Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku, jak również wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji środków trwałych.

Lista inwentaryzacji środków trwałych dostępna jest z poziomu menu Środki trwałe pod przyciskiem [Inwentaryzacje].

Na liście inwentaryzacji środków trwałych znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Zatwierdź] – umożliwia zatwierdzenie zaznaczonych dokumentów inwentaryzacji. Dokument inwentaryzacji można zatwierdzić jeżeli wszystkie jego arkusze są w stanie Zatwierdzony lub Anulowany.
• [Zamknij] – umożliwia zamknięcie zaznaczonych inwentaryzacji. Dla zamkniętych inwentaryzacji można wygenerować dokumenty korygujące rozbieżności. Nie ma możliwości otwarcia inwentaryzacji, która została zamknięta.
• [Otwórz] – umożliwia otwarcie zatwierdzonych inwentaryzacji. Otwarcie inwentaryzacji zmienia stan wszystkich arkuszy inwentaryzacyjnych na Niezatwierdzony (nie dotyczy arkuszy anulowanych).
• [Kopiuj] – umożliwia skopiowanie zaznaczonego dokumentu inwentaryzacji, który jest w stanie zatwierdzonym, zamkniętym lub anulowanym. Podczas kopiowania przenoszone są tylko arkusze inwentaryzacji, które nie zostały anulowane.
• [OT] – przycisk dostępny po zaznaczeniu zamkniętych dokumentów inwentaryzacji. Umożliwia wygenerowanie dokumentu OT w przypadku ujawnienia nadwyżki podczas inwentaryzacji.
• [ZMO] – przycisk dostępny po zaznaczeniu zamkniętych dokumentów inwentaryzacji. umożliwia wygenerowanie dokumentu ZMO w przypadku ujawnienia niezgodności danych dotyczących miejsca użytkowania lub osób odpowiedzialnych za środki trwałe
• [LT] – przycisk dostępny po zaznaczeniu zamkniętych dokumentów inwentaryzacji. umożliwia wygenerowanie dokumentu LT w przypadku ujawnienia niedoboru podczas inwentaryzacji

Szczegółowy opis funkcjonalności generowania dokumentów z inwentaryzacji znajduje się w artykule Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych.

Lista inwentaryzacji składa się z kolumn:

• Numer – numer systemowy dokumentu inwentaryzacji
• Data – data zatwierdzenia dokumentu inwentaryzacji
• Stan
• Dokumenty – dokumenty środków trwałych wygenerowane z dokumentu inwentaryzacji
• Właściciel (kolumna domyślnie ukryta)

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Dokument inwentaryzacyjny składa się z arkuszy inwentaryzacyjnych, które zawierają wykaz środków trwałych wraz z ilością wynikającą z dokumentów oraz ilością rzeczywistą.

W celu dodania dokumentu inwentaryzacji środków trwałych, należy z poziomu menu Środki trwałe → Inwentaryzacje wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz dokumentu inwentaryzacyjnego.

Dokument inwentaryzacji składa się z elementów:

Panel boczny

Numer – generowany automatycznie przez system według numeratora dokumentu

Data zatwierdzenie – pole nieedytowalne, uzupełniane datą systemową w momencie zatwierdzenia dokumentu. Jeżeli data wystawienia na arkuszu inwentaryzacyjnym jest późniejsza niż data zatwierdzenia dokumentu inwentaryzacji, podczas zatwierdzania inwentaryzacji pojawi się komunikat z pytaniem dotyczącym aktualizacji daty zatwierdzenia dokumentu na najpóźniejszą datę wystawienia z arkuszy.

Blokada – decyduje czy niezatwierdzony dokument inwentaryzacji blokuje możliwość edycji kart środków trwałych i generowania dokumentów do wszystkich środków trwałych firmy, czy tylko dla środków ujętych na danym dokumencie inwentaryzacji. Domyślnie ustawiona jest opcja blokowania wszystkich środków trwałych z możliwością zmiany do momentu dodania pierwszego arkusza inwentaryzacyjnego.

Generowanie dokumentów z datą – decyduje o dacie wystawienia generowanych dokumentów środków trwałych wynikających z ujawnionych rozbieżności. Dokumenty mogą zostać wygenerowane z datą zamknięcia inwentaryzacji (wartość domyślna) lub datą bieżącą. Wartość parametru jest możliwa do zmiany bez względu na stan dokumentu.

