Analiza ruchu towarów na magazynie pozwala na weryfikację historycznych stanów magazynowych. Dzięki niej operator może sprawdzić, ilość towaru na magazynie w danym dniu, a także jak te ilości zmieniały się na przestrzeni kolejnych dni.

Ewidencja bieżących stanów magazynowych prezentowana jest na liście artykułów na karcie artykułu na zakładce Zasoby Zasoby i partie oraz na karcie magazynu na zakładce Stan magazynu. Ewidencja historycznych stanów magazynowych dostępna jest:

• z poziomu Magazyn –> Archiwalne stany
• w postaci wydruku, który można uruchomić rozwijając listę wydruków umieszczoną pod przyciskiem [Drukuj listę] i wybierając wydruk o nazwie Stan magazynu na dzień – szczegółowo, który dostępy jest z poziomu:
  • listy artykułów
  • karty magazynu
  • archiwalnych stanów (Magazyn –> Archiwalne stany)

Bez względu na wybrany wariant raport historycznych stanów magazynowych nie prezentuje informacji nt. historycznych rezerwacji, zamówień. Prezentuje jedynie ilość i braki.

Do wyliczenia historycznych stanów magazynowych w obu wariantach dane pobierane są z subpozycji dokumentów magazynowych, których data „magazynowa” jest mniejsza lub równa dacie wprowadzonej podczas wyliczania raportu.

Data „magazynowa” wskazuje dzień, w którym towar faktycznie trafił/został zdjęty z magazynu. W zależności od dokumentu datą „magazynową” jest data:

• wystawienia – dokumenty wewnętrzne i ich korekty
• wydania – WZ
• przyjęcia – PZ
• korekty – korekty dokumentów zewnętrznych
• sprzedaży – FS/PAR
• zakupu – FZ

Formularz Archiwalne stany

Pierwsza forma prezentacji historycznych stanów magazynowych, to formularz Archiwalne stany dostępny z poziomu Magazyn –> Archiwalne stany.

Należy określić grupę/grupy artykułów, magazyn/magazyny oraz datę, dla których ma zostać wyliczony stan magazynu. Dane na formularzu wyliczane są na żądanie operatora po wybraniu przycisku [Przelicz]. Formularz nie jest zapisywany jako dokument – raport jest tworzony tylko na moment obliczenia stanu na magazynie.

Formularz archiwalnych stanów podzielony jest na zakładki – Wg artykułów i Wg partii. Wygląd formularza na obu zakładkach jest taki sam. Różnice polegają jedynie na sposobie grupowania danych.

Na obu zakładkach w górnej części znajdują się pola na podstawie, których wyliczany jest raport:

Stany magazynowe na dzień: – data, dla której mają zostać wyliczone stany magazynowe. Domyślnie system ustawia datę bieżącą.

Magazyn – magazyn/magazyny, dla których mają zostać wyliczone stany. Operator ma do wyboru:

• jeden z magazynów, które są dostępne w centrum do którego jest zalogowany
• opcję Wszystkie, która oznacza, iż wyliczenia uwzględnią wszystkie magazyny dostępne w centrum, do którego zalogowany jest operator.
• magazyny z innych firm pod warunkiem udostępnienia ich widoczności. Więcej informacji na temat widoczności magazynów można znaleźć w artykule Definiowanie karty magazynu.

Grupa artykułów – grupa artykułów, z której pobrane zostaną artykuły, dla których ma zostać wyliczony raport. Automatycznie ustawiana jest grupa główna z domyślnej kategorii podziału artykułów z możliwością zmiany.

Poniżej opisanych pól znajduje się sekcja o Artykuły (w przypadku zakładki Wg artykułów) lub Partie (w przypadku zakładki Wg partii). Zawiera ona informacje dotyczące wyliczenia stanów magazynowych, dla założonych kryteriów.

W raporcie w wierszach nadrzędnych prezentowane są następujące dane:

• kod i nazwa artykułu (archiwalne stany prezentują tylko artykuły o typie Towar)
• wartości cech definiujących partie, wymienione po przecinku – tylko na zakładce Wg partii
• ilość dostępna w danym dniu na wskazanym magazynie (lub wszystkich magazynach, gdy wybrano opcję Wszystkie)
• braki w danym dniu na wskazanym magazynie (lub wszystkich magazynach, gdy wybrano opcję Wszystkie)
• kod jednostki podstawowej artykułu, w której wyrażona jest ilość
• cena jednostkowa artykułu/partii (wyliczana na podstawie wartości zakupu podzielonej przez dostępną ilość) zaokrąglona do 2 miejsc po przecinku
• wartość zakupu dla całej dostępnej ilości
• wartość nabycia dla całej dostępnej ilości
• waluta – symbol waluty, w której obliczana jest wartość zasobu.

Wiersze podrzędne widoczne są po wybraniu symbolu +, umieszczonego w pierwszej kolumnie przy wierszach nadrzędnych. Wiersze podrzędne prezentują konkretne dostawy, które składają się na ilość danego artykułu lub partii (w zależności od wybranej zakładki) we wskazanym dniu oraz na wskazanym magazynie.

