Spis treści
Konta słownikowe – informacje ogólne
Każda firma posiada własny okres obrachunkowy, plan kont i odrębną konfigurację kont słownikowych. Konfiguracja kont słownikowych zapisana dla centrum typu firma obowiązuje we wszystkich centrach podrzędnych danej firmy.
Konta słownikowe to konta, które mają podpięty słownik wartości, tj.:
- Kontrahenci
- Artykuły
- Pracownicy
- Magazyny
- Urzędy
- Banki
- Stawki VAT
- Środki trwałe
Definiowanie oraz konfigurowanie kont słownikowych dostępne jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe lub też z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → grupa: Typy kont księgowych.
Numeracja kont słownikowych
Konfigurując konta słownikowe z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe można określić sposób numeracji kont słownikowych.
Analityczne konta słownikowe mogą być tworzone w oparciu o:
- Kod
- Identyfikator
- Zakres numerów
- Nazwa
- Symbol
- Wartość
- Numer inwentarzowy
Parametr ten określany jest odrębnie dla każdego słownika.
Podmiot – określony słownik wartości
Typ analityki:
- Identyfikator – analityka budowana w oparciu o unikalny identyfikator obiektu typu:
- Kontrahent
- Artykuł
- Pracownik
- Magazyn
- Urząd
- Bank
- Środek trwały
- Kod – analityka budowana w oparciu o unikalny kod/symbol obiektu typu:
- Kontrahent
- Artykuł
- Pracownik
- Magazyn
- Urząd
- Bank
- Środek trwały
- Zakres numerów – analityka budowana w oparciu o podany na koncie księgowym przez użytkownika zakres numerów
- Aby założyć konto z analityką budowaną w oparciu o zakres numerów należy:
- na planie kont zapisać konto, dla którego zostanie ustawiony zakres numerów
- na kontach słownikowych ustawić, że analityka ma być budowana w oparciu o zakres numerów
- ponownie wrócić na konto na planie kont, podać zakres
- ponownie wrócić na konta słownikowe i tam również podać zakres
- Nazwa – analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana w oparciu o nazwę stawki VAT, np. A 23%
- Symbol – analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana w oparciu o symbol stawki VAT, np. A
- Wartość – analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana w oparciu o wartość stawki VAT, np. 23%
- Numer inwentarzowy – analityka konta słownikowego dla środków trwałych budowana w oparciu o numer inwentarzowy z karty środka trwałego
Liczba znaków – pole zawierające wartość numeryczną, informującą o długości numeru konta. Na jego podstawie dodawana jest odpowiednia ilość zer wiodących, którymi zostaje uzupełniony numer konta analitycznego, aby uzyskać zadeklarowaną długość. Pole to jest aktywne w przypadku wyboru opcji Identyfikator, dla której wartością domyślną jest 5, minimalną 4, a maksymalną 50 lub opcji Wartość, dla której wartością domyślną jest 2, minimalną 1, a maksymalną 5.
Typy kont słownikowych
Lista typów kont słownikowych jest dynamicznie budowana w oparciu o typy urzędów definiowanych przez użytkownika w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → grupa Ogólne).
Na poziomie definicji danego typu konta słownikowego można określić fragment numeru konta oraz zadecydować, czy konto ma być tworzone automatycznie podczas zapisywania karty danego obiektu, np. karty kontrahenta.
Wartość – nazwa typu konta słownikowego
Aktywna – określenie, czy dany typ konta jest używany w systemie
Konto księgowe – konto, do którego mają być zakładane konta analityczne. Jeżeli wybrane konto nie jest słownikowe, system poinformuje o tym odpowiednim komunikatem. Zapis konta będzie nadal możliwy.
Autozakładanie – parametr określający, czy konto analityczne ma być automatycznie utworzone podczas dodawania obiektu. W przypadku, gdy opcja jest aktywna na karcie obiektu dla danego typu konta zaznaczony będzie parametr Załóż konto.
