W systemie istnieje możliwość definiowania załączników, czyli dodawania do poszczególnych obiektów dowolnych plików np. grafiki lub dokumentów tekstowych. W ten sposób użytkownik może dołączyć zdjęcie towaru do karty artykułu, dokumenty personalne do karty pracownika, skan dokumentu do faktury itp.

Typy załączników, które można dodać do obiektów:

• archiwum (.zip, .rar)
• dziennik (.log)
• arkusz kalkulacyjny (.xls, .xlsx)
• dokument tekstowy (.doc, .docx)
• obraz (.bmp, .png, .jpg, .dib, .gif)
• inne (bez ustalonego rozszerzenia)

Obiekty, do których można dodać załącznik:

• grupa kontrahentów
• karta kontrahenta
• grupa artykułów
• karta artykułu
• karta pracownika
• karta urzędu
• karta banku
• karta magazynu
• wybrane dokumenty

Lista wszystkich załączników dostępna jest w menu Konfiguracja → Ogólne → Załączniki.

Lista załączników składa się z następujących kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Typ
• Rozmiar – wielkość wyrażona w bajtach
• Język – język, w jakim załącznik został zdefiniowany
• Miejsce zapisu – lokalizacja pliku
• Właściciel – wskazuje firmę w systemie, dla której załącznik będzie dostępny (kolumna domyślnie ukryta)

Poniżej listy znajduje się panel filtrów ułatwiających przegląd załączników. Użytkownik może filtrować załączniki według rozmiaru i sposobu zapisu. Aby ograniczyć rozmiar załączników zapisywanych w bazie, należy zaznaczyć parametr Ogranicz obszar w bazie dla załączników dostępny w menu System → Konfiguracja → Komputer. Pole Wolne miejsce ma charakter informacyjny i wskazuje ilość wolnego miejsca przeznaczonego do przechowywania zapisanych załączników.

Po prawej stronie listy znajduje się okno podglądu załącznika. System posiada wbudowane edytory dla plików w formacie PDF, Word, Excel, co umożliwia wyświetlenie pliku bezpośrednio w oknie podglądu, bez konieczności instalowania zewnętrznych programów. I tak użytkownik może wyświetlić pliki Word i Excel nie posiadając zainstalowanego pakietu Microsoft Office, a pliki PDF bez zainstalowanej przeglądarki PDF Viewer.

Oprócz standardowych przycisków do obsługi list (dodawanie/edycja/usuwanie/odświeżanie) w menu znajduje się grupa przycisków do wykonywania operacji seryjnych na załącznikach. Aby użytkownik mógł z nich korzystać, musi należeć do grupy operatorów posiadających uprawnienia do wykonywania operacji seryjnych na załącznikach. Uprawnienie to jest dostępne na karcie grupy operatorów w zakładce Inne uprawnienia (menu Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów).

[Dodaj] – umożliwia dodanie jednego lub wielu załączników

• do bazy danych
• do folderu załączników
• do URL

[Kopiuj] – umożliwia skopiowanie jednego lub wielu załączników

• do bazy danych
• do folderu załączników

[Przenieś] – umożliwia przeniesienie jednego lub wielu załączników

• do bazy danych
• do folderu załączników

[Ustal właściciela] – użytkownik zalogowany do firmy głównej może wybrać jedną z dwóch opcji:

• Wszyscy – załącznik będzie dostępny we wszystkich firmach zdefiniowanych w systemie
• Wybrany – załącznik będzie dostępny w konkretnej firmie wskazanej przez użytkownika oraz jej centrach podrzędnych

Z poziomu pozostałych centrów dostępna jest wyłącznie opcja Wszyscy.

Wskazanie właściciela wpływa na widoczność załączników na liście. Z poziomu firmy głównej na liście będą widoczne wszystkie zdefiniowane w systemie załączniki. Natomiast z poziomu pozostałych centrów widoczne będą tylko załączniki należące do firmy, w której zalogowany jest użytkownik oraz załączniki z wybraną opcją Wszyscy.

W celu zdefiniowania nowego załącznika należy wybrać przycisk [Dodaj] z menu szybkiego dostępu lub z grupy przycisków Lista.

W menu dostępne są standardowe przyciski zapisu oraz zamknięcia formularza. Grupa przycisków Załączniki zawiera następujące opcje:

[Wczytaj z pliku] – wczytuje plik załącznika ze wskazanego miejsca na dysku. Po wybraniu pliku część informacji na formularzu zostanie uzupełniona automatycznie.

[Skanuj] – wczytuje skanowany plik bezpośrednio do załącznika

[Podgląd pliku] – umożliwia podgląd załącznika w zewnętrznym programie, który odczytuje plik danego typu w systemie operacyjnym

[Zapisz do pliku] – umożliwia zapisanie załącznika we wskazanym miejscu na komputerze, np. gdy załącznik był dodawany poprzez skanowanie

Formularz załącznika składa się z zakładek: Ogólne, Obiekty i Atrybuty.