Wiersze podrzędne prezentują następujące informacje:

• datę dostawy – w zależności od typu dokumentu data dostawy przyjmuje różne nazwy; data dostawy to tzw. data „magazynowa”
• numer dokumentu, który pierwotnie założył dostawę/zasób – jeśli zasób był przesuwany między różnymi magazynami za pomocą dokumentów MM, w tym miejscu prezentowany będzie numer dokumentu PZ lub PW, który jako pierwszy zarejestrował tę dostawę/zasób w systemie
• magazyn, na którym znajduje sie zasób na wskazany dzień
• ilość dostępną w danym dniu, pochodząca z danej dostawy i będącą na danym magazynie
• kod jednostki podstawowej artykułu, w której wyrażona jest ilość
• cenę jednostkową dla danej dostawy (wyliczoną na podstawie wartości zakupu podzielonej przez dostępną ilość) zaokrągloną do 2 miejsc po przecinku
• wartość zakupu dla dostępnej ilości pochodzącej z danej dostawy
• wartość nabycia dla dostępnej ilości pochodzącej z danej dostawy
• waluta – symbol waluty, w której obliczana jest wartość zasobu

Wydruk Stan magazynu na dzień – szczegółowo

Drugi wariant prezentowania archiwalnych stanów ma formę raportu (wydruku). W zależności od miejsca, z którego uruchamiany jest raport, należy wskazać:

• daty, na którą ma być wykonane zestawienie stanów magazynowych
• artykułów, które mają być uwzględnione w raporcie
• sposobu grupowania danych na raporcie – wg artykułów, dostaw, cech (partii)
• magazynu, dla którego mają być wykonane obliczenia

W przypadku uruchamiana wydruku z poziomu:

• listy artykułów – informacje nt. magazynu i artykułów, które mają być uwzględnione w zestawieniu pobierana jest z listy. Raport jest uruchamiany dla magazynu, wg którego w momencie wywołania wydruku przefiltrowana jest lista artykułów. W przypadku gdy raport ma uwzględniać operacje na wszystkich magazynach w filtrze pod listą artykułów w polu Magazyn należy wybrać opcję Wszystkie i przefiltrować listę. To które artykuły są uwzględnione w raporcie, zależy natomiast od tego, która grupa artykułów jest zaznaczona na drzewie grup artykułów w momencie jego uruchomienia. Raport uwzględnia artykuły zarówno z zaznaczonej grupy jak i grup do niej podrzędnych. Pozostałe informacje tj. data na którą ma zostać wykonany raport oraz sposób prezentacji danych – wg artykułów, dostaw, cech (partii artykułów), operator musi określić na dodatkowym okienku wyświetlanym po wywołaniu raportu.
• karty magazynu – wydruk prezentuje dane dla wszystkich artykułów w kontekście magazynu z poziomu którego został uruchomiony. W dodatkowym okienku wyświetlanym po wywołaniu raportu należy określić datę, na jaką mają zostać wyliczone stany magazynowe oraz sposób ich grupowania – wg artykułów, dostaw, czy też cech (partii).
• archiwalnych stanów – data, magazyn i grupy artykułów pobierane są z formularza archiwalnych stanów, które to operator musi określić i przeliczyć przed wykonaniem zestawienia. Na dodatkowym okienku niezbędne jest określenie jedynie sposobu grupowania stanów magazynowych (wg artykułów, dostaw lub cech).

Raport prezentuje:

• kod i nazwę artykułu
• jednostkę podstawową
• ilość wyrażoną w jednostce podstawowej
• wartość zakupu oraz wartość nabycia
• walutę zasobu

W przypadku wskazania opcji grupowania według:

• dostaw prezentowany jest dodatkowo numer dokumentu pierwotnie zakładającego dostawę/zasób. Jeżeli raport generowany jest dla kilku magazynów, wówczas przy każdym numerze dokumentu prezentowany jest również kod magazynu, na którym w danym dniu znajdowała się dana ilość towaru pochodząca z danej dostawy
• cech raport wyświetla poszczególne wartości cech, które składają się na daną partię. Wartości cech definiujące jedną partię wyświetlane są po przecinku np. biały, S, dla dwóch cech kolor i rozmiar.

Pozwala na zarządzanie dostawami wraz z możliwością kontroli danej dostawy artykułu od momentu jej przyjęcia, aż do chwili obecnej. Funkcjonalność ta pozwala na zlokalizowanie artykułu np. w przypadku stwierdzenia wadliwości dostawy. Wtedy niezbędne jest odnalezienie wszystkich transakcji operujących na tej dostawie w celu np. wycofania całej dostawy z obrotu.

Historia dostawy dostępna jest z poziomu:

• karty artykułu (zakładka Zasoby –> Zasoby i partie)
• karty magazynu (zakładka Stan magazynu)
• formularza pozycji dokumentu (zakładka Ogólne i Dostawy)

Historia dostawy:

• nie jest dostępna dla artykułu o typie komplet z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument. W tym przypadku historię dostawy można sprawdzić dla składników takiego kompletu.
• jest pusta dla subpozycji FS i PAR rejestrujących braki, ZS i ZWE niepowiązanych z zasobami oraz subpozycji ZZ, FZ, ręcznej KIFS oraz ręcznej KIPAR
• może być automatycznie ograniczona w wyniku braku odpowiednich uprawnień do dokumentów czy magazynów
• wywoływana jest dla dokumentu zakładającego dostawę PW/PZ. Jeżeli operator weryfikuje historię zasobu założonego dokumentem MM+ otrzyma pełną historię pierwotnego zasobu założonego już wcześniej dokumentem PZ lub PW, który był później przesuwany między magazynami oraz pełną historię rozchodu tego pierwotnego zasobu z wielu różnych magazynów.

