W procesie generowania dokumentów rozróżnia się dokument źródłowy, z którego zostanie wygenerowany inny dokument oraz dokument wygenerowany, który powstał w wyniku generowania. Oba te dokumenty są ze ściśle powiązane i uzupełniają się nawzajem, dając pełniejszy obraz przeprowadzonych transakcji.

Wśród opcji generowania dostępne jest generowanie dokumentu:

• handlowego z magazynowego (np. FS z WZ)
• magazynowego z handlowego (np. PZ z FZ)
• handlowego z handlowego (np. FS z ZS)
• magazynowego z magazynowego (np. MM+ z MM-).

Wykaz dostępnych generowań umieszczony jest na:

• poszczególnych listach dokumentów
• z poziomu szczegółów dokumentu w menu głównym w grupie przycisków Generowanie (dostępne tylko dla kilku generowań np. OZ)

• W przypadku generowania dokumentu z dokumentów handlowych oraz magazynowych, w zależności od ustawień na definicji dokumentu (Konfiguracja Struktura firmy Firma Dokumenty), nowo wygenerowany dokument może być w stanie zatwierdzonym, niezatwierdzonym lub zainicjowanym
• wygenerowany dokument można częściowo edytować, usunać, zatwierdzić, zaksięgować lub anulować
• wygenerowana korekta kosztu nie podlega edycji
• na większości wygenerowanych dokumentów można edytować jedynie kontrahenta, daty na dokumencie oraz płatność
• na większości wygenerowanych dokumentów można edytować nazwę artykułu będącego pozycją dokumentu, ale tylko jeśli na karcie tego artykułu zaznaczono parametr Edycja nazwy
• na dokumentach handlowych, generowanych z dokumentów magazynowych i odwrotnie, nie można w pełni edytować pozycji
• wygenerowany dokument jest wystawiony w takiej walucie, w jakiej dokument źródłowy
• wygenerowany dokument handlowy (poza zapytaniami) generuje płatność

Dokument wygenerowany dziedziczy większość danych z dokumentu źródłowego, za wyjątkiem generowania dokumentów o innym charakterze niż dokument źródłowy – generowanie dokumentu rozchodowego z dokumentu przychodowego i odwrotnie. W takiej sytuacji, dokument generowany przejmuje zazwyczaj jedynie elementy, a dokładniej artykuły, które są przedmiotem dokumentu źródłowego. Pozostałe parametry, jak np. kontrahent, forma i termin płatności, rodzaj transakcji, czy ceny artykułów, są ustalane tak jakby dokument był wystawiany ręcznie, a nie generowany.

Tworzenie korekt wartościowych do faktur oraz paragonów, które były wcześniej skojarzone z dokumentami magazynowymi, pociąga za sobą automatyczne generowanie zatwierdzonych korekt wartościowych do dokumentów magazynowych. Jeśli do dokumentu handlowego, niepowiązanego z żadnym dokumentem magazynowym i odwrotnie, zostaną wystawione korekty wartościowe lub/i ilościowe, generowany dokument magazynowy lub handlowy będzie uwzględniał korekty dokumentu źródłowego. Oznacza to, że jego wartość oraz ilość elementów będzie skorygowana w stosunku do dokumentu źródłowego.

Pozostałe zasady generowania dokumentów zostały opisane w artykule Zasady generowania dokumentów.

Poniżej przestawione są kierunki ręcznego generowania dokumentów:

• ZOS -> OS lub ZOZ
• wybrane pozycje ZOS ->OS, ZOZ
• ZOZ -> OZ
• OS -> ZS
• OZ -> ZZ lub OS
• wybrane pozycje OZ -> OS
• ZS -> FS, WZ, PAR, ZZ (zablokowane, jeśli subpozycje ZS wskazują na magazyn konsygnacyjny własny), FSL, ZWE lub MM- (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• wybrane pozycje ZS -> ZZ
• ZZ -> FZ, PZ, FZL
• wybrane pozycje /opakowania ZZ -> FZ, PZ
• PAR -> FS, WZ, KIPAR, KWPAR
• KIPAR -> KIWZ
• ręczna KIPAR -> PW
• FS -> WZ, KIFS, KWFS
• KIFS -> KIWZ
• ręczna KIFS -> PW
• FZ ->  PZ, KIFZ, KWFZ
• wybrane pozycje /opakowania FZ -> PZ
• KIFZ -> KIPZ
• ręczna KIFZ -> RW
• RLS -> PW, RW, RLZ, MM-, MM+, FS, KIFS, KWFS, KIPAR, KWPAR
• RLZ -> PW, RW, FZ, KIFZ, KWFZ
• ZSK -> FZ
• WZ -> FS, PAR, KIWZ, KWWZ lub ZSK (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• PZ -> FZ, MM-, KIPZ, KWPZ
• wybrane pozycje /opakowania PZ -> FZ, MM-
• RW -> KIRW
• PW -> MM-, KIPW, KWPW
• wybrane pozycje /opakowania PW -> MM-
• MM- -> MM+, PRP lub ZSK (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• wybrane opakowanie MM- -> PRP
• ZWE -> MM-, MM+, ZZ
• wybrane pozycje ZWE -> MM-, MM+, ZZ
• BST -> ZZ, ZWE lub MM-
• wybrane pozycje BST -> ZZ, ZWE, MM-
• I -> RW, PW lub WZ, PZ (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• PP -> ZZ, ZWE
• wybrane pozycje PP -> ZZ, ZWE

Zasady generowania dokumentów:

• Nowy dokument można wygenerować z dokumentu zatwierdzonego lub zaksięgowanego (nie można wygenerować dokumentu z dokumentu niezatwierdzonego, anulowanego lub całkowicie skorygowanego).
• Pozycje dokumentu generowanego przyjmują stawki VAT z odpowiadających im pozycji dokumentu źródłowego; wyjątek stanowi generowanie OZ -> OS oraz ZS ZZ, podczas których stawki pobierane są z karty artykułu.
• Pole Obsługa transakcji na dokumencie generowanym domyślnie przyjmuje takie same wartości jak na dokumencie źródłowym (zarówno w nagłówku, jak i na pozycjach); podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu.
• Nie ma możliwości wygenerowania dokumentu z oferty sprzedaży lub zakupu, której termin ważności upłynął.
• Nie ma możliwości wygenerowania ZZ z ZS oraz ZOZ z ZOS na pozycje typu komplet (z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument).
• Istnieje możliwość generowania z dokumentu, który nie został w całości skorygowany.
• Z jednego dokumentu źródłowego można wygenerować maksymalnie tyle dokumentów, ile dostępnych jest jednostek subpozycji. Jeśli wygenerowane dokumenty realizują całość dokumentu źródłowego, aby wygenerować następny, należy uprzednio usunąć lub anulować jeden z wcześniej wygenerowanych dokumentów. Wyjątek stanowią zapytania ofertowe oraz oferty, z których można wygenerować dowolną ilość dokumentów.
• Przy wystawianiu korekt wartościowych do dokumentów handlowych, powiązanych z dokumentami magazynowymi, korekty wartościowe dokumentów magazynowych są generowane automatycznie.
• Korekta kosztu generowana jest automatycznie, na skutek korygowania wartości pozycji na PZ lub PW, które wprowadziły zasób na magazyn, a zasób ten został już rozchodowany.
• Nie ma możliwości wygenerowania WZ, jeśli na magazynie nie ma wystarczających zasobów (np. podczas sprzedaży z brakami lub z zamówienia, którego pozycji nie są wiązane z zasobami, a w momencie generowania WZ nie ma wystarczających zasobów by je powiązać).
• Nie można generować dokumentów magazynowych z towarem, który jest w danym momencie inwentaryzowany.
• Istnieje możliwość automatycznego generowania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych, poprzez wprowadzenie odpowiednich ustawień na typach dokumentów.
• W przypadku ZOS, ZS, ZOZ, OZ, ZZ, FZ, PZ, PW istnieje możliwość generowania dokumentów z listy pozycji dokumentu, uwzględniając tylko część pozycji.
• W przypadku ZZ, FZ, PZ, PW istnieje możliwość generowania dokumentów tylko dla wskazanych opakowań
• Można wygenerować:
  • z jednego dokumentu jeden inny dokument (np. z jednego MM- jedno MM+);
  • z kilku dokumentów jeden dokument (np. z kilku WZ można wygenerować jedną FS, jeśli wszystkie WZ spełniają odpowiednie kryteria);
  • z jednego dokumentu kilka innych dokumentów (np. z jednej FS zostanie wygenerowanych tyle WZ, z ilu magazynów pobiera zasoby FS);
  • z kilku dokumentów kilka innych dokumentów (np. z kilku ofert zakupu można wygenerować kilka ofert sprzedaży, na różnych kontrahentów).
• Podczas ręcznego generowania dokumentu handlowego z kilku dokumentów magazynowych, system ustali datę sprzedaży/zakupu na poziomie najmniejszej (najwcześniejszej) z dat wydania dokumentów WZ lub dat przyjęcia dokumentów PZ.
• Podczas ręcznego generowania dokumentu magazynowego z kilku dokumentów handlowych, jeśli daty sprzedaży/zakupu są różne, system wygeneruje osobne dokumenty magazynowe dla każdej daty.
• Rabat nagłówka dokumentu źródłowego jest przenoszony na dokument wygenerowany tylko w formie rabatu użytkownika na pozycjach (wartości rabatu w nagłówku są zerowane); wyjątek stanowi generowanie FS do PAR, gdyż te dokumenty generowane są 1:1.
• Podczas generowania system nie sprawdza uprawnień operatora do rabatu udzielonego na pozycjach dokumentu źródłowego .
• Dokument MM- wygenerowany z dokumentów przychodowych PZ/PW podlega pełnej edycji.
• Na FZ generowanej w procesie konsygnacji nie są tworzone opakowania.
• Nie ma możliwości wygenerowania z FS częściowego dokumentu WZ, jeśli na dokumencie handlowym znajduje się komplet (który na karcie artykułu ma odznaczony parametr Pobieraj składniki na dokument), którego nie ma w całości na magazynie.

