System Comarch ERP Altum oferuje pełną obsługę bonów różnego przeznaczenia oraz umożliwia sprzedaż bonów jednego przeznaczenia.
Pierwszym krokiem do rozpoczęcia pracy z bonami jest zdefiniowanie rodzaju bonu o określonym typie i wskazanie jego właściwości.
Dostępne są dwa typy bonów:
własny – wydawany i dystrybuowany przez firmę w obrębie własnego sklepu, sieci, bądź honorowany przez firmy partnerskie. Bony własne są rejestrowane przed rozpoczęciem procesu ich dystrybucji.
zewnętrzny – wydawany przez jedną firmę, ale honorowany przez inne sklepy. Bony zewnętrzne są dodawane do systemu dopiero w procesie płatności takim bonem.
Na podstawie zdefiniowanych rodzajów bonów użytkownik może kreować i dodawać
nowe bony.
Artykuły typu bon mogą być sprzedawane przy użyciu dokumentów:
Zamówienie sprzedaży
Nota debetowa
Paragon
Faktura sprzedaży
Ponadto bony mogą być wykorzystywane jako forma płatności. Istnieje także możliwość dokonywania zwrotu gotówki na bon podczas korygowania dokumentów handlowych.
Definiowanie rodzajów bonów
Rozpoczynając pracę z bonami użytkownik w pierwszej kolejności powinien zdefiniować rodzaj bonu o określonym typie (własny/zewnętrzny). Opcja dodawania rodzajów bonów dostępna jest w menu listy rodzajów bonów. Aby otworzyć listę, należy przejść do menu Konfiguracja → Handel i magazyn → Rodzaje bonów.
Po prawej stronie listy znajduje się formularz Szczegóły zawierający szczegółowe informacje o wybranym rodzaju bonu.
Aby zdefiniować nowy rodzaj bonu, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący nad listą rodzajów bonów i z listy rozwijanej wybrać typ bonu (własny/zewnętrzny).
Po dodaniu do listy nowej pozycji użytkownik musi uzupełnić nagłówek formularza rodzaju bonu znajdujący się po prawej stronie widoku. Pola i parametry formularza rodzaju bonu różnią się w zależności od typu bonu.
Bon zewnętrzny
Aby zdefiniować rodzaj bonu o typie Zewnętrzny, należy obowiązkowo wprowadzić jego nazwę.
Ponadto w nagłówku formularza bonu zewnętrznego użytkownik ma do dyspozycji następujące parametry:
Aktywny – parametr decydujący o tym, czy bon ma być aktywny
Jednorazowy – parametr decydujący o tym, czy bon ma być wykorzystany w całości podczas jednej transakcji. W przypadku bonu zewnętrznego parametr ten jest domyślnie zaznaczony i nie można go odznaczyć.
Zwrot reszty – parametr decydujący o tym, czy należy wydawać klientowi resztę w przypadku płatności bonem za zakupy o wartości niższej niż wartość bonu
Bon własny
Aby zdefiniować rodzaj bonu o typie Własny, obowiązkowo, oprócz nazwy, należy wskazać także Schemat numeracji (Konfigurator). Można wybrać go ze schematów numeracji wcześniej zdefiniowanych przez użytkownika lub utworzyć nowy.
Dla bonu własnego użytkownik może wprowadzić także:
Serię – numer początkowy identyfikujący rodzaj bonu
Kwotę początkową
Termin ważności
Wskazówka
Z polem Termin ważności powiązany jest parametr Od aktywacji. Zaznaczenie parametru spowoduje, że termin ważności bonu będzie liczony od daty jego aktywacji. Jeśli parametr pozostanie niezaznaczony, termin ważności bonu będzie liczony od daty jego wygenerowania.
Pozostałe parametry znajdujące się w Szczegółach bonu własnego to:
Program lojalnościowy – parametr decydujący o tym, czy definiowany rodzaj bonu może być wskazany jako identyfikator klienta w programie lojalnościowym. (Informacje na temat powiązania bonu z kontrahentem w programie lojalnościowym znajdują się w artykule Powiązanie bonu z kontrahentem.)
Jednorazowy – parametr ten może być dowolnie zaznaczany/odznaczany przez użytkownika, pełni on taką samą funkcję jak w przypadku bonu zewnętrznego
Zwrot reszty – parametr pojawia się na formularzu po zaznaczeniu parametru Jednorazowy, pełni on taką samą funkcję jak w przypadku bonu zewnętrznego
Wielokrotnie uzupełniany – parametr widoczny na formularzu tylko w przypadku braku aktywacji parametru Jednorazowy. Zaznaczenie tego parametru daje możliwość późniejszego, wielokrotnego uzupełniania bonu na dowolną kwotę.
