Rejestry czynności i naruszeń umożliwiają prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, takich jak definiowanie osób odpowiedzialnych za administrację danymi osobowych czy określenie kategorii przetwarzania danych.

Rejestr dostępny jest z poziomu zakładki CRM -> Rejestr czynności.

Po wybraniu przycisku [Dodaj] otworzony zostaje formularz pozwalający na wprowadzenie informacji o zakresie i charakterze przetwarzania danych osobowych.

Panel boczny zawiera następujące pola:

• ID – unikalny identyfikator rejestru czynności w formacie RRRR/MM/DD/ID
• Nazwa rejestru – pole tekstowe umożliwiające nadanie nazwy (pole nieobowiązkowe)
• Podstawowe pola umożliwiające wybranie osób odpowiedzialnych za administrację danymi: Administratora, Przedstawiciela oraz Inspektora, którymi mogą zostać osoby wskazane z listy pracowników lub kontrahentów (zarówno nabywców i dostawców) zdefiniowanych w systemie. Wybór kontrahenta/pracownika z listy powoduje wyświetlenie listy wyboru danych adresowych przypisanych do wskazanego obiektu.
• Pobierz dane z pieczątki firmy – parametr domyślnie odznaczony, dostępny pod polem Administrator. Parametr ten może zostać zaznaczony wyłącznie, gdy na karcie centrum typu firma, w kontekście której pracuje zalogowany operator, zdefiniowana jest nazwa firmy. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne ustalenie administratora na podstawie nazwy firmy oraz pobranie jego danych adresowych jako danych administratora.

Zakładka Rejestry czynności przetwarzania składa się z dwóch sekcji:

• Współadministratorzy – umożliwia zdefiniowanie kontrahentów/pracowników jako współadministratorów przetwarzania danych osobowych. Nad listą dostępne są standardowe przyciski umożlwiające dołączanie oraz odłączanie obiektów oraz eksport do arkusza kalkulacyjnego. W sekcji prezentowane są:
• Nazwa kontrahenta lub imię i nazwisko pracownika
• Daty od/do określające czas pełnienia funkcji współadministratora
• Dane kontaktowe kontrahenta/pracownika wybrane przez operatora podczas definiowania współadministratora
• Opis – pole umożliwiające zdefiniowanie dodatkowych informacji o wpóładministatorze

Sekcja Czynności przetwarzania danych umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących kategorii przetwarzanych danych oraz ich właścicieli i odbiorców, rejestrację uzasadnień przekazania danych oraz określenie terminu ich przechowywania. Po wybraniu przycisku [Dodaj] pojawia się formularz szczegółów aktywności, który zawiera:

• Numer – unikalne ID czynności nadawane automatycznie podczas zapisu
• Nazwa czynności – pole tekstowe umożliwiające nadanie nazwy
• Cel przetwarzania danych – pole tekstowe pozwalające na określenie celu zarejestrowania danej czynności
• Kategorie osób/danych osobowych/odbiorców danych – pola tekstowe ograniczone do 4000 znaków
• Planowane terminy usunięcia danych – pole tekstowe ograniczone do 4000 znaków

Dodatkowo, na zakładce Państwa trzecie – przekazanie danych, operator ma możliwość wyboru krajów, do których nastąpi przekazanie danych osobowych wraz z odpowiednim uzasadnieniem. Na jednym formularzu, dany kraj może zostać wybrany tylko raz.

Wartości kolumny Uzasadnienie pobierane są ze słownika uniwersalnego: Uzasadnienie przekazania danych (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne ->  Przetwarzanie danych osobowych). Z poziomu słownika użytkownik ma również możliwość definiowania własnych wartości.

Rozwinięcie uzasadnienia można również określić w polu Szczegóły uzasadnienia.