Wymiary analityczne są wykorzystywane w ramach obszaru związanego z Business Intelligence. Dzięki nim możliwe jest wykonywanie analiz przy pomocy Księgi Raportów. Dane analizowane w raportach opierają się na informacjach pobieranych z różnego rodzaju dokumentów wystawianych w systemie. Kwoty z dokumentów opisywane są przez szereg wymiarów, według których możliwa jest ich analiza.

Ponadto wykorzystanie opisu analitycznego pozwala na łatwe i szybkie księgowanie dokumentów na różne konta kosztowe układu rodzajowego i kalkulacyjnego oraz konta przychodowe.

W systemie wyróżnia się dwa typy wymiarów:

• Wymiary predefiniowane – podczas kreacji bazy domyślnie dodawany jest wymiar Kategoria finansowa z czterema podwymiarami – Koszt, Przychód, Nie-koszt, Nie-przychód. Wykorzystywany jest on przede wszystkim podczas procesów BI. Nie można go usunąć, a jedynie edytować oraz dodawać kolejne podwymiary i elementy.
• Wymiary definiowane przez użytkownika – dokumenty w systemie mogą być opisane dodatkowymi wymiarami zdefiniowanymi przez użytkownika na drzewie wymiarów.

Obiekty związane z obsługą wymiarów znajdują się w kilku miejscach systemu. Drzewo wymiarów zostaje wyświetlone po wybraniu z menu Główne elementu Wymiary analityczne.

Na formularzach wymiarów analitycznych dostępne są pola:

Nazwa – pole pozwalające na wprowadzenie ciągu dowolnych znaków, służących do identyfikacji wymiaru. Nazwa musi być unikatowa, tzn. niemożliwe jest dodanie dwóch wymiarów o takiej samej nazwie. W przypadku, gdy użytkownik spróbuje zapisać wymiar o istniejącej już nazwie, system wyświetli odpowiedni komunikat. Użytkownik może zdefiniować tłumaczenia nazwy na języki dostępne w systemie. Pole z nazwą jest polem kontekstowym – wpisywana w nim nazwa jest definiowana w języku wybranym z listy rozwijalnej, umieszczonej po prawej stronie pola.

Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków. Jest to miejsce na dodatkowe uwagi dotyczące wymiaru.

Okres obowiązywania – pozwala określić zakres dat, w których dany wymiar będzie aktywny. Możliwe jest określenie tylko jednej z dat, np. można określić, że wymiar będzie aktywny do 28-12-2016.

Drzewo wymiarów analitycznych

W oknie wyświetlane jest drzewo, które przedstawia hierarchiczną strukturę wymiarów zdefiniowanych przez użytkownika.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu podwymiarów oraz elementów wymiarów analitycznych, w centrach innych niż firma główna wyświetlane są wyłącznie podwymiary oraz elementy wymiarów, dla których jako właściciela wskazano firmę, w obrębie, której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie. W firmie głównej natomiast wyświetlane są wszystkie podwymiary oraz elementy wymiarów analitycznych.

Na liście wymiarów analitycznych znajdują się trzy kolumny: Nazwa, Opis, Domyślny element.

W kolumnie Nazwa wyświetlane są nazwy wymiarów, podwymiarów i elementów. Każdy z nich oznaczony jest inną ikoną, dzięki czemu możliwe jest rozpoznanie typu elementu na drzewie.

Kolumna Opis zawiera opis wymiaru/podwymiaru/elementu.

Kolumna Domyślny element pozwala na ustawienie domyślności elementu w ramach danego wymiaru. Nazwa elementu ustawionego jako domyślny będzie wyświetlana pogrubioną czcionką zarówno w strukturze wymiarów, na wzorcu powiązań jak i podczas dokonywania opisu analitycznego dokumentu lub obiektu. Ponadto podczas definiowania wzorca powiązań na zakładce Lista oraz opisu analitycznego dokumentów, element domyślny będzie proponowany jako pierwszy na liście wartości danego wymiaru.

Ponadto użytkownik ma możliwość skorzystania z dwóch dodatkowych kolumn widocznych na liście kolumn dostępnych do wyboru, tj.: Właściciel i Konto.

W kolumnie Właściciel wyświetlana jest firma, będąca właścicielem elementu\podwymiaru\wymiaru analitycznego.

W kolumnie Konto wyświetlane jest konto wskazane na formularzu elementu\podwymiaru. Konto zawsze wyświetlane jest w kolorze czarnym, niezależnie od tego, czy istnieje na planie kont czy nie.

Na najwyższym poziomie zawsze znajduje się wymiar. W ramach wymiaru użytkownik może zdefiniować podwymiary lub elementy. Elementy stanowią najniższy poziom hierarchii wymiarów i są one wyświetlane na opisie analitycznym, jako wartości do wyboru, dla danego wymiaru.

Podczas kreacji bazy, domyślnie dodawany jest wymiar Kategoria finansowa z czterema podwymiarami – Koszt, Przychód, Nie-koszt, Nie-przychód. Wykorzystywany jest on przede wszystkim podczas procesów BI. Nie można go usunąć, a jedynie edytować oraz dodawać kolejne podwymiary i elementy.

W celu zdefiniowania nowego wymiaru należy wypełnić formularz, który otwiera się po naciśnięciu przycisku [Dodaj wymiar] z menu Lista.

Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa oraz pola dodatkowe: Opis, Okres obowiązywania oraz Nazwy poziomów.

Nazwy poziomów – pozwalają określić nazwy dla poziomów w hierarchii wymiaru. Poziomy określane są od najwyższego do najniższego. Zdefiniowane nazwy są następnie wyświetlane na formularzach podwymiarów i elementów w polu Poziom, co ułatwia użytkownikowi uzupełnianie informacji w ramach wymiaru.

W celu zdefiniowania nowego podwymiaru należy zaznaczyć odpowiedni wymiar lub podwymiar na drzewie wymiarów, a następnie kliknąć przycisk [Dodaj podwymiar] w menu Lista. Po wypełnieniu formularza i zapisaniu, podwymiar zostanie przypisany pod wybranym wymiarem lub podwymiarem.

Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa wypełniane analogicznie jak w przypadku definiowania wymiaru.

Pozostałe pola na formularzu:

Poziom – w polu wyświetlana jest nazwa poziomu, zdefiniowana przez użytkownika w tabeli nazw poziomów na formatce wymiaru. Pola nie można edytować, jego rola jest wyłącznie informacyjna.