Weryfikacja historii dostawy

Aby istniała możliwość weryfikacji historii dostawy, należy wskazać jeden z zasobów lub subpozycję na dokumencie i wybrać przycisk [Historia dostawy], którego ikonka przedstawia symbol książki . Przycisk jest dostępny tylko wśród przycisków szybkiego dostępu tuż nad listą zasobów/subpozycji oraz w menu kontekstowym. Nie jest on dostępny na wstążce.

W oknie historii prezentowane są podstawowe informacje o dostawie, tj.:

• dokument/-y zakładający dostawę
  • w pierwszym polu wyświetlany jest numer dokumentu wprowadzającego zasób na dany magazyn (PZ, PW lub MM+)
  • w drugim numer dokumentu pierwotnego, który utworzył zasób (PZ lub PW)
• magazyn dostawy – magazyn z dokumentu wprowadzającego zasób na stan (nie z dokumentu pierwotnego)
• data dokumentu wprowadzającego zasób na dany magazyn – data przyjęcia dla dokumentu PZ lub data wystawienia dla dokumentów PW/MM+
• wartości kolejnych cech definiujących partię, oddzielone przecinkami
• aktualny stan magazynowy danego zasobu, wyrażony w jednostce podstawowej
• aktualna wartość zakupu i nabycia zasobu
• waluta – symbol waluty systemowej zasobu
• historia operacji dokonywanych na danym zasobie, prezentowana w postaci listy dokumentów, których subpozycje korzystają z danego zasobu

Dla każdego z elementów historii operacji na danym zasobie prezentowane są informacje dotyczące:

• numeru i daty „magazynowej” dokumentu (FS/PAR – data sprzedaży, WZ – data wydania, ZS/ZWE/MM-/MM+/RW/KIRW/PW/KIPW/KWPW – data wystawienia, PZ – data przyjęcia, KIFS/KIPAR/KIWZ/KIPZ/KWPZ/KK – data korekty)
• kodu i nazwy kontrahenta, na którego wystawiony jest dokument
• magazynu, z którego pobrano zasób na dokument
• ilości na subpozycji przeliczonej na jednostkę podstawową artykułu
• wartości zakupu i nabycia subpozycji – prezentowana jest tylko i wyłącznie dla dokumentów magazynowych oraz korekt kosztu. Wartości dokumentów rozchodowych WZ, RW, MM- oraz korekt dokumentów przychodowych KIPZ prezentowane są ze znakiem minus. Wartości zakupu i nabycia nie są prezentowane dla dokumentów handlowych, gdyż na tych dokumentach jest to koszt symulowany, który mógłby zafałszować rozchód wartościowy zasobu w jego historii.

W zależności od charakteru prezentowanego dokumentu i jego wpływu na zasoby magazynowe, ilość pochodząca z tego dokumentu jest dodatkowo prezentowana w jednej z kolumn: Przychód, Rozchód lub Rezerwacje.

Zasady prezentowania ilości w historii dostawy:

• dokumenty handlowe sprzedaży oraz ich korekty bez względu na ich stan ujmowane są wyłącznie jako Rezerwacje:
  • FS i PAR są prezentowane ze znakiem dodatnim
  • korekty ze znakiem ujemnym
• dokumenty RW, KIRW, MM-, WZ i KIWZ, zarówno zatwierdzone jak i niezatwierdzone, jako dokumenty magazynowe ujmowane są w kolumnie Rozchód z odpowiednim znakiem, mimo, że RW, MM-, czy WZ niezatwierdzone nie zmniejszają jeszcze stanu na magazynie, a jedynie rezerwują zasób. Fakt ten jest niejako sygnalizowany przez prezentowanie dokumentu w kolorze świadczącym o tym, że dokument jest w stanie niezatwierdzonym.
• dokumenty PZ, PW i MM+, które nie wpływają jeszcze na ilość artykułu na magazynie, a jedynie zwiększają ilość w zamówieniach. Takie dokumenty na historii są prezentowane w kolumnie Przychód, a wyróżnienie kolorystyczne ich stanu niesie za sobą wystarczającą informację.
• jeśli dokument został anulowany (świadczy o tym kolor w jakim jest wyświetlany) wówczas odpowiadająca mu kolumna – Przychód, Rozchód, Rezerwacje oraz kolumny odnoszące się do wartości nie są wypełnione.
• dla dokumentów ZS i ZWE, które zostały zamknięte kolumna Rezerwacje będzie pusta
• gdy z dokumentu PAR/KIPAR wygenerowano FS/KIFS – kolumna Rezerwacje dla dokumentu PAR/KIPAR jest pusta. W ten sposób operator ma szybką informację, które dokumenty paragonów zostały przekształcone do faktur.
• w kolumnie Rezerwacje dla dokumentów FS, PAR, KIFS, KIPAR prezentowana jest różnica ilości z subpozycji tego dokumentu i sumy ilości z powiązanych subpozycjami dokumentów WZ/KIWZ.
• dla ZS i ZWE ilość w kolumnie Rezerwacje to niezrealizowana ilość danek subpozycji
• korekta kosztu nie jest uwzględniana w kolumnach z ilością. Prezentuje jedynie wartości

