Podstawowe stany dokumentów:
- Zainicjowany – dokument jest w trakcie tworzenia, nie został jeszcze zapisany
- Niezatwierdzony – dokument jest zapisany ale można dokonywać na nim wszelkich zmian
- Zatwierdzony – na zatwierdzonym dokumencie użytkownik z nadanym uprawnieniem Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach ma możliwość aktualizacji danych kontrahenta oraz jego adresu; pozostałe pola są nieedytowalne i można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; takiego dokumentu nie można usunąć, a jedynie anulować.
- Anulowany – dokument jest wyświetlany na liście, ale nie pociąga za sobą żadnych innych konsekwencji, np. anulowany dokument PZ nie zwiększa zasobów artykułu na magazynie
- Zaksięgowany – dokumentu zaksięgowanego nie można modyfikować; można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; nie można go usunąć ani anulować
Dodatkowe stany dokumentów, występujące tylko na niektórych dokumentach:
- W realizacji – dotyczy:
- zamówień zakupu/sprzedaży
- zamówień wewnętrznych
- reklamacji
występuje w momencie wygenerowania, na podstawie dokumentu źródłowego, innego dokumentu, który nie został jeszcze zatwierdzony, lub wygenerowany i zatwierdzony dokument realizuje tylko część zamówienia/reklamacji
- Zrealizowany – dotyczy:
- zamówień zakupu/sprzedaży
- zamówień wewnętrznych
- reklamacji
- prognozy popytu
występuje, gdy na wszystkie pozycje dokumentu zostały wygenerowane i zatwierdzone dokumenty handlowe lub magazynowe; w przypadku PP dokumenty ZZ
- Zamknięty – dotyczy:
- zamówień zakupu/sprzedaży
- zamówień wewnętrznych
- reklamacji
- inwentaryzacji
otrzymują go zamówienia, z których realizacji operator zrezygnował celowo, reklamacje, których proces reklamacyjny dobiegł końca oraz te dokumenty inwentaryzacji, które użytkownik zamknął po wygenerowaniu wszystkich możliwych dokumentów PW/RW
- Odrzucony – dotyczy:
- zapytania ofertowego zakupu/sprzedaży
- oferty zakupu/sprzedaży
otrzymują go dokumenty, które nie zostaną zrealizowane ponieważ zostały odrzucone z określonej przyczyny, np. niezainteresowanie klienta
- Przyjęty – dotyczy
- ofert zakupu/sprzedaży
otrzymują go te oferty, które zostały zaakceptowane przez kontrahenta
- Zafiskalizowany – dotyczy:
- paragonu
- faktur sprzedaży
- faktur zaliczkowych sprzedaży
oznacza, że dokument został wydrukowany na kasie/drukarce fiskalnej; nie można go już edytować, usunąć ani anulować
- Zaksięgowany zafiskalizowany – dotyczy:
- paragonu
- faktur sprzedaży
- faktur zaliczkowych sprzedaży
oznacza, że dokument został zaksięgowany i przeszedł przez kasę/drukarkę fiskalną; nie można go już edytować, usunąć ani anulować
- Zatwierdzony ilościowo – dotyczy:
- przyjęć zewnętrznych
- przyjęć wewnętrznych
oznacza, że ilość z dokumentu została wprowadzona na magazyn i może podlegać sprzedaży bez ustalonego kosztu zakupu. Szczegółowe informacje na temat zatwierdzania ilościowego znajdują się w artykułach: Zatwierdzanie ilościowe FIFO i LIFO oraz Zatwierdzanie ilościowe AVCO.
- Złożony – dotyczy:
- zamówienia wewnętrznego
oznacza, że dokument został zatwierdzony przez centrum wystawiające dokument i oczekuje na zatwierdzenie centrum docelowego.
Istnieje możliwość zarządzania stanami dokumentów, jakie może on przyjmować, poprzez modyfikację diagramu stanów. Szczegóły znajdują się w artykule Konfiguracja – definicja dokumentu.
