Generowanie dokumentów wewnętrznych w procesie transakcji międzyfirmowych

W przypadku konieczności zarejestrowania zwrotu zasobu utworzonego dokumentem PW na kontrahenta zdefiniowanego jako międzyfirmowy sprzedawca, a następnie przesuniętego dokumentami MM-/+, istnieje możliwość generowania lustrzanych dokumentów RW odzwierciedlających zwroty.

Cechy tworzonych dokumentów PW/RW:

  • Na nagłówku dokumentów dostępne jest pole Numer źródłowy, które uzupełniane jest numerem dokumentu MM- inicjującego przesunięcie międzyfirmowe
  • dokument RW powstaje na magazyn pośredni w filmie źródłowej, a w polu Kontrahent uzupełniany jest kontrahent wewnętrzny z dokumentu MM+
  • dokument PW zawsze powstaje na magazyn pośredni w firmie docelowej oraz przyjmuje stan Zatwierdzony
  • właściwości pozycji na PW są przenoszone bezpośrednio z dokumentu RW (wartość zakupu/nabycia, ilość, jednostka, cechy, objętość/masa netto/masa brutto)
  • dokumenty nie mają powiązań na poziomie pozycji/subpozycji
  • nie ma możliwości ich korygowania
  • nie ma możliwości bezpośredniego anulowania dokumentów PW/RW – proces powinien rozpocząć się poprzez anulowanie MM- , które inicjuje operacje międzyfirmowe



Obsługa pośredniego przyjęcia na magazyn w operacjach międzyfirmowych

Operacja przyjęcia pośredniego występuje wyłącznie w sytuacji zarejestrowania transakcji międzyfirmowej, gdy:

  • wystawiono dokument międzyfirmowy WZ
  • na karcie magazynu odbiorcy z WZ wybrano opcje pośredniego przyjęcia w procesach międzyfirmowych
  • istnieje aktywny magazyn pośredni w firmie docelowej

Przykład

Poniżej przestawiona został przykładowa ścieżka obiegu dokumentów w transakcji międzyfirmowej z wykorzystaniem pośredniego przyjęcia:

  • W firmie pełniącą rolę sprzedawcy, wystawiony został dokument WZ na kontrahenta powiązanego z firmą nabywcy.
  • Na karcie magazynu odbiorcy wybrana została opcja pośredniego przyjęcia w procesach międzyfimowych
  • Za pomocą transakcji międzyfirmowych, po zatwierdzeniu WZ, w firmie nabywcy automatycznie wygenerowany zostaje dokument PZ w stanie zatwierdzonym. Dokument został utworzony na magazyn pośredni odbiorcy
  • Z dokumentu PZ utworzone zostaje przesunięcie międzymagazynowe MM-, na którym:
    • Magazynem źródłowym jest magazyn pośredni odbiorcy
    • Magazynem docelowym jest magazyn odbiorcy z dokumentu WZ

Uwaga

Aby istniała możliwość pełnego wykorzystania funkcjonalności transakcji międzyfirmowych dla dokumentów pochodzących z POS oraz WMS, konieczne jest opublikowanie na bazie procesów BPM :

  • Zrealizuj dostawę międzyfirmową
  • Zrealizuj przesunięcie międzyfirmowe
  • Anulowanie przesunięcia międzyfirmowego

Uwaga
Anulowanie dokumentu MM- powstałego w wyniku ścieżki WZ -> PZ -> MM- skutkuje anulowaniem dokumentu PZ




Wykorzystanie magazynów pośrednich

Magazyn pośredni może być wykorzystany do:

