Zadania umożliwiają rejestrowanie zleceń oraz tematów do wykonania przez pracowników, które automatycznie zapisywane są w ich terminarzach.

Lista zadań dostępna jest z poziomu Główne -> CRM -> Lista zadań.

W zależności od uprawnień nadanych operatorowi prezentowane są zadania przypisane do:

• aktualnie zalogowanego pracownika
• wszystkich pracowników
• pracowników w centrach podrzędnych

Możliwość modyfikacji listy zadań innych pracowników uzależniona jest od włączonego uprawnienia CRM – Modyfikacja zadań. Pozwala ono na dokonywanie zmian w zadaniach operatorom, którzy nie są autorami lub wykonawcami zadań.

Aby dodać nowe zadanie należy wybrać przycisk [Dodaj]. Formularz składa się z zakładek: Ogólne, Realizacja, Atrybuty, Załączniki oraz Historia zmian.

Polem obligatoryjnym do zapisu nowego zadania jest pole Temat.

Operator w sekcji Szczegóły planowania ma możliwość określenia dat obowiązywania danego zadania, oznaczenie go jako wydarzenie całodzienne oraz stworzenie analogicznego zadania do wykonania (parametr Kolejne zadanie ustaw za).

Na zakładce Realizacja domyślnie uzupełniany jest pracownik powiązany z obecnie zalogowanym kontem operatora. Operator posiadający uprawnienia do listy zadań innych pracowników ma możliwość przypisana danego zadanie do innego pracownika.

Przypisany do kwestionariusza pracownik może uzupełnić go z poziomu:

• menu Główne przycisk [Lista] znajdujący się na wstążce listy obiektów: Kontrahenci, Osoby kontaktowe, Pracownicy
• Terminarza pracownika
• Obszaru CRM użytkownika (CRM –> Pulpit CRM)

Po podniesieniu do edycji kwestionariusza do wypełnienia dla danego obiektu, pojawia się okno formularza:

Ocena – wynik oceny w wartościach liczbowych.

Tylko aktualne wersje – gdy parametr zostanie zaznaczony to na liście ukrywane są te wersje pytania, które nie są najbardziej aktualne (data archiwizacji jest pusta lub wypełniona największą wartością dla wszystkich wersji pytania przypisanych do kwestionariusza).

Odpowiedź – pole, które uzupełnia operator wypełniający kwestionariusz:

• w przypadku odpowiedzi typu Tekst może mieć ona maksymalnie 2000 znaków
• w przypadku odpowiedzi typu Wartość atrybutu, odpowiedziami mogą być jedynie atrybuty, określone parametrem Odpowiedź na pytanie kwestionariusza

Data archiwizacji – data zarchiwizowania danego pytania (wprowadzenie zmian w definicji pytania już raz użytego na wzorcu lub kwestionariuszu: zmiany w polu Nazwa, zmiany w obszarze Odpowiedzi, jeśli oparte są na atrybucie).

Wypełniający – nazwa pracownika wypełniającego kwestionariusz (pole wypełniane automatycznie).

Seryjne dodawanie kwestionariuszy pozwala na przypisanie wybranego kwestionariusza do kilku obiektów jednocześnie. Funkcjonalność ta jest dostępna pod przyciskiem [Generuj] znajdującym się na wstążce nad listą:

• Kontrahentów
• Pracowników
• Osób kontaktowych
• Działań CRM

Aby seryjnie dodać kwestionariusz, należy:

• W polu Kwestionariusz wybrać jeden z udostępnionych dla danego obiektu kwestionariuszy
• Dodać go do wybranych z listy kontrahentów/pracowników/osób/działań

W sekcji Wypełniający wybrać pracownika, który będzie odpowiadał na pytania z kwestionariusza. Aby wygenerowany kwestionariusz był widoczny również z poziomu terminarza, należy zaznaczyć parametr Dodaj do terminarzy pracowników.

