W praktyce księgowości stosowanej we Francji i Hiszpanii występuje rozróżnienie na konta syntetyczne i analityczne oraz konta słownikowe powiązane np. z kontrahentami. Różnica między polskim i francuskim (hiszpańskim) planem kont to brak myślnika oddzielającego poszczególne poziomy. Każdy poziom konta jest określany przez odpowiednią ilość znaków.

Plan kont – informacje ogólne

Przykładowo, konto o numerze 752: Przychody z operacji finansowych, zostało utworzone na najwyższym możliwym poziomie. Kolejne poziomy tworzone są poprzez „dodanie” następnego znaku do numeru danego konta. Kontami podrzędnymi (tzn. kontami na niższym poziomie) wobec konta 752 są konta:

• 7521
• 7522
• 7523
• 7524
• 7525

Z kolei konto o numerze 7521 jest kontem, któremu przypisane są konta podrzędne:

• 75211
• 75212

Analogicznie, kontami analitycznymi (podrzędnymi) wobec konta 7522 są konta, zaczynające się od numeru 7522 (definiującego dwa wyższe poziomy):

• 75221
• 75222

Wielopoziomowa struktura planu kont mogłaby więc wyglądać następująco:

• Poziom 1: 221
• Poziom 2: 2213
• Poziom 3: 22135
• Poziom 4: 221358
• Poziom 5: 2213581

Tworzenie wielopoziomowej struktury planu kont

Nowy poziom może zostać utworzony poprzez dodanie, do numeru konta nadrzędnego, jednego lub kilku znaków. Sposób tworzenia wielopoziomowej struktury planu kont zostanie przedstawiony na przykładzie zakładania konta rozrachunkowego słownikowego dla kontrahentów.

• Założenie konta nadrzędnego o numerze 402

• Tworzenie kont słownikowych na niższym poziomie

Numer konta musi zostać uzupełniony w dostępnym polu w całości, to znaczy wraz z numerem konta nadrzędnego poprzedzającym znak określający dany poziom. W przykładzie wpisujemy numer konta nadrzędnego 402 i „dodajemy” do niego znak 1. System podpowiada automatycznie numer konta nadrzędnego (bez możliwości zmiany) – użytkownik musi go uzupełnić tylko odpowiednim znakiem dotyczącym analityki. Utworzone zostanie konto 4021, będące kontem podrzędnym (kontem niższego poziomu) wobec konta 402.

• Przypisanie kontrahentowi konta słownikowego

Z zakładki Księgowe na karcie kontrahenta można odwołać się do planu kont i wybrać odpowiednie konto słownikowe.

System podpowiada numer konta z myślnikiem, ale po zaznaczeniu opcji Załóż konto zostanie utworzone konto o numerze 4011COMARCH (bez myślnika).

Słownikowe konto kontrahenta można również utworzyć bezpośrednio z planu kont uzupełniając pola prawidłowymi danymi. Pierwszym wymogiem jest wprowadzenie numeru konta w całości – do numeru istniejącego konta słownikowego 4021 dodajemy ciąg znaków COMARCH. Zostanie w ten sposób utworzone konto na 3 poziomie planu kont, z numerem 4021COMARCH. Drugim wymogiem jest wybór konkretnego kontrahenta za pomocą przycisku [Kontrahent].

Zakładanie kont księgowych za pomocą schematu księgowego i księgowań okresowych

Zakładanie kont za pomocą schematów księgowych w wersji francuskiej/hiszpańskiej działa na takiej samej zasadzie jak w wersji standardowej. Oznacza to, że na pozycjach schematu należy wprowadzać numery kont razem z myślnikami. Myślniki służą jedynie określeniu, na jakim poziomie należy utworzyć konto. Założone konto nie będzie miało tych myślników w numerze.

Analogiczna zasada obowiązuje przy wykorzystywaniu opcji zakładania kont za pomocą księgowań okresowych.

Zakładanie kont księgowych – inne możliwości

W pozostałych miejscach systemu, gdzie zakładane są konta księgowe, należy wprowadzać numery kont wraz z myślnikami (dla zdefiniowania poziomów analityki), ale bez znaków: ” ”, np. 100-1-1.

Konto księgowe w ten sposób można założyć z poziomu: zapisu księgowego, noty memoriałowej, operacji kasowo-bankowej, słownika: Kontrahent, Pracownik, Urząd, Artykuł, Magazyn, Bank, Stawka VAT, Środki trwałe na zakładce Księgowe.

Przypisywanie kont do obiektów

Wybierając konto np. na rejestrze kasowo-bankowym należy wprowadzić numer istniejącego konta bez myślników czy innych dodatkowych znaków. Przykładowo, należy wprowadzić numer konta w postaci: 10011. Konto to jest podrzędne wobec konta 1001, które z kolei jest podrzędne wobec konta na najwyższym poziomie o numerze 100.