Preliminarz dostarcza informacji o stanie rozliczeń oraz posiadanych środków pieniężnych.
Lista Preliminarz dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Preliminarz]. Składa się ona z dwóch zakładek – Preliminarz oraz Kalendarz.
Lista Preliminarz
Widoczność danych w preliminarzu uzależniona jest od centrum, do którego jest zalogowany operator. Płatności wyświetlane są w oparciu o właściciela dokumentu źródłowego. Dokument jest widoczny na liście, jeżeli:
został dodany przez centrum bieżące (centrum, do którego zalogowany jest operator)
został dodany przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
został dodany przez centrum, które udostępnia go (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego
Uwaga
W preliminarzu wyświetlane są wszystkie płatności, niezależnie od dostępności w bieżącym centrum rejestrów wskazanych na tych płatnościach. Jeżeli na płatności wskazany jest rejestr niedostępny w danym centrum, płatność taka możliwa jest do edycji jedynie w trybie do podglądu.
Uwaga
W preliminarzu wyświetlane są wyłącznie operacje wprowadzone do rejestrów dostępnych w bieżącym centrum.
Uwaga
Na dokumencie widoczna jest zawsze waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony.
Zakładka Preliminarz
Zakładka Preliminarz pozwala przeprowadzić analizę stanu płatności i operacji kasowych/bankowych oraz dokonać rozliczeń.
[Zapłać] – wyświetla formularz Potwierdzenie zapłaty, za pomocą którego można uregulować płatność poprzez automatyczne utworzenie operacji kasowej/bankowej
[Kompensaty] – generuje dokument kompensaty dla wskazanych płatności
[Płatności] – umożliwia dokonanie seryjnych zmian dla zaznaczonych płatności. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na płatnościach z zakładki Inne uprawnienia. Użytkownik ma możliwość zdecydowania o szczegółowości loga wyświetlanego podczas zmiany. Przy wykonywaniu zmian seryjnych obowiązują takie same zasady jak podczas ręcznej edycji płatności. Elementy, które mogą zostać zmienione:
Usunięcie rozliczeń i kompensat (wymaga uprawnień Wykonywanie rozliczeń/ Wykonywanie kompensat)
Okno parametrów zmiany seryjnej płatności
[Operacje] – umożliwia wykonanie seryjnych zmian dla zaznaczonych operacji. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na operacjach z zakładki Inne uprawnienia. Użytkownik ma możliwość zdecydowania o szczegółowości loga wyświetlanego podczas zmiany. Przy wykonywaniu zmian seryjnych obowiązują takie same zasady jak podczas ręcznej edycji operacji. Elementy, które mogą zostać zmienione:
Usunięcie rozliczeń i kompensat (wymaga uprawnień Wykonywanie rozliczeń/ Wykonywanie kompensat)
W prawym górnym rogu listy dostępny jest parametr Pokaż dni zwłoki, którego zaznaczenie powoduje wyświetlenie dodatkowej kolumny Dni zwłoki na liście płatności. Kolumna prezentuje liczbę dni, która upłynęła od terminu płatności nierozliczonej należności/zobowiązania.
Lista Preliminarz składa się z kolumn:
Numer dokumentu
Numer obcy – numer wprowadzany przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji
Kod podmiotu – kod płatnika na płatności i kod podmiotu na operacji
Wpływy – kwota należności lub przychodu
Wydatki – kwota zobowiązania lub rozchodu
Termin/Data – termin płatności dla płatności lub data dokumentu dla operacji k/b
Waluta – waluta dokumentu, zależna od ustawień w filtrze
Forma płatności
Status
R – rozliczona
N – nierozliczona
NP – nie podlega rozliczeniu
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
Data dokumentu/operacji – dla płatności jest to data dokumentu z formularza płatności, natomiast dla operacji data z formularza operacji
Dni zwłoki – liczba dni, która upłynęła od terminu płatności nierozliczonej należności/zobowiązania. Po zaznaczeniu parametru Pokaż dni zwłoki kolumna zostaje automatycznie wyświetlona na liście.
Kasa/Bank – nazwa rejestru wskazanego na dokumencie
Kwota VAT – wyświetlana wyłącznie dla płatności i operacji bankowych, na których został zaznaczony parametr Podzielona płatność
Należność – kwota płatności o typie Należność lub operacji rozchodowej
Należność – pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia
Nazwa podmiotu – nazwa płatnika wskazanego na płatności i nazwa podmiotu na operacji
Numer bonu – numer bonu wskazany na płatności lub operacji
Opis – opis płatności dla płatności i zawartość pola Tytułem dla operacji kasowej/bankowej
Opis dokumentu – opis wprowadzony na dokumencie źródłowym płatności i opis operacji dla operacji kasowej/bankowej
Polecenia przelewów – numer dokumentu zestawienia poleceń przelewów, na którym została ujęta dana płatność
Pozostaje – kwota operacji/płatności pozostająca do rozliczenia. Należności wykazywane są ze znakiem plus, a zobowiązania ze znakiem minus, zgodnie z zasadami przedstawionymi w poniższej tabeli.