  • Przyjęcia pośredniego, jako:
    • magazyn w nagłówku PZ wygenerowanego z WZ z innej firmy
    • magazyn na subpozycjach FZ fakturującego PZ powstałe z WZ z innej firmy
    • magazyn w nagłówku FZ powstałego z FS z innej firmy
    • magazyn źródłowy na MM- wygenerowanym z PZ w ścieżce WZ-> PZ -> MM-
    • magazyn na korektach FZ/PZ z przyjęcia pośredniego
  • Międzyfirmowego przesunięcia międzymagazynowego, jako:
    • magazyn pośredni na dokumencie MM- (na ten magazyn przesunięte zostaną zasoby w ramach dokończenia obiegu dokumentów MM w firmie źródłowej)
    • magazyn na dokumencie WZ wygenerowanym z dokumentu MM+ międzyfirmowego (z tego magazynu zostaną wydane zasoby przyjęte dokumentem MM+ międzyfirmowym)
    • magazyn na dokumencie RW wygenerowanym z dokumentu MM+ międzyfirmowego z zaznaczonym parametrem Realizuj zwrot (z tego magazynu zostaną wydane zasoby przyjęte dokumentem MM+ międzyfirmowym, dla zasobów powstałych w wyniki dostawy dokumentem PW od kontrahenta wewnętrznego)
    • magazyn na dokumencie FS wygenerowanym w ścieżce MM+->WZ->FS
    • magazyn na KIFS/KIWZ w przesunięciu międzyfirmowym oznaczonym jako Realizuj zwrot (na ten magazyn zostaną przyjęte zasoby w przypadku zwrotów międzyfirmowych)

Uwaga

Magazyn pośredni nie może zostać wybrany na dokument ręcznie, przez operatora. Może zostać ustawiony na dokumencie w sposób automatyczny przez system:

  • w procesach przyjęcia pośredniego oraz przesunięcia międzyfirmowego MM
  • na korektach FZ/PZ inicjowanych ręcznie przez operatora




Konfiguracja magazynów wykorzystywanych w transkacjach międzyfirmowych

Definiowanie magazynów pośrednich

Magazyn pośredni umożliwia pełne wykorzystanie funkcjonalności transakcji międzyfirmowych wyłącznie na bazach z włączoną metodą kolejkowania FIFO/LIFO. Magazyn ten może być wykorzystany na następujących dokumentach:

  • FS i korekty ilościowe/wartościowe
  • WZ i korekty ilościowe/wartościowe
  • FZ i korekty ilościowe/wartościowe/kosztu dodatkowego
  • PZ i korekty ilościowe/wartościowe/kosztu dodatkowego
  • MM- /MM+
  • PW
  • RW

Aby zdefiniować magazyn pośredni należy z poziomu Główne Magazyny lub Magazyn Magazyny wybrać przycisk [Dodaj] z opcją Pośredni.

Wykorzystanie magazynów pośrednich zostało opisane w artykule Wykorzystanie magazynów pośrednich.

Uwaga
Możliwość dodania magazynu pośredniego dostępna jest tylko dla firmy z włączoną obsługą transakcji międzyfirmowych.

Karta magazynu pośredniego

Karta magazynu pośredniego rożni się od pozostałych magazynów lokalnych:

  • wyszarzonym parametrem Dedykowany dla firmy głównej. Parametr jest zaznaczony tylko jeżeli w polu Firma wybrana została Firma główna.
  • ukryciem parametru Obsługa WMS
  • brakiem możliwości zdefiniowania danych adresowych oraz współczynnika prognozy
  • brakiem zakładek: Zarządzanie stanami, Widoczność stanów oraz przycisków do generowania dokumentów

Firma – pole umożliwiające powiązanie magazynu z wybraną firmą. Lista ograniczona do firm z aktywną obsługą transakcji międzyfirmowych. Pole jest udostępnione do edycji do pierwszego zapisania karty magazynu.

Cechy magazynu pośredniego:

  • do każdej firmy może być przypisany tylko jeden magazyn pośredni
  • jest automatycznie dostępny dla każdego centrum, zdefiniowanego w firmie, do której należy (nie jest widoczny w Dostępności obiektów)
  • nie ma możliwości jego dezaktywacji

Parametr Przyjęcie w procesach międzyfirmowych na magazynach lokalnych

Przyjęcie w procesach międzyfirmowych – pole dostępne na nagłówkach magazynów lokalnych w firmach/centrach, w których aktywowano obsługę transakcji międzyfirmowych w roli Nabywcy, na bazach z metodą kolejkowania FIFO/LIFO. Użytkownik ma możliwość wyboru jedną z opcji:

  • Bezpośrednie (wartość domyślna) – towar w procesie transakcji międzyfirmowej będzie przyjmowany z pominięciem magazynu pośredniego (np. WZ PZ)
  • Pośrednie – towar w procesie transakcji międzyfirmowej będzie przyjmowany z wykorzystaniem magazynów pośrednich (np. WZ PZ MM-/+)