Scenariusze zakładania kont słownikowych:
Konta słownikowe można dodawać ręcznie lub automatycznie z poziomu dokumentów bilansu otwarcia, not memoriałowych, zapisów księgowych oraz przy księgowaniu dokumentów schematem księgowym.
Ręczne założenie konta syntetycznego powiązanego ze słownikiem
- Z poziomu Księgowość → Plan kont wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] z grupy Lista
- Na formularzu konta księgowego uzupełnić pola obligatoryjne oraz zaznaczyć parametr Słownikowe
- Wybrać jaki typ konta słownikowego ma zostać założony. Dostępne wartości: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT, Środki trwałe
- Zapisać konto księgowe
Ręczne założenie analitycznego konta słownikowego
- Na planie kont zaznaczyć syntetyczne konto słownikowe
- Wybrać przycisk [Dodaj konto na niższym poziomie] z grupy Lista. Pojawi się formularz analitycznego konta słownikowego.
- Wybrać typ konta słownikowego (zależny od słownika)
- Wybrać konkretnego kontrahenta posługując się przyciskiem [Kontrahenci] (nazwa przycisku jest zależna od wybranego na koncie syntetycznym słownika). Po naciśnięciu przycisku pojawi się lista zdefiniowanych w systemie kontrahentów, na której należy wskazać konkretnego kontrahenta.
- W numerze konta pojawi się kod kontrahenta, jeżeli w konfiguracji kont słownikowych zaznaczone jest zakładanie kont kontrahentów według kodu. W przypadku zakładania kont kontrahentów po identyfikatorze, w numerze konta pojawi się ID kontrahenta z bazy danych.
- Nazwa konta zostanie automatycznie wypełniona nazwą kontrahenta
- Zapisać konto księgowe
Automatyczne założenie analitycznego konta słownikowego z poziomu zapisu księgowego
- Z poziomu Księgowość →Dziennik dodać zapis księgowy za pomocą przycisku [Dodaj] z grupy Lista. Pojawi się formularz zapisu księgowego, na którym należy wypełnić pola obligatoryjne.
- Wybrać przycisk [Dodaj element przez formularz] z grupy Dekret. Pojawi się formularz dekretu.
- W polu Kontrahent wskazać kontrahenta, dla którego konto analityczne ma zostać założone
- W polach: Konto Wn/Konto Ma wskazać syntetyczne/subanalityczne konto słownikowe, dla którego ma zostać założona analityka kontrahenta. Nowoutworzone konta widoczne są w kolorze zielonym.
- Zapisać konto księgowe
Automatyczne założenie analitycznego konta słownikowego z poziomu bilansu otwarcia
- Z poziomu Księgowość → Bilans Otwarcia dodać dokument BO wybierając przycisk [Dodaj] z grupy Lista. Pojawi się formularz dokumentu bilansu otwarcia.
- Wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy Elementy. Pojawi się formularz elementu dokumentu BO.
- W polu Konto wskazać syntetyczne/subanalityczne konto słownikowe, dla którego ma zostać założona analityka, a następnie zaznaczyć parametr Załóż konto.
- W polu Kontrahent wybrać kontrahenta, dla którego konto analityczne ma zostać założone
- Po wypełnieniu pól obligatoryjnych i wybraniu przycisku [Zapisz] pojawi się komunikat o automatycznym założeniu konta. Nowoutworzone konta oznaczone są kolorem zielonym.
Ręczne założenie syntetycznego konta słownikowego
- Z poziomu Księgowość → Plan kont wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] z grupy Lista
- Na formularzu konta księgowego uzupełnić pola obligatoryjne oraz zaznaczyć parametr Słownikowe
- Wybrać jaki typ konta słownikowego ma zostać założony. Dostępne wartości: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT, Środki trwałe.