Właściciel – w danym polu użytkownik ma możliwość określenia właściciela podwymiaru zgodnie z poniższymi zasadami:

• Podczas dodawania podwymiaru w polu Właściciel domyślnie ustawiane jest centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
• Dodając podwymiar z poziomu firmy głównej na liście wartości wyświetlana jest firma główna oraz wszystkie centra typu firma. Użytkownik ma również możliwość wyboru wartości Wszystkie, co powoduje udostępnienie danego podwymiaru w całej strukturze firmy;
• Dodając podwymiar z poziomu centrum innego, niż firma główna, na liście wartości wyświetlana jest wartość Wszyscy oraz centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
• Jeśli na podwymiarze, posiadającym elementy podrzędne zmieniono właściciela na:
• Wszystkie – zostanie wyświetlone pytanie „Czy zmienić właściciela na elementach podrzędnych? Tak\Nie”. W zależności od decyzji użytkownika, na elementach podrzędnych w polu Właściciel również zostanie ustawiona wartość Wszystkie lub ich wartości pozostaną bez zmian;
• Konkretną firmę – system wyświetli informację „Właściciel zostanie zmieniony również dla elementów podrzędnych”, a następnie zostanie zaktualizowany właściciel na elementach podrzędnych danego podwymiaru.
• Po konwersji systemu z wersji wcześniejszych niż 2016.1, na wszystkich podwymiarach w polu Właściciel ustawiana jest wartość Wszystkie

Typ podwymiaru – pozwala na określenie typu podwymiaru, a co za tym idzie sposobu obsługiwania podwymiaru przez system. Dostępne są cztery typy podwymiarów:

Standardowy – standardowy podwymiar, do którego można przypisywać inne podwymiary lub elementy

Z planu kont – pozwala na przypisanie do wymiaru w postaci elementów, wybranego fragmentu planu kont. Po zaznaczeniu typu Z planu kont aktywny staje się przycisk [Konto]. Po naciśnięciu przycisku otwiera się okno z planem kont z bieżącego okresu obrachunkowego firmy, do której zalogowany jest użytkownik. Operator ma możliwość wyboru konta księgowego na dowolnym poziomie lub wpisania w danym polu dowolnego ciągu znaków, co umożliwia elastyczne definiowanie schematów księgowych.

Po wyborze konta, w menu głównym aktywny staje się przycisk [Materializuj] w grupie Podwymiar. Po naciśnięciu przycisku wybrane konto i wszystkie konta znajdujące się pod nim zostaną przypisane do podwymiaru, jako elementy. Od tego momentu będą one traktowane jak standardowe elementy, tzn. wszelkie zmiany wprowadzone w planie kont nie będą miały odzwierciedlenia na elementach podwymiaru. Użytkownik ma jednak możliwość wykonania ponownej materializacji, powodującej dodanie elementów, których nie ma aktualnie na liście. Materializacja dla podwymiarów typu Plan kont odbywa się w kontekście bieżącego okresu obrachunkowego. Oznacza to, że po dokonaniu materializacji do listy elementów zostaną dodane nowe konta, które użytkownik dodał w bieżącym okresie obrachunkowym. Po materializacji podwymiaru o typie Z planu kont w polu Opis na elemencie podwymiaru wyświetlana jest nazwa konta.

Jeśli podwymiar nie zostanie zmaterializowany, wtedy jego elementy będą dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie planu kont i konta wybranego przez użytkownika. Tak samo jak w przypadku zmaterializowanego podwymiaru, elementami są: wybrane konto i wszystkie konta znajdujące się pod nim na planie kont.

Słownik uniwersalny – pozwala na przypisanie do wymiaru w postaci elementów pozycji słownika uniwersalnego. Po zaznaczeniu typu Słownik uniwersalny aktywny staje się przycisk [Słownik]. Po naciśnięciu przycisku otwiera się lista słowników uniwersalnych. Po wyborze słownika, w menu głównym aktywny staje się przycisk [Materializuj] w grupie Podwymiar. Po naciśnięciu przycisku wszystkie pozycje wybranego słownika zostaną dodane do podwymiaru, jako elementy. Od tego momentu będą one traktowane jak standardowe elementy, tzn. wszelkie zmiany wprowadzone w słowniku nie będą miały odzwierciedlenia na elementach podwymiaru. Użytkownik ma jednak możliwość wykonania ponownej materializacji, powodującej dodanie elementów, których nie ma aktualnie na liście. Jak widać działanie przycisku [Materializuj] jest tu analogiczne, jak w przypadku typu Z planu kont. Jeśli podwymiar nie zostanie zmaterializowany, wtedy jego elementy będą dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie słownika wybranego przez użytkownika.

Jednostka organizacyjna – pozwala na przypisanie do wymiaru fragmentu struktury firmy. Elementy tego podwymiaru mogą być tylko dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie fragmentu struktury firmy, wybranego przez użytkownika.

SQL – pozwala na użycie zapytania SQL w definicji elementu wymiaru. Użytkownik może odwołać się do istniejących list\słowników bez potrzeby odwzorowywania ich ponownie w strukturze wymiarów.

Po zaznaczeniu na podwymiarze typu SQL zostanie wyświetlone pole tekstowe, umożliwiające wprowadzenie zapytania SQL.

Na liście wymiarów, podwymiar o typie SQL oznaczony jest inną ikoną niż inne podwymiary. Po zapisaniu podwymiaru o typie SQL nie ma możliwości zmiany jego typu.

W celu zdefiniowania nowego elementu należy zaznaczyć odpowiedni wymiar lub podwymiar na drzewie wymiarów, a następnie kliknąć przycisk [Dodaj element] w menu Lista. Po wypełnieniu formularza i zapisaniu, element zostanie przypisany pod wybranym wymiarem lub podwymiarem.

Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa wypełniane analogicznie jak w przypadku wymiaru.

Pozostałe pola na formularzu to: Poziom, Konto, Opis, Okres obowiązywania oraz Właściciel.

Konto – umożliwia przypisanie konta księgowego do elementu wymiaru analitycznego. Po naciśnięciu przycisku [Konto] otwiera się okno z planem kont z bieżącego okresu obrachunkowego firmy, do której zalogowany jest użytkownik. Operator ma możliwość wyboru konta księgowego na dowolnym poziomie lub wpisania w danym polu dowolnego ciągu znaków, co umożliwia elastyczne definiowanie schematów księgowych.