Artykuł – pole nieaktywne, zostaje automatycznie uzupełnione w momencie dodania powiązania bonu z artykułem
Uwaga
Po zdefiniowaniu rodzaju bonu można dodać go do systemu jako artykuł tylko raz.
Dodawanie bonów do systemu
W systemie istnieje możliwość dodawania pojedynczych bonów jak i serii bonów.
Opcja dodawania bonów dostępna jest w menu listy bonów. Aby otworzyć listę bonów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Bony].
Uwaga
W ten sposób obsługiwane jest dodawanie wyłącznie rodzajów bonów o typie Własny, ponieważ bony zewnętrzne pojawiają się na liście automatycznie, gdy zostaną użyte jako forma płatności za dokument, a płatność ta zostanie zarejestrowana w systemie.
W celu dodania nowego bonu do systemu należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym nad listą bonów i z listy rozwijanej wybrać jeden ze zdefiniowanych wcześniej rodzajów bonów.
Po wybraniu rodzaju bonu wyświetli się formularz nowo tworzonego bonu.
Po lewej stronie znajduje się nagłówek formularza zawierający informacje o aktualnym stanie bonu, czyli:
Zainicjowany – bon w trakcie tworzenia, który nie został jeszcze zapisany
Zapisany – bon przyjmuje taki stan po wybraniu przycisku [Zapisz] z menu głównego. Użytkownik wciąż ma możliwość zmiany kwoty początkowej, terminu ważności oraz usunięcia bonu.
Zatwierdzony – bon przyjmuje taki stan po wybraniu przycisku [Zatwierdź] z menu głównego. Może zostać wydany jako karta lojalnościowa, wykorzystany do realizacji zwrotu lub zablokowany.
Przyjęty na stan – bon nie został sprzedany, jest wciąż dostępny na stanie.
Aktywny – bon przyjmuje taki stan w momencie sprzedaży, wydania lub powiązania z kontrahentem
Zrealizowany – jest to bon w pełni wykorzystany, nie może być ponownie użyty w systemie
Zablokowany – bon przyjmuje taki stan po wybraniu opcji Zablokuj opisanej w artykule Blokowanie bonów
Oraz następujące pola i parametry:
Kwota początkowa, Termin ważności – pola uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, mogą być modyfikowane przez użytkownika
Data wystawienia, Typ, Rodzaj, Numer – pola uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, nieedytowalne
Zapłacono, Pozostaje, Data aktywacji, Data wydania i Data realizacji – pola akutalizowane automatycznie na podstawie informacji pochodzących z płatności dokonanej bonem i zarejestrowanej w systemie
Lokalizacja, Obsługujący – pola umożliwiające wybór centrum i pracownika, które wystawiły bon
Wskazówka
System generuje automatycznie numer bonu na podstawie przypisanego jego rodzajowi konfiguratora.
Formularz bonu zawiera również zakładki:
Dokumenty skojarzone uzupełnianą automatycznie przez system. Pojawiają się na niej dokumenty, za które zapłacono przy użyciu bonu
Aby dodać do systemu serię bonów, należy wybraćprzycisk [Generuj] znajdujący się w menu głównym nad listą bonów. W oknie seryjnego dodawania bonów użytkownik określa wartości dla następujących pól:
Rodzaj bonu – lista rozwijana, z której należy wybrać jeden z dostępnych rodzajów bonów własnych
Ilość bonów – opcja stosowana zamiennie z opcją Import z pliku, która umożliwia import bonów o określonych numerach zgodnych ze zdefiniowanym schematem numeracji z pliku csv
Kwota początkowa – pole uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, może być edytowane przez użytkownika
Termin ważności od – pole uzupełniane automatycznie na podstawie daty systemowej. Jeśli podczas definicji rodzaju bonu został wybrany parametr Od aktywacji, pole to jest niewidoczne.
Generuj w stanie – lista rozwijana, z której należy wybrać stan, w którym mają znajdować się generowane bony
Lokalizacja – pozwala na wybranie centrum, które będzie właścicielem bonów
Ponadto w oknie seryjnego dodawania bonów użytkownik ma do dyspozycji następujące parametry:
Rejestruj dostawę – umożliwia rejestrowanie dostaw na magazynie za pomocą dokumentów Przyjęcie zewnętrzne/Przychód wewnętrzny. Parametr jest aktywny tylko wówczas, gdy nie jest zaznaczony parametr Stwórz zamówienie zakupu oraz gdy rodzaj bonu jest powiązany z artykułem (w systemie nie występuje <link>artykuł typu bon</link> o danym rodzaju). Po zaznaczeniu tego parametru pojawiają się dodatkowe pola:
Dokument – lista rozwijana, z której należy wybrać typ dokumentu, w jakim realizowane jest przyjęcie bonów.