Edycja nazwy artykułu

Nazwa artykułu na dokumentach generowanych zależna jest od wartości parametru Edycja nazwy, dostępnego na karcie artykułu. Gdy jest on zaznaczony, a na dokumencie źródłowym nazwa ta została zmieniona, wówczas na pozycji dokumentu generowanego zostanie ustalona nazwa zgodnie z nazwą na elemencie źródłowym.

Wyjątek, w którym nazwa ustalana jest zgodnie z nazwą na karcie artykułu stanowią generowania:

• ZZ, ZWE z BST, PP
• MM- z BST
• RW, PW z I

W większości przypadków, istnieje również możliwość zmiany nazwy na dokumencie wygenerowanym, będącym w stanie niezatwierdzonym. Taka opcja jest niedostępna dla dokumentów:

• FS wygenerowanych z WZ lub PAR
• PAR wygenerowanych z WZ
• WZ wygenerowanych z FS, PAR
• korekt do dokumentów PAR, FS, FZ, PZ, WZ, RW, PW
• MM+ wygenerowanych z MM-
• FZ wygenerowanych z PZ
• PZ wygenerowanych z FZ
• KK
• PC

Edycja kodu artykułu

Edycja kodu artykułu możliwa jest jedynie bezpośrednio z poziomu jego karty. Edycja pola nie determinuje automatycznej zmiany kodu na wystawionych już dokumentach. Kod na dokumentach generowanych pobierany jest:

• z pozycji dokumentu źródłowego, w przypadku generowania dokumentów magazynowych z handlowych i odwrotnie, generowania korekt oraz FS do PAR
• z karty artykułu, w przypadku pozostałych generowań.

