Załączniki – Informacje ogólne

W systemie istnieje możliwość definiowania załączników, czyli dodawania do poszczególnych obiektów dowolnych plików np. grafiki lub dokumentów tekstowych. W ten sposób użytkownik może dołączyć zdjęcie towaru do karty artykułu, dokumenty personalne do karty pracownika, skan dokumentu do faktury itp.

Typy załączników, które można dodać do obiektów:

  • archiwum (.zip, .rar)
  • dziennik (.log)
  • arkusz kalkulacyjny (.xls, .xlsx)
  • dokument tekstowy (.doc, .docx)
  • obraz (.bmp, .png, .jpg, .dib, .gif)
  • inne (bez ustalonego rozszerzenia)

Obiekty, do których można dodać załącznik:

  • grupa kontrahentów
  • karta kontrahenta
  • grupa artykułów
  • karta artykułu
  • karta pracownika
  • karta urzędu
  • karta banku
  • karta magazynu
  • wybrane dokumenty

Lista wszystkich załączników dostępna jest w menu Konfiguracja → Ogólne → Załączniki.

Lista załączników z podglądem załącznika graficznego

Lista załączników składa się z następujących kolumn:

  • Kod
  • Nazwa
  • Typ
  • Rozmiar – wielkość wyrażona w bajtach
  • Język – język, w jakim załącznik został zdefiniowany
  • Miejsce zapisu – lokalizacja pliku
  • Właściciel – wskazuje firmę w systemie, dla której załącznik będzie dostępny (kolumna domyślnie ukryta)

Poniżej listy znajduje się panel filtrów ułatwiających przegląd załączników. Użytkownik może filtrować załączniki według rozmiaru i sposobu zapisu. Aby ograniczyć rozmiar załączników zapisywanych w bazie, należy zaznaczyć parametr Ogranicz obszar w bazie dla załączników dostępny w menu System → Konfiguracja → Komputer. Pole Wolne miejsce ma charakter informacyjny i wskazuje ilość wolnego miejsca przeznaczonego do przechowywania zapisanych załączników.

Po prawej stronie listy znajduje się okno podglądu załącznika. System posiada wbudowane edytory dla plików w formacie PDF, Word, Excel, co umożliwia wyświetlenie pliku bezpośrednio w oknie podglądu, bez konieczności instalowania zewnętrznych programów. I tak użytkownik może wyświetlić pliki Word i Excel nie posiadając zainstalowanego pakietu Microsoft Office, a pliki PDF bez zainstalowanej przeglądarki PDF Viewer.

Oprócz standardowych przycisków do obsługi list (dodawanie/edycja/usuwanie/odświeżanie) w menu znajduje się grupa przycisków do wykonywania operacji seryjnych na załącznikach. Aby użytkownik mógł z nich korzystać, musi należeć do grupy operatorów posiadających uprawnienia do wykonywania operacji seryjnych na załącznikach. Uprawnienie to jest dostępne na karcie grupy operatorów w zakładce Inne uprawnienia (menu Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów).

Grupa przycisków do obsługi operacji seryjnych

[Dodaj] – umożliwia dodanie jednego lub wielu załączników

  • do bazy danych
  • do folderu załączników
  • do URL

[Kopiuj] – umożliwia skopiowanie jednego lub wielu załączników

  • do bazy danych
  • do folderu załączników

[Przenieś] – umożliwia przeniesienie jednego lub wielu załączników

  • do bazy danych
  • do folderu załączników

[Ustal właściciela] – użytkownik zalogowany do firmy głównej może wybrać jedną z dwóch opcji:

  • Wszyscy – załącznik będzie dostępny we wszystkich firmach zdefiniowanych w systemie
  • Wybrany – załącznik będzie dostępny w konkretnej firmie wskazanej przez użytkownika oraz jej centrach podrzędnych

Z poziomu pozostałych centrów dostępna jest wyłącznie opcja Wszyscy.

Wskazanie właściciela wpływa na widoczność załączników na liście. Z poziomu firmy głównej na liście będą widoczne wszystkie zdefiniowane w systemie załączniki. Natomiast z poziomu pozostałych centrów widoczne będą tylko załączniki należące do firmy, w której zalogowany jest użytkownik oraz załączniki z wybraną opcją Wszyscy.

Uwaga
Podczas konwersji z wersji starszych niż 2015.0, po wyborze opcji pozostawienia węzła głównego bez zmian, właścicielem wszystkich załączników zostanie firma główna. Natomiast po wyborze opcji skonwertowania węzła głównego na centrum typu Firma, właścicielem wszystkich załączników zostanie nowo utworzone centrum typu Firma, podpięte pod firmę główną.