Zamykanie i otwieranie okresów operacji handlowych

Zamykanie okresów operacji handlowych może być: wstępne lub ostateczne.

Zamknięcie wstępne uniemożliwia dodawanie nowych dokumentów przez operatorów, którzy nie posiadają praw do zamykania okresów operacji handlowych. Ostateczne zamknięcie okresu wiąże się z całkowitą blokadą możliwości wystawiania dokumentów w tym okresie.

Warunkiem niezbędnym do zamknięcia wstępnego i ostatecznego jest:

• brak dokumentów Niezatwierdzonych, Zainicjowanych, Zatwierdzonych ilościowo w danym okresie (dokumenty z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj w okresie operacji handlowych)
• zatwierdzenie wszystkich wcześniejszych okresów operacji handlowych.

Aby zamknąć okres – wstępnie lub ostatecznie, należy na formularzu okresu zaznaczyć parametr Zamknij do, określić datę zamknięcia (dla zamknięcia wstępnego, data musi zawierać się w przedziale określonym w polach Od i Do; dla zamknięcia ostatecznego, data musi być równa dacie w polu Do) oraz w polu Stan wybrać jeden z dwóch stanów świadczących o tym, że okres jest zamknięty – Zamknięty wstępnie lub Zamknięty.

Po zapisaniu zmian system automatycznie wypełni pole Data zamknięcia datą bieżącą.

Jeśli okres był zamknięty wstępnie, operator posiadający uprawnienia do zamykania okresów handlowych może zmienić datę w polu Zamknij do. Przy czym nowa data musi być większa niż dotychczasowa data w polu Zamknij do i mniejsza lub równa niż data w polu Do. Podczas zapisywania zmian system ponownie zweryfikuje, czy w okresie pomiędzy datą z pola Od i z pola Zamknij do istnieją niezatwierdzone dokumenty (sprawdzane są wyłącznie dokumenty, które mają zaznaczony parametr Uwzględniaj w okresie operacji handlowych). Jeśli zmiany zostaną zapisane, system zaktualizuje datę w polu Data zamknięcia.

Podczas zamykania okresów handlowych system zweryfikuje również, czy w danym okresie istnieje niezatwierdzona inwentaryzacja. Jeśli znajdzie takową, poinformuje operatora stosownym komunikatem oraz zada pytanie, czy mimo to zamknąć okres.

Przy włączonej opcji łączenia okresów operacji handlowych z okresami obrachunkowymi, po zaakceptowaniu okresu obrachunkowego nastąpi automatyczne wstępne zamknięcie wszystkich powiązanych okresów handlowych do dnia odpowiadającego dacie Zamknij do na okresie obrachunkowym.

Jeśli w bazie nie było zdefiniowanych okresów operacji handlowych, system automatycznie utworzy pierwszy okres, odpowiednio ustawiając wartości poszczególnych pól:

• Od
  • data rozpoczęcia okresu obrachunkowego – jeśli w bazie nie było zarejestrowanych transakcji z datą wcześniejszą niż data rozpoczęcia okresu obrachunkowego
  • data pierwszej transakcji – jeśli w bazie zarejestrowano transakcję z datą wcześniejszą niż data rozpoczęcia okresu obrachunkowego
• Do – data z pola Zamknij do na okresie obrachunkowym
• Zamknij do – data z pola Zamknij do na okresie obrachunkowym
• Stan – opcja Zamknięty wstępnie

Po zatwierdzeniu okresu obrachunkowego stan wszystkich okresów handlowych, których data zakończenia jest mniejsza lub równa dacie zatwierdzenia okresu obrachunkowego zostanie zmieniony na Zamknięty. Jeśli okres operacji handlowych rozpoczyna się przed i kończy po dacie zatwierdzenia okresu obrachunkowego, system automatycznie zmieni stan takich okresów operacji handlowych na Zamknięty księgowo.

Zależność między statusem okresu obrachunkowego a stanem okresu operacji handlowych przedstawia poniższa tabela:

Status okresu obrachunkowego	Stan okresu operacji handlowych	Komentarz
Zaakceptowany	Zamknięty wstępnie	W tym okresie dokumenty może wystawiać tylko operator z prawem do zamykania okresu operacji handlowych.
Zatwierdzony	Zamknięty	Takie połączenie stanów oznacza, że data zamknięcia okresu obrachunkowego pokrywa się z datą zamknięcia okresu operacji handlowych.
Zatwierdzony	Zamknięty księgowo	Takie połączenie stanów oznacza, że data zamknięcia okresu obrachunkowego jest wcześniejsza od daty zamknięcia okresu operacji handlowych. W takim okresie występuje całkowita blokada wystawiania dokumentów dla wszystkich operatorów. Stan Zamknięty księgowo nadawany jest wyłącznie automatycznie, w interakcji z okresem obrachunkowym.

Zamknięty wstępnie okres operacji handlowych można jeszcze otworzyć. Warunki konieczne, jakie muszą zostać spełnione, aby taka akcja była możliwa, to:

• posiadanie uprawnień do zamykania okresów operacji handlowych
• okres jest w stanie zamkniętym wstępnie
• po danym okresie istnieją okresy wyłącznie w stanie otwartym
• jeśli zaznaczono parametr Ogranicz ilość otwartych okresów handlowych, ilość okresów w stanie Otwarty jest mniejsza niż wartość parametru