Zasady modyfikacji pozycji na dokumentach generowanych:

• Pole Obsługa transakcji podlega całkowitej modyfikacji bez względu na typ dokumentu.
• Istnieje możliwość usunięcia pozycji lub zmniejszenia ilości na pozycji/subpozycji dla:
  • FZ wygenerowanych z PZ,
  • PZ z FZ
  • WZ z FS/ PAR

Zmniejszanie ilości na pozycjach dokumentów PZ odbywa się od ostatniej subpozycji, a na pozycji dokumentów WZ odwrotnie do ustawionej na artykule metody kolejkowania zasobów FIFO/LIFO. Jako ilość minimalną, system przyjmie:

• 0,0001 przy precyzji jednostki artykułu równej 4
• 0,001 – przy precyzji 3
• 0,01 – przy precyzji 2
• 0,1 – przy precyzji 1
• 1 – przy precyzji równej 0

Jeśli użytkownik zmniejszył ilość pozycji doprowadzając do usunięcia jednej z subpozycji, podczas zwiększania ilości pozycji system przywróci tą subpozycje (zachowując jego dotychczasowe właściwości). Zwiększając ilość dla pozycji, system w pierwszej kolejności zwiększy ilość na niezerowych supozycjach, po czym przystąpi do przywracania kolejno wyzerowanych subpozycji – zaczynając od wyzerowanego jako ostatni.

• Na pozycje, które nie zostały uwzględnione na generowanym dokumencie można wygenerować kolejne dokumenty, aż do chwili całkowitego ich wykorzystania.
• Na dokumencie FZ wygenerowanym z dokumentu PZ możliwe jest:
  • zwiększenie ilości – na dokumencie FZ dodana zostanie nowa subpozycja. Po zwiększeniu ilości na pozycji dokumentu nie ma możliwości modyfikacji ceny/wartości danej pozycji, zostanie ona automatycznie przeliczona.
  • dodanie nowej pozycji – użytkownik ma możliwość określenia ilości oraz ceny/wartości dodanej pozycji.
• W przypadku modyfikacji ilości pozycji na dokumentach WZ/FS/PAR wygenerowanych z ZS, możliwe jest zwiększanie ilości pozycji aż do wykorzystania wszystkich dostępnych zasobów.

Operator może również zwiększyć ilość pozycji przez bezpośrednie działania na subpozycjach (przyciski [Zwróć]/[Dodaj]). Wówczas sam decyduje, które zasoby mają realizować źródłowe ZS. Wybrane zasoby, podobnie jak przy zwiększaniu ilości pozycji modyfikując pole Ilość (odnoszące się do całej pozycji), mogą być inne niż pierwotnie pobrane przez system podczas generowania WZ/FS/PAR.

Jeśli na wygenerowanym dokumencie dodany zostanie ręcznie nowa pozycja, mimo że będzie ona teoretycznie taka sama jak na ZS, system potraktuje ją jako zupełnie nową (dodatkową), niezwiązaną z zamówieniem i oprócz rezerwacji trzymanej przez ZS na dany artykuł, utworzy nową rezerwację wynikającą z pozycji dodanego na wygenerowany dokument.

• Dla dokumentu MM- wygenerowanego z PZ lub PW, system umożliwia pełną edycję pozycji, przy czym operowanie ilością zamyka się w granicach dostępnych do wydania zasobów.
• Przy generowaniu PW i RW oraz PZ i WZ z dokumentu inwentaryzacji, można edytować jedynie pracownika przypisanego do danej pozycji (obsługującego transakcję), cenę oraz wartość poszczególnych pozycji, nie można zmieniać ilości.

Agregowanie elementów zależne jest od ustawienia parametru:

• Łącz pozycje z zamówień – dostępnego na definicji dokumentów FS, PAR, FZ, WZ i PZ
• Łącz pozycje z dokumentów magazynowych – dostępnego na definicji dokumentów: FS, PAR, FZ

W przypadku dokumentów WZ oraz PZ generowanych z FS, PAR i FZ, jeśli elementy są ze sobą zgodne, zawsze są agregowane do jednej pozycji.

