Rejestry VAT służą do ewidencji dokumentów podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Na podstawie danych w nich zawartych generowana jest deklaracja VAT. Liczba prowadzonych rejestrów VAT uzależniona jest od specyfiki i różnorodności działalności przedsiębiorstwa. Minimalnym układem jest prowadzenie jednego rejestru sprzedaży oraz rejestru zakupu towarów i usług. Użytkownik ma jednak możliwość rozbudowywania liczby rejestrów VAT, grupując w nich dane według własnych potrzeb. Przykładowo można prowadzić odrębne rejestry dla każdego rodzaju zakupu: rejestr zakupu wartości niematerialnych i prawnych, rejestr zakupu środków trwałych, rejestr zakupu materiałów, rejestr zakupu towarów, rejestr zakupu usług obcych, rejestr importu usług obcych i inne.

Z obszarem Rejestrów VAT wiąże się ustawienie dodatkowych parametrów dokonywane w konfiguracji systemowej (System → Konfiguracja → Księgowość → Parametry )oraz konfiguracji obszaru Księgowość.

Konfiguracja systemowa

W ramach konfiguracji głównej w sekcji System → Konfiguracja → Księgowość → Parametry Ogólne dostępny jest parametr Numeracja rejestrów VAT, który związany jest z rejestrami VAT. Decyduje on o sposobie numeracji porządkowej dokumentów w rejestrach VAT (LP.). Do wyboru są dwie możliwości numeracji miesięczna lub roczna. Parametr możliwy jest do zmiany w każdym momencie pracy z systemem.

W ramach konfiguracji szczegółowej dotyczącej obszaru Księgować istnieje możliwość zdefiniowania Parametrów VAT oraz wprowadzenia specyfikacji dotyczącej Obowiązku podatkowego.

Parametry VAT

System Comarch ERP Altum z racji tego, że jest systemem międzynarodowym przeznaczonym do sprzedaży towarów i usług w różnych krajach przygotowany jest do uwzględniania przepisów dotyczących podatku poszczególnych krajów. Deklaracje podatkowe znacznie różnią się w każdym z krajów wyglądem i wymogami, dlatego też system pozwala użytkownikowi na elastyczne definiowanie oraz wczytywanie parametrów VAT w zależności od lokalizacji.

Zdefiniowanie parametrów VAT możliwe jest z poziomu menu System → Konfiguracja → Księgowość → Parametry VAT. Zdefiniowane parametry VAT są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów.

Wybór parametrów VAT możliwy jest na dokumentach handlowych oraz przy okazji dodawania dokumentów w rejestrach VAT.

W systemie parametry można podzielić na trzy grupy

• Główne (oznaczona na poniższym rysunku pogrubioną niebieską czcionką)
• Domyślne (oznaczona na poniższym rysunku niebieską czcionką)
• Użytkownika (oznaczona na poniższym rysunku czarną czcionką)

Grupa główna oraz domyślna może być edytowana jedynie pod względem aktywności. Dodatkowo do grupy głównej można dodawać kolejne parametry (domyślne jak i użytkownika).

Definiowanie parametru VAT

W celu zdefiniowania nowego parametru VAT należy wybrać przycisk [Dodaj parametr] z grupy przycisków Lista. Otworzy się formularz, w którym znajdują się następujące pola:

Nazwa – pole pozwalające wprowadzić nazwę definiowanego parametru,

Opis – pole pozwalające wprowadzić opis definiowanego parametru,

Aktywny – jest on domyślnie zaznaczony przy dodawaniu nowego parametru. Jego odznaczenie powoduje, że stawka przyjmuje cechę archiwalnej, tzn. takiej, która nie może być już wykorzystywana, np. nie można wystawić żadnych związanych z nią dokumentów.

Rejestr – dwa pola oznaczające występowanie danego parametru w rejestrach VAT sprzedaży bądź zakupu.

W celu zapisania zmian należy wybrać przycisk [Zapisz] z grupy przycisków Akcje.

Do zdefiniowanego parametru można zdefiniować elementy, których tworzenie odbywa się w podobny sposób jak dodawanie parametrów. W tym celu należy zaznaczyć parametr, dla którego ma zostać zdefiniowany element, a następnie wybrać przycisk [Dodaj element].

Tak zdefiniowany parametr wraz z elementami następnie może być dołączony do któregoś z parametrów głównych. W tym celu należy podnieść do edycji któryś z elementów głównego parametru Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna, a następnie z grupy przycisków Lista należy wybrać [Dodaj], dzięki czemu zostanie otwarte okno z listą z dostępnych parametrów. W celu wybrania parametru należy zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wybrać przycisk [Wybierz] z grupy przycisków Wybór.

Zdefiniowane w ten sposób parametry prezentowane są na definicjach rejestrów z odpowiednimi rodzajami transakcji oraz dostępne są do wyboru na dokumentach zaewidencjonowanych w rejestrze VAT.

Obowiązek podatkowy

System umożliwia definiowane dowolnej liczby definicji powstania obowiązku podatkowego. Zarówno polskie prawo podatkowe (Ustawa o podatku od towarów i usług) jak i międzynarodowe prawo podatkowe określa wiele szczególnych momentów powstawania obowiązku podatkowego z tytułu podatku VAT, dlatego użytkownik może elastycznie definiować dowolną ich liczbę.

Sformułowane przez użytkownika momenty powstawania obowiązku podatkowego są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów.

Zdefiniowanie momentu powstania obowiązku podatkowego możliwe jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość → Obowiązek podatkowy. W systemie dostępna jest lista predefiniowanych definicji powstania obowiązku podatkowego. Użytkownik ma możliwość skorzystania z tych definicji jak i może dodać swoje własne.

W celu dodania nowej definicji, należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Zostanie otwarty formularz nowej definicji powstania obowiązku podatkowego:

Dostępne pola:

Parametr Aktywny – jego odznaczenie oznacza dezaktywację definicji

Symbol – nazwa definicji powstania obowiązku podatkowego

Opis – dodatkowy opis definicji

Warunek – pozwala wybrać jedną z dostępnych opcji, na podstawie której wyliczana będzie data obowiązku podatkowego na fakturze VAT.

Dostępne opcje to:

• Od daty wystawienia
• Od daty wpływu
• Od daty ewidencji
• Od daty operacji
• Termin płatności
• Od daty księgowania
• Data dowolna
• Data wpływu/Obowiązku podatkowego
• Od daty potwierdzenia odbioru
• Data sprzedaży/Potwierdzenia odbioru

Ilość dni – dodatkowa ilość dni doliczana do daty wskazanej w warunku

Rejestr – Zakup lub Sprzedaż. Zaznaczenie parametru, przy danym typie rejestru oznacza możliwość wybrania definicji na odpowiednich rejestrach oraz fakturach VAT (Sprzedaży lub Zakupu).

Zdefiniowane w systemie definicje powstania obowiązku podatkowego mogą zostać użyte zarówno na definicji rejestrów VAT ( Zakupu i Sprzedaży) jak i na samych fakturach VAT.

Przykłady dotyczące ustalania daty powstania obowiązku podatkowego u dostawcy i daty prawa do odliczenia na fakturze VAT zakupu oraz ustalanie daty powstania obowiązku podatkowego na fakturze VAT sprzedaży zawarto w artykule Dodawanie rejestru VAT.

Słowniki uniwersalne

W ramach listy predefiniowanych słowników uniwersalnych zdefiniowanych w systemie dostępne są słowniki związane z wydrukami dostępnymi z poziomu rejestru VAT (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne):

• Grupa Wydruki rejestru sprzedaży:
  • szablony
• Grupa Wydruki rejestru zakupu:
  • szablony

Szablony są definiowane osobno dla wydruków rejestru sprzedaży i rejestru zakupu.

Dzięki zdefiniowaniu odpowiednich szablonów użytkownik ma możliwość wyboru, jakie stawki VAT są uwzględnione na wydrukach dostępnych z poziomu rejestru VAT. Przed wykonaniem wydruków w rejestrze VAT użytkownik ma możliwość dokonania wyboru, który ze zdefiniowanych szablonów ma być wykorzystany na danym wydruku. Układ wydruku dostosowywany jest do wskazanego szablonu. Dane na wydruku oraz kolejność drukowania stawek zgodne są z ustawieniami dokonanymi w szablonie.

W ramach każdej z grup wydruków dostępnych jest 5 predefiniowanych szablonów, których nie można usuwać. Użytkownik nie ma też możliwości dodawania nowych. W ramach każdego z szablonów użytkownik ma możliwość zdefiniowania maksymalnie 5 elementów, w ramach których definiowane są stawki VAT związane z daną kolumną, która będzie prezentowana na wydrukach. Lista stawek VAT pobierana jest z konfiguracji systemu. Użytkownik oprócz stawek VAT z konfiguracji ma również do wyboru wartość: <brak> – wtedy na wydruku dana kolumna prezentowana jest jako pusta oraz wartości łącznej: 0% ZW NP.

W ramach każdej z grup zdefiniowanych w słownikach uniwersalnych domyślnie zdefiniowany jest pierwszy szablon na liście. Przyjmuje on wartości wskazane na poniższym rysunku z możliwością ich modyfikacji przez użytkownika.