Klasyfikacja kwot
Typ obiektu
Typ kwoty
Znak
Planowana płatność (dokumentu źródłowego)
Należność >0
Należność, znak dodatni
Planowana płatność (dokumentu źródłowego)
Zobowiązanie >0
Zobowiązanie, znak ujemny
Operacja kasowa/bankowa
Przychód >0
Zobowiązanie, znak ujemny
Operacja kasowa/bankowa
Rozchód >0
Należność, znak dodatni
Rodzaj bonu – rodzaj bonu wskazany na płatności lub operacji
Rozliczono – kwota, która została dotychczas rozliczona
Waluta systemowa – waluta firmy, w której został wystawiony dokument
Wartość – wartość płatności lub operacji k/b z punktu widzenia rozliczeń (należność ze znakiem plus, a zobowiązanie ze znakiem minus)
Windykacja – numer dokumentu windykacyjnego, na którym została ujęta dana płatność
Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
Wpływa na saldo – wskazuje, czy dana operacja lub płatność ma wpływ na saldo rejestru
Zaległość – jeżeli dana płatność jest przeterminowana (dni zwłoki > 0), w kolumnie zostanie wyświetlony wykrzyknik
Zobowiązanie – kwota płatności o typie Zobowiązanie lub operacji przychodowej
Zobowiązanie – pozostaje – kwota zobowiązania pozostająca do rozliczenia
Uwaga
W kolumnach Wpływy i Wydatki dla płatności wykazywane są kwoty pozostające do rozliczenia, a dla operacji kasowych/bankowych wartość dokumentu.
Filtrowanie na zakładce Preliminarz
Na zakładce Preliminarz dostępne są następujące obszary filtrowania:
Ogólne – pozwala filtrować według:
Podmiotu wskazanego na płatności/operacji – Wszyscy, Kontrahent, Wszyscy kontrahenci, Pracownik, Wszyscy pracownicy, Urząd, Wszystkie urzędy, Bank, Wszystkie banki, Brak
Waluty – w ramach filtra dostępne są wartości: <Wszystkie>, <Wszystkie w walucie syst.> oraz aktywne waluty
Formy płatności – w ramach filtra dostępne są aktywne formy płatności
Korekty podatku – w ramach filtra dostępne są wartości: VAT, Podatek dochodowy, Brak. Po wybraniu wartości VAT i przefiltrowaniu listy, zostaną wyświetlone wyłącznie płatności oraz pojawią się dodatkowe kolumny: Termin płatności dla VAT oraz Dni zwłoki dla VAT (wartość ze znakiem minus oznacza liczbę dni pozostająca na uregulowanie płatności, natomiast wartość ze znakiem plus oznacza liczbę dni po terminie płatności). Pozwala to uzyskać informacje na temat płatności, które powinny zostać uregulowane w celu uniknięcia konieczności korygowania podatku VAT naliczonego oraz na temat płatności, które nie zostały zapłacone przez kontrahentów i dają prawo do obniżenia podatku VAT należnego. Po wybraniu wartości Podatek dochodowy i przefiltrowaniu listy, zostaną wyświetlone wyłącznie płatności o terminie płatności późniejszym niż 31 grudnia 2019 roku oraz pojawią się dwie dodatkowe kolumny: Pł. dla podatku doch. (termin płatności powiększony o 90 dni ) oraz Dni zwłoki dla pod. doch. (wartość ze znakiem minus oznacza liczbę dni pozostającą do terminu płatności dla podatku dochodowego, natomiast wartość ze znakiem plus liczbę dni po terminie płatności dla podatku dochodowego).
Zakres dat – umożliwia filtrowanie według terminu płatności dla płatności oraz według daty dokumentu dla operacji k/b. W ramach filtra dostępne są wartości: Dowolny, Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc, Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.
Płatności – umożliwia filtrowanie według:
Typu płatności – <Wszystkie>, Należności, Zobowiązania, Brak
Stanu rozliczeń płatności – nierozliczone, rozliczone, niepodlegające
Statusu dokumentu – <Wszystkie>, Zaksięgowane, Niezaksięgowane
Parametru Podzielona płatność na płatności –filtr widoczny wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości lub W księgowości i w handlu. W ramach filtra dostępne są wartości: <Wszystkie>, Nie, Tak
Stanu rozliczeń operacji – nierozliczone, rozliczone, niepodlegające
Statusu dokumentu – <Wszystkie>, Zaksięgowane, Niezaksięgowane
Parametru Podzielona płatność na operacji – filtr widoczny wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości lub W księgowości i w handlu. W ramach filtra dostępne są wartości: <Wszystkie>, Nie, Nie + Zapłaty, Zapłaty, Operacje VAT, Zapłaty + Operacje VAT
Typu rejestru – wyświetlane są rejestry dostępne w danym centrum. Wartość Wszystkie oznacza wszystkie rejestry dostępne w bieżącym centrum, natomiast wartości <Kasowe>, <Bankowe> oznaczają wszystkie rejestry danego typu dostępne w bieżącym centrum.
