Kontrola kręgu kosztów umożliwia sprawdzanie, czy zapisy księgowe spełniają warunki związane z równoległym ujęciem zapisów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym. Może być też wykorzystywana do kontroli innych powiązanych księgowań. Sprawdzenie kręgu kosztów może odbywać się automatycznie, na bieżąco podczas księgowania lub okresowo, po uruchomieniu przez użytkownika.
Funkcjonalność kontroli kręgu kosztów jest dostępna, jeśli w System → Konfiguracja → Księgowość został zaznaczony parametr Kontrola kręgu kosztów.
Lista kręgów kosztów
Lista kręgów kosztów dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość pod przyciskiem [Kręgi kosztów].
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
- [Importuj] – pozwala na wczytanie definicji z pliku
- [Eksportuj] – pozwala na eksport zaznaczonych definicji do pliku
- [Aktualizuj] – pozwala na aktualizację definicji kręgów kosztów na podstawie definicji z poprzedniego okresu obrachunkowego. Dodawane są tylko nowe kręgi o symbolu nieistniejącym w danym okresie obrachunkowym.
Uprawnienia grup operatorów do odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kręgów kosztów uzależnione są od nadania im odpowiednich uprawnień do obiektu Kręgi kosztów (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → edycja danej grupy operatorów → zakładka Obiekty → obszar Księgowość). Definicje kręgów kosztów są powiązane z konkretnym okresem obrachunkowym.
Definiowanie kręgu kosztów
W celu zdefiniowania kręgu kosztów należy wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie otwarty formularz definiowania kręgu kosztów.
Formularz definicji kręgu kosztów składa się z elementów:
Symbol – pole obligatoryjne, kontrolowana jest unikalność w ramach okresu obrachunkowego
Aktywny – parametr decydujący o aktywności kręgu kosztów. Używane mogą być tylko aktywne kręgi kosztów.
Nazwa – nazwa kręgu kosztów
Konto rozliczeniowe – konto biorące udział w rozliczeniu, pole opcjonalne
Strona konta – strona konta rozliczeniowego, pole aktywne jeśli uzupełnione jest konto rozliczeniowe. Dostępne są następujące opcje:
- Dowolna – wartość domyślna, kontrola dotyczy zapisów wprowadzanych po obu stronach konta (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem ujemnym, a obroty po stronie Ma ze znakiem dodatnim)
- Wn – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien
- Ma – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma
Kontrola kręgu podczas księgowania – parametr przyjmuje wartości:
- Brak kontroli – wartość domyślna, system nie sprawdza warunków określonych w definicji kręgu kosztów
- Ostrzeżenie – system pokazuje ostrzeżenie, jeżeli warunki kręgu nie zostały spełnione
- Blokada – system blokuje księgowanie, jeżeli warunki kręgu nie zostały spełnione
Opis – pole na dodatkowy opis definicji
Zakładka Elementy
System umożliwia dodawanie elementów kręgu kosztów na dwa sposoby: bezpośrednio w tabeli lub przez formularz.
Dodawanie elementów kręgu kosztów w tabeli
W celu dodania elementu kręgu kosztów w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Elementy. W tabeli elementów pojawi się wiersz do wprowadzenia danych. Należy wypełnić kolumny: Wyrażenie konta źródłowego, Strona konta źródłowego (ustawiona wartość Domyślna), Wyrażenie konta docelowego, Strona konta docelowego (ustawiona wartość Domyślna).
Dodawanie elementu kręgu kosztów przez formularz
W celu dodania elementu kręgu kosztów przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Elementy.
Formularz składa się z elementów:
Konto źródłowe – konto, na które zostaje wprowadzony dekret
Strona konta źródłowego – strona księgowania na konto źródłowe, parametr aktywny po uzupełnieniu pola Konto źródłowe. Dostępne opcje:
- Dowolna – opcja domyślna (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem dodatnim a obroty po stronie Ma ze znakiem ujemnym)
- Wn – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien
- Ma – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma
Konto docelowe – konto przeksięgowania/księgowania równoległego
Strona konta docelowego – strona księgowania na konto docelowe, dostępne opcje:
- Dowolna – opcja domyślna (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem dodatnim a obroty po stronie Ma ze znakiem ujemnym)
- Wn – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien
- Ma – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma
W polach: Konto źródłowe, Konto docelowe można wprowadzić konkretne numery kont księgowych lub użyć maski konta. Dostępne rodzaje masek:
- ? – Dowolny znak
- * – Dowolny ciąg znaków
- [] – Znak należy do ciągu
- [-] – Znak zawiera się w zakresie
- [^] – Znak nie zawiera się w ciągu
- [^-] – Znak nie zawiera się w zakresie
- (|) – Lub
Zakładki Atrybuty, Załączniki i Historia zmian
Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.