Z poziomu Konfiguracja→ Struktura Firmy→ Grupy operatorów→ Inne uprawnienia istnieje możliwość nadania/odebrania określonym grupom operatorów praw związanych z obszarem rejestrów VAT. W systemie zostały zdefiniowane 4 uprawnienia dotyczące tego obszaru:

• Zmiana parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT – jeżeli parametr jest zaznaczony użytkownicy, znajdujący się w danej grupie operatorów, posiadają uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT
• Zmiana seryjna w rejestrach VAT – dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem jest udostępniona opcja na ribbonie dla Rejestrów VAT w grupie Lista [Zmień seryjnie].
• Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT – dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem jest udostępniona możliwość dokonania zmiany na nagłówku i elementach zaksięgowanej faktury (parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego rodzaj daty, rok i miesiąc za wyjątkiem parametru dotyczącego rejestru).
• Zmiana rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT – operatorzy, którzy posiadają to uprawnienie mogą zmienić tylko rejestr VAT na zaksięgowanych fakturach VAT oraz korektach faktur VAT.

Uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT

Uprawienie umożliwia dokonanie zmiany paramentów VAT na zatwierdzonych fakturach VAT. Jeżeli stan Niezatwierdzony/Anulowany został aktywowany i dla operatorów zaznaczono uprawnienie do zmiany parametrów, użytkownik będzie mógł dokonywać modyfikacji parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze. Przy odznaczonym parametrze możliwość ta będzie zablokowana.

Dodatkowo tylko po nadaniu uprawnień do zmiany parametrów VAT dostępna będzie opcja zmiany seryjnej rejestrów VAT.

W bazie wykreowanej we francuskiej wersji językowej pomimo nadania uprawnienia oraz aktywacji pełnego diagramu stanów, seryjna zmiana rejestrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT jest zablokowana.

Uprawnienia do zmiany seryjnej w rejestrach VAT oraz zmiany parametrów lub rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT

Uprawnienia dotyczące zmian seryjnych w rejestrach VAT, zmiany parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT oraz zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT można rozpatrywać łącznie, jako uzupełniające się elementy.

Tylko dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem dla zmiany seryjnej, w menu listy rejestrów VAT, dostępna będzie opcja [Zmień seryjnie]. W przeciwnym razie opcja ta jest ukryta.

Operatorzy, którym nadano uprawnienia do zmiany parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT, mają możliwość zmiany na nagłówku i elementach faktury – parametrów VAT oraz daty powstania obowiązku podatkowego za wyjątkiem parametru dotyczącego rejestru. W przeciwnym razie wszystkie w/w kontrolki są wyszarzane.

Operatorzy, którzy posiadają uprawnienie do zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT, będą mogli zmienić tylko rejestr VAT na zaksięgowanych fakturach VAT oraz korektach faktur VAT. Pozostałe parametry faktury VAT i korekt faktury VAT, oprócz dotyczącego rejestru, będą możliwe do zmiany po nadaniu operatorowi prawa Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT. Dodatkowo tylko operatorzy, z uprawnieniami do zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT i zmiany seryjnej w rejestrach VAT mogą seryjnie zmieniać rejestry VAT na zaksięgowanej fakturze.

Zakładka Rejestry VAT

Lista rejestrów VAT znajduje się w menu Księgowość pod przyciskiem [Rejestry VAT].

Dokumenty w rejestrach VAT mogą powstawać na dwa sposoby:

• Poprzez zatwierdzenie dokumentu handlowego sprzedaży lub zakupu, a także korekty wartościowej lub ilościowej dla takiego dokumentu – faktury VAT są wtedy generowane automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego i umieszczane w domyślnym rejestrze zakupu lub sprzedaży.
• Poprzez ręczne dodanie faktury VAT lub korekty faktury VAT bezpośrednio z poziomu rejestru VAT.

Uporządkowanie dokumentów w rejestrze VAT w zakresie nadawania im odpowiedniej liczby porządkowej wiąże się z parametrem Numeracja Rejestrów VAT, dostępnym w konfiguracji głównej na zakładce Księgowość. Liczba porządkowa przyporządkowywana do dokumentów może być nadawa w ramach miesiąca (numeracja miesięczna) bądź może być ciągła w ramach roku .

Operacje możliwe do wykonania na zakładce Rejestry VAT:

• Dodanie rejestru – przycisk [Dodaj rejestr]
• Dodanie podrejestru – przycisk [Dodaj podrejestr]
• Renumeracja faktur VAT – opcja [Renumeruj]. Możliwość renumeracji liczby porządkowej (Lp) faktur VAT, dostępna jest w zależności od wybranego w konfiguracji głównej sposobu numeracji. Jeżeli w konfiguracji wybrano numerację rejestrów VAT – roczną, opcja renumeracji dostępna jest tylko, jeżeli w danym rejestrze VAT, w filtrze Data, wybrano cały rok. Renumeracja w takim przypadku dotyczyć będzie całego roku. Jeżeli w konfiguracji głównej wybrano numerację miesięczną, opcja renumeracji dostępna jest tylko, jeżeli na danym rejestrze VAT, w filtrze Data, wybrano cały miesiąc. W takim przypadku renumeracja dotyczyć będzie miesiąca.

Renumeracja w rejestrze VAT sprzedaży w obrębie wybranego okresu sortuje dokumenty według następującej kolejności:
• • według daty ewidencji
  • w ramach tej samej daty ewidencji, sortuje według typu dokumentu źródłowego (w polskiej wersji systemu: FS, FSL, FSV, KWFS, KIFS, KFSL, ZSD, KSD, KFSV; w wersjach innych niż polska: FS, FSL, PAR , FSV, KWFS, KIFS, KFSL, KWPAR, KIPAR, KFSV)
  • w ramach tych samych typów dokumentów, sortuje według poszczególnych numeratorów (zgodnie z ID numeratora)
  • w ramach tego samego numeratora, sortuje alfabetycznie według serii
  • w ramach jednej serii, sortuje według numeru dokumentu

• Dodanie korekty – przycisk [Korekta ręczna]
• Kopiowanie faktury VAT – podczas kopiowania dokumentów w rejestrze VAT (sprzedaży i zakupu), data ewidencji jest pobierana z ustawień rejestru, a pozostałe daty ustawiane są zgodnie z datą bieżącą.
• Dodanie korekty do faktury – opcja [Koryguj]. Umożliwia dodanie korekty do konkretnej faktury VAT. Dane na dokumencie korygującym uzupełniane są automatycznie na podstawie dokumentu korygowanego. Na dokumencie korekty domyślnie generowane są kwoty o przeciwnym znaku w stosunku do kwot dokumentu korygowanego.
• Edycja faktury VAT
• Usunięcie faktury VAT – opcja [Usuń]. Usunięcie możliwe jest wyłącznie dla niezaksięgowanych/nierozliczonych faktu VAT, wprowadzonych ręcznie do rejestru.
• Zmiana seryjna rejestru i\lub daty powstania obowiązaniu podatkowego – opcja [Zmień seryjnie]. Umożliwia seryjną zmianę na zaznaczonych fakturach VAT – rejestru i\lub momentu powstania obowiązku podatkowego.
• Zaksięgowanie faktury VAT – przycisk [Księguj]
• Predekretacja faktury VAT – przycisk [Zobacz predekrety]

Okno zakładki Rejestry VAT podzielone jest na następujące obszary:

• Drzewo rejestrów – prezentuje strukturę rejestrów i podrejestrów sprzedaży i zakupu
• Lista faktur VAT – w zależności od wybranego rejestru/podrejestru, na liście wyświetlone będą dokumenty dodane w ramach danego rejestru VAT
• Panel filtrowania – umożliwia filtrowanie listy faktur VAT

Drzewo rejestrów

Struktura rejestrów VAT ma charakter drzewiasty i jest podzielona na dwa predefiniowane obszary:

• Zakup – zawiera rejestry i podrejestry, w których umieszczane są faktury VAT rejestrujące proces zakupu
• Sprzedaż – zawiera rejestry i podrejestry, w których umieszczane są faktury VAT rejestrujące proces sprzedaży

Obszary te nie mogą być usunięte ani edytowane. Każdy rejestr lub podrejestr zdefiniowany w systemie musi należeć do jednego z tych obszarów.

Na drzewie rejestrów możliwe jest definiowanie dwóch typów obiektów:

• Rejestr – stanowi pierwszy poziom w Zakupie lub Sprzedaży
• Podrejestr – stanowi drugi poziom w Zakupie lub Sprzedaży. Każdy podrejestr musi być przypisany do rejestru. Wprowadzanie podrejestrów możliwe jest tylko po wcześniejszym zaznaczeniu parametru Dodawanie podrejestrów na głównej gałęzi zakupu lub sprzedaży. Czynność należy wykonać na samym początku pracy w systemie, zanim zostanie dodana pierwsza faktura VAT.

W bazie wykreowanej we francuskiej wersji językowej domyślnie wykreowane zostają dwa rejestru w gałęzi Zakup (Faktury zakupu i Wydatki) oraz jeden rejestr w gałęzi Sprzedaż (Faktury sprzedaży).

W pozostałych wersjach językowych domyślnie kreowany jest jeden rejestr typu zakupowego i jeden rejestr typu sprzedażowego.

Obok przycisków szybkiego dostępu znajduje się pole Tylko aktywne, które pozwala użytkownikowi na przefiltrowanie rejestrów VAT pod kątem ich aktywności.

Lista faktur VAT

Lista wyświetla wszystkie faktury VAT znajdujące się w wybranym rejestrze, znajdującym się na drzewie rejestrów.

Na liście faktur VAT użytkownik ma możliwość wybrania kolumn dodatkowych, m.in. są to NIP, Prefiks kraju, Właściciel.

Panel filtrowania

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Właściciel – umożliwia filtrowanie faktur VAT ze względu na ich właścicieli

Panel filtrowania został podzielony na 4 podstawowe obszary:

Ogólne – pozwala filtrować listę ze względu na:

• Kontrahenta
• Stan dokumentu – (Wszystkie/Zaksięgowane/Niezaksięgowane). W przypadku aktywacji stanów Zatwierdzony/Anulowany na fakturach VAT, dostępne są trzy dodatkowe opcje filtrowania Anulowane/Niezatwierdzone/Zatwierdzone.
• Stawkę VAT – (wybór stawki VAT z grupy stawek VAT przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik)

Data – pozwala filtrować dokumenty według jednej z dostępnych dat.

