Możliwość odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kont uzależniona jest od nadania danej grupie operatorów odpowiednich uprawnień do obiektu Konto syntetyczne/Konto analityczne (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → edycja danej grupy operatorów → zakładka Obiekty).

W celu dodania konta księgowego należy z poziomu Księgowość → Plan kont wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] lub w przypadku dodawania konta analitycznego [Dodaj konto na niższym poziomie]. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.

Formularz konta księgowego składa się z elementów:

Zakładka Ogólne

Numer – pole do wprowadzenia unikalnego numeru konta. Maksymalna ilość znaków tego pola to 50 (wraz ze znakami „-”). Pole obligatoryjne. W przypadku konta analitycznego pierwsza część numeru uzupełniana jest automatycznie przez system na podstawie konta nadrzędnego, a kolejna wypełniana jest przez użytkownika.

Nazwa – pole obligatoryjne. Użytkownik może zdefiniować nazwę konta w językach, które są dostępne w systemie (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Języki). Dodając konto księgowe, użytkownik musi uzupełnić nazwę konta księgowego w języku, w którym jest obecnie zalogowany do systemu. Nazwa konta wyświetlana jest zawsze w języku, w którym użytkownik loguje się do systemu. Jeśli nie została zdefiniowana nazwa konta w języku logowania, nazwa konta wyświetlana jest w języku systemowym (języku bazy danych).

Typ konta – parametr określający typ konta. Wartości możliwe do wybrania: Aktywa, Pasywa, Aktywa-Pasywa, Koszty, Przychody, Przychody-Koszty, Pozabilansowe. Lista typów kont jest uzależniona od wersji językowej.

Kontrola salda – parametr określający, czy konto ma podlegać kontroli salda. Oznacza to, że system będzie sprawdzał, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat.

Waluta – pozwala wybrać walutę konta. Walutę można zmienić do momentu dodania pierwszej analityki lub wprowadzenia pierwszego dekretu księgowego na dane konto. Domyślnie wyświetlana jest waluta systemowa firmy, w obrębie której dodawane jest konto księgowe.

Słownikowe – po zaznaczeniu parametru należy określić słownik konta (dostępne wartości: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT, Środki trwałe). Jeżeli w parametrach systemu odznaczono parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych, możliwość powiązania konta z konkretnym podmiotem będzie dopiero na poziomie analityki. Jeżeli parametr będzie zaznaczony, użytkownik może powiązać konto z konkretnym podmiotem już na poziomie syntetyki.

Zakres numerów od [] do [] – pola dostępne tylko dla kont syntetycznych słownikowych, gdy numeracja budowana jest w oparciu o zakres numerów. Szczegółowe informacje na temat funkcjonalności znajdują się w artykule Konta słownikowe.

Konto rozrachunkowe – zaznaczenie parametru skutkuje nadaniem statusu konta rozrachunkowego. W przypadku konta analitycznego status Konto rozrachunkowe jest nadawany zgodnie ze statusem konta syntetycznego i nie podlega edycji. W przypadku konta syntetycznego, parametr jest nieedytowalny, jeżeli do konta dodana została analityka lub konto zostało użyte w systemie.

Aktywne – odznaczenie parametru powoduje dezaktywację konta, uniemożliwiając dodawanie zapisów księgowych na dane konto.

Zakładka Dodatkowe

Przenoś bilans otwarcia – parametr określający, czy saldo końcowe konta ma zostać przeniesione do nowego okresu obrachunkowego jako bilans otwarcia.

Twórz konto w następnym okresie – parametr określający, czy konto wraz z wszystkimi powiązaniami zostanie przeniesione do nowego okresu obrachunkowego.

Numer konta do przeniesienia – numer, który zostanie nadany po przeniesieniu planu kont do następnego okresu obrachunkowego.

Numer konta w kolejnym okresie – pozwala powiązać konta księgowe na przełomie okresów obrachunkowych. Jeżeli w systemie nie zdefiniowano następnego okresu obrachunkowego – pole jest nieedytowalne.

Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowych informacji o koncie

Schemat numeracji – schemat numeracji przypisany do danego konta księgowego. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Numeracja kont księgowych.

Zakładka Konta powiązane

Zakładka prezentuje konta księgowe powiązane z danym kontem w innych okresach obrachunkowych. Ma to istotne znaczenie w przypadku przenoszenia planu kont i bilansu otwarcia do kolejnego okresu obrachunkowego. Powiązanie kont księgowych ważne jest również w przypadku dokonywania rozrachunków na przełomie okresów obrachunkowych.

Zakładka Opis analityczny

System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na zapis księgowy lub notę memoriałową. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Opis analityczny na kartach obiektów.

Zakładki Atrybuty i Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Zakładka Dostępność

Udostępniona została możliwość zróżnicowania dostępu do poszczególnych kont księgowych. Zarządzanie dostępnością odbywa się na poziomie konta syntetycznego – konta analityczne dziedziczą te ustawienia bez możliwości edycji.

Określeniu podlega zarówno właściciel konta księgowego jak i centra, w których konto jest dostępne.

Ograniczenia dostępności do poszczególnych kont księgowych:

• Plan kont oraz zestawienie obrotów kont księgowych ograniczane jest wyłącznie do kont dostępnych w bieżącym centrum
• Zestawienie obrotów i sald kont księgowych wyświetla tylko dane dla kont dostępnych w bieżącym centrum
• Brak jest możliwości podglądu dokumentu księgowego, jeżeli zawiera on księgowanie na konto niedostępne w centrum bieżącym, dotyczy to:
  • Zapisów księgowych
  • Not memoriałowych
  • Bilansu otwarcia
• Lista zapisów na koncie księgowym wyświetla wyłącznie księgowania wprowadzone na dostępne konta
• Brak jest możliwości predekretacji oraz księgowania schematem zawierającym pozycję z kontem niedostępnym w bieżącym centrum