zwłoki – zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie na liście dodatkowej kolumny Dni zwłoki, w której prezentowana jest liczba dni zwłoki po terminie płatności
Data skonta – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, bez możliwości zmiany. Data skonta wpływa na wyliczanie kwoty Do wysłania na zestawieniu poleceń przelewów. Więcej informacji znajduje się w artykule Zestawienia poleceń przelewów.
Na liście Należności/Zobowiązania dostępne są następujące obszary filtrowania:
Ogólne – pozwala filtrować według:
Stanu rozliczeń płatności – nierozliczone, rozliczone, niepodlegające, do wysłania
Podmiotu wskazanego na płatności – Wszyscy, Kontrahent, Wszyscy kontrahenci, Pracownik, Wszyscy pracownicy, Urząd, Wszystkie urzędy, Bank, Wszystkie banki
Waluty – <Wszystkie>,<Wszystkie w walucie syst.> oraz aktywne waluty zdefiniowane z poziomu Konfiguracja Waluty
Formy płatności – <Wszystkie> oraz aktywne płatności zdefiniowane z poziomu KonfiguracjaFinanseFormy płatności
Statusu dokumentu – <Wszystkie>, Zaksięgowane, Niezaksięgowane
Termin – pozwala filtrować według wartości:
Wg terminu – termin płatności. Dostępne opcje: Dowolny, Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc, Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.
Wg spodziewanego terminu – spodziewany termin płatności. Dostępne opcje: Dowolny, Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc, Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.
Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia. Zakres kwot umożliwia wybór konkretnego przedziału kwotowego.
Uwaga
Sumowanie na liście Należności/Zobowiązania jest możliwe wyłącznie po wybraniu w filtrze konkretnej waluty lub opcji Wszystkie w walucie systemowej. Jeżeli waluta systemowa wyświetlonych płatności jest różna, w podsumowaniu wyświetlana będzie wartość 0.
Należności/zobowiązania mogą zostać utworzone ręcznie z poziomu listy Należności/Zobowiązania/Preliminarz lub powstawać automatycznie podczas dodawania dokumentu posiadającego płatność.
Uwaga
Należności i zobowiązania wprowadzone ręcznie nie podlegają rozliczeniu.
W celu dodania płatności z poziomu listy należności/zobowiązań, należy z poziomu menu FinanseNależności/Zobowiązania wybrać przycisk [Dodaj].
Formularz należności
Formularz płatności składa się z elementów:
Panel boczny
Typ – typ płatności. Pole jest nieedytowalne i może przyjąć wartość: Należność, Zobowiązanie.
Wartość – kwota oraz waluta płatności. Jest to pole obligatoryjne.
Rozliczono – kwota dokumentu, która została rozliczona. Jest to pole nieedytowalne.
Do rozliczenia – różnica pomiędzy wartością należności/zobowiązania, a kwotą rozliczoną. Jest to pole nieedytowalne.
Numer – dla płatności dodawanych ręcznie jest to pole obligatoryjne, uzupełniane przez użytkownika. Dla płatności powstałych automatycznie pole uzupełniane jest o numer systemowy dokumentu źródłowego, bez możliwości edycji.
Numer obcy – dla płatności wprowadzanych ręcznie jest to dowolny numer wprowadzony przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji. Dla płatności powstałych automatycznie pole uzupełniane jest o numer obcy dokumentu źródłowego, z możliwością edycji przez użytkownika.
Data dokumentu – dla płatności dodawanych ręcznie jest to data wprowadzenia do systemu, którą można dowolnie edytować. Dla płatności powstałych automatycznie jest to data wystawienia dokumentu źródłowego, bez możliwości edycji.
Płatność – forma płatności, którą należy wybrać z listy rozwijalnej.
Termin płatności – termin w jakim należy uregulować płatność
Ilość dni zwłoki – liczba dni, o którą może nastąpić przesunięcie terminu płatności
Spodziewany termin – termin płatności skorygowany o ilość dni zwłoki
Rejestr – rejestr kasowy/bankowy, który należy wybrać z listy rozwijalnej. W przypadku przypisania rejestru do formy płatności (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Dostępność obiektów), zostanie on automatycznie uzupełniony po wybraniu tej formy na płatności.
Rozliczenie – dla płatności wprowadzanych ręcznie pole przyjmuje wartość Nie podlega, bez możliwości zmiany. Dla płatności powstałych automatycznie do wyboru są dwie wartości: Podlega i Nie podlega.
Płatnik – pole służące do wskazania podmiotu, z którym powiązana jest płatność. Dla należności domyślnie podpowiadany jest typ podmiotu Nabywca, natomiast dla zobowiązania Dostawca, z możliwością zmiany.
Waluty – typ, data i wartość kursu dla waluty płatności
Rachunek – automatycznie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego płatnika wskazanego na należności/zobowiązaniu. Użytkownik ma możliwość jego zmiany w ramach wszystkich aktywnych rachunków płatnika.
Bank – pole jest automatycznie uzupełniane o kod i nazwę banku właściwego dla rachunku bankowego. Przy każdorazowej zmianie rachunku bankowego na płatności pole jest aktualizowane.