Elementy zostaną zagregowane, jeśli występuje zgodność:

• kodu i nazwy artykułu (może zdarzyć się sytuacja, gdzie kod i nazwa będą różne na poszczególnych dokumentach, mimo iż to ten sam artykuł – wtedy pozycje nie zostaną zagregowane)
• ceny (początkowej oraz końcowej)
• typu ceny
• jednostki
• stawki VAT
• wartości cech w sekcji Cechy na elemencie (wartości cech na subpozycjach mogą być różne – powstanie kilka subpozycji dla jednego elementu)
• pracownika w polu Obsługa transakcji
• opakowania, do którego przypisane są elementy (tylko na dokumentach przychodowych)
• parametru Odwrotne Obciążenie oraz jego klasyfikacji

W chwili generowania dokumentu, system nie sprawdza uprawnień operatora do rabatu udzielonego na pozycjach dokumentu źródłowego. Kontrola jest uruchamiana dopiero w momencie, gdy użytkownik rozpocznie modyfikację wygenerowanego dokumentu.

W przypadku, gdy dokument źródłowy posiadał rabat nagłówka, na dokument wygenerowany zostanie on przeniesiony w formie rabatu użytkownika, bezpośrednio na pozycjach. Oznacza to, że rabat nagłówka jest zerowany, ale kwota (równowartość) rabatu pozostaje na pozycjach dokumentu – wartość pozycji między dokumentem źródłowym i wygenerowanym nie zmienia się. Jeśli na dokumencie wygenerowanym będą dokonywane jakiekolwiek zmiany mogące wpływać na rabat nagłówka, nie będą one już wpływać na rabat naliczony na pozycje, gdyż jest to już inny typ rabatu.

Operator nie ma możliwości udzielenia dodatkowego rabatu nagłówka w przypadku generowań:

• WZ z FS/PAR
• PAR/FS z WZ

Opisana blokada ma na celu uniknięcie sytuacji, gdy wartość dokumentu/dokumentów generowanych nie różniła się od dokumentu źródłowego.

Podczas generowania dokumentów:

• PZ/FZ z listy dokumentów ZZ;
• PZ z listy dokumentów FZ;
• FZ z listy dokumentów PZ;
• MM- z listy dokumentów PZ/PW;

na wygenerowanych dokumentach system utworzy opakowania jak na dokumencie źródłowym i przypisze do nich odpowiednie pozycje wygenerowane na podstawie pozycji źródłowych.

W przypadku generowań częściowych, ilość dla poszczególnych pozycji opakowań na wygenerowanych dokumentach może być mniejsza niż na dokumencie źródłowym.

Parametry opakowań wygenerowanych będą uzupełniane na podstawie parametrów opakowań źródłowych, poza statusem opakowania, który ustawiany jest zgodnie z wykonaną akcją i przypisanym do niej statusem.

Istnieje również możliwość generowania dokumentów FZ, PZ, MM- bezpośrednio dla zaznaczonych opakowań dokumentu ZZ/FZ/PZ/PW. Takie generowanie uwzględnia:

• niezrealizowane pozycje ZZ – w przypadku generowania FZ lub PZ z opakowania na ZZ
• subpozycje FZ/PZ, dla których nie wygenerowano jeszcze PZ/FZ – w przypadku generowania PZ z opakowania na FZ lub FZ z opakowania na PZ
• subpozycje z PZ/PW, dla których są dostępne wolne zasoby – w przypadku generowania MM- z opakowania na PZ lub PW

Różnica polega na tym, że spośród powyższych subpozycji wybierane są tylko te, które odnoszą się do pozycji będących częścią wskazanych opakowań.