Dodaj opiekunów z karty kontrahenta – parametr możliwy do zaznaczenia jedynie, gdy formularz dodawany jest z poziomu listy kontrahentów. Po zaznaczeniu lista Wypełniający jest dezaktywowana, a jako wypełniający będą dostępni tylko opiekunowie danego kontrahenta.

Po wybraniu przycisku [Wykonaj] kwestionariusz zostanie przypisany do wybranych obiektów. Przypisane kwestionariusze są dostępne pod przyciskiem [Lista] z poziomu listy kontrahentów/pracowników/osób kontaktowych/działań CRM.

W systemie istnieje możliwość tworzenia własnych kwestionariuszy ankietowych w oparciu o wcześniej zdefiniowane pytania i odpowiedzi. Lista wzorców jest dostępna z poziomu Konfiguracja → CRM → Wzorce kwestionariuszy.

Zakładka Lista wzorców kwestionariuszy prezentuje zdefiniowane w systemie wzorce.

Formularz składa się z dedykowanej zakładek Ogólne oraz Obiekty oraz standardowych zakładek Załączniki i Historia zmian.

Definiowanie pytań, z których składa się kwestionariusz zostało opisane w artykule Definiowanie kwestionariuszy. Przed zapisaniem nowego wzorca należy uzupełnić pole Nazwa.

Aby istniała możliwość wykorzystania zdefiniowanego wzorca kwestionariusza, należy przypisać go do obiektu, dla którego ma być dostępny. Z poziomu zakładki Lista obiektów można udostępnić wzorzec dla:

• Kontrahenta
• Pracownika
• Kontaktu
• Spotkania
• Osoby kontaktowej

Przypisane do kwestionariusza obiekty będą również widoczne na zakładce Obiekty, na formularzu kwestionariusza.

Kwestionariusze umożliwiają zbieranie dodatkowych informacji o pracownikach i kontrahentach, które mogą być wykorzystywane w procesie sprzedaży m.in. podczas tworzenia nowych Możliwości.

Formularz kwestionariusza składa się z listy pytań, które można zdefiniować się z poziomu:

• Konfiguracja → CRM → Pytania
• formularza kwestionariusza → sekcja Lista pytań → dodanie nowego pytania

Wszystkie zdefiniowane w systemie pytania można następnie dowolnie grupować w wybrane Kwestionariusze.

Po dodaniu nowego pytania należy uzupełnić pola:

• Nazwę –treść pytania
• Grupa – pole obowiązkowe do uzupełnienia, pobiera wartości ze słownika Grupa pytań (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM → Grupy pytań). Umożliwia grupowanie zdefiniowanych pytań w kategorie, których dotyczą.
• Tekst – zaznaczenie parametru definiuje pytanie jako pytanie otwarte
• Wartość – zaznaczenie parametru pozwala na wykorzystanie wartości atrybutu jako odpowiedzi na dane pytanie. Jako wartość odpowiedzi można wybrać jedynie atrybut, który:
  • na swojej definicji ma zaznaczony parametr Odpowiedź na pytanie kwestionariusza.
  • Ma format typu: tekst/ liczba/ wartość logiczna/lista/data

Po wybraniu atrybutu typu lista, w sekcji Lista wartości na formularzu pytania, można dodatkowo zdefiniować wartość punktową dla każdej odpowiedzi. Po zatwierdzeniu kwestionariusza, prezentowana zostaje na nim ocena wyrażona w wartościach liczbowych, obliczana jako iloczyn punktów zdefiniowanych na szczegółach pytania oraz wagę grupy pytań.

• Wymagana – parametr domyślnie zaznaczony, wymaga udzielenia odpowiedzi na pytanie w kwestionariuszu.
• Wartość domyślna – umożliwia zdefiniowanie wartości domyślnej dla odpowiedzi. Parametr dostępny do edycji tylko dla pytań z zaznaczonym parametrem Wymagana.