Uwaga
Sumowanie na liście preliminarza jest możliwe wyłącznie po wybraniu w filtrze konkretnej waluty lub opcji Wszystkie w walucie systemowej. Jeżeli waluta systemowa wyświetlonych płatności jest różna, w podsumowaniu wyświetlana będzie wartość 0.
Odwołanie do preliminarza z poziomu listy kontrahentów/ karty kontrahenta
Z poziomu listy kontrahentów oraz karty danego kontrahenta, za pomocą przycisku [Preliminarz], system przenosi użytkownika do okna preliminarza, gdzie wyświetlane są płatności i operacje dla danego kontrahenta. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy płatności w dowolny sposób oraz wykonywania rozliczeń i kompensat.
Odwołanie do preliminarza z poziomu listy kontrahentów
Zakładka Kalendarz
Zakładka Kalendarz na preliminarzu pozwala uzyskać informacje o stanie środków finansowych firmy według przedziałów czasowych. Zakładka Kalendarz prezentuje dane zgodnie z kryteriami wskazanymi na zakładce Preliminarz.
Uwaga
Jeżeli w filtrze na preliminarzu wybrano opcję <Wszystkie w walucie systemowej> przy przechodzeniu na zakładkę Kalendarz kontrolowane jest, czy wszystkie dokumenty mają taką samą walutę systemową. Jeżeli waluta jest różna, próba wejścia na zakładkę Kalendarz zakończy się komunikatem: „Nie jest możliwe wyświetlenie kalendarza dla różnych walut systemowych. Wskaż inną wartość w filtrze.”
Zakładka Kalendarz w preliminarzu
Zakładka Kalendarz posiada strukturę drzewiastą i następujący układ:
Poziom 1 – okres analizy
Poziom 2 – elementy struktury wpływów i wydatków:
Środki pieniężne – wartości operacji k/b
Płatności – płatności powiązane z dokumentami
Planowane – płatności wprowadzone bezpośrednio z poziomu preliminarza lub listy należności/zobowiązań
Poziom drugi wyświetlany jest wyłącznie w przypadku, gdy w filtrze został zaznaczony parametr Wg struktury wpływów i wydatków
Poziom 3 – dokument
Lista Kalendarz składa się z kolumn:
Okres/Numer dokumentu – dla poziomu pierwszego prezentowany jest okres, dla poziomu drugiego nazwy elementów struktury wpływów i wydatków, natomiast dla poziomu trzeciego numer systemowy dokumentu. Okres jest uzależniony od wartości parametru Grupuj dostępnego w filtrze.
Numer obcy – prezentowany dla poziomu trzeciego
Kod podmiotu – prezentowany dla poziomu trzeciego
Wpływy – na poziomie trzecim prezentowana jest kwota należności lub przychodu dla danego dokumentu, natomiast na poziomie pierwszym i drugim suma wszystkich kwot z poziomu trzeciego
Wydatki – na poziomie trzecim prezentowana jest kwota zobowiązania lub rozchodu dla danego dokumentu, natomiast na poziomie pierwszym i drugim suma wszystkich kwot z poziomu trzeciego
Bilans – prezentowany na poziomie pierwszym i drugim. Jest wyliczany jako różnica pomiędzy wpływami a wydatkami.
Saldo – saldo rejestru na koniec danego okresu, prezentowane na poziomie pierwszym
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
Kasa/Bank
Nazwa podmiotu
Opis
Opis dokumentu
Pozostaje
Rozliczono
Wartość
Właściciel
Wpływa na saldo
Szczegółowy opis kolumn domyślnie ukrytych znajduje się w artykule Zakładka Preliminarz.
Filtrowanie na zakładce Kalendarz
Lista Kalendarz posiada filtr ogólny, pozwalający filtrować wg parametrów:
Wg struktury wpływów i wydatków – parametr domyślnie wyłączony, w przypadku jego włączenia prezentowany jest poziom 2
Grupuj – parametr decyduje o sposobie agregacji wartości na liście:
Dziennie – wartość domyślna
Tygodniowo
Miesięcznie
Kwartalnie
Rocznie
Pomijaj okresy bez obrotów – parametr domyślnie włączony