Uprawnienia

Jeżeli centrum, do którego zalogowany jest operator wywołujący historię dostawy nie ma prawa do magazynu dostawy (magazyn w prawym górnym rogu formularza historii dostawy) wówczas w tabelce nad listą dokumentów nie są prezentowane dane nt. aktualnej ilości tej dostawy dostępne na tym właśnie magazynie.

Ponadto lista dokumentów w historii dostawy jest ograniczana do tych dokumentów do których operator ma prawo, czyli:

• jest zalogowany do centrum, w imieniu którego wystawiono dokument, lub
• centrum, w imieniu którego wystawiono dokument ma ustawioną widoczność danego typu dokumentu w centrum, do którego zalogowany jest operator.

Kontrolowany jest również dostęp do cen zakupu. W przypadku gdy operatorowi nie przyznano takiego dostępu kolumny odnoszące się do cen oraz wartości zakupu i nabycia nie są prezentowane.

Dla metody wyceny zasobów AVCO dostępna jest opcja pozwalająca na kontrolę chronologii dat dotyczących przyjęcia i wydania zasobów.

Z poziomu System –> Konfiguracja –> Handel po wskazaniu metody pobierania zasobów AVCO można zaznaczyć/odznaczyć parametr Kontrola chronologii modyfikacji zasobów. Domyślnie podczas kreowania baz w systemie parametr jest zaznaczony, z możliwością odznaczenia go w dowolnym momencie pracy. Dla baz konwertowanych parametr domyślnie jest odznaczony z możliwością zaznaczenia.

Blokada ręcznego zatwierdzania dokumentów magazynowych

W przypadku zaznaczonego parametru Kontrola chronologii modyfikacji zasobów podczas zatwierdzenia lub zatwierdzenia ilościowego dokumentów magazynowych:

• PW/PZ oraz ich korekt ilościowych i wartościowych
• WZ/RW oraz ich korekt ilościowych
• MM-/MM+

dla każdego z artykułów na dokumencie sprawdzana jest data:

• wydania dla WZ
• przyjęcia dla PZ
• wystawienia dla PW oraz jego korektach ilościowych/wartościowych, RW oraz jego korektach ilościowych, MM-/MM+
• korekty dla dokumentów KIPZ/KWPZ oraz KIWZ

W przypadku, gdy powyższe daty są wcześniejsze od daty ostatniej modyfikacji zasobu (na magazynie zgodnym z magazynem wskazanym na dokumencie), to zablokowana zostanie możliwość zatwierdzenia dokumentu.

Automatyczne generowanie zatwierdzonych dokumentów magazynowych

Podczas zatwierdzania dokumentów:

• FS/PAR/FZ oraz ich korekt ilościowych
• KDFZ
• MM-

które automatycznie generują dokumenty magazynowe, system zablokuje możliwość ich zatwierdzania, w przypadku, gdy daty w zależności od dokumentu są wcześniejsze od daty ostatniej modyfikacji zasobu (na magazynie, którego dotyczy operacja) co najmniej jednego artykułu z dokumentu:

• data sprzedaży dla FS/PAR
• data zakupu dla FZ
• data wystawienia dla MM-
• data korekty dla KIFZ/KWFZ, KIPAR, KIFS, KDFZ

W przypadku dokumentów PW/RW generowanych z inwentaryzacji, jeśli nie zostanie zachowania chronologia modyfikacji zasobów system wygeneruje dokumenty w stanie niezatwierdzonym.

Seryjne zatwierdzanie dokumentów z poziomu listy dokumentów magazynowych

Podczas seryjnego zatwierdzania dokumentów magazynowych system weryfikuje, czy wśród zaznaczonych pozycji do zatwierdzenia istnieje jakikolwiek dokument, dla którego obowiązuje blokada zatwierdzenia. Dokumenty, które nie są objęte blokada zostaną zatwierdzone, natomiast dokumenty dla których blokada jest zachowana nie zostaną zatwierdzone.

System umożliwia sprzedaż artykułów, czyli wystawianie zatwierdzonych dokumentów handlowych o charakterze rozchodowym , których zasoby nie zostały jeszcze zaewidencjonowane na magazynie. Dzięki temu zasoby znajdują się już na magazynie i mogą podlegać sprzedaży, pomimo że nie został jeszcze wprowadzony do systemu dokument magazynowy o charakterze przychodowym.

Magazynowy dokument rozchodowy (WZ) można utworzyć, gdy zasoby znajdą się w magazynie – musi zostać wystawiony przychodowy dokument magazynowy. Towar zarejestrowany jako braki można pobrać z magazynu, jeśli istnieje odpowiednia ilość zasobów, których data przyjęcia na magazyn (np. data przyjęcia w przypadku dokumentu PZ) nie jest późniejsza niż data generowania dokumentu WZ.

