Okresy operacji handlowych pozwalają na zarządzanie wystawianiem dokumentów handlowych. Użytkownik ma możliwość zablokowania wystawiania dokumentów w pewnych przedziałach czasu – okresach handlowych, które zostały już np. rozliczone i zamknięte.

Parametry pozwalające na parametryzację okresów operacji handlowych dostępne są z poziomu System –> Konfiguracja –> Handel:

• Ogranicz ilość otwartych okresów handlowych
• Łączenie okresów handlowych z okresami obrachunkowymi
• Blokada zatwierdzania dokumentów po niezamkniętym okresie
• Blokada wystawiania dokumentów poza okresem

Dodatkowo istnieje możliwość oznaczenia dokumentów, które mają być uwzględniane w okresach operacji handlowych. Parametr Uwzględniaj w okresie operacji handlowych znajduje się na typach poszczególnych dokumentów (Konfiguracja –> (Dokumenty) Typy).

Typy dokumentów, które mogą być uwzględniane w okresach operacji handlowych to:

• Faktury handlowe (FS, FZ)
• Faktury zaliczkowe (FSL, FZL)
• Faktury VAT (FSV, FZV)
• Paragon (PAR)
• Zamówienia (ZS, ZZ, ZWE)
• Oferty (OS, OZ)
• Noty (KN, DN)
• Reklamacje (RLS, RLZ)
• Zestawienie sprzedaży detalicznej (ZSD)
• Wydanie zewnętrzne (WZ)
• Przyjęcie zewnętrzne (PZ)
• Rozchód wewnętrzny (RW)
• Przychód wewnętrzny (PW)
• Przesunięcia międzymagazynowe (MM-, MM+)
• Korekty ilościowe, wartościowe i kosztów dodatkowych (KIFS, KWFS, KFSL, KIFZ, KWFZ, KDFZ, KFZL, KIPAR, KWPAR, KIWZ, KWWZ, KIPZ, KWPZ, KDPZ, KIPW, KWPW, KIRW, KSD, KFSV, KFZV)

Podczas wystawiania dokumentów, dla których zaznaczono parametr Uwzględniaj w okresie operacji handlowych to data wystawienia jest podstawą do weryfikacji, czy dokument może zostać wystawiony czy też nie. Wyjątek stanowią:

• handlowe dokumenty zakupowe (FZ, FZL, KIFZ, KWFZ, KDFZ, KFZL) w przypadku których system uwzględnia datę wpływu
• dokumenty VAT w przypadku których system uwzględnia data ewidencji

Oprócz powyższych ustawień ważnym elementem jest nadanie uprawnień do zamykania okresów handlowych odpowiednim grupom użytkowników. Parametr odpowiedzialny za te uprawnienia – Zamykanie okresów operacji handlowych umieszczony jest w ustawieniach grup operatorów (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Grupy operatorów)  na zakładce Inne uprawnienia.

Definiowanie okresów handlowych odbywa się z poziomu Konfiguracja –> (Handel/Magazyn) –>Okresy operacji handlowych po wybraniu przycisku:

• [Dodaj] – na liście pojawi się dodatkowy wiersz, w którym należy określić symbol okresu (pole wymagane), zakres dat oraz opcjonalnie opis. Po wypełnieniu danych nowy okres należy zapisać.
• [Dodaj przez formularz] – otwarty zostanie formularz definiowania nowego okresu operacji handlowych

Formularz składa się z pól:

Symbol – pole wymagane, służy do nadania unikalnej nazwy okresu handlowego

(Zakres dat) Od – pole wymagane, data początku okresu handlowego

(Zakres dat) Do – pole wymagane, data końca okresu handlowego

Data zamknięcia – pole wypełniane automatycznie datą bieżącą, po zamknięciu okresu handlowego lub zaakceptowaniu/zatwierdzeniu powiązanego z nim okresu obrachunkowego; jest to data faktycznego wykonania operacji

Zamknij do – parametr wraz z polem prezentującym datę, do której okres ma zostać/został zamknięty; widoczne tylko dla użytkowników z uprawnieniami do zamykania okresów operacji handlowych

Stan – pole z listą do wyboru (Otwarty, Zamknięty wstępnie, Zamknięty), widoczne tylko dla użytkowników z uprawnieniami do zamykania okresów operacji handlowych; ściśle powiązane z parametrem Zamknij do – aktywne tylko po zaznaczeniu tego parametru Służy do wstępnego lub ostatecznego zamykania okresu.

W okresie będącym w stanie Zamknięty wstępnie tylko operatorzy posiadający prawo do zamykania okresów operacji handlowych mogą w dalszym ciągu wystawiać dokumenty. W okresie w stanie Zamknięty obowiązuje całkowita blokada wystawiania dokumentów dla wszystkich operatorów.

Więcej szczegółów znajduje się w artykule Zamykanie i otwieranie okresów operacji handlowych.