Właściciel – w danym polu użytkownik ma możliwość określenia właściciela elementu zgodnie z poniższymi zasadami:

• Podczas dodawania elementu w polu Właściciel domyślnie ustawiane jest centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
• Dodając element z poziomu firmy głównej na liście wartości wyświetlana jest firma główna oraz wszystkie centra typu firma. Użytkownik ma również możliwość wyboru wartości Wszystkie, co powoduje udostępnienie danego elementu w całej strukturze firmy;
• Dodając element z poziomu centrum innego, niż firma główna, na liście wartości wyświetlana jest wartość Wszystkie oraz centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
• Jeżeli element dodawany jest do podwymiaru, na którym w polu Właściciel wskazana jest:
• Wartość Wszystkie – jako właściciela elementu można wybrać wartość Wszystkie lub daną firmę;
• Konkretna firma – jako właściciela elementu można wybrać wyłącznie firmę, będącą właścicielem podwymiaru.
• Po konwersji systemu z wersji wcześniejszych niż 2016.1, na wszystkich elementach wymiaru w polu Właściciel ustawiana jest wartość Wszystkie
• Po materializacji podwymiaru o typie SQL, Słownik uniwersalny lub Jednostka organizacyjna wartość pola Właściciel na elementach podwymiaru określana jest na podstawie właściciela podwymiaru;
• Po materializacji podwymiaru o typie Z planu kont, wartość pola Właściciel na elementach podwymiaru określana jest na podstawie właściciela konta wskazanego w danej firmie na definicji podwymiaru.

W praktyce biznesowej między zdefiniowanymi wartościami wymiarów analitycznych często istnieją logiczne powiązania, np. w danej lokalizacji prowadzony jest tylko jeden rodzaj działalności lub z danym wydatkiem wiąże się tylko określona grupa miejsc powstawania kosztów.

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania wzorca powiązań między poszczególnymi elementami wymiarów analitycznych. Zdefiniowane wzorce powiązań są wspólne dla całej struktury firmy.

W celu określenia wzorca powiązań należy z poziomu Główne z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wzorce powiązań].

Wzorce powiązań definiowane z poziomu Główne → Wzorce powiązań są wspólne dla wszystkich typów dokumentów oraz obiektów. Użytkownik ma możliwość przypisania tego samego wzorca dla różnych typów dokumentów oraz obiektów.

Na liście wzorów powiązań dostępne są następujące operacje: dodawanie, edycja, usuwanie, odświeżanie listy wzorców powiązań oraz eksport do arkusza kalkulacyjnego.

W celu dodania nowego wzorca powiązań należy wybrać przycisk [Dodaj].

Zakładka Ogólne

Formularz wzorca powiązań podzielony jest na część nagłówkową oraz część związaną z elementami wzorca.

W nagłówku wzorca powiązań użytkownik określa kod, nazwę oraz aktywność wzorca.

Elementy wzorca mogą być wyświetlane w postaci listy lub macierzy. W obu przypadkach prezentowane są te same dane, ale w różny sposób. Użytkownik może zatem określić dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych z poziomu zakładki Lista lub Macierz.

Na zakładce Lista użytkownik może dodawać, usuwać, kopiować, odświeżać lub eksportować do arkusza kalkulacyjnego zdefiniowane elementy wzorca powiązań. W celu aktywacji przycisków: [Dodaj], [Usuń], [Kopiuj] należy na zakładce Wymiary przypisać dla danego wzorca powiązań wymiary analityczne.

System kontroluje unikalność elementów wzorca. Po wyborze opcji [Kopiuj], na skopiowanym rekordzie w komórce, która została zaznaczona podczas kopiowania, ustawiana zostaje wartość Wszystkie z możliwością wyboru przez użytkownika dowolnej wartości. Mechanizm ten zapobiega dublowaniu rekordów o tych samych wartościach. Ponadto system nie pozwala na zapis wzorca powiązań ze zdublowanymi pozycjami, wyświetlając następujący komunikat „Błąd, każda linia musi zawierać różne wartości wymiarów.”

Definiowanie powiązań poprzez listę odbywa się w analogiczny sposób jak wprowadzanie opisu analitycznego na dokumencie.

Analogicznie jak na zakładce Opis analityczny na dokumencie, nad listą elementów wzorca znajduje się lokator, umożliwiający filtrowanie zdefiniowanych elementów wzorca w oparciu o określone wartości.

Na zakładce Macierz wyświetlane są wszystkie możliwe kombinacje wartości przypisanych do danego wzorca wymiarów analitycznych. Użytkownik ma możliwość określenia powiązań wartości wymiarów bez konieczności dodawania poszczególnych linii.

Na zakładce Macierz dostępne są następujące opcje:

[Dodaj poprzez macierz] – umożliwia wygenerowanie macierzy możliwych powiązań na podstawie wymiarów przypisanych na zakładce Wymiary oraz ich elementów. W sytuacji, gdy wzorzec zawiera już zdefiniowane elementy, zostanie wyświetlony następujący komunikat „Wzorzec zawiera już zdefiniowane powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?” W przypadku kontynuacji zostanie utworzona nowa macierz.

[Ukryj puste] – umożliwia ukrycie wierszy lub kolumn, dla których nie określono żadnej możliwej kombinacji

Dodatkowo na wzorcu powiązań wyświetlanego w postaci macierzy użytkownik ma możliwość skorzystania z dodatkowego filtra. W celu jego zdefiniowania należy w oknie macierzy powiązań kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję [Pokaż filtr raportu].

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Ponadto system umożliwia sortowanie elementów macierzy powiązań po określonych kolumnach.

[Ustaw wartość domyślną] – użytkownik ma możliwość określenia domyślnych wartości w ramach danej kombinacji

Nazwy wartości ustawionych jako domyślne są w macierzy oznaczone pogrubioną czcionką. Dodatkowo dla ostatnich wymiarów przypisanych do macierzy, pola z wartościami domyślnymi są prezentowane w kolorze żółtym. Na macierz powiązań przenoszone są również ustawienia domyślności wartości w ramach danego wymiaru z listy wymiarów analitycznych (Główne → Wymiary analityczne).