Nagłówek magazynu lokalnego

Zmiany na dokumencie MM-/+

Na bazach z metodą kolejkowania FIFO/LIFO, na formularzach dokumentów MM-/+ wystawianych w firmie z aktywną obsługą transakcji międzyfirmowych oraz z udostępnionymi magazynami innych firm dostępne są dodatkowe pola:

  • Magazyn pośredni – pole automatycznie uzupełniane nazwą magazynu pośredniego, w przypadku, gdy jako magazyn docelowy na dokumencie został wybrany magazyn należący do innej firmy. Jest to magazyn z którego zasoby zostają:
    • Przesunięte w ramach operacji w jednej firmie (MM+)
    • Rozchodowane (WZ/KIPZ/RW)
  • Kontrahent wewnętrzny – prezentuje nazwę kontrahenta powiązanego z firmą, do której przypięty jest magazyn docelowy. Pole prezentowane tylko na dokumentach, na których magazynem docelowym jest magazyn z innej firmy.
  • Operacja międzyfirmowa parametr nie podlega edycji, jest automatycznie zaznaczony w przypadku gdy, MM- inicjuje operacje międzyfirmową. Pole prezentowane tylko na dokumentach, na których magazynem docelowym jest magazyn z innej firmy.
  • Realizuj zwrotw zależności od wartości parametru:
    • z MM+ mogą powstać dokumenty KIFZ/KIPZ/RW (oraz KIFS/KIWZ/PW w firmie przeciwnej) – zaznaczony
    • z MM+ wygenerowany zostanie dokument WZ – odznaczony

Uwaga
Parametr dostępny tylko na bazach z metoda kolejkowania FIFO/LIFO, tylko na dokumentach, na których magazynem docelowym jest magazyn z innej firmy.

Uwaga
Parametr jest domyślnie zaznaczony i niedostępny do edycji dla firm pełniących rolę jedynie nabywcy.

  • Magazyn docelowy – magazyn, na który wystawiony zostaną dokumenty w firmie przeciwnej.
  • Magazyn dostawcy – nazwa magazynu, z którego wydano zasoby w innej firmie:
    • w ścieżce: WZ -> PZ -> MM-/MM+ – jest to magazyn, z którego wydano zasoby dokumentem WZ
    • w ścieżce: MM1-/MM+ -> KIPZ/WZ/RW -> KIWZ/PZ/PW -> MM-/MM+ – jest to magazyn źródłowy z MM-1



Anulowanie dokumentów pochodzących z transakcji międzyfirmowych

Anulowanie dokumentów biorących udział w transakcjach międzyfirmowych powinno rozpoczynać się od dokumentów przeciwnych.

Uwaga
Nie ma możliwości bezpośredniego anulowania dokumentów, które są dokumentami źródłowymi w ścieżce transakcji. Anulowanie dokumentu przeciwnego powoduje automatyczne anulowanie dokumentu źródłowego.

Przykład

  1. W firmie będącej sprzedawcą wystawiony został dokument FS, którego zatwierdzenie zainicjowało automatyczne wygenerowanie dokumentu WZ
  2. W ramach transakcji międzyfirmowych w firmie będącej nabywcą:
  • do dokumentu WZ powstał dokument przeciwny – PZ
  • do dokumentu FS powstał dokument przeciwny – FZ

W przypadku konieczności anulowania dokumentów:

  • należy w pierwszej kolejności anulować dokument PZ, co spowoduje automatyczne anulowanie WZ
  • następnie można będzie anulować FZ, co spowoduje automatyczne anulowanie FS




Blokady tworzenia dokumentów w transakcjach międzyfirmowych

W firmach z aktywowaną obsługą transakcjami międzyfirmowymi blokowane jest:

  • generowanie PZ z FZ, w przypadku gdy faktura jest dokumentem przeciwnym dla FS. Wówczas utworzenie przyjęcia zewnętrznego możliwe jest wyłącznie w oparciu o wydanie zasobów dokumentem źródłowym FS.
  • generowanie FZ z PZ jeżeli PZ została automatycznie utworzona z dokumentu WZ. Wówczas utworzenie faktury dla dokumentu PZ jest możliwe w oparciu o dokument handlowy wystawiony do źródłowego dokumentu WZ.
  • dodanie dokumentu PZ, w przypadku gdy sprzedawca wybrany na dokumencie jest kontrahentem wewnętrznym, a firma do której jest przypisany została określona jako Sprzedawca, natomiast firma w której wystawiany jest dokument została określona jako Nabywca. Wówczas wystawienie dokumentu PZ możliwe jest jedynie w oparciu o dokument WZ w firmie sprzedawcy.
  • dodanie dokumentu FZ, w przypadku gdy sprzedawca wybrany na dokumencie jest kontrahentem wewnętrznym, a firma do której jest przypisany została określona jako Sprzedawca, natomiast firma w której wystawiany jest dokument została określona jako Nabywca. Wówczas wystawienie dokumentu FZ możliwe jest jedynie w oparciu o dokument FS w firmie sprzedawcy.
  • wystawienie korekty VAT dla dokumentu źródłowego, do którego wygenerowano dokument przeciwny
  • wystawianie dokumentów przeciwnych do dokumentów rozchodowych z kompletami z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument
  • wystawianie dokumentów przeciwnych, jeżeli w firmie docelowej nie ma dostępu do obiektów użytych na dokumencie źródłowym (kontrahenta, artykułu, magazynu) lub braku uprawnień operatora do logowania się do centrum docelowego



Zasady tworzenia dokumentów w transakcjach międzyfirmowych

  • Generowanie dokumentu przeciwnego odbywa się automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu pierwotnego. Jeżeli w trakcie tworzenia dokumentu wystąpił błąd, jego treść prezentowana jest w komunikacie, a zatwierdzanie dokumentu pierwotnego zostaje wycofane.
  • Sprzedawca/Dostawca na dokumencie FZ/PZ ustawiany na podstawie centrum, które jest właścicielem dokumentu źródłowego.
  • Dokumenty FZ/PZ generowane są na magazyn ustawiony jako Magazyn odbiorcy na dokumencie źródłowym.
  • Na dokumentach wygenerowanych w transakcji międzyfirmowej zachowywana jest wartość netto/brutto/rabat określone na dokumencie źródłowym.
  • Na dokumentach wygenerowanych w transakcji międzyfirmowej wartość w walucie systemowej wyliczana jest zgodnie z kursem waluty dokumentu do waluty systemowej firmy docelowej. Właściwości kursu (typ, typ daty, data) na dokumentach PZ/FZ ustawione są zgodnie z definicją dokumentu w danym centrum, natomiast na korektach – zgodnie z ustawieniami na korygowanych dokumentach.
  • Jako typ ceny na dokumentach przychodowych utworzonych z dokumentów rozchodowych pobierany jest typ powiązany z kontrahentem, na którego wystawiony jest dokument. Jeżeli takie powiązanie nie zostało zdefiniowane, pobierany jest domyślny, zakupowy typ ceny.
  • W przypadku, gdy grupa stawek vat firmy źródłowej jest różna od tej, która została przypisana firmie docelowej, weryfikowana jest wartość parametru Stawki VAT na nagłówku dokumentu źródłowego:
    • Dla stawek VAT: Krajowe – blokowana jest możliwość utworzenia dokumentu przeciwnego
    • Dla stawek VAT Eksportowe – generowany jest dokument przeciwny ze stawkami vat dostępnymi dla firmy docelowej. Generowanie zakończy się sukcesem jedynie w przypadku, gdy wartość netto i brutto na obu dokumentach będzie zgodna. W przeciwnym wypadku, proces zostanie przerwany odpowiednim komunikatem.

Przykład

W systemie utworzone zostały dwie firmy, które będą brały udział w transakcjach międzyfirmowych:

  • Firma ABC z kontrahentem wewnętrznym Sklep ABC, zdefiniowany jako sprzedawca w obsłudze transakcji międzyfirmowych
  • Firma TWZ z kontrahentem wewnętrznym Impax, zdefiniowany jako nabywca w obsłudze transakcji międzyfirmowych

Na definicji dokumentu FS w Firmie ABC wyłączone zostało automatyczne generowanie dokumentów magazynowych.