Konfiguracja sprzedaży z brakami

Możliwość włączenia sprzedaży z brakami dostępna jest po zaznaczeniu parametru Sprzedaż z brakami na definicji centrum/firmy (Konfiguracja -> Struktura Firmy -> Struktura praw -> edycja centrum/firmy), z poziomu których ma zostać umożliwione prowadzenie tego modelu sprzedaży.

Domyślnie opcja sprzedaży z brakami jest nieaktywna. Parametr może zostać odznaczony, w przypadku gdy:

• na magazynach powiązanych z danym centrum nie są zaewidencjonowane braki
• z centrum/firmą nie jest powiązane stanowisko POS

Obsługa braków na dokumentach

Przy wystawianiu dokumentu handlowego użytkownik może wskazać magazyn, z którego będą pobrane braki.

W przypadku gdy w nagłówku dokumentu wskazano:

• magazyn z listy magazynów dostępnych dla dokumentu FS lub PAR wszystkie dodawane pozycje są przypisywane do tego magazynu
• opcję <Wszystkie> pozycje zostaną powiązane z magazynem domyślnym zdefiniowanym na strukturze firmy dla danego dokumentu handlowego o charakterze rozchodowym

Dodawanie pozycji na dokument opisane zostało w artykule: Sposoby dodawania pozycji.

W przypadku braków na dokumencie:

• marża na artykule wyliczana jest na podstawie obowiązującego cennika sprzedaży dla danego artykułu (jeśli brak zasobów) lub ceny zakupu zwiększonej o marżę dla danego artykułu (jeśli jest chociaż jedna jednostka na stanie i jej cena z cennika sprzedaży nie spełnia wymagań marży minimalnej). Podczas generowania dokumentu magazynowego system nie sprawdza, czy minimalna marża jest spełniona – na wygenerowanym dokumencie WZ ceny są ustalone zgodnie z cenami na dokumencie handlowym.
• subpozycje artykułu w kolumnach: Data dostawy, Dokument, Dokument pierwotny są puste. Kolumny z wartością zakupu i wartością nabycia przyjmą wartość równą 0,00 natomiast kolumny z cechami mogą pozostać puste (wówczas podczas generowania dokumentu WZ system pobierze zasoby o dowolnych wartościach cech) lub przyjąć konkretną wartość – należy jednak pamiętać, że wszystkie subpozycje danej pozycji muszą mieć taką samą wartość cech.

Zaewidencjowane braki magazynowe określonego zasobu wyświetlane są:

• na liście stanów magazynowych na karcie artykułu na zakładce Zasoby -> Zasoby i partie w kolumnie Braki
• na karcie magazynu na zakładce Stan magazynu
• na formularzu archiwalnych stanów w kolumnie Braki

Likwidacja braków

Likwidacja braków może odbywać się na dwa sposoby:

• ręcznie – w momencie generowania rozchodowego dokumentu magazynowego (WZ) z handlowego (FS, PAR), sprawdzane jest czy w bieżącym dniu istnieją odpowiednie zasoby na magazynie. Jeśli tak to subpozycje rozchodowe wiązane są z odpowiednimi subpozycjami przychodowymi.
• procesem BPM Automatyczne uzupełnianie braków – proces automatyzuje generowanie dokumentów magazynowych do faktur sprzedaży i paragonów, na których zarejestrowano braki. Proces można uruchamiać na kilka sposobów:
  • zatwierdzenie dokumentu PZ, PW, MM+ – proces uruchamia się automatycznie po zatwierdzeniu ww. dokumentów. W tym przypadku proces na bieżąco uzupełnia brakujące dokumenty magazynowe. Dla artykułów znajdujących się na dokumencie dostawy proces weryfikuje zarejestrowane w systemie braki. Następnie do faktur sprzedaży lub paragonów wskazujących brak zasobów dla przyjętych artykułów, proces generuje dokumenty magazynowe (WZ), a tym samym usuwa braki na magazynie.
  • z poziomu list dokumentów PZ, PW, MM+ – istnieje również możliwość ręcznego uruchomienia procesu dla konkretnych dostaw poprzez zaznaczenie wybranych dokumentów na liście i uruchomienie procesu z menu kontekstowego. Działanie procesu będzie analogiczne jak przy zatwierdzaniu dokumentu dostawy.
  • z poziomu Skrzynki zadań – jeżeli braki powinny być uzupełniane cyklicznie nie przy każdorazowym zatwierdzeniu dostawy. W tym trybie proces weryfikuje wszystkie faktury sprzedaży i paragony, na których zarejestrowano braki, a następnie próbuje wygenerować brakujące dokumenty magazynowe (WZ) korzystając z istniejących zasobów na magazynach. Informacja o wszystkich dokumentach wskazujących braki oraz o dokumentach wygenerowanych przesyłana jest do operatora wskazanego w parametrze startowym lub do inicjatora procesu.

