Firmy posiadają kasy i konta bankowe, a także dokonują i akceptują płatności kartami kredytowymi. Każdy z tych elementów musi posiadać osobną ewidencję księgową dotyczącą przychodów i rozchodów. W tym celu w programie dostępny jest obiekt Formy płatności.

Lista form płatności

Lista form płatności dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja –> Finanse pod przyciskiem [Formy płatności]. Domyślnie w systemie zdefiniowane są następujące formy płatności: Bon własny, Bon zewnętrzny, Gotówka, Kompensata, Polecenie zapłaty, Przelew.

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski.

Definiowanie nowej formy płatności

Użytkownik może zdefiniować własne formy płatności. W tym celu należy z menu Lista wybrać przycisk [Dodaj]. Na liście pojawi się nowa pozycja, na której należy uzupełnić dane:

• Nazwa – nazwa formy płatności musi być unikalna i może się składać z maksymalnie 200 znaków
• Typ – wybierany z predefiniowanej, rozwijalnej listy. Dostępne wartości to: Gotówka, Bank, Karta, Czek, Bon własny, Bon zewnętrzny.
• Aktywny – parametr aktywujący, dezaktywujący formę płatności w systemie. Jest on domyślnie włączony, z możliwością zmiany przez użytkownika.

Formaty przelewów wykorzystywane są podczas importowania wyciągów bankowych oraz eksportowania plików zawierających przelewy do banku.

W programie dostępnych jest kilka predefiniowanych formatów do importu wyciągów bankowych oraz dwa formaty typu Web service, służące do bezpośredniej wymiany danych pomiędzy bankiem a systemem za pomocą usług sieciowych. Nie podlegają one edycji i nie można ich usunąć. Lista formatów przelewów dostępna jest z poziomu Konfiguracja → Finanse pod przyciskiem [Format przelewów].

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Importuj] – umożliwia import formatów z pliku z rozszerzeniem .xml
• [Eksportuj] – umożliwia eksport zaznaczonych formatów przelewów do pliku z rozszerzeniem .xml

Lista formatów składa się z następujących kolumn: Nazwa, Typ, Rozszerzenie pliku, Rodzaj, Opis. Dla formatu dostarczonego wraz z instalacją systemu kolumna Typ przyjmuje wartość Predefiniowany. Na liście dostępny jest parametr Tylko aktywne, dzięki któremu listę formatów można zawęzić tylko do pozycji aktywnych.

Definiowanie nowego formatu przelewów

W celu dodania nowego formatu przelewów, należy z grupy przycisków Lista wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz formatu przelewów składa się z elementów:

• Nazwa
• Opis
• Typ
  • Definiowalny – opcja domyślna, format definiowany ręcznie przez użytkownika
  • Specjalny – po wybraniu tego typu aktywne staje się pole Komponent, w którym należy wskazać odpowiedni plik dll obsługujący dany format
• Rodzaj
  • Import – format przeznaczony do importu plików zawierających wyciągi bankowe
  • Eksport – format przeznaczony do eksportu plików zawierających przelewy bankowe
• Format daty – format daty wybierany z predefiniowanej listy
• Kodowanie – format kodowania znaków wybierany z predefiniowanej listy
• Komponent – pole aktywne wyłącznie dla formatu o typie Specjalny, służy do wskazania ścieżki do pliku dll obsługującego dany format
• Aktywny – parametr jest domyślnie zaznaczony, determinuje możliwość użycia danego formatu podczas importu/eksportu plików
• Rozszerzenie pliku – rozszerzenie importowanego/eksportowanego pliku
• Znak separatora pól – znak oddzielający poszczególne pola w pliku, zaznaczenie parametru umożliwia określenie sposobu oddzielania pól (Enter, Tab lub Inny)
• Znak separatora linii – znak dzielenia linii (najczęściej średnik)
• Znak ograniczenia tekstu – znak oddzielający kolejne wyrazy w pliku
• Znak dziesiętny – znak oddzielający część dziesiętną kwoty
• Znak separatora tysięcy – znak grupowania cyfr
• (Zmieniaj w tekście) Znaki ograniczenia tekstu na: – możliwość zmiany znaku oddzielającego kolejne wyrazy w pliku na inny
• (Zmieniaj w tekście) Małe litery na wielkie
• (Ilość linii) Nagłówka – określa ilości linii nad liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import
• (Ilość linii) Stopki – określa ilości linii pod liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import

• Rodzaje pól – pozwala użytkownikowi na wybranie oraz ustalenie kolejności danych, które mają zostać wyeksportowane z programu lub które są zawarte na importowanych wyciągach bankowych

Numeracja dokumentów w module Finanse jest nadawana zgodnie z poniższymi zasadami:

• Podczas dodawania nowego dokumentu, w członie numeratora z segmentem Numer wyświetlana jest opcja AUTO.

• Po ręcznym lub automatycznym zapisie dokumentu (np. automatyczny zapis operacji k/b poprzez powiązanie jej z płatnością na zakładce Rozliczenia) system nadaje mu konkretny numer. Jest to pierwszy wolny numer zgodnie z datą wykorzystaną w numeratorze konkretnego typu dokumentu.
• Użytkownik ma możliwość wykorzystania wolnego numeru poprzez jego ręczne wskazanie w numeratorze w polu z numerem, przy czym musi posiadać uprawnienia do wykorzystania wolnego numeru (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Grupy operatorów –> Inne uprawnienia –> parametr Możliwość wykorzystania wolnego numeru).

• Podczas edycji dokumentu, przy zmianie daty dokumentu lub elementu np. rejestru kasowo-bankowego, który bezpośrednio wpływa na numer, system automatycznie podpowiada pierwszy wolny numer dla daty danego dokumentu. Użytkownik ma możliwość jego zmiany, jeżeli dla określonej daty istnieje kilka wolnych numerów. Nowy numer systemowy jest automatycznie zapisywany, a poprzedni zwalniany (może zostać wykorzystany na innym dokumencie). Użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisywania zmian.
• Numeracja operacji kasowych/bankowych tworzonych automatycznie podczas zatwierdzania i rozliczania dokumentu uzależniona jest od parametru Domyślna numeracja automatyczna. Zmiana numeru dokumentu jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.