Kontrahent– pole umożliwiające wybór kontrahenta, który ma widnieć na dokumencie przyjęcia bonów
Stwórz zamówienie zakupu – umożliwia wystawienie zamówienia zakupu na bony wygenerowane w procesie seryjnego dodawania. Parametr jest aktywny tylko wtedy, gdy nie jest zaznaczony parametr Rejestruj dostawę. Wybór tego parametru również spowoduje pojawienie się pola Kontrahent, w którym należy wybrać kontrahenta jaki ma widnieć na zamówieniu zakupu.
Definiowanie artykułu typu bon
Aby móc wykorzystywać bon, po dodaniu go do systemu, należy utworzyć artykuł typu Bon. Operacja jest analogiczna do operacji dodawania zwykłego artykułu do systemu.
Aby zdefiniować artykuł jako bon, należy
Wybrać typ artykułu: Towar
Zaznaczyć parametr Bon. Zaznaczenie parametru spowoduje pojawienie się listy rozwijanej, z której należy wybrać zdefiniowany wcześniej rodzaj bonu. Ponadto wyświetli się również parametr Sprzedaż przez noty, który decyduje o tym, czy dany bon może być sprzedawany za pomocą Not debetowych.
Uwaga
Po zdefiniowaniu rodzaju bonu można wykorzystać go tylko raz przy dodawaniu artykułu typu bon do systemu.
Na zakładce Parametry automatycznie dodawana jest cecha Numer bonu, uzupełniana na podstawie numeru znajdującego się na formularzu bonu.
Po odpowiednim wypełnieniu pól i zapisaniu artykułu użytkownik będzie miał możliwość przyjęcia na stan bonów przy pomocy dokumentu Przyjęcie zewnętrzne.
Powiązanie bonu z kontrahentem
W systemie istnieje możliwość powiązania bonu z kontrahentem. Powiązany bon będzie pełnił funkcję identyfikatora kontrahenta w programie lojalnościowym. Operacja jest możliwa jednak wyłącznie dla rodzajów bonów, które na formularzu rodzaju bonu mają zaznaczony parametr Program lojalnościowy i znajdują się w stanie Zatwierdzony, Przyjęty na stan lub Aktywny.
Aby dokonać powiązania, należy otworzyć formularz bonu znajdującego się na liście bonów, a następnie w polu Kontrahent, przy pomocy przycisku […] wybrać kontrahenta, który nie jest powiązany z żadnym bonem.
Wskazówka
Opcja powiązania bonu z kontrahentem jest dostępna również na zakładce CRM na formularzu kontrahenta.
Uwaga
Po użyciu danego rodzaju bonu w systemie ustawienia parametru Program lojalnościowy nie mogą być modyfikowane.
Blokowanie bonów
W systemie istnieje możliwość blokady istniejących bonów. Zablokowane mogą zostać bony znajdujące się w stanie:
Aktywny
Przyjęty na stan
Zatwierdzony
Aby przejść do okna blokowania bonu, należy przejść do listy bonów, a następnie, po zaznaczeniu bonu, wybrać przycisk [Zablokuj] znajdujący się w menu głównym.
W oknie blokowania znajduje się lista rozwijana ze zdefiniowanymi przez system przyczynami blokady bonu:
Awans do wyższego poziomu programu
Rezygnacja z uczestnictwa w programie lojalnościowym
Przeniesienie na inną kartę na życzenie klienta
Zgubienie
Przeterminowanie
Zduplikowany numer bonu
Wskazówka
Użytkownik ma możliwość definiowania nowych przyczyn blokady bonu w słowniku uniwersalnym CRM →Przyczyny blokady bonu.
Uwaga
Operacja blokady bonów jest nieodwracalna.