Opis – pole opcjonalne, niewymagane; służy do wprowadzenia dodatkowych adnotacji nt. danego okresu handlowego

Celem łączenia obu typów okresów jest doprowadzenie do sytuacji, w której zamknięcie okresu obrachunkowego będzie skutkowało automatycznym zamknięciem okresu handlowego. Okres obrachunkowy jest traktowany nadrzędnie w stosunku do okresu operacji handlowych. Ze względu na rozdzielność tych okresów, można zamknąć okres operacji handlowych bez automatycznego zamknięcia okresu obrachunkowego.

Dodając nowy okres handlowy w pierwszej kolejności należy dodać nowy okres obrachunkowy.

Jeśli system odnajdzie otwarty okres obrachunkowy, „powiąże” go z nowo tworzonym okresem handlowym. W definicji okresu handlowego data Od zostanie domyślnie ustawiona:

• na pierwszy dzień bieżącego miesiąca – jeśli data ta zawiera się w otwartym okresie obrachunkowym
• na pierwszą „wolną” datę, zawierającą się w okresie obrachunkowym – jeśli pierwszy dzień bieżącego miesiąca znajduje się w zatwierdzonym okresie obrachunkowym.

Podczas dodania pierwszego okresu operacji handlowych następuje weryfikacja, czy na bazie są już dodane dokumenty. W przypadku gdy:

• nie zarejestrowano transakcji – jako data Od ustalony zostanie pierwszy dzień bieżącego miesiąca, natomiast data w polu Do jako ostatni dzień bieżącego miesiąca.
• zarejestrowano transakcje – po dodaniu pierwszego okresu handlowego, gdy data rozpoczęcia tego okresu jest późniejsza niż data pierwszej transakcji, system doda automatycznie dodatkowy okres o następujących parametrach:
  • Od – data pierwszej transakcji w systemie
  • Do – dzień poprzedzający datę rozpoczęcia dodanego okresu
  • Stan – otwarty

W sytuacji, gdy w oknie konfiguracji systemu zaznaczono parametr Ogranicz ilość otwartych okresów, system weryfikuje ilość aktualnie otwartych okresów i porównuje ją z dozwoloną ilością. Jeśli obie ilości są sobie równe, przyciski odpowiedzialne za dodawanie nowych okresów są nieaktywne.

Okresy operacji handlowych dla firmy:

• dla użytkownika zalogowanego w firmie głównej zostanie wyświetlony okres operacji handlowych zdefiniowany dla firmy głównej
• dla użytkownika zalogowanego w centrum o typie firma, lub centrum podpiętym do firmy, zostanie wyświetlony okres operacji handlowych zdefiniowany dla tej firmy
• istnieje możliwość zdefiniowania okresów operacji handlowych o tej samej nazwie w obrębie różnych firm
• konfiguracja okresów operacji handlowych zawsze dotyczy firmy, do której użytkownik jest zalogowany
• konfiguracja okresów operacji handlowych na poziomie centrum typu firma nie dotyczy firmy głównej
• konfiguracja okresów operacji handlowych zapisywana dla centrum typu firma obowiązuje dla wszystkich centrów podrzędnych w obrębie danej firmy

• zamknięcie okresu operacji handlowych dotyczy okresu konkretnej firmy
• zamknięcie okresu operacji handlowych w konkretnej firmie oznacza zamknięcie okresu we wszystkich jej centrach podrzędnych

Dla operatorów, którzy nie mają praw do zamykania okresów operacji handlowych , przy próbie wystawienia lub ręcznego generowania dokumentu z datą bieżącą zawierającą się we wstępnie zamkniętym okresie handlowym, system zmieni datę wystawienia/ewidencji na pierwszą „dozwoloną” i wyświetli komunikat.

Jeśli operator ma prawo do zamykania okresów operacji handlowych, system nie zmieni daty, a jedynie poinformuje o tym, że data znajduje się w zamkniętym okresie.

W przypadku, gdy data zawiera się w zamkniętym okresie operacji handlowych, system zmieni datę wystawienia/ewidencji na pierwszą „dozwoloną” datę i poinformuje o tym użytkownika.

Podczas automatycznego generowania zatwierdzonych dokumentów, uruchamianego w wyniku zatwierdzenia dokumentu źródłowego system weryfikuje, czy data bieżąca, którą chce ustawić na generowanym dokumencie, znajduje się we wstępnie lub ostatecznie zamkniętym okresie handlowym. Jeśli tak, automatycznie zmienia datę wystawienia/ewidencji na datę wystawienia z dokumentu źródłowego.

Zamykanie okresów operacji handlowych może być: wstępne lub ostateczne.

Zamknięcie wstępne uniemożliwia dodawanie nowych dokumentów przez operatorów, którzy nie posiadają praw do zamykania okresów operacji handlowych. Ostateczne zamknięcie okresu wiąże się z całkowitą blokadą możliwości wystawiania dokumentów w tym okresie.