Po zapisaniu formularza pytania, za pomocą Szczegółów pytań, dostępnych na Liście pytań, istnieje możliwość doprecyzowania ich treści. W sekcji tej prezentowane są wartość zdefiniowane w słowniku uniwersalny CRM Szczegóły pytań (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM), które można powiązać z danym pytaniem oraz określić jedną z nich jako domyślną.

Po zdefiniowaniu listy pytań, można przypisać je do wzorca kwestionariuszy, a następnie dołączyć do go do wybranego obiektu. Kwestionariusze dostępne są z poziomu listy:

• kontrahentów
• osób kontaktowych
• pracowników

Aby przejść na listę kwestionariuszy należy wybrać przycisk [Lista] dostępny na jednej z powyższych list.

Możliwości odzwierciedlają prognozowaną sprzedaż określonych artykułów, w rozbiciu na poszczególnych kontrahentów. Dzięki odnotowaniu określonych szans sprzedażowych można je analizować za pomocą raportów BI. Przykładem może być analiza szans (ilościowa i wartościowa) w odniesieniu do rzeczywiście osiągniętych wyników.

Lista możliwości dostępna jest z poziomu listy kontrahentów pod przyciskiem [Lista możliwości].

Formularz nowej możliwości zawiera dedykowaną zakładkę Ogólne oraz zakładki:

• Lista opiekunów – lista jest automatycznie uzupełniana osobami kontaktowymi przypisanymi do kontrahenta z możliwością edycji
• Atrybuty 
• Załączniki 
• Historia zmian

Sekcję Możliwości sprzedaży, w której dostępne są pola:

• Kategoria – umożliwia sklasyfikowanie nowo tworzonego obiektu względem istniejących kategorii dostępnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM → Kategorie możliwości. Predefiniowane wartości słownika to: Akcja promocyjna oraz Standardowe działania handlowe.
• Klasyfikacja – pozwala zróżnicować stopień ważności danej możliwości względem istniejących kategorii dostępnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM → Klasyfikacja możliwości. Predefiniowane wartości słownika to: Zimy, Ciepły, Gorący.
• Prawdopodobieństwo – procentowy szacunek realizacji założonych możliwości określany przez operatora
• Kontrahent – pole nieaktywne, automatycznie uzupełniane kodem i nazwą kontrahenta, z poziomu którego wywołana była lista możliwości.

Sekcję Harmonogram i obroty, w której dostępne są pola:

• Status – pozwala określić aktualny status pozyskania kontrahenta względem istniejących kategorii dostępnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM → Status możliwości. Predefiniowane wartości słownika to: Nowy, Utracony, Wstępne negocjacje, Zaawansowane negocjacje, Zakończone sukcesem.
• Typ ceny – pole z typem ceny, z której pobierana będzie cena artykułów do autokalkulacji ceny.
• Szacowana cena całkowita / Cena oferowana – pola liczbowe do zdefiniowania przez operatora.
• Autokalkulacja ceny – aktualnie wyliczona suma, na podstawie cen jednostkowych i ilości artykułów dodanych w sekcji Artykuły. Cena artykułów pobierana jest z najbardziej aktualnego cennika stworzonego na podstawie wybranego typu ceny, odnosząc się do ustalonego dnia i godziny oczekiwanej daty sprzedaży. Wartość ta zostaje przeliczona automatycznie podczas:
  • zmiany ilości artykułów znajdujących się na liście
  • dodawania, usuwania artykułów z listy
  • zmiany typu ceny
  • zmiany rodzaju waluty (zgodnie z datą bieżącą systemu, jeżeli kurs dla danej waluty nie został wprowadzony, system wyświetli wartość 0)
• Ostatnio wyliczona suma – jest to autokalkulacja ceny wyliczona podczas ostatniej edycji/dodawania edytowanej możliwości. W trybie dodawania wartość będzie zawsze równa polu autokalkulacji ceny. Po zapisaniu okna i ponownej edycji, pokazywana jest wartość, z którą dana możliwość została ostatnio zapisana.