  1. W firmie ABC wystawiona zostaje faktura sprzedaży – jako kontrahent wybrany jest Impax, a jako magazyn odbiorcy – magazyn IPX (domyślny dla dokumentów w firmie TWX)
  2. Zatwierdzenie faktury inicjuje automatyczne wygenerowanie dokumentu przeciwnego FZ w firmie TWX na magazyn IPX.
  3. Następnie w firmie ABC z dokumentu wygenerowane zostało wydanie zewnętrzne, którego zatwierdzenie spowodowało wygenerowanie dokumentu PZ w firmie TWX.

Poniższa tabela przestawia źródło uzupełnienia pól na dokumentach przeciwnych.

WłaściwośćFZPZKIWZKIFZ/KWFZ/KWPZ
Kwota netto/bruttoWartość w walucie dokumentu z FSWartość w walucie dokumentu z WZWartość w walucie dokumentu z korekt PZ
Numer obcyNumer FSNumer WZNumer korekty PZNumer korekty FS/WZ
Data wystawieniaData wystawienia z FSData wystawienia z WZData wystawienia korekty PZData wystawienia korekty FS/WZ
Data wpływuAutomatycznie data bieżącaAutomatycznie data bieżąca-Automatycznie data bieżąca
Data zakupuData sprzedaży z FS---
Data korekty--Data korekty PZData korekty FS/WZ
Data przyjęcia-Automatycznie data bieżąca--
Przyczyna korekty--Przyczyna korekty PZPrzyczyna korekty FS/WZ
Priorytet realizacji-Standardowe zachowanieStandardowe zachowanieStandardowe zachowanie
Parametry płatności (forma płatności, data, liczba dni, EOM, liczba dni EOM)Parametry płatności źródłowego FS-Korekty WZ - z ustawień na kontrahencieKorekty FZ - parametry płatności źródłowej korekty FS; Korekty PZ – nie dotyczy
WalutaWaluta FSWaluta WZWaluta korekty PZWaluta korekty FS/WZ
Rodzaj transakcjiRodzaj z FSRodzaj z WZRodzaj z korekty PZRodzaj z korekty FS/WZ
Przyczyna zwolnienia z VATPrzyczyna z FS--Korekty FZ:
-przyczyna z dokumentu FZ
Sposób dostawySposób z FSSposób z WZSposób z korekty PZSposób z korekty FS/WZ
Kierunek VATKierunek z dokument FSKierunek z dokument WZKierunek z korekty PZKierunek z korekty FS/WZ
Agregacja VATWartość parametru z dokumentu FSWartość parametru z dokumentu WZWartość parametry korekty PZWartość parametry korekty FS/WZ
Odwrotne obciążenieWartość parametru z FSWartość parametru z WZDokument źródłowy WZDokument źródłowy FZ/PZ
Rejestr VATZgodnie z ustawieniami właściciela docelowego dokumentu
WłaścicielCentrum/firma wybrana na definicji firmy/centrum na zakładce Transakcje międzyfirmowe. W przypadku, gdy wybrana została opcja Zgodnie z centrum kontrahenta, jako właściciel ustawione zostaje:
• centrum nabywcy w przypadku, gdy tylko nabywca jest kontrahentem wewnętrznym
lub nabywca i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi przypisanymi do różnych firm
• centrum odbiorcy w przypadku, gdy nabywca i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi przypisanymi do różnych firm.
ObsługującyPracownik operatora inicjującego operację




Identyfikacja transakcji międzyfirmowej

Poniższy schemat prezentuje rozpoznawanie transakcji międzyfirmowych.




Dedykowane pola na dokumentach biorących udział w transakcjach międzyfirmowych (FS, WZ, FZ, PZ)

Magazyn odbiorcy – pole dostępne na nagłówku dokumentów FS i WZ. Umożliwia wybór magazynu lokalnego, na który generowany będzie dokument przeciwny.

Pole to uzupełniane jest magazynem domyślnym :

  • z centrum nabywcy w przypadku, gdy:
    • tylko nabywca wybrany na dokumencie jest kontrahentem wewnętrznym
    • zarówno nabywca jak i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi oraz odbiorca jest przypisany do innej firmy niż nabywca
  • z centrum odbiorcy, gdy zarówno nabywca jak i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi przypisanymi do tej samej firmy.