Uprawnienia do podmiany dostaw

Podmiana dostaw na wielu dokumentach możliwa jest z poziomu formularza Weryfikacji dostaw, którego widoczność jest zależna od uprawnień dostępnych z poziomu Konfiguracja –> Grupy operatorów edycja wybranej grupy zakładka Inne uprawnienia:

• Dostęp do cen zakupu
• Zmiana dostawy na zatwierdzonym dokumencie
• Panel zmiany dostaw

Formularz jest dostępny z poziomu menu Magazyn (Zasoby) –> Weryfikacja dostaw.

Formularz Weryfikacji dostaw

Pierwsza sekcja Artykuły pozwala na dodanie:

• towarów za pomocą przycisku [Dodaj]
• całej grupy towarów za pomocą przycisku [Dodaj grupę]

W sekcji Parametry należy określić warunki jakie mają zostać spełnione przez dokument dostawy, na którym nastąpi podmiana zasobów:

Data – określa datę z dokumentu z możliwością wskazania daty: Wystawienia lub Wydania. Domyślnie na formularzu pojawia się data wystawienia.

Data od/Data do – określenie przedziału dat z którego będą pobierane dokumenty. Domyślnie w obu polach wyświetlana jest data bieżąca.

Dokument – wskazanie dokumentów do podmiany dostaw:

• <Wszystkie> – dokumenty wydania zewnętrznego oraz wydania wewnętrznego
• <Wydanie magazynowe zewnętrzne> – domyślna opcja
• <Wydanie magazynowe wewnętrzne>

Magazyn – określenie magazynu zawęża listę dokumentów do tych, które zostały wystawione na wskazanych magazynach. Na liście do wyboru są dostępne tylko te magazyny, które zostały dołączone do firmy/centrum, do którego należy aktualnie zalogowany operator.

Kontrola zgodności cech – parametr domyślnie zaznaczony. W przypadku podmiany dostaw na liście dostaw wyświetlone zostaną tylko te pozycje, których wartości cech są takie same jak te na podmienianej subpozycji.

Kontrola nie obejmuje:

• subpozycji bez określonych wartości cech – taka subpozycja może być zamieniona na dowolną subpozycję, bez względu na wartość cechy
• subpozycji z określonymi wartościami cech – taka subpozycja może zostać zamieniona na subpozcyję bez określonych wartości cech

Po odznaczeniu parametru, kontrola ta nie będzie zachowana.

W sekcji Subpozycje po wybraniu przycisku [Przelicz] wyświetlone zostaną subpozycje dokumentów rozchodowych zgodnie z parametrami ustawionymi w sekcji Parametry oraz Artykuły.

Aby istniała możliwość podmiany dostawy należy:

• wskazać subpozycję dla której ma zostać dokonana podmiana dostawy. W polu Ilość w sekcji Subpozycji wyświetlona zostanie ilość zgodna z aktualnie zaznaczoną pozycją.
• zaznaczyć parametr Pokaż dostawy i wskazać dostawę, która ma zostać pobrana na dokument.
• wybrać przycisk [Zmień], który dokona podmiany dostawy na dokumencie.

Okno pozwalające na podmianę dostaw będzie takie samo jak okno pozwalające na podmianę dostawy na zatwierdzonym dokumencie.

Podmiana dostaw możliwa jest również bezpośrednio na zatwierdzonym dokumencie FS, WZ, RW z poziomu szczegółów pozycji.

Zatwierdzanie ilościowe dokumentów PZ i PW – AVCO

Funkcjonalność zatwierdzania ilościowego pozwala na udostępnienie artykułu do sprzedaży przed określeniem prawidłowej wartości. Po otrzymaniu dokumentu zakupu użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości na dokumencie PZ a następnie zatwierdzenie dokumentu, po którym nastąpi aktualizacja wartości zasobów oraz kosztów zakupu na niezaksięgowanych dokumentach rozchodu. Na dokumentach zaksięgowanych aktualizacja kosztów zakupu odbędzie się poprzez wygenerowanie KK.

Na dokumencie zatwierdzonym ilościowo udostępnione do edycji zostały następujące pola:

• Cena początkowa (PZ), cena końcowa (PZ, PW), rabat (PZ), wartość (PZ, PW), typ ceny (PZ)
• Modyfikacja kursu oraz waluty, pod warunkiem, że do dokumentu zatwierdzonego ilościowo nie wygenerowano korekty ilościowej (PZ)
• Data wystawienia, data wpływu, numer obcy, sposób dostawy
• Opis

Pozostałe pola nie podlegają edycji na dokumencie zatwierdzonym ilościowo.

Z dokumentu PZ/PW zatwierdzonego ilościowo nie ma możliwości wygenerowania dokumentu korekty wartościowej.

Parametr Ustalona wartość dostawy

Parametr Ustalona wartość dostawy dostępny jest na dokumentach PW, PZ oraz korektach ilościowych i nie podlega edycji.

Aktualizacja parametru odbywa się podczas aktualizacji kosztów na dokumencie po zatwierdzeniu dokumentu PZ/PW.

W przypadku aktualizacji ceny/wartości na dokumencie zatwierdzonym ilościowo zmiana jest zapisywana tylko dla danej pozycji oraz wartości dokumentu. Wartość pozycji pozostanie niezmieniona do momentu całkowitego zatwierdzenia dokumentu PZ/PW (stan Zatwierdzony).