Zakładka Ogólne

Na formatce dostępne są następujące elementy definiujące załącznik:

• Kod – pole obowiązkowe, wartość unikalna. Jeśli użytkownik nie wpisze żadnej wartości, to po wczytaniu pliku pole zostanie uzupełnione nazwą załącznika bez rozszerzenia.
• Nazwa – pole obowiązkowe, wartość nie musi być unikalna. Jeśli użytkownik nie wpisze żadnej wartości, to po wczytaniu pliku pole zostanie uzupełnione nazwą załącznika bez rozszerzenia.
• Aktywne – parametr domyślnie zaznaczony. Jeśli parametr zostanie odznaczony, nie będzie możliwości dołączenia załącznika do obiektu.
• Język – rozwijana lista wyboru języka, w jakim definiowana jest nazwa załącznika. Lista obsługiwanych w systemie wersji językowych pobierana jest ze słownika uniwersalnego Języki.
• Właściciel – pole wyboru właściciela załącznika
  • Z poziomu firmy głównej domyślnie zostanie ustawiona firma główna z możliwością zmiany na inne centrum typu Firma oraz opcje Wszyscy. Na podstawie wybranej opcji określana jest dostępność załącznika w strukturze firmy. Po wskazaniu konkretnej firmy załącznik będzie dostępny w innych centrach do niej podrzędnych.
  • Z poziomu innego centrum, w polu Właściciel domyślnie zostanie wskazana firma, do której zalogowany jest operator. Istnieje możliwość zmiany właściciela wyłącznie na opcję Wszyscy.

Jeśli użytkownik nie wprowadzi wartości dla poniższych pól, zostaną one uzupełnione automatycznie po wczytaniu pliku załącznika za pomocą przycisku [Wczytaj z pliku]:

• Typ – rozwijana lista wyboru jednego z typów plików zdefiniowanych w słowniku uniwersalnym Typy załączników
• Rozmiar – określa wielkość załącznika wyrażoną w bajtach
• Format danych – określa rozszerzenie danych, np. *.bmp dla mapy bitowej
• Zapisywanie – wskazuje miejsce zapisu załącznika. Wartość domyślnie pobierana jest z definicji typu załącznika w słowniku uniwersalnym.
  • Plik w bazie – jeśli rozmiar wczytywanego pliku przekroczy wartość określoną w bajtach dla tego typu załącznika, system nie pozwoli na zapis załącznika i wyświetli stosowny komunikat.
  • Plik w folderze załączników
  • URL
• URL – pole wskazujące bezpośrednio ścieżkę do pliku na dysku

Sekcja Dostępność umożliwia udostępnienie załącznika w poszczególnych modułach/aplikacjach współpracujących z Comarch ERP Altum:

• B2B (Pulpit kontrahenta)
• Mobile
• e-Sklep
• wszystko.pl (parametr dostępny tylko w polskiej wersji bazy danych)
• Aukcja eBay
• BI
• Retail
• WMS Zarządzanie i WMS Magazynier – widoczne tylko po zainstalowaniu Comarch WMS Zarządzanie i Comarch WMS Magazynier

W sekcji Tłumaczenia użytkownik może dodać plik załącznika w innym języku niż aktualnie wybrany.

Nowe tłumaczenie można dodać za pomocą przycisku [Dodaj] w panelu ergonomicznym obszaru Tłumaczenia lub z grupy przycisków Tłumaczenia w menu, a następnie wskazać z listy odpowiedni załącznik w innym języku i potwierdzić przyciskiem [Wybierz].

Usunięcie danego tłumaczenia skutkuje usunięciem go również dla innych załączników, na których było ono widoczne.

Zakładka Obiekty

Zakładka zawiera listę obiektów, do których dany załącznik został przypisany w systemie. W tym miejscu można modyfikować dany obiekt za pomocą przycisku [Edytuj]. Przypisywanie załączników do obiektów jest opisane w artykule Przypisywanie załączników do obiektu.

Zakładka Atrybuty

W tym miejscu użytkownik ma możliwość dołączania atrybutu do załącznika. Szczegółowy opis tej funkcji znajduje się a artykule Przypisywanie wartości atrybutu do obiektu.

Dołączanie załączników do obiektu odbywa się przy dodawaniu lub edycji danego obiektu, np. nowego artykułu. W zakładce Załączniki należy wybrać przycisk [Dodaj], który otwiera listę dostępnych załączników. Tutaj użytkownik może wskazać pliki, które mają być przypisane do obiektu lub skorzystać z opcji wczytania załącznika z pliku na komputerze lub bezpośredniego skanowania.

Jeśli do obiektu zostanie dołączonych więcej załączników, zaznaczenie parametru w kolumnie Domyślny wskaże załącznik domyślny dla tego obiektu.

Użytkownik ma możliwość określenia dostępności i domyślności załącznika w poszczególnych aplikacjach/modułach współpracujących z Comarch ERP Altum. WMS Zarządzanie i WMS Magazynier widoczne są tylko po zainstalowaniu WMS. Dostępność załącznika zaznaczamy podwójnym kliknięciem w kontrolkę w odpowiedniej kolumnie aplikacji/modułu, natomiast domyślność potrójnym kliknięciem w kontrolkę, co powoduje zaznaczenie jej obramowaniem.

W systemie istnieje możliwość ustalania kolejności załączników za pomocą przycisków [Przesuń w górę] oraz [Przesuń w dół] lub metodą drag and drop. Kolejność załączników brana jest pod uwagę przykładowo podczas synchronizacji obiektów z Comarch e-Sklep i odpowiada za kolejność wyświetlania ich w sklepie internetowym.