- Po naciśnięciu przycisku [Kontrahent] (nazwa przycisku uzależniona jest od typu słownika) wybrać konkretnego kontrahenta
- Zapisać konto księgowe
Automatyczne założenie analitycznego konta słownikowego podczas zapisu obiektu np. karty kontrahenta
- Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe, dla którego ma zostać założona analityka (np. syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów)
- Z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe na zakładce Typy kont wskazać konkretny typ konta słownikowego i dla predefiniowanej wartości prezentowanej na liście przypisać numer konta syntetycznego założonego w planie kont (np. dla Typu kont: Kontrahent, dla opcji Nabywca). Jeśli parametr Autozakładanie zostanie zaznaczony, konto analitycznie będzie automatycznie zakładane w momencie zapisu karty związanej z danym słownikiem (np. karty kontrahenta).
- Dodać nową kartę związaną z danym słownikiem (np. kartę kontrahenta). Jeśli kontrahent jest nabywcą, na zakładce Księgowe jego karty system zaproponuje numer konta analitycznego.
- Po wybraniu przycisku [Zapisz] dla danej karty, analityczne konto słownikowe dla danego kontrahenta zostanie założone, jeżeli parametr Załóż konto był zaznaczony. Zaznaczenie/Odznaczenie parametru Załóż konto uzupełniane jest na podstawie definicji typu konta słownikowego.
- W numerze konta pojawi się kod kontrahenta, jeżeli w konfiguracji kont słownikowych zaznaczone jest zakładanie kont kontrahentów według kodu. W przypadku zakładania kont kontrahentów po identyfikatorze, w numerze konta pojawi się ID kontrahenta z bazy danych, a nazwa konta zostanie wypełniona nazwą kontrahenta.
Automatyczne zakładanie analitycznego konta słownikowego podczas księgowania schematem księgowym
Zakładanie analitycznego konta słownikowego powiązanego z konkretnym kontrahentem (artykułem, pracownikiem, magazynem, urzędem, bankiem, stawką VAT, środkiem trwałym) z wykorzystaniem schematu księgowego – dokładny opis w artykule Dodawanie schematu księgowego.
Automatyczne założenie subanalityki do konta słownikowego z poziomu operacji kasowej/bankowej
- Z poziomu System → Konfiguracja → Księgowość parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki powinien być zaznaczony
- Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów
- Z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe na zakładce Typy kont przypisać założone konto syntetyczne, przykładowo dla nabywców oraz zaznaczyć parametr Autozakładanie
- Założyć analityczne konto słownikowe dla wybranego kontrahenta
- Dodać operację KP w walucie euro. W polu Konto księgowe, system zaproponuje odpowiednie konto walutowe. Po zaznaczeniu parametru Załóż konto i wybraniu przycisku [Zapisz] konto księgowe zostanie dodane.
- Po automatycznym założeniu konta 201-COMARCH-EUR, a następnie dodaniu operacji k/b na kontrahenta COMARCH w walucie systemowej, system w polu Konto księgowe, zaproponuje konto 201-COMARCH-PLN.
Automatyczne założenie analitycznego konta walutowego z poziomu operacji kasowej/bankowej
- Z poziomu System → Konfiguracja → Księgowość parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki powinien być odznaczony
- Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów
- Z poziomu Konfiguracja→ Księgowość→ Konta słownikowe na zakładce Typy kont przypisać założone konto syntetyczne, przykładowo dla nabywców oraz zaznaczyć parametr Autozakładanie
- Założyć analityczne konto słownikowe dla wybranego kontrahenta
- Dodać przykładowo operację KP w walucie euro. W polu Konto księgowe, system zaproponuje odpowiednie konto walutowe. Po zaznaczeniu parametru Załóż konto i wybraniu przycisku [Zapisz] konto zostanie założone.
- Po założeniu na planie kont konta 202-COMARCH_EUR, a następnie dodaniu operacji k/b na kontrahenta COMARCH w walucie systemowej, system w polu Konto księgowe, zaproponuje konto 201-COMARCH.