Dla rejestru zakupu dostępne opcje to:

• Ewidencji
• Wystawienia
• Wpływu
• Zakupu
• Obowiązek podatkowy u dostawcy
• Prawo do odliczenia

Dla rejestru sprzedaży dostępne opcje to:

• Ewidencji
• Wystawienia
• Sprzedaży
• Obowiązku podatkowego

Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:

• Bieżący miesiąc
• Dzień
• Miesiąc
• Rok
• Zakres dat
• Poprzedni miesiąc
• Dowolna

Pozostałe pola służą do wprowadzania odpowiednich zakresów czasowych filtrowania.

Data ujęcia w VAT – pozwala filtrować dokumenty według okresu, w którym dokumenty zostały ujęte ujęte w pliku JPK_V7M/deklaracji VAT. Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:

• Bieżący miesiąc
• Miesiąc
• Rok
• Poprzedni miesiąc
• Zakres dat
• Dowolna

Parametry VAT – pozwala filtrować listę według parametrów VAT. Aby przefiltrować listę, należy zaznaczyć parametr w kolumnie Aktywna, przy parametrach, które mają zawierać szukane faktury VAT.

Na zakładce VAT-ZD prezentowane są płatności faktur z rodzajem transakcji Krajowa w podziale na płatności: rozliczone, nierozliczone oraz niepodlegające rozliczeniom w ujęciu historycznym.

Operacje możliwe do wykonania na zakładce VAT-ZD:

• Dodanie rejestru – przycisk [Dodaj rejestr]
• Dodanie podrejestru – przycisk [Dodaj podrejestr]
• Edytowanie rejestru i podrejestru – przycisk [Edytuj]
• Usunięcie rejestru i podrejestru – przycisk [Usuń]
• Edytowanie całego dokumentu VAT – przycisk [Edytuj] opcja do wyboru [Edytuj dokument]
• Edytowanie wskazanej płatności – przycisk [Edytuj] opcja do wyboru [Edytuj płatność]

Okno zakładki VAT-ZD podzielone jest na trzy obszary:

• Drzewo rejestrów – prezentuje strukturę rejestrów i podrejestrów sprzedaży i zakupu
• Lista faktur VAT – w zależności od wybranego rejestru/podrejestru, na liście wyświetlone będą dokumenty lub płatności dokumentów dodanych w ramach danego rejestru VAT
• Panel filtrowania – umożliwia filtrowanie listy faktur VAT

Drzewo rejestrów

Działanie obszaru zostało opisane w artykule Lista rejestrów VAT.

Lista faktur VAT na zakładce VAT-ZD

Lista wyświetla faktury VAT lub płatności dokumentów o rodzaju transakcji Krajowa znajdujące się w wybranym rejestrze, znajdującym się na drzewie rejestrów.

Lista faktur VAT na zakładce VAT-ZD składa się z następujących kolumn: Lp., Numer dokumentu, Numer w rejestrze, Kontrahent, NIP, Data wystawienia, Suma Netto, Kwota VAT, Suma Brutto, Płatnik VAT czynny, W likwidacji, Zawiadomienie ZD, VAT-ZD, Termin płatności.

Na liście faktur VAT użytkownik ma możliwość wybrania kolumn dodatkowych, m.in. są to Dni zwłoki, Numer obcy, Stan, Waluta.

Ustawienia parametrów Podatnik VAT czynny oraz W likwidacji zgodne są z danymi ustawionymi na karcie kontrahenta na moment wystawienia faktury.

W kolumnie Kontrahent dane kontrahenta są wyświetlane zgodnie z dokumentem źródłowym, nawet gdy na płatności zostanie zmieniony płatnik.

Zaznaczenie parametru w kolumnie VAT-ZD zależy od wartości wybranej w polu VAT-ZD na płatności dokumentu. W przypadku wybrania opcji Tak lub Poza systemem na płatności faktury – parametr jest zaznaczony, w przypadku wybrania opcji Nie – parametr jest odznaczony.

Zaznaczenie parametru w kolumnie Zawiadomienie ZD uzależnione jest od ujęcia faktury na zawiadomieniu ZD. Jeżeli faktura została ujęta na zawiadomieniu ZD parametr ten jest zaznaczony, w przeciwnym przypadku parametr ten jest odznaczony.

W kolumnie Dni zwłoki prezentowana jest liczba dni po terminie płatności dla płatności rozliczonych i nierozliczonych. Dla płatności nierozliczonych w kolumnie tej wyświetlana jest różnica między datą wskazaną w polu Stan na dzień, a terminem płatności danej płatności. Dla płatności rozliczonych w kolumnie tej wyświetlana jest różnica między terminem płatności a datą najpóźniejszą z dat rozliczenia dokonanych do dnia określonego w polu Stan na dzień.

Panel filtrowania

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Właściciel – umożliwia filtrowanie faktur VAT ze względu na ich właścicieli

Panel filtrowania został podzielony na 4 podstawowe obszary:

Płatności – pozwala filtrować listę ze względu na:

• Stan na dzień – opcja aktywna, gdy w filtrze Płatności wybrano Nierozliczone/częściowo nierozliczone lub Rozliczone/częściowo rozliczone. Po określeniu daty opcja ta umożliwia historyczną prezentację danych na liście.
• Płatności – do wyboru z listy rozwijanej opcje Wszystkie, Nierozliczone/częściowo nierozliczone, Rozliczone/częściowo rozliczone, Niepodlegające rozliczeniu). W przypadku wyboru opcji filtrowania Wszystkie lub Niepodlegające rozliczeniu sekcje Stan na dzień i Rozliczone są nieaktywne.
• Terminowość – opcja aktywna i możliwa do zmiany, gdy w filtrze Płatności wybrano opcję Rozliczone/częściowo rozliczone lub Nierozliczone/częściowo nierozliczone. W ramach opcji Terminowość możliwy jest wybór jednego z trzech wariantów Wszystkie, Przeterminowane, Nieprzeterminowane
• Dni zwłoki – opcja możliwa do zaznaczenia, gdy w filtrze Terminowość wybrano wariant Przeterminowane, parametr pozwala na określenie ilości dni przeterminowania.
• W miesiącu – opcja aktywna do zaznaczenia, gdy w filtrze Terminowość wybrano wariant Przeterminowane oraz zaznaczono parametr Dni zwłoki. Gdy parametr jest odznaczony, to na liście prezentowane są dokumenty niezapłacone, w przypadku których upłynęło 90/150 dni od terminu płatności, gdy parametr jest zaznaczony to na liście prezentowane są dokumenty niezapłacone, w przypadku których upłynęło 90/150 dni od terminu płatności we wskazanym miesiącu.
• Rozliczone – opcja aktywna do zaznaczenia, gdy w filtrze Płatności wybrano opcję Rozliczone/częściowo rozliczone. Po zaznaczeniu opcji Rozliczone będzie możliwe określenie przedziału daty Od i Do, w ramach którego będzie sprawdzane dokonanie rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu.

Data – pozwala filtrować dokumenty według jednej z dostępnych dat.

Dla rejestru zakupu dostępne opcje to:

• Ewidencji
• Wystawienia
• Wpływu
• Zakupu
• Obowiązek podatkowy u dostawcy
• Prawo do odliczenia

Dla rejestru sprzedaży dostępne opcje to:

• Ewidencji
• Wystawienia
• Sprzedaży
• Obowiązku podatkowego

Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:

• Bieżący miesiąc
• Dzień
• Miesiąc
• Rok
• Zakres dat
• Poprzedni miesiąc
• Dowolna

Pozostałe pola służą do wprowadzania odpowiednich zakresów czasowych filtrowania.

W deklaracji VAT – pozwala filtrować dokumenty według okresu, w którym dokumenty zostały ujęte na deklaracji VAT. Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:

• Bieżący miesiąc
• Miesiąc
• Rok
• Poprzedni miesiąc
• Zakres dat
• Dowolna

Stawka VAT – wybór stawki VAT z grupy stawek VAT przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik.

Parametry VAT – pozwala filtrować listę według parametrów VAT. Aby przefiltrować listę, należy zaznaczyć parametr w kolumnie Aktywna, przy parametrach, które mają zawierać szukane faktury VAT. Listę można przefiltrować według następujących parametrów:

• Krajowa z dostępnymi opcjami Kraj, Taxfree, Podatnikiem jest nabywca, Kraj lub Podatnikiem jest nabywca
• W proporcji z dostępnymi opcjami Uwzględniać, Nie uwzględniać, Tylko w mianowniku
• Odliczenia VAT z dostępnymi opcjami Tak, Nie, Warunkowo
• VAT-7 z dostępnymi opcjami Tak, Nie.
• Rodzaj z dostępnymi opcjami Towary, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca, Towary/Usługi, Paliwo, Zakup kas rejestrujących, Spis z natury

Dodawanie rejestru VAT

W celu dodania rejestru VAT należy zaznaczyć odpowiednią gałąź drzewa rejestrów (Zakup lub Sprzedaż), a następnie wybrać przycisk [Dodaj rejestr] z sekcji Rejestry. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych:

Pola obligatoryjne:

Nazwa rejestru – pozwala na wprowadzenie unikalnej nazwy rejestru

Pozostałe pola:

Dedykowany dla firmy głównej – parametr decydujący o tym, czy dany rejestr jest dostępny tylko w firmie głównej i centrach do niej podrzędnych. Parametr dostępny do edycji, jeśli operator jest zalogowany do firmy głównej.