Rys. 200 prezentuje przykładowe ustawienie domyślności wartości w macierzy wzorca powiązań, tj. w Dziale sprzedaży domyślną lokalizacją jest Kraków. Ponadto w zależności od lokalizacji działu sprzedaży ustawiono różne samochody jako domyślne, tj. dla Krakowa domyślnym samochodem jest Kia KR 3098, natomiast dla Warszawy Skoda WI 9876. Dodatkowo domyślną kategorią finansową dla wszystkich kombinacji, w których dana wartość występuje jest Koszt.Paliwo.

Podczas opisu analitycznego dokumentu, nazwy wartości domyślnych są oznaczone pogrubioną czcionką oraz proponowane jako pierwsze na liście elementów danego wymiaru.

[Eksport do arkusza kalkulacyjnego] – pozwala na eksport macierzy do arkusza kalkulacyjnego

W przypadku, gdy liczba rekordów potencjalnych powiązań w macierzy jest większa niż 100 000, w macierzy są wyświetlane wyłącznie dostępne kombinacje (z zaznaczonymi checkami), gdzie ich maksymalna ilość również jest ograniczona do 100 000 rekordów. W tym przypadku definicja powiązań możliwa jest wyłącznie z poziomu zakładki Lista, o czym użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem.

Uprawnienia grup operatorów do odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania wzorców powiązań uzależnione są od nadania im odpowiednich uprawnień do obiektu Wzorce powiązań wymiarów analitycznych. (Konfiguracja→ Struktura firmy→ Grupy operatorów→ edycja danej grupy operatorów→ zakładka Obiekty→ Obszar Ogólne).

Dla grupy b2_admin i B2_default oraz dla innych grup w bazach konwertowanych z wcześniejszych wersji wszystkie uprawnienia są zaznaczone, natomiast dla nowo dodawanych grup wszystkie uprawnienia są odznaczone.

Zakładka Wymiary

Na zakładce Wymiary użytkownik ma możliwość wskazania wymiarów, dla których ma być utworzony wzorzec powiązań. Sposób przypisywania wymiarów jest analogiczny do określania wymiarów dla danego typu dokumentu.

Zakładki: Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Opis zakładek znajduje się w Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.  

Aby móc opisać analitycznie dokument, konieczne jest najpierw przypisanie wymiarów do typu dokumentu. Przypisane wymiary będą wyświetlane na opisie analitycznym dokumentów danego typu. W definicji dokumentu poza przypisaniem wymiarów można również określić dostępne kombinacje wartości wymiarów, z jakich będzie można skorzystać podczas dokonywania opisu analitycznego na danym typie dokumentów .

W celu przypisania do danego typu dokumentu wymiarów analitycznych oraz wzorca powiązań należy z poziomu Konfiguracja w grupie Dokumenty wybrać pozycję Typy.

Po naciśnięciu przycisku wyświetlona zostanie lista typów dokumentów. Na liście należy wybrać odpowiedni typ dokumentu i nacisnąć przycisk [Edytuj] znajdujący się w grupie Lista.

Przypisanie do danego typu dokumentu wymiarów analitycznych możliwe jest na zakładce Wymiary.

Dana zakładka podzielona jest na dwie sekcje: Wymiary użytkownika oraz Wymiary analityczne.

W sekcji Wymiary użytkownika wyświetlane są wymiary dostępne do przypisania. W celu przypisania wymiaru do danego obiektu, należy zaznaczyć go na liście, a następnie wybrać przycisk [Dodaj powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.

W sekcji Wymiary analityczne wyświetlane są wymiary przypisane do danego obiektu. W celu usunięcia przypisanego wymiaru należy zaznaczyć wymiar na liście i nacisnąć przycisk [Usuń powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.

Z poziomu definicji typu dokumentu system umożliwia również określenie wymagalności wymiaru analitycznego. Jeśli wymiar analityczny został określony jako wymagany, a użytkownik podczas dokonywania opisu analitycznego nie wskazał wartości dla danego wymiaru, przy próbie zapisu opisu analitycznego, zostanie wyświetlony następujący komunikat „Nie określono wartości dla wymaganego wymiaru: [Nazwa wymiaru]”.

Na zakładce Opis analityczny dokumentu, pola w kolumnach dedykowanych dla wymaganych wymiarów prezentowane są w kolorze żółtym.

Z kolei określenie dla danego typu dokumentów wzorca powiązań możliwe jest na zakładce Opis analityczny.

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania dla definicji dokumentu wzorca powiązań wartości wymiarów analitycznych, analogicznie jak w przypadku definiowania wzorca powiązań z poziomu Główne → Wzorce powiązań, co zostało opisane w artykule Definiowanie wzorca powiązań lub przypisania wcześniej zdefiniowanego wzorca powiązań poprzez wybór z menu głównego opcji [Wybierz wzorzec].

Przypisanie wzorca powiązań odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

• Możliwe jest przypisanie wyłącznie jednego wzorca powiązań dla danego typu dokumentu
• W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu określono już dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych, system wyświetli następujący komunikat „Definicja dokumentu zawiera już wprowadzone powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?”. Użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy przypisać nowy wzorzec do definicji dokumentu czy pozostawić dane bez zmian.
• Podczas przypisywania wzorca do typu dokumentu, system kontroluje zgodność wymiarów przypisanych do definicji dokumentu z wymiarami przyporządkowanymi do wybieranego wzorca. W przypadku różnic, system wyświetli komunikat „Definicja dokumentu zawiera inne wymiary niż wskazane we wzorcu . Czy kontynuować?”. W przypadku kontynuacji działania zostaną dodane odpowiednie rekordy opisu analitycznego, natomiast nazwy wymiarów będą wyświetlane po przypisaniu brakujących wymiarów do danego typu dokumentu.

System umożliwia prowadzenie kontroli poprawności opisu analitycznego uzależnionej od stanu dokumentu. Możliwość ta dostępna jest dla dokumentów: Polecenie księgowania, Storno, Nota memoriałowa, Bilans otwarcia oraz jego korekta. W tym celu należy z poziomu Konfiguracja → Typy dokumentów na definicji dokumentu na zakładce Wymiary zaznaczyć parametr Uwzględniaj stan dokumentu. Parametr ten jest domyślnie odznaczony. W przypadku, gdy użytkownik wyłączy kontrolę poprawności opisu analitycznego, zaznaczenie parametru Uwzględniaj stan dokumentu będzie niemożliwe.