Podzielona płatność – parametr dostępny wyłącznie, jeżeli na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości lub W księgowości i w handle. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Obsługa podzielonej płatności na płatnościach.
Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą płatności. Dla płatności powstałych automatycznie ustawiany jest właściciel dokumentu, z którym powiązana jest dana płatność, bez możliwości zmiany.
Uwaga
Jeżeli na dokumencie, do którego została wygenerowana płatność, został wskazany kontrahent będący podmiotem gospodarczym oraz wartość dokumentu przekracza limit kontroli określony w konfiguracji firmy, to przed zapisaniem dokumentu następuje weryfikacja formy płatności na płatności dokumentu. Jeżeli została wskazana forma płatności typu Gotówka to wyświetlony zostanie komunikat: „Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Tak/Nie.” Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Zakładka Kwoty.
Na polskiej wersji językowej bazy danych w panelu bocznym płatności dokumentów: FS, FSV, FZ, FZV, PAR, TF znajdują się dodatkowe parametry:
VAT-ZD
Tak – płatność zostanie uwzględniona na dokumencie Zawiadomienie ZD
Nie – płatność nie zostanie uwzględniona na dokumencie Zawiadomienie ZD
Poza systemem – płatność zostanie wykazana na dokumencie Zawiadomienie ZD po dokonaniu zapłaty
Zawiadomienie ZD – numer zawiadomienia, na którym została ujęta płatność
Zakładka Rozliczenia
Zakładka dostępna jest wyłącznie na płatności powstałej automatycznie podczas dodawania dokumentu posiadającego płatność. Składa się ona z trzech sekcji: Dokumenty do rozliczenia, Dokumenty rozliczone, Zestawienia poleceń przelewów oraz pola Opis.
Dla należności lista Dokumenty do rozliczenia wyświetla wszystkie nierozliczone operacje kasowe/bankowe o typie przychód i wartości dodatniej oraz o typie rozchód i wartości ujemnej, powiązane z tym samym kontrahentem co dana należność. Dla zobowiązań lista Dokumenty do rozliczenia wyświetla wszystkie nierozliczone operacje kasowe/bankowe o typie rozchód i wartości dodatniej oraz o typie przychód i wartości ujemnej, powiązane z tym samym kontrahentem co dane zobowiązanie.
Nad listą Dokumenty do rozliczenia dostępny jest parametr Kompensaty. Po zaznaczeniu parametru, na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostają płatności przeciwnego typu powiązane z tym samym płatnikiem (dla należności wyświetlone zostają nierozliczone zobowiązania, natomiast dla zobowiązania nierozliczone należności). Szczegółowy opis dokonywania kompensat płatności znajduje się w artykule Kompensata za pomocą przycisków [Powiąż], [Skompensuj].
Obok parametru Kompensaty znajduje się pole Właściciel, które pozwala ograniczyć wyświetlane dokumenty na liście wyłącznie do dokumentów wystawionych w wybranym centrum. Domyślna wartość tego pola to Wszystkie dostępne obiekty. Jeśli użytkownik nie ma uprawnienia do odczytu danej płatności, nie będzie ona widoczna na liście.
Lista Dokumenty do rozliczenia składa się z kolumn:
Numer dokumentu
Numer obcy
Kod podmiotu
Kwota – wartość operacji/płatności
Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
Waluta
Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
Kwota w walucie systemowej
Nazwa podmiotu
Pozostaje w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
Rozliczono – kwota, która została rozliczona
Rozliczono w walucie systemowej – kwota rozliczona wyrażona w walucie systemowej
Tytułem
Na liście Dokumenty rozliczone prezentowane są dokumenty, z którymi płatność została rozliczona lub skompensowana. Dokumenty, do których użytkownik nie ma uprawnień, wyświetlane są z zamaskowanymi danymi. Lista Dokumenty rozliczone składa się z kolumn:
Numer dokumentu
Numer obcy
Kod podmiotu
Rozliczono – kwota, która została rozliczona
Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
Waluta
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
Do rozliczenia w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
Kwota – wartość operacji/płatności
Kwota rozliczenia – kwota, która została rozliczona z daną płatnością
Kwota rozliczenia w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona z daną płatnością, wyrażona w walucie systemowej
Kwota w walucie systemowej – wartość operacji/płatności w walucie systemowej
Rozliczono w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona, wyrażona w walucie systemowej
Tytułem
Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
Na liście Zestawienia poleceń przelewów wyświetlane są dokumenty ZPP, na których znajduje się dana płatność. Lista ta składa się z kolumn:
Numer – numer dokumentu ZPP
Data przelewu – data przelewu z dokumentu ZPP
Kwota – kwota przelewu wskazana na ZPP dla danej płatności
Stan – stan dokumentu ZPP
Zakładka Podmiot
Zakładka zawiera dane płatnika tj. kod, nazwę, NIP, regon, pesel, adres, dane osoby kontaktowej. Informacje uzupełniane są automatycznie po wyborze płatnika w panelu bocznym płatności.
Zakładka Skonto
Zakładka dostępna jest wyłącznie na płatności powstałej automatycznie podczas dodawania dokumentu. Zawiera ona informacje dotyczące skonta zdefiniowanego na danej płatności. Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Definiowanie skonta.