Zmiana wartości subpozycji na dokumencie PZ/PW

Aktualizacja zasobów i kosztów

Po zmianie stanu dokumentu PZ z zatwierdzonego ilościowo na zatwierdzony system dokonuje:

• Aktualizacji dokumentów KIPW/KIPZ
• Aktualizacji wartości zasobu
• Generowanie korekt kosztu

Generowanie FZ z dokumentu PZ zatwierdzonego ilościowo

W przypadku generowania z dokumentu PZ FZ zachowane zostały standardowe zasady generowania dokumentów opisane w kategorii generowanie z wyjątkiem:

• przypadku zaznaczenia kilku PZ zatwierdzonych ilościowo, na których znajdują się różne kursy walut system podczas generowania FZ, wyświetli okno z pytaniem dotyczącym agregacji kursów walut:
• po potwierdzeniu agregacji na fakturę pobrany zostanie Typ kursu oraz wartość kursu wynikająca z ustawień na definicji dokumentu FZ w centrum, w którym dokument jest generowany
• po wybraniu opcji braku agregacji wygenerowanych zostanie tyle faktur, ile różnych kursów walut znalazło się wśród zaznaczonych dokumentów

Po wygenerowaniu dokumentu FZ z PZ zatwierdzonego ilościowo nie ma możliwości:

• modyfikacji pozycji dokumentu
• zatwierdzenia oraz zatwierdzenia i zaksięgowania dokumentu PZ
• wygenerowania korekty do dokumentu PZ, jeśli faktura ma stan Niezatwierdzony.

Na dokumencie faktury udostępnione do edycji zostały następujące pola:

• cena początkowa – z zachowaniem kontroli uprawnienia na grupie operatorów do Modyfikacji ceny początkowej
• cena końcowa
• rabat
• wartość
• typ kursu oraz wartość kursu

Podczas zatwierdzenia dokumentu FZ zatwierdzony zostanie dokument PZ i nastąpi aktualizacja:

• wartości zakupu na subpozycjach
• ceny początkowej i końcowej, rabatu, wartości na pozycji
• tabelki VAT
• wartości oraz parametrów związanych z walutą (kursu, typu kursu, typu daty, daty, przelicznika) w nagłówku dokumentu

Po zatwierdzeniu FZ uruchomiony zostanie standardowy mechanizm aktualizacji kosztu zakupu jak w przypadku zmiany statusu PZ z Zatwierdzonego ilościowo na Zatwierdzony.

Anulowanie dokumentu zatwierdzonego ilościowo

Anulowanie dokumentu zatwierdzonego ilościowo funkcjonuje na identycznych warunkach jak anulowanie dokumentu zatwierdzonego PZ/PW.

Zatwierdzanie ilościowe dokumentów PZ i PW – FIFO/LIFO

Funkcjonalność zatwierdzania ilościowego pozwala na udostępnienie artykułu do sprzedaży, przed określeniem prawidłowej wartości. Po otrzymaniu dokumentu zakupu użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości na dokumencie PZ a następnie zatwierdzenie dokumentu, po którym nastąpi aktualizacja wartości zasobów oraz kosztów zakupu na niezaksięgowanych dokumentach rozchodu. Na dokumentach zaksięgowanych aktualizacja kosztów zakupu odbędzie się poprzez wygenerowanie KK.

Na dokumencie zatwierdzonym ilościowo udostępnione do edycji zostały następujące pola:

• Cena początkowa (PZ), cena końcowa (PZ, PW), rabat (PZ), wartość (PZ, PW), typ ceny (PZ),
• Modyfikacja kursu oraz waluty, pod warunkiem, że do dokumentu zatwierdzonego ilościowo nie wygenerowano korekty ilościowej (PZ).
• Data wystawienia, data wpływu, numer obcy, sposób dostawy
• Opis

Pozostałe pola nie podlegają edycji na dokumencie zatwierdzonym ilościowo.

Z dokumentu PZ/PW zatwierdzonego ilościowo nie ma możliwości wygenerowania dokumentu korekty wartościowej.

Parametr Ustalono koszt własny sprzedaży oraz Ustalona wartość dostawy

Parametr Ustalono koszt własny sprzedaży dostępny jest tylko na dokumentach magazynowych: WZ, RW, MM-, MM+ oraz na korektach ilościowych. Dostępny jest do edycji na zatwierdzonych dokumentach WZ, RW oraz MM-. W przypadku pozostałych dokumentów wartość parametru przenoszona jest z dokumentu źródłowego i nie podlega edycji. Po zaznaczeniu parametru na dokumencie i jego zapisie nie ma możliwości zmiany wartości tego parametru.

Gdy na dokumencie parametr Ustalono koszt własny sprzedaży jest:

• zaznaczony – koszty na dokumencie mają charakter rzeczywisty. Dokument może zostać zaksięgowany, po zmianie wartości na dokumencie PW/PZ wygenerowana zostanie korekta kosztu.
• odznaczony – koszt nie został ustalony. Księgowanie dokumentu nie jest możliwe do momentu jego zaznaczenia.