Rejestry z zaznaczonym parametrem Dedykowany dla firmy głównej nie mogą być wykorzystywane w centrach typu Firma i centrach do niej podrzędnych.

Wartość domyślna parametru podczas dodawania nowego rejestru VAT:

• Z poziomu listy rejestrów VAT dla Użytkownika zalogowanego w firmie głównej lub centrum będącym w gałęzi bezpośrednio pod firmą główną – parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia
• Z poziomu listy rejestrów VAT dla Użytkownika zalogowanego w centrum typu Firma lub centrum podrzędnym do centrum typu Firma – parametr odznaczony i zablokowana możliwość zaznaczenia
• Z poziomu struktury praw w firmie głównej – parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia
• Z poziomu struktury praw w centrum typu Firma – parametr odznaczony i zablokowana możliwość zaznaczenia

Reguły związane z dodawaniem i dostępnością rejestrów VAT zostały opisane w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.

Typ – wprowadzony jest domyślnie w zależności od gałęzi, do której dodawany jest rejestr (Zakup lub Sprzedaż). Jest to pole nieedytowalne.

Rodzaj wzorca – do wyboru dostępne są dwa rodzaje wzorców:

• Proponowany – przy dodawaniu faktur VAT do rejestru, użytkownik ma możliwość modyfikacji parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego. Parametry elementu faktury VAT różniące się ustawień w nagłówku, zmieniają kolor na czerwony.
• Obowiązkowy – podczas dodawania faktury VAT do rejestru, użytkownik nie ma możliwości edycji parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego. Wartości te są nieedytowalne.

Rodzaj transakcji – pozwala przypisać domyślny rodzaj transakcji do danego rejestru. Rodzaj wybierany jest z listy wprowadzonych do systemu typów transakcji wraz z powiązanymi parametrami VAT. Domyślnie w systemie dostępne są trzy rodzaje transakcji Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa oraz Pozaunijna. Dodatkowe typy transakcji wprowadzane są z poziomu listy parametrów VAT, dostępnej z poziomu Konfiguracja→ Księgowość→ Parametry VAT.

Data ewidencji – pozwala określić, wg której daty dokumenty zostaną zaewidencjonowane w rejestrze VAT. Parametr decyduje również, która data ma wpływać na sposób numeracji faktur w rejestrze VAT (numer LP). Nie wpływa jednak na numerator faktur VAT.

Okno parametrów – w ramach okna wyświetlane są wszystkie parametry VAT powiązane z danym rodzajem transakcji. Okno dzieli się na dwie kolumny Nazwa parametru oraz Wartość parametru. Odpowiednie wartości dla danego parametru definiowane są na liście parametrów VAT dostępnej z poziomu Konfiguracji → Księgowość → Parametry VAT

Data powstania obowiązku podatkowego u dostawcy – sekcja dostępna na definicji rejestru typu Zakup

Użytkownik ma możliwość określenia definicji, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Zakupy od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji → Księgowość→ Obowiązek podatkowy.

Domyślna definicja daty powstania obowiązku podatkowego ustalana jest względem daty sprzedaży na dokumentach FSV i KFSV i daty zakupu na dokumentach FZV lub KFZV.

Sekcja nie jest nieodstępna w wersji francuskiej bazy danych.

Obowiązek podatkowy – sekcja dostępna na definicji rejestru typu Zakup

Pozwala określić definicję, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Zakupy od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji → Księgowość→ Obowiązek podatkowy.

Powstanie obowiązku podatkowego – sekcja dostępna na definicji rejestru typu Sprzedaż.

Użytkownik ma możliwość określenia definicji, według której ustalana będzie data powstania obowiązku podatkowego. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Sprzedaż od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy.

Dodawanie podrejestru VAT

W celu dodania podrejestru VAT należy na gałęzi nadrzędnej (Zakup/Sprzedaż) zaznaczyć parametr Dodawanie podrejestrów. Zaznaczenie parametru będzie wiązało się z automatycznym wygenerowaniem podrejestru domyślny.

Użytkownik ma możliwość zmiany nazwy wygenerowanego automatycznie podrejestru oraz dodawania nowych podrejestrów. Służy to tego opcja [Dodaj podrejestr] z grupy przycisków Rejestry. Po jej wybraniu pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.

Okno podrejestru wygląda dokładnie tak samo jak okno dodawania rejestru. Rządzi się także tymi samymi prawami odnośnie wprowadzania parametrów oraz ustalania wzorca. Różnicę stanowi brak parametru data ewidencji.

Podczas dodawania, nowy podrejestr przyjmuje domyślnie ustawienie: rodzaj wzorca z nadrzędnego rejestru. Jeśli rejestr jest proponowany, domyślnie – nowy podrejestr również, i analogicznie w przypadku rejestrów obowiązkowych. W przypadku rejestrów proponowanych istnieje możliwość zmiany wzorca ich podrejestrów na obowiązkowe. W przypadku rejestrów obowiązkowych, wszystkie ich podrejestry również muszą charakteryzować się wzorcem obowiązkowym. Wszystkie podrejestry rejestru o wzorcu obowiązkowym, mają domyślnie ustawiony wzorzec obowiązkowy bez możliwości jego zmiany. Również podczas zmiany rodzaju wzorca na rejestrze na obowiązkowy, wszystkie jego podrejestry dziedziczą domyślnie ten wzorzec.

Powiązanie rejestru/podrejestru VAT z serią dokumentu

Bardzo często numeratory poszczególnych dokumentów zawierają odwołanie do serii. System Comarch ERP Altum umożliwia powiązanie konkretnej serii dokumentu z rejestrem/podrejestrem VAT. Dzięki temu na wystawiony dokument zostanie pobrany rejestr/podrejestr przypisany do serii dokumentu, a następnie po zatwierdzeniu dokumentu zostanie dodany zapis w odpowiedniej ewidencji.

W celu powiązania określonej serii dokumentu z wybranym rejestrem/podrejestrem VAT należy na definicji dokumentu w danej firmie lub centrum wybrać zakładkę Serie i przypisać konkretny rejestr/podrejestr.

W polu rejestr VAT użytkownik może wybrać dwie opcje:

• <Domyślny> – na dokument z daną serią zostanie pobrany rejestr VAT zgodnie z ustawieniem dla danego typu dokumentu w zalogowanej firmie/centrum
• Jeden z rejestrów/podrejestrów VAT przyporządkowany w definicji danego typu dokumentu (wprowadzonych na zakładce Rejestry VAT definicji danego dokumentu)

Podczas wystawiania dokumentu handlowego przypisywany jest odpowiednio rejestr/podrejestr domyślny dla danego typu dokumentu lub rejestr/podrejestr powiązany z serią. Użytkownik ma możliwość zmiany tego rejestru/podrejestru bezpośrednio na dokumencie na zakładce Kwoty.

Proces dodawania faktury VAT przebiega analogicznie dla faktury VAT zakupu i faktury VAT sprzedaży, dlatego zostanie opisany tylko raz na podstawie faktury zakupu.

W celu dodania faktury VAT zakupu należy wskazać rejestr/podrejestr, do którego faktura ma być wprowadzona i wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.

Panel boczny

Dok. wewnętrzny – oznaczenie faktury jako dokumentu wewnętrznego

Numer w rejestrze – numer nadawany przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora

Netto – wartość netto faktury

Brutto – wartość brutto faktury

Zapłacono – uregulowana wartość faktury

Pozostaje – wartość faktury pozostającą do uregulowania

Numer dokumentu – na dokumentach dodawanych bezpośrednio w rejestrze VAT domyślnie wyświetlana jest opcja AUTO. Dopiero po zapisaniu dokumentu lub jego zapisie automatycznym (np. przejściu na zakładkę Płatności), system nadaje mu konkretny numer zgodny z numerem w rejestrze.

W przypadku faktur VAT zakupu użytkownik może w polu Numer dokumentu wprowadzić dowolną wartość, czyszcząc dane pole np. za pomocą przycisku gumki. W przypadku dokumentów VAT generowanych automatycznie do dokumentów handlowych, pole Numer dokumentu uzupełniane jest numerem dokumentu handlowego.

W bazie danych wykreowanej we francuskiej wersji językowej na dokumentach FZV oraz KFZV dane pole jest niedostępne.

Numer obcy – użytkownik ma możliwość wprowadzenia w danym polu numer faktury zarejestrowanej w innym systemie

Rejestr – rejestr VAT, w którym zostanie dodana faktura VAT

Lp – liczba porządkowa nadawana przez system automatycznie

Sprzedawca/Nabywca – pozwala wskazać podmiot, z którym powiązana będzie faktura VAT

Użytkownik może zaktualizować dane kontrahenta tj. nazwę, NIP, Regon oraz Pesel na zatwierdzonym dokumencie (włączony pełen diagram stanów) poprzez ponowny wybór Sprzedawcy/ Nabywcy, przy czym musi posiadać uprawnienia do aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia).

Data wpływu – data wpływu dokumentu, pole dostępne tylko na fakturach VAT zakupu

Data wystawienia – data wystawienia faktury VAT

Data zakupu – data dokonania zakupu, pole dostępne tylko na fakturach VAT zakupu

Data sprzedaży – data dokonania sprzedaży, występuje tylko na fakturach VAT sprzedaży

Data ewidencji – data zaewidencjonowania dokumentu w rejestrze VAT

Powyższe daty mogą być wykorzystane do ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego, przy czym ustalając datę powstania obowiązku podatkowego względem daty ewidencji należy w pierwszej kolejności dodać odpowiednią definicję obowiązku podatkowego z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Obowiązek podatkowy, wskazując w polu Warunek wartość Od daty ewidencji. Nową definicję obowiązku podatkowego użytkownik może przypisać do definicji wybranego rejestru VAT i określić datę jego obowiązywania. Wskazany moment powstania obowiązku podatkowego, będzie automatycznie uzupełniany na fakturach VAT dodawanych do danego rejestru. Użytkownik może również wskazać określony moment powstania obowiązku podatkowego bezpośrednio na dokumencie.