Parametry nagłówka dokumentu PZ/FZ, wygenerowanego w oparciu o wskazane opakowania oraz jego pozycje, są ustalane w ten sam sposób, jak przy standardowym generowaniu. W przypadku generowania MM- z PZ/PW, zarówno z listy dokumentów, jak i ze wskazanych opakowań, jedynie magazyn źródłowy oraz pracownik obsługujący transakcję będzie pobierany z dokumentu źródłowego. Magazyn docelowy ustalany jest zgodnie z wyborem operatora podczas generowania

Dodatkowo:

• jeśli generowanie FZ/PZ uruchomiono dla kilku opakowań, z różnych magazynów, powstanie tyle dokumentów PZ, ile różnych magazynów jest na opakowaniach
• gdy dla typu dokumentu FZ zaznaczono parametr Operacje na jednym magazynie, powstanie tyle dokumentów, ile różnych magazynów jest na opakowaniach
• w przypadku generowania MM-, gdy na PZ/PW występują opakowania, system zapyta użytkownika, czy wygenerować osobne dokumenty MM- dla opakowań
• nie ma możliwości dodawania opakowań na FZ generowaną z konsygnacji

Na dokumencie PZ/FZ wygenerowanym z FZ/PZ istnieje możliwość dowolnej modyfikacji w zakresie m.in. kodu, wagi, objętości, typu oraz zawartości opakowań (poza możliwością dodania pozycji). Operator może tworzyć nowe opakowania w oparciu o istniejące pozycje oraz je usuwać. Zakres edycji pozycji opakowania jest identyczny, jak zakres edycji standardowych pozycji PZ/FZ, wygenerowanych z FZ/PZ.

W przypadku dokumentów MM- wygenerowanych z PZ/PW, operator ma możliwość pełnej modyfikacji opakowań, łącznie z możliwością dodawania do nich nowych pozycji.

W trakcie generowania, zarówno z listy dokumentów, jak i wskazanych opakowań, pomiędzy opakowaniem źródłowym a wygenerowanym tworzone jest powiązanie, dzięki któremu istnieje możliwość prześledzenia co działo się z danym opakowaniem. Śledzenie historii opakowania dostępne jest z poziomu monitora opakowań (Zakup -> Magazyn -> Monitor opakowań).

Ustalanie dat na dokumentach wygenerowanych jest zależne od sposobu generowania dokumentu. Data wystawienia oraz data wpływu na dokumentach generowanych:

• ręcznie przez operatora – ustawia się na datę bieżącą
• automatycznie przez system, w wyniku zatwierdzania dokumentu źródłowego – ustawiana jest na podstawie daty wystawienia/wpływu dokumentu źródłowego

Rodzaj generowania	Data zakupu	Data przyjęcia	Data wydania	Data sprzedaży	Data korekty
FZ  generowana z  PZ/wielu PZ	Nnajwcześniejsza    z dat przyjęcia dokumentów PZ, z których zostanie wygenerowana	-	-	-
FS/PAR generowana z  WZ/wielu WZ	-	-	-	Zgodnie z ustawieniem parametru Data wydania z dokumentu magazynowego definiowanego w konfiguracji na typie dokumentu FS/PAR: najwcześniejsza, najpóźniejsza lub bieżąca
PZ  automatycznie generowane podczas zatwierdzania FZ	-	Na podstawie daty zakupu z FZ	-	-
PZ  ręcznie generowane z  FZ/wielu FZ	-	Na podstawie daty zakupu z FZ	-	-
		(jeśli PZ generowane z wielu FZ o różnych datach zakupu, powstaną osobne PZ dla każdej daty)
WZ  automatycznie generowane podczas zatwierdzania FS/PAR	-	-	Na podstawie daty sprzedaży z FS/PAR	-
WZ  ręcznie generowane z  FS/PAR, wielu FS/PAR	-	-	Na podstawie daty sprzedaży z FS/PAR (jeśli WZ generowane z wielu FS/PAR o różnych datach sprzedaży, powstaną osobne WZ dla każdej daty)	-
KIPZ/KWPZ  ręcznie generowana do PZ  (niepowiązanego z fakturą)	-	-	-	-	Bieżąca
KIPZ/KWPZ  automatycznie generowana podczas zatwierdzania KIFZ/KWFZ	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty z KIFZ/KWFZ
KIPZ  ręcznie generowana do KIFZ	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty z KIFZ
KWPZ  automatycznie generowana w  wyniku zmiany ceny na FZ  generowanej z  ZSK	-	-	-	-	Na podstawie daty zakupu z FZ
KIWZ/KWWZ  ręcznie generowana do WZ  (niepowiązanego z fakturą/ paragonem)	-	-	-	-	Bieżąca
KIWZ/KWWZ  automatycznie generowana podczas zatwierdzania KIFS/KWFS/ KIPAR/KWPAR	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty z KIFS/KWFS/KIPAR/KWPAR
KIWZ  ręcznie generowana do KIFS/KIPAR	-	-		-	Na podstawie daty korekty z KIFS/KWFS/KIPAR/KWPAR
KIFS/KWFS ręcznie generowana do FS	-	-	-	-	Bieżąca
KIFZ/KWFZ  ręcznie generowana do FZ	-	-	-	-	Bieżąca
KIPAR/KWPAR ręcznie generowana do PAR	-	-	-	-	Bieżąca
KIPAR/KWPAR automatycznie generowana podczas zatwierdzania KIFS/KWFS	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty KIFS/KWFS
Konsekwentnie używałbym form „najwcześniejsza” i „najpóźniejsza” (a nie „najmniejsza” i „największa”)