Warunkiem niezbędnym do zamknięcia wstępnego i ostatecznego jest:

• brak dokumentów Niezatwierdzonych, Zainicjowanych, Zatwierdzonych ilościowo w danym okresie (dokumenty z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj w okresie operacji handlowych)
• zatwierdzenie wszystkich wcześniejszych okresów operacji handlowych.

Aby zamknąć okres – wstępnie lub ostatecznie, należy na formularzu okresu zaznaczyć parametr Zamknij do, określić datę zamknięcia (dla zamknięcia wstępnego, data musi zawierać się w przedziale określonym w polach Od i Do; dla zamknięcia ostatecznego, data musi być równa dacie w polu Do) oraz w polu Stan wybrać jeden z dwóch stanów świadczących o tym, że okres jest zamknięty – Zamknięty wstępnie lub Zamknięty.

Po zapisaniu zmian system automatycznie wypełni pole Data zamknięcia datą bieżącą.

Jeśli okres był zamknięty wstępnie, operator posiadający uprawnienia do zamykania okresów handlowych może zmienić datę w polu Zamknij do. Przy czym nowa data musi być większa niż dotychczasowa data w polu Zamknij do i mniejsza lub równa niż data w polu Do. Podczas zapisywania zmian system ponownie zweryfikuje, czy w okresie pomiędzy datą z pola Od i z pola Zamknij do istnieją niezatwierdzone dokumenty (sprawdzane są wyłącznie dokumenty, które mają zaznaczony parametr Uwzględniaj w okresie operacji handlowych). Jeśli zmiany zostaną zapisane, system zaktualizuje datę w polu Data zamknięcia.

Podczas zamykania okresów handlowych system zweryfikuje również, czy w danym okresie istnieje niezatwierdzona inwentaryzacja. Jeśli znajdzie takową, poinformuje operatora stosownym komunikatem oraz zada pytanie, czy mimo to zamknąć okres.

Przy włączonej opcji łączenia okresów operacji handlowych z okresami obrachunkowymi, po zaakceptowaniu okresu obrachunkowego nastąpi automatyczne wstępne zamknięcie wszystkich powiązanych okresów handlowych do dnia odpowiadającego dacie Zamknij do na okresie obrachunkowym.

Jeśli w bazie nie było zdefiniowanych okresów operacji handlowych, system automatycznie utworzy pierwszy okres, odpowiednio ustawiając wartości poszczególnych pól:

• Od
  • data rozpoczęcia okresu obrachunkowego – jeśli w bazie nie było zarejestrowanych transakcji z datą wcześniejszą niż data rozpoczęcia okresu obrachunkowego
  • data pierwszej transakcji – jeśli w bazie zarejestrowano transakcję z datą wcześniejszą niż data rozpoczęcia okresu obrachunkowego
• Do – data z pola Zamknij do na okresie obrachunkowym
• Zamknij do – data z pola Zamknij do na okresie obrachunkowym
• Stan – opcja Zamknięty wstępnie

Po zatwierdzeniu okresu obrachunkowego stan wszystkich okresów handlowych, których data zakończenia jest mniejsza lub równa dacie zatwierdzenia okresu obrachunkowego zostanie zmieniony na Zamknięty. Jeśli okres operacji handlowych rozpoczyna się przed i kończy po dacie zatwierdzenia okresu obrachunkowego, system automatycznie zmieni stan takich okresów operacji handlowych na Zamknięty księgowo.

Zależność między statusem okresu obrachunkowego a stanem okresu operacji handlowych przedstawia poniższa tabela:

Status okresu obrachunkowego	Stan okresu operacji handlowych	Komentarz
Zaakceptowany	Zamknięty wstępnie	W tym okresie dokumenty może wystawiać tylko operator z prawem do zamykania okresu operacji handlowych.
Zatwierdzony	Zamknięty	Takie połączenie stanów oznacza, że data zamknięcia okresu obrachunkowego pokrywa się z datą zamknięcia okresu operacji handlowych.
Zatwierdzony	Zamknięty księgowo	Takie połączenie stanów oznacza, że data zamknięcia okresu obrachunkowego jest wcześniejsza od daty zamknięcia okresu operacji handlowych. W takim okresie występuje całkowita blokada wystawiania dokumentów dla wszystkich operatorów. Stan Zamknięty księgowo nadawany jest wyłącznie automatycznie, w interakcji z okresem obrachunkowym.

Zamknięty wstępnie okres operacji handlowych można jeszcze otworzyć. Warunki konieczne, jakie muszą zostać spełnione, aby taka akcja była możliwa, to:

• posiadanie uprawnień do zamykania okresów operacji handlowych
• okres jest w stanie zamkniętym wstępnie
• po danym okresie istnieją okresy wyłącznie w stanie otwartym
• jeśli zaznaczono parametr Ogranicz ilość otwartych okresów handlowych, ilość okresów w stanie Otwarty jest mniejsza niż wartość parametru