Aby istniała możliwość, edycji parametru Ustalono koszt własny sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie WZ, RW, MM- grupa operatorów do której należy aktualnie zalogowany operator musi mieć uprawnienie Ustalanie kosztu własnego sprzedaży, dostępne z poziomu Konfiguracja –> Struktura Firmy –> Grupy operatorów –> edycja wybranej grupy operatorów –> zakładka Inne uprawnienia.

Parametr Ustalona wartość dostawy dostępny jest na dokumentach PW, PZ oraz korektach ilościowych i nie podlega edycji.

Parametr nie dotyczy dokumentów: handlowych, zamówień, ofert, zapytań.

Podczas zatwierdzania dokumentu WZ, RW, MM- weryfikowane są wszystkie subpozycje dokumentu, jeśli wartość dostawy jest:

• ustalona – parametr zostanie automatycznie zaznaczony
• nieustalona – parametr nie zostanie zaznaczony

Aktualizacja parametru odbywa się podczas aktualizacji kosztów na dokumencie po zatwierdzeniu dokumentu PZ/PW.

W przypadku aktualizacji ceny/wartości na dokumencie zatwierdzonym ilościowo zmiana jest zapisywana tylko dla danej pozycji oraz wartości dokumentu. Wartość pozycji pozostanie niezmieniona do momentu całkowitego zatwierdzenia dokumentu PZ/PW (stan Zatwierdzony).

Zmiana wartości subpozycji na dokumencie PZ/PW

Aktualizacja zasobów i kosztów

Po zmianie stanu dokumentu PZ z zatwierdzonego ilościowo na zatwierdzony system dokonuje:

• Aktualizacji kosztów zakupu na dokumentach magazynowych rozchodowych oraz ich korektach ilościowych, będących w stanie Niezatwierdzony, Zainicjowany, Zatwierdzony, jeżeli parametr Ustalono koszt własny sprzedaży na dokumencie WZ, RW, MM-, MM+, KIWZ, KIRW jest odznaczony.
• Generowania korekt kosztu do dokumentów magazynowych rozchodowych i ich korekt ilościowych będących w stanie Zatwierdzony, jeżeli parametr Ustalono koszt własny sprzedaży na dokumencie WZ, RW, MM-, MM+, KIWZ, KIRW jest zaznaczony.
• Aktualizacji na dokumencie KIPZ.
• Zmiany wartości zasobu pozostałego na magazynie/magazynach.

Generowanie FZ z dokumentu PZ zatwierdzonego ilościowo

W przypadku generowania z dokumentu PZ –> FZ zachowane zostały standardowe zasady generowania dokumentów opisane w artykule generowanie dokumentów z wyjątkiem:

• przypadku zaznaczenia kilku PZ zatwierdzonych ilościowo, na których znajdują się różne kursy walut, system podczas generowania FZ, wyświetli okno z pytaniem dotyczącym agregacji kursów walut:
  • po potwierdzeniu agregacji na fakturę pobrany zostanie Typ kursu oraz wartość kursu wynikająca z ustawień na definicji dokumentu FZ w centrum, w którym dokument jest generowany
  • po wybraniu opcji braku agregacji wygenerowanych zostanie tyle faktur, ile różnych kursów walut znalazło się wśród zaznaczonych dokumentów

Po wygenerowaniu dokumentu FZ z PZ zatwierdzonego ilościowo nie ma możliwości:

• modyfikacji pozycji dokumentu
• zatwierdzenia oraz zatwierdzenia i zaksięgowania dokumentu PZ
• wygenerowania korekty do dokumentu PZ, jeśli faktura ma stan Niezatwierdzony.

Na dokumencie faktury udostępnione do edycji zostały następujące pola:

• cena początkowa – z zachowaniem kontroli uprawnienia na grupie operatorów do Modyfikacji ceny początkowej
• cena końcowa
• rabat
• wartość
• typ kursu oraz wartość kursu

Podczas zatwierdzenia dokumentu FZ, zatwierdzony zostanie dokument PZ i nastąpi aktualizacja:

• wartości zakupu na subpozycjach
• ceny początkowej i końcowej, rabatu, wartości na pozycji
• tabelki VAT
• wartości oraz parametrów związanych z walutą (kursu, typu kursu, typu daty, daty, przelicznika) w nagłówku dokumentu

Po zatwierdzeniu FZ uruchomiony zostanie standardowy mechanizm aktualizacji kosztu zakupu jak w przypadku zmiany statusu PZ z Zatwierdzonego ilościowo na Zatwierdzony.

Anulowanie dokumentu zatwierdzonego ilościowo

Anulowanie dokumentu zatwierdzonego ilościowo funkcjonuje na identycznych warunkach jak anulowanie dokumentu zatwierdzonego PZ/PW. Warunki sprawdzane przy próbie anulowania dokumentu PZ/PW w stanie Zatwierdzony ilościowo:

• Korekta ilościowa – jeśli istnieje korekta w stanie innym niż anulowana, system nie pozwoli na anulowanie dokumentu.
• Sprzedaż artykułu – sprawdzenie czy towar z dokumentu, który ma zostać anulowany został rozchodowany. Jeśli tak, system nie pozwoli na anulowanie dokumentu.