Właściciel

Opis – służy do wprowadzenia dodatkowego opisu dokumentu

Zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne dostępna jest lista arkuszy inwentaryzacyjnych dodanych w ramach danego dokumentu inwentaryzacji. Szczegółowy opis arkusza inwentaryzacji znajduje się w artykule Dodawanie arkusza inwentaryzacji.

Zakładka Dokumenty skojarzone

Opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Dokumenty skojarzone.

Na zakładce Dokumenty skojarzone → Systemowe wyświetlana jest informacja o dokumentach środków trwałych, które zostały utworzone na podstawie danej inwentaryzacji.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Arkusze inwentaryzacyjne (AIŚT) są dodawane w ramach danego dokumentu inwentaryzacji.

W celu dodania arkusza, należy wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz arkusza inwentaryzacyjnego.

Arkusz inwentaryzacyjny składa się z elementów:

Panel boczny

Numer arkusza – generowany automatycznie przez system według numeratora dokumentu

Wartość – suma wartości początkowych środków trwałych ujętych na dokumencie inwentaryzacji

Nazwa – nazwa arkusza nadana przez użytkownika

Data wystawienia – dzień, w którym został dodany arkusz inwentaryzacji

Opis

Zakładka Ogólne

Dla zakładki Ogólne dostępne są standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Zatwierdź] – przycisk aktywny dla niezatwierdzonego arkusza, na którym zostały dodane elementy; umożliwia jego zatwierdzenie
• [Otwórz] – przycisk aktywny dla zatwierdzonego arkusza, o ile dokument inwentaryzacji nie został zatwierdzony lub zamknięty. Umożliwia ponowne otwarcie zatwierdzonego arkusza i jego modyfikację.
• [Anuluj] – przycisk aktywny dla zatwierdzonego arkusza, o ile dokument inwentaryzacji nie został zatwierdzony lub zamknięty. Umożliwia anulowanie arkusza.
• [Dodaj] – umożliwia dodanie środka trwałego bezpośrednio na liście
• [Dodaj z listy] – otwiera listę środków trwałych umożliwiając wybranie środków trwałych, które zostaną dodane na arkusz

[Przenieś ilości] – umożliwia automatyczne uzupełnienie kolumny Ilość rzeczywista wartościami z kolumny Ilość systemowa dla zaznaczonych pozycji

• [Importuj] – umożliwia dodanie na arkusz środków trwałych:
  • Z pliku – na podstawie danych z pliku txt. W pliku należy umieścić informacje w kolejności: kod kreskowy; ilość systemowa; miejsce użytkowania; osoba odpowiedzialna – dane muszą być oddzielone za pomocą średnika. Obowiązkowo musi zostać podany kod kreskowy środka trwałego istniejącego w systemie. W przypadku, gdy ilość nie zostanie wprowadzona w pliku, to kolumna Ilość rzeczywista zostanie uzupełniona wartością 1.
  • Na podstawie odczytu z kolektora – za pomocą kolektora. Należy podłączyć kolektor do stanowiska, na którym ewidencjonowana jest inwentaryzacja i wybrać przycisk [Odczyt z kolektora]. System zweryfikuje, czy na arkuszach inwentaryzacyjnych znajdują się środki trwałe zeskanowane przez kolektor. Jeżeli środek znajduje się na arkuszu, zostanie on pominięty; w przeciwnym wypadku, zostanie on dodany wraz z danymi podanymi w kolektorze (ilością systemową, osobą odpowiedzialną i miejscem użytkowania).
• [Generuj inwentaryzację] – umożliwia dodanie nowej inwentaryzacji dla zaznaczonych pozycji arkusza. Przycisk ten jest aktywny w sytuacji, gdy inwentaryzacja jest zatwierdzona, anulowana lub zamknięta. Przy generowaniu inwentaryzacji z tego poziomu, system sprawdza czy nie istnieje niezatwierdzona inwentaryzacja dla wskazanych środków trwałych. Pola zostaną wypełnione tak, jakby inwentaryzacja była wystawiana ręcznie.