Podczas generowania dokumentu może dojść do sytuacji, w której adres na dokumencie źródłowym jest już zarchiwizowany, np. w przypadku, gdy adres został zarchiwizowany już po wystawieniu dokumentu źródłowego, ale przed wygenerowaniem z niego innego dokumentu.

Pobieranie adresu na generowany dokument determinuje ustawienie parametru Pobieranie adresu kontrahenta podczas generowania dokumentu, dostępnego z poziomu System -> Konfiguracja -> Handel. Do wyboru są opcje:

• z dokumentu źródłowego
• aktualny adres kontrahenta (domyślnie)

Podczas generowania dokumentu system weryfikuje, czy adresy na dokumencie źródłowym są aktywne. Jeżeli adres jest:

• aktywny – bez względu na ustawienia parametru Pobieranie adresu kontrahenta podczas generowania dokumentu, zostanie on przepisany na dokument wygenerowany
• archiwalny, gdy w konfiguracji zaznaczono opcję Z dokumentu źródłowego – adres z dokumentu źródłowego zostanie przepisany na dokument wygenerowany.
• archiwalny, gdy w konfiguracji zaznaczono opcję Aktualny adres kontrahenta, a archiwizacja adresu z dokumentu źródłowego nastąpiła:
  • automatycznie, na skutek zmodyfikowania tego adresu – na dokument wygenerowany pobrany zostanie aktualny adres, powstały w wyniku zmodyfikowania adresu z dokumentu źródłowego.
  • ręcznie, poprzez odznaczenie parametru Aktywny na karcie kontrahenta – na dokument docelowy pobrany zostanie domyślny adres główny kontrahenta.

Podczas generowania dokumentu z wielu dokumentów źródłowych, adres na dokumencie docelowym zostanie ustalony na podstawie adresu z pierwszego dokumentu źródłowego (kolejność dokumentów ustalana jest na podstawie ich ID z bazy danych). Jeśli jest on archiwalny, adres zostanie pobrany zgodnie wyżej opisanym algorytmem.

Istnieje również możliwość pobierania numeru NIP bezpośrednio z dokumentu źródłowego podczas generowań. W przypadku, gdy:

• w konfiguracji systemu jako wartość parametru Pobieranie adresu kontrahenta podczas generowania dokumentu, wybrana została opcja: z dokumentu źródłowego,
• występuje różnica między aktualnym, a użytym na dokumencie źródłowym numerze NIP,
  na nowotworzony dokument pobierany jest numer NIP użyty na dokument źródłowym.

Dodatkowo, dla generowań ręcznych, wyświetlony zostanie dedykowany komunikat: Numer NIP kontrahenta został przepisany z dokumentu źródłowego.