Sekcja Artykuły, w której oprócz standardowych kolumn identyfikujących dany towar dostępne są pola:

• Cena jednostkowa – pobrana z cennika, utworzonego na podstawie wskazanego w poprzednim punkcie typu ceny (data Obowiązuje od jest najbardziej aktualna spośród wszystkich cenników, a  jednocześnie jest mniejsza niż data Oczekiwana data sprzedaży na możliwości).
• Waluta – pobrana z cennika, utworzonego na podstawie wskazanego w poprzednim punkcie typu ceny.
• Oczekiwana ilość – pole liczbowe do zdefiniowania przez operatora.

Spotkania służą do rejestrowania informacji o odbytych i planowanych konwersacjach prowadzonych przez danego pracownika/pracowników z osobami kontaktowymi, w określonych ramach czasowych oraz mających określone koszty.

Na liście Działań CRM, na zakładce Wszystkie działania wyświetlane są wszystkie zdefiniowane uprzednio działania dla danego kontrahenta. Na formularzu nowego spotkania dostępne są pola:

• Miejsce – pole nieograniczone liczba znaków pozwalające określić dokładną lokalizację spotkania
• Priorytet – pozwala na określenie wagi działania, na podstawie wartości zdefiniowanych w słowniku Priorytety działań, dostępnego z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM → Priorytety działań.
• Kategoria – umożliwia na sklasyfikowanie obiektu względem istniejących kategorii dostępnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM Kategorie działań. Predefiniowane wartości słownika to: Negocjacje handlowe, Pozyskanie klienta, Realizacja zamówień oraz Utrzymanie klienta
• Kolejny kontakt/spotkanie ustaw za – zaznaczenie parametru skutkuje utworzeniem na liście analogicznego kontaktu, którego termin będzie zgodny z czasem ustawionym w polu godziny, dni, tygodnie od bieżącego spotkania lub wybranym bezpośrednio z dostępnego obok kalendarza.
• Dodaj do terminarza pracownika – zaznaczenie parametru skutkuje udostępnieniem obiektu również z poziomu terminarza powiązanego z kontaktem pracownika.
• Spodziewane koszty – możliwość określenia przewidywalnych kosztów spotkania. Obok znajduje się lista rozwijana, definiująca rodzaj waluty, w jakiej określamy spodziewane koszty.
• Koszty rzeczywiste – określenie kosztu, jaki w rzeczywistości został poniesiony w związku z organizacją spotkania oraz znajdująca się obok lista rozwijana definiująca rodzaj waluty, w jakiej określamy koszty rzeczywiste.

Aby zapisać nowe spotkanie konieczne należy uzupełnić:

• Kontrahenta
• Pracownika
• Osoby kontaktowej

Kontakty służą do rejestrowania informacji o planowanych oraz odbytych konwersacjach prowadzonych przez pracownika z osobami kontaktowymi kontrahentów.

Nowy kontakt można dodać z poziomu:

• Główne -> CRM -> Moje działania
• Główne -> Kontrahenci -> Działania

Aby zapisać nowe spotkanie konieczne jest uzupełnienie:

• Kontrahenta, którego dotyczy
• Osoby kontaktowej

Oprócz standardowych pól na formularzu dostępne są również:

• Czas – czas trwania kontaktu, od uruchomienia nowego okna do jego zapisania. Po lewej stronie znajduje się jest przycisk [Start/Pauza].
• Kolejny kontakt/spotkanie ustaw za – zaznaczenie parametru skutkuje utworzeniem na liście analogicznego kontaktu, którego termin będzie zgodny z czasem ustawionym w polu godziny, dni, tygodnie od bieżącego spotkania lub wybranym bezpośrednio z dostępnego obok kalendarza.
• Dodaj do terminarza pracownika – po zaznaczeniu parametru, obiekt będzie widoczny również z poziomu terminarza powiązanego z kontaktem pracownika.
• Zakończone – po zaznaczeniu tego parametru zdezaktywowane zostają wszystkie pola w oknie obiektu.
• Pracownik – domyślnie w tym polu uzupełniany jest pracownik powiązany z aktualnie zalogowanym operatorem z możliwością zmiany na innego, zdefiniowanego w systemie pracownika.
• Ikona Kontaktu – umożliwia przejście do edycji kolejnego kontaktu (zdefiniowanego na formularzu wcześniej dodanego kontaktu, w panelu szczegółów planowania) w nowym oknie.
• Rodzaj – pozwala na określenie rodzaju kontaktu (telefoniczny, e-mail) poprzez wybór jednej z wartości listy rozwijane dostępnej w Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Rodzaj kontaktu.
• Priorytet – pozwala na określenie ważności działania dzięki możliwości wyboru jednej z wartości listy rozwijalnej dostępnej z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM → Priorytety działań.
• Kategoria – umożliwia sklasyfikowanie nowo tworzonego obiektu względem istniejących kategorii dostępnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → CRM  → Kategorie.
• Notatka – pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków. Dodatkowo dla niezakończonych zadań na liście działań CRM (Kontakty, Spotkania, Zadania) w kolumnie Notatki, użytkownik ma możliwość edycji tego pola bezpośrednio na liście działań.
• Kontrahent – pole automatycznie uzupełniane w przypadku, gdy lista działań otwierana jest bezpośrednio z listy kontrahentów.

Sekcja Osoby kontaktowe pozwala na dołączanie osób (Główne → Osoby kontaktowe), które biorą udział w konwersacji

Rejestrowane w systemie działania można wykorzystać do analiz BI przygotowując m.in raporty podsumowujące przebieg negocjacji z klientem, skuteczność działań poszczególnych pracowników lub prawdopodobieństwa pozyskania klientów w ujęciu różnych grup.

W celu rejestracji działań marketingowych oraz sprzedażowych można dodać:

• Kontakt – najczęściej spotkanie jednego pracownika z jednym przedstawicielem kontrahenta
• Spotkanie – szczegółowe spotkanie z konkretnymi uczestnikami, w określonych ramach czasowych oraz miejscu

Działania CRM dostępne są z poziomu:

• Główne -> CRM -> Moje działania – lista prezentuje działania powiązane ze wszystkimi kontrahentami
• Listy kontrahentów – po zaznaczeniu kontrahenta i wybraniu przycisku [Działania] dostępnego na wstążce, prezentowana jest lista wszystkich działań powiązanych z wybranym kontrahentem.

Widoczność działań dla zalogowanego operatora zależna jest od uprawnień nadanych dla grup operatorów.

Z poziomu Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów -> zakładka Inne uprawnienia dostępne są uprawnienia do:

• listy działań (pracowników w centrach podległych/współpracowników/wszystkich pracowników)
• listy kontrahentów współpracowników
• listy osób kontaktowych współpracowników
• listy zadań (pracowników w centrach podległych/współpracowników/wszystkich pracowników)
• modyfikacji działań CRM
• modyfikacji kwestionariuszy do wypełnienia
• modyfikacji zadań
• terminarzy (pracowników w centrach podległych/współpracowników/wszystkich pracowników)

Obszar CRM i jego uprawnienia oparte są o firmy zdefiniowane w strukturze podległościowej. Grupy osób wyszczególnionych dla tych uprawnień należy w tym wypadku rozumieć jako:

• wszystkich pracowników – wszyscy pracownicy zdefiniowani w systemie
• wszystkich współpracowników – grupa pracowników w obrębie jednej jednostki zdefiniowanej w strukturze podległościowej, do której należy pracownik powiązany z zalogowanym operatorem
• pracowników w centrach podległych – grupa pracowników w obrębie jednej jednostki zdefiniowanej w strukturze podległościowej, do której należy pracownik powiązany z zalogowanym operatorem oraz grupy pracowników przypisanych do jednostek jej podległych