Płatność – umożliwia wybór formy płatności

Termin – termin płatności. Ilość dni od daty ewidencji, na podstawie których określana jest data spodziewanej płatności.

EOM – termin płatności typu End of month (Koniec miesiąca). Po zaznaczeniu parametru odszarzona zostanie sekcja, w której użytkownik może wskazać ilość dni przesunięcia terminu płatności wyznaczonego w oparciu o koniec miesiąca.

Podzielona płatność – parametr ten jest dostępny wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości i w handlu. Zaznaczenie parametru Podzielona płatność na nagłówku faktury VAT spowoduje automatyczne zaznaczenie parametru Podzielona płatność na wszystkich płatnościach dokumentu, na których wskazano walutę (PLN) i formę płatności typu Bank.

Waluty– domyślnie waluta dokumentu ustalana jest na podstawie waluty przypisanej do wybranego kontrahenta. W przypadku, gdy waluta przypisana dla danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustalona waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta, dane na dokumencie zostają przeliczone według nowej waluty, o czym użytkownik jest informowany poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu.

Użytkownik ma możliwość wybrania waluty innej niż waluta przypisana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta.

Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień określonych na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura praw → edycja określonej firmy → zakładka Dokumenty).

Przyczyna zwolnienia z VAT– w przypadku, gdy na fakturze zastosowano stawkę VAT o typie zwolniona (D ZW), użytkownik ma możliwość wyboru przyczyny zwolnienia z podatku VAT. Oprócz wartości predefiniowanych, użytkownik może zdefiniować nowe wartości w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → grupa Ogólne → Przyczyna zwolnienia z VAT). Dane pole jest edytowalne w przypadku faktur wprowadzanych bezpośrednio do rejestru VAT. Na fakturach VAT wygenerowanych na podstawie dokumentu handlowego wartość danego pola przenoszona jest z dokumentu handlowego. Szczegółowy opis pola Przyczyna zwolnienia z VAT został zawarty w podręczniku Comarch ERP Altum- Jednolity plik kontrolny.

JPK_FA– parametr domyślnie zaznaczony. Informuje o ujęciu faktury VAT wprowadzanej bezpośrednio do rejestru VAT w pliku JPK_FA. Szczegółowy opis parametru został zawarty w podręczniku Comarch ERP Altum- Jednolity plik kontrolny.

Właściciel – wprowadzając fakturę VAT w polu Właściciel wyświetlane jest centrum, w którym obecnie zalogowany jest użytkownik. Pole Właściciel informuje o centrum, przez które został wprowadzony dany dokument.

Zakładka Ogólne

Rodzaj transakcji – domyślnie do wyboru dostępne są trzy podstawowe typy Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa i Pozaunijna. Rodzaj transakcji ogranicza listę parametrów VAT, tylko do tych które zostały wcześniej do niego przypisane.

Parametry VAT – okno parametrów zostało podzielone na dwie kolumny:

• Nazwa parametru – kolumna zawierająca nazwę parametru VAT
• Wartość parametru – wartość przypisana do danego parametru

Parametry VAT definiowane są w obszarze Konfiguracja → Księgowość → Parametry VAT.

• Krajowa – rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne
  • Wartość parametru: Kraj, Taxfee (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych)
• Wewnątrzwspólnotowa – rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne
  • Wartość parametru: Wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie, Wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie trójstronne, Dostawa opodatkowana poza terytorium kraju (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych)
• Pozaunijna – rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne
  • Wartość parametru: Import, Eksport (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Dostawa opodatkowana poza terytorium kraju (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych)
• Odliczenia VAT – parametr dostępny na dokumentach zakupowych
  • Wartość parametru: Tak, Nie, Warunkowo
• V7M – wartość parametru wskazuje, czy dany element ma zostać ujęty w pliku JPK _V7M
  • Wartość parametru: Tak, Nie

• VAT-27 – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych dla rodzaju transakcji Krajowa. Jego wartość wskazuje, czy element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-27. Jeśli dla parametru Krajowa wybrano wartość Podatnikiem jest nabywca, wartość parametru VAT-27 zostanie automatycznie ustawiona na
  • Wartość parametru: Tak, Nie
• VAT-UE – parametr dostępny dla rodzaju transakcji Wewnątrzwspólnotowa. Jego wartość wskazuje, czy element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-UE
  • Wartość parametru: Tak, Nie
• Rodzaj – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych i zakupowych
  • Wartość parametru: Towary, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca, Paliwo, Zakup kas rejestrujących, Spis z natury
• Korekta podatku naliczonego – parametr dostępny na dokumentach zakupowych
  • Wartość parametru: Tak, Nie, Art.89b ust.1 ustawy, Art.89b ust.4 ustawy
• Typy dokumentów JPK – parametr dostępny wyłącznie na nagłówku dokumentów sprzedażowych i zakupowych. Wartości parametru:
  • RO – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących. Wartość jest dostępna wyłącznie na dokumentach sprzedażowych i jest domyślnie ustawiana dla faktur powstałych podczas zatwierdzania dokumentów ZSD i KSD.
  • WEW – dokument wewnętrzny. Wartość jest domyślnie ustawiana dla faktur VAT z zaznaczonym parametrem Dokument wewnętrzny.
  • FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy. Wartość jest dostępna wyłącznie na dokumentach sprzedażowych i jest domyślnie ustawiana dla faktur z zaznaczonym parametrem Faktura do paragonu.
  • MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy. Wartość jest dostępna wyłącznie na dokumentach zakupowych.
  • VAT_RR – faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy. Wartość jest dostępna wyłącznie na dokumentach zakupowych.
  • BRAK – dokument inny niż RO, WEW, FP, MK, VAT_RR. Wartość jest domyślnie ustawiana dla pozostałych rodzajów dokumentów.

• Grupa towarowa JPK – parametr dostępny wyłącznie na nagłówku dokumentów sprzedażowych i zakupowych. Parametr może przyjmować kilka wartości. Podczas generowania faktury VAT z dokumentu handlowego, wartość parametru przenoszona jest z wartości słownika Grupa towarowa JPK wskazanej na elementach dokumentu handlowego.
  • Wartości parametru: BRAK, GTU_01 Napoje alkoholowe, GTU_02 Towary wg art. 103 ust. 5a ustawy, GTU_03 Olej opałowy, GTU_04 Wyroby tytoniowe, GTU_05 Odpady wg poz. 79-91 załącznika nr 15, , GTU_06 Urządzenia elektroniczne, GTU_07 Pojazdy oraz części samochodowe, GTU_08 Metale szlachetne oraz nieszlachetne, GTU_09 Leki oraz wyroby medyczne, GTU_10 Budynki, budowle i grunty, GTU_11 Usługi w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, GTU_12 Usługi niematerialne (doradcze, księgowe, itd.), GTU_13 Usługi transportowe i gospodarki magazynowej.
• Oznaczenie procedur JPK – parametr dostępny wyłącznie na nagłówku dokumentów sprzedażowych i zakupowych. Może on przyjmować kilka wartości. Wartość parametru przenoszona jest z wartości słownika Oznaczenie procedur JPK wskazanej na karcie kontrahenta. Dodatkowo, podczas generowania faktury VAT z dokumentu handlowego, wartość parametru przenoszona jest z wartości słownika Oznaczenie procedur JPK wskazanej na elementach dokumentu handlowego.
  • Wartości parametru: BRAK, SW Sprzedaż wysyłkowo, EE Usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne, TP Powiązania między nabywcą a dostawcą, TT_WNT drugi w kolejności podatnik, TT_D drugi w kolejności podatnik, MR_T Turystyka marża, MR_UZ Towary używane, dzieła sztuki, antyki, WDT procedura celna 42 (import), I_63 WDT procedura celna 63 (import), B_SPV Transfer bonu jednego przeznaczenia, art. 8a.1, B_SPV_DOSTAWA Dostawy, których dotyczy bon jednego przeznaczenia, B_MPV_PROWIZJA Usługi dot. transferu bonu różnego przeznaczenia, MPP Mechanizm podzielonej płatności, IMP Podatku naliczonego z tytułu importu towarów art. 33a.

• W proporcji – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych. Służy do zaklasyfikowania danej sprzedaży jako opodatkowanej lub zwolnionej z opodatkowania, co pozwala na wyliczenie wskaźnika struktury sprzedaży do rozliczenia zakupu związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.
  • Wartość parametru: Uwzględniać, Nie uwzględniać, Tylko w mianowniku
• Korekta podatku należnego WNT paliw – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych dla rodzaju transakcji Wewnątrzwspólnotowa. Służy do zaklasyfikowania faktury do pola pliku JPK_V7M związanego z wewnątrzwspólnotowym nabyciem paliw silnikowych
  • Wartość parametru: Tak, Nie

Obowiązek podatkowy u dostawcy – data, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Umożliwia wybór definicji obowiązku podatkowego określonej z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Pole niedostępne w bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Na fakturze VAT sprzedaży pole nosi nazwę Obowiązek podatkowy.

Prawo do odliczenia – data, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu obszaru Konfiguracja→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Na fakturze VAT sprzedaży brak tej sekcji.