Zależności miedzy parametrami Kontrola poprawności opisu analitycznego a Uwzględniaj stan dokumentu są następujące:

• Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego jest wyłączony – kontrola nie jest dokonywana
• Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego jest włączony, a parametr Uwzględniaj stan dokumentu jest wyłączony – kontrola zgodnie z ogólnymi zasadami działania systemu przy włączonym parametrze Kontrola poprawności opisu analitycznego
• Jeżeli oba parametry: Kontrola poprawności opisu analitycznego i Uwzględniaj stan dokumentu są włączone, kontrola przebiega w następujący sposób:
  • Dla noty memoriałowej:
    • reguły kontroli poprawności opisu analitycznego pozostają bez zmian
    • jeżeli opis uzupełniany jest na niezaksięgowanym dokumencie – system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako ostrzeżenie i pozwala zapisać wartości niespełniające warunków poprawności
    • kontrola dotycząca poprawności wypełnienia opisu analitycznego zachowana jest także podczas księgowania dokumentu – jeśli opis nie został wprowadzony poprawnie, system wyświetli informację jako błąd i nie pozwoli na zaksięgowanie dokumentu
  • Dla zapisu księgowego (dokumentu Polecenie księgowania i Storno) oraz dokumentów bilansu otwarcia
    • reguły kontroli poprawności opisu analitycznego pozostają bez zmian
    • jeżeli opis uzupełniany jest na niezatwierdzonym dokumencie – system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako ostrzeżenie i pozwala zapisać wartości niespełniające warunków poprawności
    • jeżeli opis uzupełniany jest na zatwierdzonym dokumencie – system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako blokadę wraz z brakiem możliwości zapisu wartości niespełniających warunków poprawności
    • kontrola dotycząca poprawności wypełnienia opisu analitycznego zachowana jest także podczas zatwierdzania zapisu księgowego – jeśli opis nie został wprowadzony poprawnie, system wyświetli informację jako błąd i nie pozwoli na zatwierdzenie dekretu

W związku z możliwością dokonywania opisu analitycznego na zapisie księgowym, system umożliwia filtrowanie dekretów na koncie księgowym w oparciu o opis analityczny. Użytkownik ma taką możliwość ze wszystkich poziomów, z których może zostać wyświetlona lista zapisów księgowych na koncie, tj.: Księgowość → Konto, Lista rozrachunków/Dodaj/Powiąż tylko dekrety, Plan Kont/Zapisy księgowe, Zestawienie obrotów i sald/Zapisy księgowe.

Po wybraniu przycisku Opis analityczny w filtrze na liście zapisów księgowych, zostanie otwarte okno Warunki opisu analitycznego, w którym użytkownik ma możliwość zdefiniowania filtra, uwzględniającego dekrety o określonych wartościach opisu analitycznego.

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Przykład

Opis analityczny na zapisie księgowym dokonujemy w oparciu o dwa wymiary: Centrum, Lokalizacja

Użytkownik chce wyszukać dekrety, dla których dla wymiaru Centrum wskazano wartość: Dział sprzedaży lub Dział produkcji, a dla wymiaru Lokalizacja wskazano wartość: Kraków

Filtr można zdefiniować w dwojaki sposób:

System umożliwia przyporządkowania zdefiniowanych wymiarów analitycznych do kont księgowych, kart artykułów, kart kontrahentów oraz środków trwałych. Ponadto na podstawie przypisanych wymiarów analitycznych użytkownik ma możliwość określenia dostępnych kombinacji wartości wymiarów lub przypisania do danych obiektów wcześniej zdefiniowanych wzorców powiązań. Funkcjonalność ta dostępna jest z poziomu Konfiguracja→ Struktura firmy→ Wymiary obiektów.

Okno Wymiary obiektów podzielone jest na następujące panele:

Struktura praw – Wyświetlana jest firma główna oraz firmy podrzędne. Przypisywanie wymiarów analitycznych oraz wzorców powiązań do kont księgowych oraz artykułów możliwe jest wyłącznie na poziomie firmy głównej. Firmy podrzędne mają zaznaczony i niedostępny do edycji parametr Pobierz z nadrzędnego przez co, dziedziczą wymiary analityczne przypisane na poziomie firmy głównej. Przypisane wymiary analityczne oraz wzorce powiązań do wyżej wymienionych obiektów będą zatem obowiązywały w całej strukturze firmy.

Lista obiektów – Obiekty, do których użytkownik może przypisać zdefiniowane wymiary analityczne

Wymiary – Dany panel podzielony jest na dwie sekcje: Wymiary użytkownika oraz Wymiary analityczne

W sekcji Wymiary użytkownika wyświetlane są wymiary dostępne do przypisania. W celu przypisania wymiaru do danego obiektu, należy zaznaczyć go na liście, a następnie wybrać przycisk [Dodaj powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.

W sekcji Wymiary analityczne wyświetlane są wymiary przypisane do danego obiektu. W celu usunięcia przypisanego wymiaru należy zaznaczyć wymiar na liście i nacisnąć przycisk [Usuń powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.

Opis analityczny – użytkownik ma możliwość zdefiniowania dla danych obiektów wzorca powiązań wartości wymiarów analitycznych, analogicznie jak w przypadku definiowania wzorca powiązań z poziomu Główne → Wzorce powiązań, co zostało opisane w artykule Definiowanie wzorca powiązań lub przypisania wcześniej zdefiniowanego wzorca powiązań poprzez wybór z menu głównego opcji [Wybierz wzorzec].

Przypisanie wzorca powiązań odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

• Możliwe jest przypisanie wyłącznie jednego wzorca powiązań do danego obiektu
• W przypadku, gdy dla obiektu określono już dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych, system wyświetli następujący komunikat „Definicja dokumentu zawiera już wprowadzone powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?”. Użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy przypisać nowy wzorzec do danego obiektu czy pozostawić dane bez zmian.
• Podczas przypisywania wzorca do danego obiektu, system kontroluje zgodność wymiarów przypisanych do obiektu z wymiarami przyporządkowanymi do wybieranego wzorca. W przypadku różnic, system wyświetli komunikat „Definicja dokumentu zawiera inne wymiary niż wskazane we wzorcu . Czy kontynuować?”. W przypadku kontynuacji działania zostaną dodane odpowiednie rekordy opisu analitycznego, natomiast nazwy wymiarów będą wyświetlane po przypisaniu brakujących wymiarów do danego obiektu.

Po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Artykuł z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie artykułów bądź też na samej karcie artykułu. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na artykule użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na fakturze sprzedaży lub zakupu dokumentującej transakcje dotyczące danego artykułu.

Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie artykułów jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

W przypadku przypisania do obiektu Artykuły wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.

W sytuacji, gdy do danej grupy artykułów zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie artykułów, użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach, poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech wartości:

• Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach, zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).

Na nowo dodanych podgrupach artykułów opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.

Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach artykułów.

W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę artykułu zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty artykułu wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego artykułu zapisywane są dla firmy bieżącej.

Opis analityczny na karcie artykułu zapisywany jest na poziomie poszczególnych firm.

Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie artykułu może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty handlowe lub magazynowe, na których wybrano dany artykuł, co zostało opisane w artykule Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych.

Analogicznie jak w przypadku opisu analitycznego na karcie artykułu, po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Kontrahenci z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie kontrahentów bądź też na samej karcie kontrahenta. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na karcie kontrahenta użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na dokumencie, na którym został wybrany dany kontrahent.

Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie kontrahentów jest analogiczny do sposobu definiowania opisu analitycznego na grupie artykułów.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

W przypadku przypisania do obiektu Kontrahenci wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.

W sytuacji, gdy do danej grupy kontrahentów zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie kontrahentów, użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech wartości:

• Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach, zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).

Na nowo dodanych podgrupach kontrahentów opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.

Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach kontrahentów.

W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę kontrahenta zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty kontrahenta wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego kontrahenta zapisywane są dla firmy bieżącej.

Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie kontrahenta może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty, na których został wybrany dany kontrahent, co zostało opisane w artykule Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych.

Analogicznie jak w przypadku karty artykułu czy też karty kontrahenta, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na opis analityczny pozycji zapisu księgowego lub noty memoriałowej, na której zostało wskazane dane konto.

Sposób definiowania opisu analitycznego na koncie księgowym jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

W przypadku przypisania do obiektu Konta księgowe wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.

Opis analityczny może być definiowany na każdym poziomie konta księgowego. Jeśli konto nadrzędne posiada konta na niższym poziomie, opis analityczny jest automatycznie przenoszony na konta podrzędne. Podczas zapisu zmian dokonywanych w opisie analitycznym na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy równocześnie zaktualizować opis analityczny kont podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu. Użytkownik może zmieniać opis analityczny na każdym poziomie konta księgowego.

Dodatkowo na definicji konta księgowego użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Wymagany opis analityczny (domyślnie parametr – odznaczony), determinującego konieczność wykonania opisu analitycznego w przypadku wybrania danego konta na dokumencie księgowym.

Parametr Wymagany opis analityczny można określić indywidualnie na każdym poziomie konta księgowego. Domyślnie konta podrzędne dziedziczą ustawienia parametru konta nadrzędnego. Przy zapisie zmian w zakresie ustawień parametru na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy zmienić ustawienia parametru również na kontach podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu.

Podczas dokonywania opisu analitycznego zapisu księgowego/storna zapisu księgowego lub noty memoriałowej, gdzie na pozycji wskazano konto księgowe z zaznaczonym parametrem Wymagany opis analityczny, przy próbie zapisu dokumentu system będzie kontrolował:

• czy na opisie analitycznym wybrano pozycję powiązaną z danym kontem
• czy wskazano wartość przynajmniej jednego wymiaru analitycznego na pozycji powiązanej z danym kontem

Jeśli dokument nie będzie spełniał wymienionych powyżej warunków zostanie wyświetlony następujący komunikat, iż nie określono wartości dla wymaganego konta. W zależności od stanu dokumentu system pozwoli na zapis takiego dokumentu lub zapis zostanie zablokowany. Sposób kontroli w zależności od stanu dokumentu został opisany w artykule Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Środki trwałe z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie środków trwałych bądź też na samej karcie środka trwałego. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na środku trwałym użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na dokumentach dotyczących danego środka trwałego.

Użytkownik może określić tor, według którego wartości opisu analitycznego mają być możliwe do uzupełnienia na dokumentach środków trwałych. Do wyboru dostępne są tory zaznaczone w konfiguracji systemu.

Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie środków trwałych jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

W przypadku przypisania do obiektu Środki trwałe wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola dopuszczalnych kombinacji nie jest wykonywana.

W sytuacji, gdy do danej grupy środków trwałych zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie środków trwałych użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach, poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech opcji:

• Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
• Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).

Na nowo dodanych podgrupach środków trwałych opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.

Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach środków trwałych.

W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę środka trwałego zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty środka trwałego wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego środka trwałego zapisywane są dla firmy bieżącej.

Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie środka trwałego może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty środków trwałych, na których wybrano dany środek trwały.

Prawidłowo zdefiniowane wymiary i opis analityczny zwiększają możliwości przeprowadzania analiz wyników przedsiębiorstwa. Opis analityczny definiowany jest na zakładce Opis analityczny, która znajduje się zarówno na dokumentach modułu handlowo-magazynowego jak i księgowego.

Aby dodać nowy rekord opisu analitycznego, należy kliknąć przycisk [Dodaj rekord], z menu głównego, z grupy przycisków Opis analityczny. W celu usunięcia rekordu należy zaznaczyć go w tabeli i nacisnąć przycisk [Usuń rekord], w grupie Opis analityczny. Użytkownik ma także możliwość skopiowania istniejącej pozycji opisu analitycznego poprzez jej zaznaczenie, a następnie wybranie przycisku [Kopiuj] z grupy przycisków Opis analityczny. Zostanie wtedy utworzony nowy rekord o wartości dopełniającej do 100%.

W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.

Dodatkowo podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie lub obiekcie obok nazwy elementu wymiaru analitycznego wyświetlany jest jego opis. Jest to szczególnie przydatne podczas wskazywania elementów wymiarów analitycznych zdefiniowanych poprzez materializację podwymiaru typu Z planu kont, gdzie w polu Opis na elemencie wymiaru wyświetlana jest nazwa konta księgowego przypiętego do danego elementu.

Użytkownik ma także możliwość wprowadzenia opisu dla elementu opisu analitycznego, w kolumnie Opis pozycji, znajdującej się na liście kolumn dodatkowych.

Oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na artykule, karcie kontrahenta, koncie księgowym czy też dokumencie źródłowym. W związku z tym, po wypełnieniu opisu analitycznego na dokumencie, w kolumnie Źródło, znajdującej się na liście kolumn dodatkowych, zapisywana jest informacja na temat sposobu dodania danej linii opisu analitycznego:

• Ręczny – linia opisu analitycznego dodana „ręcznie” bezpośrednio na dokumencie
• Modyfikacja– linia opisu analitycznego zmodyfikowana przez użytkownika
• Słownik – linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na karcie artykułu kontrahenta lub środka trwałego
• Konto – linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na koncie księgowym
• Dokument – linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na dokumencie źródłowym

Opis analityczny zapisywany jest wraz z zapisem całego dokumentu, do tego momentu przyciski [Zapisz] oraz [Zatwierdź] z grupy Opis analityczny są nieaktywne. Dopiero, gdy zapis dokumentu nie jest możliwy (dokumenty zatwierdzone lub zaksięgowane), użytkownik może zapisać lub zatwierdzić sam opis analityczny.

Przy zapisie opisu analitycznego system sprawdza jego poprawność. Opis jest poprawny, gdy opisywana kwota jest opisana w 100 %.

System umożliwia wykonanie opisu analitycznego pozycji o zerowych wartościach, dzięki temu na przykład artykuł będący usługą, którego wartość zakupu jest równa 0 może zostać opisany analitycznie na poziomie subpozycji lub też możliwe jest wypełnienie pozycji opisu analitycznego, dotyczącej elementu o zerowej wartości (wartość netto elementu jest równa zero). Możliwość ta uzależniona jest od zaznaczenia w konfiguracji systemu parametru Pozwalaj na opis pozycji o zerowych wartościach, który został opisany w artykule Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości.

W przypadku przypisania do typu dokumentu wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu – kontrola nie jest wykonywana.

Przykład

Do definicji faktury zakupu przypisano poniżej przedstawiony wzorzec powiązań.

Wymiary analityczne przypisane na definicji dokumentu są zgodne z wymiarami analitycznymi przyporządkowanymi do danego wzorca powiązań.

Podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie, użytkownik może wybrać w poszczególnych wymiarach tylko te wartości, które zostały określone jako dostępne w danej kombinacji.

Przykładowo wybierając wartość wymiaru Kategoria finansowa na liście wyświetlane są wyłącznie koszty przypisane do samochodu Kia KR 3098 w lokalizacji Kraków w Dziale sprzedaży. Dodatkowo koszt ustawiony jako domyślny w danym wymiarze jest oznaczony pogrubioną czcionką i wyświetlany jako pierwszy na liście elementów.

W przypadku dokumentów zaksięgowanych zmiana opisu analitycznego uzależniona jest od zaznaczenia z poziomu System → Konfiguracja → zakładka Księgowość parametru Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach. Dany parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie.

Jeśli parametr jest odznaczony, użytkownik nie ma możliwości edycji opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach (dezaktywowane są ikony, związane z dokonywaniem opisu analitycznego). Modyfikacja opisu analitycznego na dokumentach predekretowanych przy danych ustawieniach jest możliwa.

Z kolei jeśli opisywany parametr jest włączony, użytkownik ma możliwość zmiany opisu analitycznego na zaksięgowanych oraz predekretowanych dokumentach. W tym przypadku przy wyborze zakładki Opis analityczny system wyświetla w zależności od stanu dokumentu odpowiednią informację „Modyfikacja opisu analitycznego może wymagać ponownego zaksięgowania\predekretowania dokumentu”. Dodatkowo przy próbie dodania lub usunięcia rekordów opisu analitycznego, wyświetlany jest w zależności od stanu dokumentu właściwy komunikat „Dokument został zaksięgowany\predekretowany. Czy na pewno chcesz dokonać zmian w opisie analitycznym?” Po zmianie opisu analitycznego na dokumencie źródłowym użytkownik może zaktualizować opis analityczny na zapisie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg dokumentu].

Przykład

Do systemu wprowadzono fakturę VAT zakupu z poniżej przedstawionym opisem analitycznym.

Wprowadzoną fakturę zaksięgowano w oparciu o opis analityczny.

Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego (do dokumentu PK przypisane zostały wymiary analityczne zgodne z wymiarami przypisanymi do FZV).

Następnie zmodyfikowano opis analityczny na dokumencie źródłowym (zaznaczony parametr Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach).

Ponieważ zmieniono wartość wymiaru Lokalizacja, w oparciu o który dokonywane jest księgowanie, wymagane jest ponowne zaksięgowanie dokumentu (inne konto księgowe przypisane do zmienionej wartości). W przypadku dokumentu predekretowanego, wymagana jest jego ponowna predekretacja, poprzez ponowne uruchomienie predekretacji i wybór opcji [Zmień schemat księgowy].

Po ponownym zaksięgowaniu dokumentu opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego.

Kwota netto dokumentu FZV jest zaksięgowana zgodnie z opisem analitycznym dokumentu.

Na dokumentach handlowych oraz magazynowych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, użytkownik może dodatkowo za pomocą opcji [Wypełnij] wykonać opis analityczny na podstawie opisu analitycznego karty artykułu oraz karty kontrahenta wskazanego na dokumencie.

Po wybraniu opcji [Wypełnij] zostaną automatycznie wygenerowane linie opisu analitycznego zgodnie z następującymi zasadami:

• Jeśli na karcie artykułu wypełniono opis analityczny, system pobiera opis analityczny z karty artykułu
• Jeśli oprócz opisu analitycznego na karcie artykułu został wprowadzony również opis analityczny na karcie kontrahenta, system dokonuje dodatkowego podziału linii opisu analitycznego zgodnie z danymi zapisanymi na karcie kontrahenta
• W sytuacji, gdy na karcie artykułu i kontrahenta wykorzystywane są takie same wymiary, w dodatkowym rozbiciu opisu analitycznego w oparciu o dane na karcie kontrahenta uwzględniane są tylko te wymiary, które nie występują na karcie artykułu
• Jeśli opis analityczny został wprowadzony wyłącznie na karcie kontrahenta, system wypełnia linie opisu analitycznego na dokumencie zgodnie z opisem analitycznym na karcie kontrahenta
• Linie z określonymi wartościami wymiarów tworzone są na poziomie elementów, nawet jeśli na karcie artykułów nie wprowadzono opisu analitycznego
• Wpisy tworzone są niezależnie od przypisania danych wymiarów do dokumentu, na którym wykonujemy opis analityczny. W przypadku braku ich przypisania do danego typu dokumentu, na opis analityczny przenoszone są jedynie poszczególne pozycje wraz z wartością procentową i kwotową. W celu widoczności wszystkich wymiarów użytych na karcie artykułu oraz karcie kontrahenta, należy przypisać je również do typu dokumentu, na którym wykonywany jest opis analityczny.
• W polu Komentarz do opisu analitycznego zapisywana jest informacja o automatycznym opisie dokumentu

Użycie opcji [Wypełnij] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na dokumencie opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”

Przykład

Na karcie artykułu wprowadzono następujący opis analityczny:

Na karcie kontrahenta wprowadzono opis analityczny jak niżej:

W systemie zaewidencjonowano fakturę zakupu dokumentującą transakcję związaną z artykułem i kontrahentem, na kartach których wprowadzono powyżej przedstawione opisy analityczne.