Lista pozycji arkusza składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Kod kreskowy
• Numer inwentarzowy
• Osoba odpowiedzialna wg ewidencji – ostatnia osoba odpowiedzialna za dany środek trwały
• Osoba odpowiedzialna wg spisu – pole edytowalne z możliwością wskazania pracownika z listy pracowników
• Miejsce użytkowania wg ewidencji – ostatnie miejsce użytkowania środka trwałego
• Miejsce użytkowania wg spisu – pole edytowalne z możliwością wskazania miejsca użytkowania z listy słowników uniwersalnych
• Wartość początkowa
• Ilość systemowa – kolumna uzupełniana poniższymi wartościami (na podstawie danych dostępnych w systemie):
  • 0 – środek trwały zlikwidowany, zbyty lub bez dokumentu OT
  • 1 – środek trwały w użyciu z wygenerowanym dokumentem OT
• Ilość rzeczywista – kolumna edytowalna, uzupełniana ręcznie za pomocą przycisku [Przenieś ilości] lub na podstawie importu danych z pliku lub odczytów z kolektora. Kolumna przyjmuje wartości:
  • 0 – (wartość domyślna) – brak środka trwałego; środek trwały zlikwidowany lub zbyty
  • 1 – środek trwały w użyciu
• Różnica – różnica między ilością systemową a rzeczywistą
• Stan rozbieżności – oznaczenie graficzne rozbieżności
• Załącznik środka trwałego (kolumna domyślnie ukryta)

W przypadku, gdy zostanie ujawniony niedobór (ilość systemowa jest mniejsza od ilości rzeczywistej), cały wiersz wyświetlany jest w kolorze czerwonym. W przypadku, gdy zostanie ujawniona nadwyżka (ilość systemowa jest większa od ilości rzeczywistej), cały wiersz wyświetlany jest w kolorze niebieskim. W przypadku, gdy zostanie ujawniona niezgodność miejsca lub osoby, odpowiednie komórki zawierające różne dane wyświetlane są w kolorze pomarańczowym.

Zakładka Atrybuty, Załączniki i Historia zamian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Z zamkniętego dokumentu inwentaryzacji można wygenerować dokumenty korygujące, które zniwelują ewentualne rozbieżności.

Dokumenty środków trwałych generowane są z datą wystawienia określoną na podstawie parametru Generowanie dokumentów z datą dostępnego na nagłówku dokumentu inwentaryzacji środków trwałych.

W tabeli zostały przedstawione możliwości generowania dokumentów.

Podczas modyfikacji dokumentu wygenerowanego na podstawie inwentaryzacji zostanie wyświetlony komunikat: „Ten dokument został wygenerowany na podstawie Inwentaryzacji. Czy na pewno chcesz dokonać jego modyfikacji?”. Użytkownik może potwierdzić wprowadzenie zmian lub zrezygnować z edycji dokumentu.

Nadwyżka

Nadwyżka ma miejsce, gdy ilość rzeczywista jest większa od ilości systemowej.

W celu zaewidencjonowania dokumentu korygującego ujawnioną nadwyżkę środków trwałych, należy wybrać przycisk [OT] z grupy przycisków Generowanie. Zostanie otwarte okno z parametrami generowania dokumentów.

Pole Generowanie dokumentów z wartościami Zbiorczo oraz Pojedynczo (wartość domyślna) umożliwia określenie, czy w przypadku ujawnienia nadwyżek ma zostać wygenerowany zbiorczy dokument OT, czy oddzielny dokument dla każdego środka trwałego.

Dokument OT generowany jest na kwotę z kolumny Wartość początkowa.

Niezgodność miejsca i osoby

W celu zaewidencjonowania dokumentu korygującego ujawnioną niezgodność miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej za środek trwałych, należy wybrać przycisk [ZMO] z grupy przycisków Generowanie. Zostanie otwarte okno z parametrami generowania dokumentów.

Pole Generowanie dokumentów z wartościami Zbiorczo (wartość domyślna) oraz Pojedynczo umożliwia określenie, czy w przypadku ujawnienia niezgodności osób odpowiedzianych lub miejsca użytkowania ma zostać wygenerowany zbiorczy dokument ZMO, czy oddzielny dokument dla każdego środka trwałego.

Niedobór

W celu zaewidencjonowania dokumentu korygującego ujawniony niedobór środków trwałych należy wybrać przycisk [LT] z grupy przycisków Generowanie. Zostanie otwarte okno z parametrami generowania dokumentów.

Pole Generowanie dokumentów z wartościami Zbiorczo oraz Pojedynczo (wartość domyślna) umożliwia określenie, czy w przypadku ujawnienia niedoborów ma zostać wygenerowany zbiorczy dokument LT, czy oddzielny dokument dla każdego środka trwałego.