Data ujęcia w VAT – miesiąc i rok ujęcia dokumentu w pliku JPK_V7M/ deklaracji VAT-7. Pole nieedytowalne, ustalane na podstawie:

• daty prawa do odliczenia – na fakturze VAT zakupu
• daty obowiązku podatkowego – na fakturze VAT sprzedaży

Po wypełnieniu pól obligatoryjnych należy dodać element faktury. Można zrobić to na dwa sposoby:

• w tabeli,
• poprzez formularz.

Opis– umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu dokumentu. Pole Opis dostępne jest na każdej zakładce faktury VAT.

Dodawanie elementu faktury VAT w tabeli

W celu dodania elementu faktury VAT poprzez tabelę należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista elementów. Spowoduje to dodanie linii elementu faktury VAT, podzielonej na kolumny zgodnie z wyborem kolumn dokonanym przez użytkownika – domyślnie są to kolumny: Stawka VAT, Netto, Kwota VAT, Brutto, Waluta, W deklaracji VAT, VAT-7 oraz VAT-UE (dla transakcji o rodzaju wewnątrzwspólnotowa)(na dokumentach zakupowych i sprzedażowych). Poszczególne pola należy wypełnić odpowiednimi wartościami.

Dodatkowo na dokumentach zakupowych użytkownik ma do wyboru kolumny: Data obow. u dost., Data odliczenia, Konto, Korekta podatku naliczonego, Krajowa/Wewnątrzwspólnotowa/Pozaunijna (w zależności od rodzaju transakcji), Obowiązek u dost., Odliczenia VAT, Opis, Prawo do odliczenia, Rejestr, Rodzaj, VAT%. Na dokumentach sprzedażowych są to kolumny: Data obow. podat., Konto, Krajowa/Wewnątrzwspólnotowa/Pozaunijna (w zależności od rodzaju transakcji), Obowiązek podat., Opis, Rejestr, Rodzaj, VAT%, W proporcji.

W bazach wykreowanych w języku francuskim kolumna: Konto jest dostępna tylko i wyłącznie na fakturach i korektach dodawanych ręcznie do rejestru. Kolumna nie jest dostępna na dokumentach wygenerowanych automatycznie z dokumentów handlowych.

Dodawanie elementu w tabeli jest szybszą i wygodniejszą metodą wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument.

Dodawanie elementu faktury VAT poprzez formularz

W celu dodania elementu faktury VAT poprzez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Lista elementów. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.

Zakładka Element faktury VAT

Obowiązek podatkowy u dostawcy – data, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu obszaru Konfiguracja→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Pole niedostępne w bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Na fakturze VAT sprzedaży pole nosi nazwę Obowiązek podatkowy.

Prawo do odliczenia – data, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu Konfiguracja→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Na fakturze VAT sprzedaży brak tej sekcji.

Rejestr – domyślnie podpowiada się rejestr, do którego została wprowadzona faktura. Jeżeli rejestr zawiera podrejestry, istnieje możliwość wskazania odpowiedniego podrejestru.

Data ujęcia w VAT – miesiąc i rok ujęcia w pliku JPK_V7M/ deklaracji VAT-7

Opis – dodatkowy opis elementu

Netto – kwota netto elementu

Stawka VAT – stawka VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik

Kwota VAT – kwota podatku VAT

Brutto – kwota brutto elementu

Konto księgowe – umożliwia przypisanie konta księgowego do elementu. W bazach wykreowanych w języku francuskim pole jest dostępne tylko i wyłącznie na fakturach i korektach dodawanych ręcznie do rejestru. Pole nie jest dostępne na fakturach VAT wygenerowanych automatycznie z dokumentów handlowych.

Tabela parametrów VAT – umożliwia przypisanie wartości do poszczególnych parametrów VAT

Zakładka Atrybuty

Opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Atrybuty.

Po uzupełnieniu wszystkich pól należy zapisać element za pomocą przycisku [Zapisz].

Zakładka Sprzedawca/Nabywca

Zakładka zawiera dane adresowe kontrahenta. Informacje uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce Ogólne. Do czasu zaksięgowania dokumentu (przy niepełnym diagramie stanów), zamieszczone tutaj informacje można modyfikować i uzupełniać w przypadku ich braku. Dokonane zmiany wpływają na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta.

Mając włączony pełen diagram stanów, użytkownik może zaktualizować adres kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie poprzez ponowny wybór przycisku [Zmień adres], przy czym musi posiadać uprawnienia do aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia).

Zakładka Płatności

• Zakładka dostępna jest wyłącznie dla dokumentów dodawanych bezpośrednio z poziomu rejestru VAT. Zawiera listę płatności powiązanych z daną fakturą.
• Z poziomu edycji płatności (podzakładka Rozliczenia) istnieje możliwość rozliczenia/skompensowania dokumentu.
• Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np.: część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – użytkownik ma możliwość podziału płatności.
• Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z menu Płatności.

Zakładka Opis analityczny

Opis zakładki znajduje się w kategorii Opis analityczny.

Zakładka Dokumenty skojarzone

W przypadku faktur wprowadzonych ręcznie do rejestru VAT, zakładka jest pusta.

W przypadku faktur mających dokument źródłowy w postaci dokumentu handlowego, zakładka zawiera listę dokumentów powiązanych z fakturą VAT.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Dodanie faktury VAT w walucie obcej przebiega analogicznie do wprowadzania faktury w walucie systemowej. W tym przypadku należy dodatkowo wskazać odpowiednią walutę oraz jej kurs w sekcji Waluty wyświetlanej w panelu bocznym formularza faktury VAT.

W przypadku, gdy waluta przypisana dla danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustalona waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta, dane na dokumencie zostają przeliczone według nowej waluty, o czym użytkownik jest informowany poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu.

Użytkownik ma możliwość wybrania waluty innej niż waluta przypisana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta.

Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień określonych na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura praw → edycja określonej firmy → zakładka Dokumenty).

Aktualizację kursów walut użytkownik może wykonać z poziomu Konfiguracja → Waluty.

Po wskazaniu odpowiedniej waluty obcej, na formularzu dokumentu VAT na zakładce Ogólne wyświetlana jest dodatkowa sekcja Elementy w walucie systemowej, prezentująca wprowadzone wartości w walucie obcej przeliczone po wskazanym przez użytkownika kursie na odpowiednie kwoty w walucie systemowej.

Edycja faktury VAT zakupu w walucie obcej

Dokumenty: FVZ oraz KFVZ są specyficznymi dokumentami, dla których edycja wartości w danej walucie nie powoduje przeliczenia wartości w walucie innej niż edytowana.

Zasada ta jest podyktowana ideą zachowania elastyczności wyliczeń w obliczu niejednoznacznych regulacji dotyczących sposobu naliczania podatku VAT, na dokumentach w walucie obcej. Usztywnienie przeliczeń mogłoby uniemożliwić zarejestrowanie faktur zakupu z wartościami zgodnymi z dokumentem otrzymanym od dostawcy.

Przykład

Dane z otrzymanej od dostawcy faktury:

• Waluta EUR, kurs 3,9757
• VAT 23% na wszystkich pozycjach

Łączna kwota faktury to:

	Netto	VAT	Brutto
EUR	11 946,84	2747,77	14 694,61
PLN		10 924,31

W zależności od metody naliczania podatku VAT na fakturze VAT, kwoty podatku VAT prezentują się następująco:

• Suma VAT pozycji:

• VAT od sumy wartości:

Aby doprowadzić do zgodności zarejestrowanego dokumentu z otrzymanym od Dostawcy, Użytkownik może dokonać edycji:

• Dla EUR: wartości zgodne, edycja zbędna
• Dla PLN: zmiana kwoty VAT na 10924,31. W wyniku zmiany system przeliczy tylko wartość brutto. Jeżeli to konieczne operator może sam zmienić kwotę netto.

Zmiana wartości na fakturze VAT w walucie obcej nie powoduje żadnych przeliczeń na wartościach w walucie innej, niż edytowana, czyli zmiana wartości w EUR, nie wpływa na wartość w PLN. Podczas dokonywania takie zmiany system wyświetla stosowną informację, jednak pojawia się ona tylko przy 1-wszej próbie zmiany wartości na dokumencie. Wprowadzanie kolejnych zmian, nie będzie powodowało pojawienia się powyższej informacji. Pojawi się ona ponownie dopiero przy ponownym podniesieniu formatki dokumentu i ponownej zmianie wartości. Informacja związana jest tylko z dokumentami FVZ, KFVZ z walutą nagłówka inną niż systemowa.

W celu rozbicia elementu faktury VAT należy wybrać przycisk [Rozbij zapis] z grupy przycisków Lista elementów. Po jego wybraniu na oknie pojawia się formularz do wprowadzenia danych.

Na formularzu w sekcji Rozbijany element widoczne są pierwotne dane elementu faktury VAT. Pola tej sekcji są polami nieedytowalnymi.

W sekcji Nowy element użytkownik wypełnia dane dla nowotworzonego elementu:

Rejestr – umożliwia wybór rejestru VAT,

Data ujęcia w VAT – pozwala wybrać okres deklaracji, do jakiego trafi nowotworzony element

Netto – nowa kwota netto

Stawka VAT – nowa stawka podatku VAT

Kwota VAT – nowa kwota podatku VAT

Brutto – nowa kwota brutto

Opis – pozwala na wprowadzenie dodatkowego opisu

Po uzupełnieniu danych nowego elementu należy wybrać przycisk [Zapisz] z grupy Akcje.

W efekcie w tabeli elementów zostaje dodany dodatkowy element.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku VAT, w niektórych przypadkach przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może odliczyć kwotę podatku naliczonego od kwoty podatku należnego tylko w części określonej przez odpowiedni limit kwotowy lub procentowy. W związku z tym w polskiej wersji językowej systemu dodano funkcjonalność związaną z kontrolą limitu odliczenia podatku VAT.