Po wybraniu opcji [Wypełnij] na dokumencie FZ, linie opisu analitycznego zostaną automatycznie uzupełnione zgodnie z opisem analitycznym wprowadzonym na karcie artykułu oraz kontrahenta.

System umożliwia również wykorzystanie procesu BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty.

Na elemencie środka trwałego należy określić tor amortyzacji, dla którego opis analityczny ma być tworzony. Domyślnie tory amortyzacji uzupełniane są na podstawie karty środka trwałego. Na dokumentach środków trwałych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, użytkownik może dodatkowo za pomocą opcji [Wypełnij] opisać analitycznie dokument na podstawie opisu analitycznego środka trwałego wskazanego na dokumencie.

Po wybraniu opcji [Wypełnij] zostaną automatycznie wygenerowane linie opisu analitycznego zgodnie z następującymi zasadami:

• Jeśli na karcie środka trwałego wypełniono opis analityczny, system pobiera opis analityczny z jego karty
• W sekcji Komentarz do opisu analitycznego dokumentu zapisywana jest informacja o automatycznym opisie dokumentu

Użycie opcji [Wypełnij] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na dokumencie opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”.

Analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego na nocie memoriałowej możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji.

Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie „ręcznie” oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym.

W przypadku przypisania do definicji noty memoriałowej wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.

Wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych.

Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na nocie memoriałowej w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Analogicznie jak dla zapisu księgowego poprawność opisu analitycznego na notach memoriałowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:

• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.

Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.

System umożliwia również wprowadzanie opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia oraz jego korektę, dotyczy to zarówno bilansu otwarcia dodawanego za pomocą przycisku [Dodaj] jak i generowanego na podstawie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego.

Użytkownik ma możliwość dodania opisu analitycznego „ręcznie” bezpośrednio na dokumencie oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym, analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych.

Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia może być wykonywany na poziomie nagłówka dokumentu, jego elementu (pozycji) lub na poziomie danej kwoty.

W przypadku przypisania do definicji dokumentu BO wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.

Wypełnianie opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych.

Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Analogicznie jak dla zapisów księgowych poprawność opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu, parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:

• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.

Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.

Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety, wg następujących zasad:

• Opis dokonany na poziomie nagłówka BO zapisywany jest na poziomie nagłówka PK
• Opis dokonany na poziomie elementu BO zapisywany jest na poziomie elementu PK
• Opis dokonany na poziomie kwoty BO zapisywany jest na poziomie elementu PK

Po automatycznym wypełnieniu opisu analitycznego na zapisie księgowym w polu Opis wyświetlana jest wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Podczas modyfikacji elementów\kwot dokumentu BO lub jego opisu analitycznego, system informuje użytkownika o automatycznej aktualizacji opisu analitycznego na powiązanym z nim zapisie księgowym.

Opis analityczny wygenerowany automatycznie na zapisie księgowym na podstawie opisu wprowadzonego na dokumencie BO może być modyfikowany przez użytkownika.

W przypadku dokumentów księgowych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego, system umożliwia również wykonywanie opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego oraz opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym.

Tak jak w przypadku dokumentów handlowych użytkownik może również uruchomić proces BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty.

W przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji.

Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie „ręcznie” oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na dokumencie źródłowym lub wzorca na koncie księgowym.

Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety.

W przypadku przypisania do definicji zapisu księgowego lub jego storna wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.

W systemie Comarch ERP Altum zapisywane są powiązania między elementami dokumentów a dekretami powstałymi po ich zaksięgowaniu. Dzięki zapisywanym powiązaniom system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie opisu dokumentu źródłowego.

W celu dokonania opisu analitycznego na podstawie opisu dokumentu źródłowego, należy z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wypełnij wg dokumentu].

Jeśli dokument źródłowy nie posiada opisu analitycznego zostaną dodane linie opisu dla każdej pozycji zapisu księgowego z nieokreślonymi wartościami wymiarów. Natomiast jeśli użytkownik dodał opis analityczny na dokumencie źródłowym, zostanie on odpowiednio wczytany na zapis księgowy.

Przykład

Zarejestrowana została faktura sprzedaży z dwoma pozycjami:

Towar 1, kwota netto: 100 PLN

Towar 2, kwota netto: 40 PLN

Opis analityczny na dokumencie FS jest następujący:

Wartość netto faktury została zaksięgowana w oparciu o opis analityczny. Dodatkowo na schemacie księgowym zaznaczono parametr Scalaj dekrety.

Po zaksięgowaniu dokumentu, zostały utworzone następujące dekrety:

Po wyborze na zakładce Opis analityczny opcji [Wypełnij wg dokumentu], na zapisie księgowym powstały następujące linie:

Użycie opcji [Wypełnij wg dokumentu] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na zapisie księgowym opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”

Użytkownik może również dokonać opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie domyślnych wartości opisu analitycznego określonego na koncie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku podobne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego.

Przykład

Konta księgowe mają następujące opisy:

Konto 501

Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Kraków 60%

Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Wrocław 40%

Konto 507

Centrum: Dział sprzedaży, Lokalizacja: Kraków

Konta: 100, 411, 490

Opis analityczny nie został wprowadzony

Dodano następujący zapis księgowy:

Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na zapisie księgowym zostaną utworzone następujące linie:

Zarówno w przypadku dokonania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego jak i na podstawie wzorca opisu określonego na koncie księgowym na zapisie księgowym w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.

Analogicznie jak dla noty memoriałowej poprawność opisu analitycznego na zapisach księgowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu PK/STR parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.

Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:

• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
• Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.

Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.