Uwaga
W przypadku generowania FS z wielu dokumentów WZ wystawionych na różne magazyny, pole Magazyn obiorcy przyjmie wartość <Wszystkie>. 

Uwaga
Istnieje zmiany odbiorcy na dokumencie FS/WZ, jeżeli wygenerowany został on z dokumentu WZ/FS, który rejestruje transakcję międzyfirmową. 

Magazyn dostawcy – pole dostępne na nagłówku dokumentów FZ i PZ wygenerowanych z dokumentów FS/WZ. Prezentuje nazwę magazynu, na który został wystawiony powiązany dokument przeciwny (źródłowy).




Konfiguracja transakcji międzyfirmowych

Za pomocą transakcji międzyfirmowych istnieje możliwość automatyzacji rejestrowania transakcji handlowych odbywających się pomiędzy firmami, w przypadku gdy np. jedna z nich prowadzi działalność produkcyjną, a druga zajmuje się dystrybucją. Taką ścieżkę rozpoczyna dokument zamówienia sprzedaży, które odzwierciedla zarejestrowanie zamówienia od Klienta .

Aby włączyć funkcjonalność transakcji międzyfirmowych należy z poziomu Konfiguracja -> Struktura Firmy -> edycja centrum typu Firma, w polu Obsługa transakcji międzyfirmowych dostępnego na nagłówku, określić rolę, jaką dana firma pełni w organizacji:

  • Sprzedawca
  • Nabywca
  • Sprzedawca i Nabywca

Parametr Obsługa transakcji międzyfirmowych

Uwaga
Aby zapisać firmę jako Sprzedawcę/Nabywcę w obsłudze transakcji międzyfirmowych, konieczne jest powiązanie karty z kontrahentem.

Uwaga
Po wybraniu jednej z opcji i zapisaniu formularza firmy, nie ma możliwości jej odznaczenia.

Na kartotece Firmy, która uczestniczy w transakcjach międzynarodowych prezentowana jest dodatkowa zakładka Transakcje międzyfirmowe. Zawiera ona kolumny:

  • Proces – prezentuje ścieżki możliwych generowań, których ilość zależy od pełnionej przez daną firmę funkcji. Dla nabywcy są to:
    • Wydanie zewnętrzne – Przyjęcie zewnętrzne
    • Faktura sprzedaży – Faktura zakupu
    • Korekta ilościowa faktury sprzedaży – Korekta ilościowa faktury zakupu

Dla sprzedawcy jest to:

    • Korekta ilościowa przyjęcia zewnętrznego – Korekta ilościowa wydania zewnętrznego
  • Właściciel – pozwala na wskazanie centrum, w ramach którego będzie automatycznie tworzony dokument przeciwny. Do wyboru dostępne są opcje:
    • Zgodnie z centrum kontrahenta – wartość domyślna, właścicielem dokumentu przeciwnego będzie centrum powiązane z Odbiorcą wskazanym na dokumencie źródłowym
    • Wskazana Firma/centrum, która ma zaznaczoną obsługę transakcji międzyfirmowych – dokument przeciwny zostanie utworzony w kontekście wybranej jednostki struktury firmy, bez względu na powiązanie centrum z odbiorcą dokumentu źródłowego.

Zakładka Transakcje międzyfirmowe na kartotece Firmy

Wskazówka
Dodanie powiązania z kontrahentem jest możliwe również na kartotekach centrów, które podlegają firmie z aktywną funkcją obsługi transakcji międzyfirmowych. Dzięki temu, możliwe jest zdefiniowanie, w jakim centrum ma zostać wygenerowany dokument przeciwny

 

Przykład

Firma ABC, która w obiegu transakcji międzyfirmowych pełni rolę nabywcy, jest powiązana z kontrahentem Laneco. Jest również firmą nadrzędną dla centrum MOB1, powiązanego z kontrahentem Studio K.

  1. Firma ABC wystawia dokument WZ, na którym:
  • Nabywcą jest kontrahent Laneco
  • Odbiorcą jest kontrahent Studio K
  1. Dokument PZ utworzony w procesie transakcji międzyfirmowych, zostanie wygenereowany w centrum odbiorcy – MOB1.