Użytkownik ma możliwość wyboru predefiniowanej wartości limitu odliczenia, tj. Limit 50% lub zdefiniowania własnych limitów procentowych oraz kwotowych, które następnie będą mogły zostać wskazane na elemencie faktury VAT zakupu oraz jej korektach.

Limit kwotowy i procentowy mogą być zdefiniowane równocześnie na definicji limitu wprowadzonej prze użytkownika. Jeśli w limicie odliczenia podatku VAT wskazano zarówno wartość procentową jak i kwotową, system wylicza wartość limitu na podstawie ograniczenia procentowego i porównuje ją z wartością limitu kwotowego, a następnie wybiera mniejszą z porównywanych wartości.

Przy zapisie elementu z parametrem Limit odliczenia podatku VAT następuje kontrola wartości kwoty podatku VAT ze wskazanym limitem odliczenia podatku VAT. Jeżeli wartość jest przekroczona, system automatycznie aktualizuje kwotę podatku VAT do kwoty wskazanego ograniczenia oraz generuje element różnicowy
z ustawionym parametrem Odliczenia VAT na NIE.

Użytkownik może rozbić kwotę podatku VAT elementu faktury VAT zakupu lub jej korekty z zaznaczonym parametrem Limit odliczenia podatku VAT oraz ustawioną wartością TAK dla parametru Odliczenia VAT za pomocą przycisku [Rozbij VAT] . W wyniku czego system przeprowadzi analogicznie działanie jak w przypadku zaznaczenia parametru Limit odliczenia podatku VAT na elemencie dokumentu.

Kwota podatku VAT niepodlegająca odliczeniu będzie uwzględniana w opisie analitycznym dokumentu.

Na liście rejestrów VAT system umożliwia odfiltrowanie dokumentów z limitem odliczenia podatku VAT poprzez zaznaczenie w filtrze parametru Limit odliczenia podatku VAT. Użytkownik może zdecydować, czy mają zostać wyświetlone wszystkie dokumenty z limitem odliczenia podatku VAT czy tylko z jego określoną wartością, np. limit odliczenia 50%.

W systemie istnieje możliwość wystawienia korekty nie powiązanej z fakturą VAT oraz korekty do faktury VAT.

W celu dodania korekty nie powiązanej z fakturą VAT należy z grupy przycisków Lista, wybrać opcję [Korekta ręczna].

W celu dodania korekty do istniejącego w systemie dokumentu należy zaznaczyć na liście odpowiednią fakturę VAT, do której użytkownik chce wystawić korektę, a następnie wybrać przycisk [Koryguj].

Formularz korekty VAT, różni się od formularza faktury VAT jedynie polem Korekta do, gdzie należy wpisać numer dokumentu korygowanego. Pozostałe pola są takie same jak na formularzu faktury.

W przypadku korekty VAT wystawionej do faktury, dane na dokumencie korygującym uzupełniane są automatycznie na podstawie dokumentu korygowanego. Zasady ustalania dat na takim dokumencie są następujące:

• Data ewidencji jest pobierana z ustawień rejestru
• Data zakupu/sprzedaży jest pobierana z daty sprzedaży/zakupu dokumentu korygowanego
• Pozostałe daty ustawiane są zgodnie z datą bieżącą

Na formularzu korekty faktury VAT sprzedaży użytkownik ma możliwość wskazania, czy dana korekta została odebrana przez kontrahenta oraz określić osobę potwierdzającą jej odbiór. Jako wartość w polu Osoba, operator może wybrać jedną spośród osób kontaktowych kontrahenta (zakładka Osoby kontaktowe na formularzu kontrahenta).

Ponadto użytkownik może określić datę odbioru korekty. W tym przypadku po wyborze w polu Obowiązek podatkowy – Data sprzedaży/Potwierdzenie odb., system automatycznie wskaże datę potwierdzenia odbioru jako datę ujęcia korekty faktury VAT w deklaracji VAT, natomiast sama faktura sprzedaży zostanie ujęta
w deklaracji zgodnie z datą sprzedaży.

Po odznaczeniu parametru Potwierdzenie odb., korekta faktury sprzedaży nie zostanie ujęta w deklaracji VAT.

Korekty faktur VAT oraz korekty dokumentów handlowych są ściśle ze sobą powiązane tzn. zmiana danych przykładowo na KFSV spowoduje aktualizację danych na powiązanej z nią KWFS/KIFS.

Faktury VAT generowane są automatycznie poprzez zatwierdzenie dokumentu handlowego sprzedaży lub zakupu, a także korekty wartościowej lub ilościowej dla takiego dokumentu. Takie faktury VAT powstają automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego i umieszczane są w odpowiednim rejestrze zakupu lub sprzedaży (domyślnym dla danego typu dokumentu lub przypisanym do serii), przyjmując ustawienia pochodzące z definicji tego rejestru.

Jeśli na definicji rejestru w sekcji Rodzaj została wybrana jedna z następujących opcji Towar, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca, to faktura VAT dziedziczy to ustawienie bez względu na to jakiego typu artykuły (towar, usługa) zostały wprowadzone na dokumencie handlowym, do którego została wygenerowana ta faktura.

Jeśli na definicji rejestru w sekcji Rodzaj została wybrana opcja Towar/Usługi, to na automatycznie generowanej fakturze VAT następuje standardowe rozbicie elementów: na te powiązane z towarem i te powiązane z usługą. Rozbicie to następuje względem typu kart artykułów (towar, usługa) użytych na dokumencie handlowym. Na fakturze VAT elementy zostaną pogrupowane względem rodzaju, w efekcie czego faktura będzie zawierać jeden element o rodzaju Towar i jeden o rodzaju Usługa, dotyczące danej stawki podatku.

Aktualnie, aby sprzedaż rejestrowana za pomocą paragonów została ujęta w rejestrach VAT, na deklaracji VAT-7 i w pliku JPK_VAT konieczne jest ujęcie paragonu lub korekty paragonu na zestawieniu sprzedaży detalicznej (ZSD) lub jego korekcie (KSD). Podobne zasady obowiązują również w sytuacji jeżeli do paragonów i korekt paragonów wystawiona jest faktura sprzedaży VAT lub korekta. Takiej faktury sprzedaży wygenerowanej z paragonu nie widać już w rejestrach VAT, aby nie dublować wartości sprzedaży.

W związku ze zmianą przepisów art. 109 ust. 3 ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 846) od wersji 2017.1 w polskiej wersji bazy danych możliwe jest ujmowanie w rejestrach VAT również faktur sprzedaży wygenerowanych do paragonów. Aby istniała taka możliwość z poziomu System Konfiguracja Księgowość należy zaznaczyć parametr Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów – parametr ten jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu w momencie zatwierdzenia dokumentu faktury (lub jej korekt) wygenerowanej do paragonu powstanie dokument faktury VAT w rejestrze sprzedaży VAT (lub dokument korekty faktury VAT).

Po zaznaczeniu parametru Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów na definicji dokumentów: FS/KIFS/KWFS użytkownik ma możliwość określenia do jakiego rejestru VAT ma trafić faktura VAT. Automatycznie podpowiada się opcja Domyślny z możliwością zmiany na inne rejestry VAT dostępne w danym centrum. W przypadku, gdy rejestr VAT zostanie odłączony od danego centrum w jego miejsce zostanie ustawiony rejestr Domyślny na definicji dokumentu.

Na fakturach VAT wygenerowanych do faktur wystawionych z paragonów ustawienie parametru VAT-7 zależy od typu rejestru. W przypadku rodzaju wzorca rejestru Proponowany parametr VAT-7 ustawiany jest na NIE (taka faktura nie zostanie uwzględniona na deklaracji VAT i w pliku JPK_VAT), natomiast w przypadku wzorca rejestru Obowiązkowy parametr ten jest ustawiany zgodnie z parametrami rejestru VAT.

Jeżeli Użytkownik będzie chciał ująć fakturę, a nie zestawienie sprzedaży w deklaracji VAT-7 i pliku JPK_VAT konieczne jest przestawienie parametru VAT-7 na TAK.

W momencie zaksięgowania paragonu lub wygenerowanej do niego faktury lub utworzonej faktury VAT, także pozostałe dokumenty zostają oznaczone jako zaksięgowane.

Po zaznaczeniu parametru Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów oraz ponownym zalogowaniu do programu w zakładce Dodatki dostępna jest funkcja Generacja faktur VAT do faktur wystawionych za okres umożliwiająca wygenerowanie faktur VAT za wskazany okres od 1 stycznia 2017 r. Faktury VAT generowane są tylko w przypadku, gdy do danej faktury utworzonej z paragonu nie została jeszcze wygenerowana faktura VAT.

Zarówno na fakturze VAT zakupu jak i sprzedaży dostępny jest parametr Dokument wewnętrzny, którego zaznaczenie spowoduje, iż do danych faktur nie będą generowane płatności. W przypadku zaznaczenia danego parametru podczas edycji już wystawionej faktury, wygenerowane wcześniej płatności zostaną usunięte.