W generowaniach, w których dokumenty handlowe tworzone są na podstawie dokumentów magazynowych, zachowanie systemu dotyczące ustalenia terminu płatności na dokumentach handlowych uzależnione jest od tego, czy dokument magazynowy został uprzednio wygenerowany z zamówienia:

• jeżeli dokument magazynowy nie został wygenerowany z zamówienia, na fakturze/paragonie generowanym z tego dokumentu magazynowego warunki płatności domyślnie pobrane zostaną z dokumentu magazynowego.
• jeżeli dokument magazynowy został wygenerowany z zamówienia, na fakturze/paragonie generowanym z tego dokumentu magazynowego warunki płatności zostaną pobrane z zamówienia – ustawienia z dokumentu magazynowego nie będą uwzględniane.

Dokumenty magazynowe nie generują płatności. Na dokumentach WZ oraz ich korektach można jednak zdefiniować warunki płatności, tj. formę i termin płatności.

Ustalanie terminu płatności w oparciu o formułę EOM podczas generowania dokumentów zostało opisane w artykule Termin płatności na koniec miesiąca – EOM.

W przypadku generowania faktur zaliczkowych z zamówień, forma płatności na dokumencie generowanym ustawiana jest na podstawie:

• formy płatności z nagłówka zamówienia (dokumentu źródłowego) – jeśli została ona podana na zamówieniu
• formy płatności z karty kontrahenta – jeśli na zamówieniu występuje forma płatności <Różne>

Liczba dni przy takim generowaniu będzie zawsze ustawiona na 0, więc termin płatności na fakturach zaliczkowych będzie zawsze równy dacie wystawienia dokumentu.

Wymagania odnośnie zgodności pól na dokumentach, z których w wyniku generowania ma powstać jeden dokument mogą się nieznacznie różnić – w zależności od typów dokumentów. Niemniej jednak, podczas wszystkich generowań jest sprawdzana zgodność w polach dotyczących:

• kontrahentów
• waluty oraz kursu
• kierunku i agregacji VAT
• dat 

Dodatkowo, w przypadku dokumentów sprzedażowych, pod uwagę brane są również adresy kontrahentów ustawione na dokumentach. Jeśli zachodzi między nimi rozbieżność, powstanie tyle dokumentów generowanych, ile różnych adresów na nich występuje.

W przypadku dokumentów zakupowych, pod uwagę brany jest również kurs waluty. Aby powstał jeden dokument, musi zachodzić między nimi zgodność.

Pozostałe pola z nagłówka, na dokumencie wygenerowanym przyjmują wartości z dokumentu źródłowego o najwyższym numerze. Wyjątek stanowi termin płatności, dla którego przenoszona jest największa data spośród dat na dokumentach źródłowych.

W polu Właściciel ustawiane jest centrum, do którego aktualnie zalogowany jest operator generujący dokument.

Wpływ na to, czy z dokumentu źródłowego zostanie wygenerowany jeden czy kilka dokumentów, ma również parametr Operacje na jednym magazynie, definiowany na typach dokumentów handlowych. Jeśli jest on zaznaczony, to podczas generowania:

• dokumentów handlowych z magazynowych – system wygeneruje tyle dokumentów handlowych, ile różnych magazynów występuje na dokumentach magazynowych
• dokumentów handlowych z innych dokumentów handlowych (np. FS z ZS) – system wygeneruje tyle dokumentów handlowych, ile różnych magazynów występuje na subelementach dokumentu źródłowego

Jeśli parametr ten jest odznaczony, wówczas przy generowaniu:

• dokumentów handlowych z magazynowych – system wygeneruje jeden dokument z magazynem w nagłówku <wszystkie> i elementami/subelementami na podstawie zaznaczonych dokumentów magazynowych
• dokumentów handlowych z innych dokumentów handlowych (np. FS z ZS) – system wygeneruje jeden dokument z magazynem w nagłówku <wszystkie> i elementami/subelementami na podstawie zaznaczonych dokumentów źródłowych