Przenieś na bon
W menu głównym nad listą bonów dostępny jest przycisk [Przenieś na bon], który umożliwia użytkownikowi przeniesienie informacji z jednego bonu (np. w przypadku jego zgubienia lub zniszczenia) na nowy bon i powiązanie ich między sobą. Operacja jest dostępna wyłącznie dla bonów w stanie Zablokowanylub Aktywny. Oba bony muszą być tego samego rodzaju. Jeśli bon źródłowy był w stanie Aktywny, wówczas, po przeniesieniu informacji na bon docelowy, zostaje on zdezaktywowany. Operacja przenoszenia na bon odbywa się analogicznie do operacji dodawania nowego bonu do systemu. Na formularz nowo dodanego bonu docelowego przenoszone są informacje pochodzące z formularza rodzaju bonu, jednak użytkownik może edytować następujące pola:
Kwota początkowa
Termin ważności od
Lokalizacja
Obsługujący
Uwaga
Jeśli w systemie pojawią się bony o takich samych numerach (np. w przypadku baz konwertowanych), zostają one zablokowane, a jako przyczyna blokady zostaje wskazana Zduplikowany numer bonu. Wówczas możliwe jest przeniesienie wartości bonu na nowy bon i realizacja płatności bonem.
Sprzedaż artykułów typu bon
Artykuły typu bon mogą być sprzedawane przez dokumenty:
Możliwe jest także wystawienie Zamówienia sprzedaży na bony.
Sprzedaż bonów przez paragon/fakturę sprzedaży
Za pomocą paragonu i faktury sprzedaży mogą być sprzedawane artykuły typu bon, które nie mają zaznaczonego parametru Sprzedaż przez noty. Dodawanie na dokument artykułu oznaczonego jako bon odbywa się w taki sam sposób jak artykułu o typie Towar, czyli przez wprowadzenie numeru bonu lub wybranie artykułu odpowiadającego rodzajowi bonu i uzupełnienie cechy numer bonu.
Po zatwierdzeniu paragonu/faktury sprzedaży z bonami nastąpi:
sprawdzenie czy bon o danym numerze istnieje w systemie
weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
aktywacja bonów
aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów, terminu ważności, lokalizacji
powiązanie dokumentu z widniejącymi na nim bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
utworzenie dokumentu magazynowego WZ oraz powiązania między dokumentem PAR/FS a dokumentem WZ
Istnieje możliwość anulowania i korygowania paragonów i faktur sprzedaży zawierających artykułu typu bon pod warunkiem, że artykuł ten:
nie został wskazany na dokumencie jako środek płatniczy
znajduję się w stanie Aktywny
nie jest powiązany z kontrahentem
nie jest przeterminowany
Po anulowaniu dokumentu stan artykułu typu bon zmienia się na Przyjęty na stan, a w Historii zmian pojawia się informacja o Ponownym przyjęciu na stan w wyniku anulowania sprzedaży. W systemie nie ma możliwości wartościowego korygowania elementów z artykułami oznaczonymi jako bon.
Sprzedaż bonów przez notę debetową
Za pomocą noty debetowej mogą być sprzedawane artykuły typu bon z zaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty znajdujące się w stanie:
Przyjęty na stan (zarówno przy wyłączonej jak i włączonej sprzedaży z brakami)
Zatwierdzony (przy włączonej sprzedaży z brakami)
Uwaga
Aby móc dokonywać sprzedaży przez noty, należy przejść do zakładki System →Konfiguracja → Handel aktywować parametr Obsługa not debetowych/kredytowych.
Lista not debetowych dostępna jest w menu Sprzedaż, w sekcji Dokumenty, pod przyciskiem [Noty debetowe]. Aby utworzyć nową notę debetową, należy przejść do listy not i z menu głównego wybrać przycisk [Dodaj].
Aby dodać bon na notę debetową, należy wybrać przycisk [Dodaj] dostępny nad listą bonów, a następnie wprowadzić kod bonu lub za pomocą przycisku […] wybrać go z listy artykułów typu bon. Następnie należy uzupełnić szczegóły dokumentu znajdujące się w panelu po lewej stronie. Pole Wartość zostaje uzupełnione automatycznie na podstawie wartości bonu. Jeśli wartość ta wynosi 0, wówczas użytkownik może określić ją ręcznie i zostanie ona przeniesiona na bon. Po zatwierdzeniu noty debetowej nastąpi:
weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
aktywacja bonów
aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów
powiązanie noty debetowej z widniejącymi na niej bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
zapisanie informacji o aktywowaniu bonu w Historii operacji
Uwaga
Dokument noty rejestrujący sprzedaż bonów nie może być anulowany, a bon, którego sprzedaż jest rejestrowana przez noty nie może zostać zwrócony
Zamówienie sprzedaży
Zamówienia sprzedaży mogą być wystawiane dla artykułów typu bon z niezaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty. Wystawianie dokumentów ZS dla artykułów typu bon odbywa się analogicznie, jak w przypadku zamówień sprzedaży dla pozostałych artykułów.