Zostały przyjęte następujące zasady dotyczące możliwości zaznaczenia parametru Dokument wewnętrzny:

• Parametr jest dostępny i możliwy do edycji wyłącznie na ręcznie dodawanych fakturach VAT oraz ich korektach
• Parametr jest wyszarzony na dokumencie zaksięgowanym
• Parametr jest wyszarzony na zatwierdzonym dokumencie, przy włączonej pełnej obsłudze stanów
• Parametr jest wyszarzony, jeśli dokument posiada rozliczone lub częściowo rozliczone płatności
• Parametr jest wyszarzony, jeśli płatności dokumentu zostały ujęte na ZPP
• Parametr jest wyszarzony, jeśli płatności dokumentu zostały ujęte na dokumentach windykacyjnych

Na fakturach VAT sprzedaży oraz korektach faktur VAT sprzedaży wygenerowanych automatycznie z dokumentu handlowego, dla którego zaznaczono parametr Odwrotne obciążenie, jest prezentowany informacyjny parametr Odwrotne obciążenie. Jest on wyszarzony i niemożliwy do edycji.

Dodatkowo dla elementów faktury VAT z odwrotnym obciążeniem w polu Krajowa ustawiana jest wartość Podatnikiem jest nabywca.

W przypadku faktury VAT zakupu, dotyczącej odwrotnego obciążenia użytkownik ma możliwość wystawienia dokumentów wewnętrznych FSV oraz FZV, które nie generują płatności, a służą jedynie naliczeniu i odliczeniu podatku VAT.

Po zatwierdzeniu dokumentu KSD, na którym został ujęty dokument TAX FREE automatycznie generowany jest odpowiedni dokument VAT w rejestrze VAT sprzedaży.

Na fakturze VAT dla elementów dokumentu VAT, dotyczących TAX FREE ustawiana jest wartość parametru Krajowa -TAX FREE, na podstawie której dana kwota ujmowana jest w odpowiednim polu na deklaracji VAT-7, związanym ze zwrotem podatku VAT dla podróżnych. Natomiast kwoty paragonu z pierwotną stawką VAT (np. 23%) są odpowiednio korygowane na deklaracji VAT-7.

W bazie danych wykreowanej we francuskiej wersji językowej dodanie faktury VAT przebiega na takich samych zasadach jak w bazach w innych wersjach językowych. Opis znajduje się w artykule Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej.

Na nowo wykreowanych bazach wszyscy operatorzy mają jednak domyślnie odebrane prawo do dodawania ręcznych faktur VAT sprzedaży i ręcznych korekt faktury VAT sprzedaży. Również nowo dodawani operatorzy mają domyślnie odznaczone uprawnienie do dodawania tych dokumentów.

Faktury VAT sprzedaży generowane automatycznie z dokumentów handlowych będą jednak generowane pomimo braku uprawnień do dodawania faktur VAT.

W Comarch ERP Altum istnieje możliwość określenia na definicji dokumentów FSV, KFSV, FZV, KFZV modelu stanów tych dokumentów.

Na zakładce Diagram definicji dokumentów, użytkownik ma możliwość zdefiniowania, który ze stanów będzie podlegał aktywacji. Opcja ta możliwa jest tylko do czasu wystawienia pierwszego dokumentu danego typu.

Podczas edycji stanu Niezatwierdzony/Anulowany dostępny jest parametr Aktywny, którego zaznaczenie skutkuje aktywacją edytowanego stanu. Dodatkowo aktywacja/dezaktywacja stanu niezatwierdzonego (anulowanego)powoduje automatyczne zaznaczenie lub odpowiednio odznaczenie stanu anulowanego (niezatwierdzonego).

W bazach w wykreowanych w języku francuskim stan Niezatwierdzony i Anulowany domyślnie oznaczony jest jako Aktywny. W bazach wykreowanych w innych wersjach językowych oba stany są domyślnie dezaktywowane.

Dodanie faktury VAT z aktywnym stanem: Niezatwierdzony i Anulowany

Dodanie faktury VAT z pełną obsługą diagramu stanów przebiega analogicznie do dodania faktury, na której możliwość zatwierdzania i anulowania nie została aktywowana. Więcej informacji w artykule Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej.

Na dokumencie dostępne jest jednak dodatkowe pole określające stan dokumentu.

Dodatkowo zarówno na Ribbonie listy faktur jak i formularzu faktury VAT dostępne są dodatkowe opcje Zatwierdź, Zatwierdź i zaksięguj oraz Anuluj.

Cechy charakterystyczne faktur VAT po aktywacji pełnego diagramu stanów:

• Faktury VAT w stanie niezatwierdzonym nie podlegają rozliczeniom do czasu ich zatwierdzania. Działanie systemu jest analogiczne do dokumentów handlowych.
• Faktury VAT wygenerowane z dokumentów handlowych, mogą być anulowane tylko poprzez anulowanie dokumentów handlowych
• Anulowaniu mogą podlegać tylko dokumenty, które nie zostały zaksięgowane
• Jeśli na definicji dokumentu FSV lub jego korekty zaznaczono parametr Wymagaj wskazania przyczyny anulowania, podczas anulowania dokumentu FSV lub KFSV dodanego z poziomu rejestru VAT wyświetlane jest okno, w którym użytkownik ma możliwość określenia przyczyny anulowania dokumentu. Wskazana przyczyna anulowania dokumentu wyświetlana jest następnie na formularzu FSV lub KFSV w polu Przyczyna anulowania dokumentu. Jeśli dokument FSV lub KFSV został wygenerowany na podstawie dokumentu handlowego, przyczyna anulowania na dokumencie VAT uzupełniana jest na podstawie przyczyny wskazanej podczas anulowania dokumentu handlowego.
• Anulowane faktury VAT nie są ujmowane na deklaracji VAT
• Do deklaracji VAT ujmowane są dokumenty zarówno w stanie Zatwierdzonym jak i Niezatwierdzonym
• Dokumentu handlowego, do którego została wygenerowana faktura VAT w stanie: Niezatwierdzonym nie można zaksięgować do czasu zatwierdzania faktury VAT.

Generowanie faktur VAT na podstawie dokumentów handlowych

Po aktywacji stanów Niezatwierdzony/Anulowany dla dokumentów VAT, na definicji dokumentów handlowych (Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokumenty), na podstawie których generowany jest dokument w rejestrze VAT, dostępny jest dodatkowy parametr Automatycznie generuj faktury VAT w stanie – opcje Zatwierdzonym/ Niezatwierdzonym. Odpowiednie ustawienie parametru decyduje, w jakim stanie zostanie wygenerowana automatyczna faktura VAT .

Ze względu na specyfikę działania przedsiębiorstwa, użytkownicy zazwyczaj wprowadzają podział w ramach rejestrów VAT zakupu i sprzedaży. Może się zdarzyć, że użytkownicy omyłkowo wprowadza dokumenty do niewłaściwych rejestrów VAT. Sytuacja ta często nie dotyczy pojedynczych dokumentów, ale całej grupy.

Zmiana rejestru VAT może być dokonana bezpośrednio na konkretnym dokumencie lub może przybrać formę seryjnej zmiany rejestru VAT, co pozwala na zmianę rejestru VAT na pojedynczej fakturze lub seryjną zmianę na wybranej grupie dokumentów. Podobna sytuacja dotyczy daty powstania obowiązku podatkowego. Użytkownik ma możliwość zmiany daty na wszystkich zaznaczonych fakturach VAT, tak, aby nie było konieczności zmiany daty na każdym dokumencie oddzielnie.

System pozwala na zmianę parametrów VAT oraz daty powstania obowiązku podatkowego na zaksięgowanej fakturze VAT oraz fakturach, które zostały wygenerowane z dokumentów handlowych. Faktury często są księgowane, a dopiero potem następuje aktualizacja parametrów VAT oraz ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego.

Zarówno zmiany seryjne w rejestrach VAT jak i zmiany na zaksięgowanych fakturach VAT możliwe są po nadaniu Operatorowi odpowiednich uprawnień. Zostały one szerzej opisane w artykule Uprawienia dotyczące rejestrów VAT.

Zmiana rejestru VAT na pojedynczym dokumencie

W celu zmiany rejestru VAT na zatwierdzonej/zaksięgowanej fakturze VAT, należy edytować tę fakturę, a następnie w polu Rejestr wskazać nowy rejestr, do którego ma trafić dokument.

Po wskazaniu rejestru system zapyta użytkownika, które parametry związane z rejestrem mają być zmienione. W nowym oknie użytkownik ma możliwość wskazania parametrów, które mają podlegać zmianie. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy żadnej z opcji, to podczas zmiany rejestru parametry VAT nie będą podlegać zmianie. Zmiana będzie dotyczyć w tej sytuacji tylko samego rejestru/podrejestru. Jeżeli użytkownik zaznaczy którąś z opcji, to na dokumencie nastąpi aktualizacja tylko wskazanych danych, na podstawie definicji wzorca rejestru/podrejestru VAT.

Seryjna zmiana rejestru VAT

W celu seryjnej zmiany rejestru VAT, należy zaznaczyć na liście interesujące użytkownika faktury, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać opcję [Zmień seryjnie] → Rejestr.

Na otwartym oknie z parametrami dotyczącymi seryjnej zmiany dostępna jest lista rejestrów VAT, na której należy wskazać rejestr, do którego mają trafić zaznaczone dokumenty oraz należy zaznaczyć, które z parametrów VAT mają ulec zmianie.

Jeżeli firma ma dodatkowy podział rejestrów na podrejestry, istnieje również możliwość zmiany podrejestru.

W takim przypadku w oknie wyboru, pojawia się dodatkowa sekcja z listą podrejestrów.

Po wybraniu opcji [Zatwierdź] system dokona zmiany wskazanych przez użytkownika opcji.

W celu seryjnej zmiany daty powstania obowiązku podatkowego, należy zaznaczyć na liście interesujące użytkownika faktury, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać opcję [Zmień seryjnie] → [Datę obowiązku podatkowego].

W otwartym oknie, należy wybrać nową datę powstania obowiązku podatkowego.

Zmiana daty skutkuje aktualizacją daty powstania obowiązku podatkowego na pozycjach faktury VAT.