Edytor BPM jest aplikacją, która pozwala na zarządzanie procesami BPM, a także definiowanie ich struktury i działania. Po uruchomieniu aplikacji Comarch ERP Altum BPM w pierwszej kolejności otwiera się okno logowania.

W oknie logowania należy podać nazwę bazy danych oraz nazwę lub adres serwera, na którym ta baza się znajduje. Należy również podać dane użytkownika. Analogicznie jak w systemie Comarch ERP Altum, można skorzystać tutaj również z funkcji logowania zintegrowanego.

W dolnej części okna można wybrać język, w którym ma zostać uruchomiona aplikacja. Z tego poziomu można również uruchomić narzędzie do rozwiązywania problemów z usługami BPM oraz konfigurator BPM.

W przypadku, gdy dla operatora nie została skonfigurowana licencja wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać serwer klucza licencyjnego oraz jego numer.

Po poprawnym wypełnieniu powyższych danych oraz wybraniu centrum struktury firmy, aplikacja uruchomi się w trybie pełnoekranowym.

W systemie Comarch ERP Altum BPM istnieje możliwość przenoszenia procesów BPM pomiędzy bazami danych lub wczytywania do systemu procesów standardowych. Wykorzystuje się do tego mechanizm importu i eksportu procesów.

Import

W celu zaimportowania procesu do biblioteki procesów, z grupy przycisków Biblioteka procesów należy wybrać przycisk [Importuj].

Podczas pierwszego importowania procesów, czyli kiedy biblioteka procesów jest pusta, system zapyta użytkownika czy wczytać procesy standardowe.

Po wybraniu opcji Tak zostanie wczytana lista wszystkich procesów dostępnych w standardowej instalacji systemu.

W przypadku wybrania opcji Nie zostanie otwarta pusta lista. W celu dodania procesu do listy należy użyć przycisku Wczytaj, a następnie wybrać plik z rozszerzeniem .wdf. Na tym etapie proces poddawany jest wstępnej walidacji. Poprawnie wczytany proces zostanie oznaczony zielonym symbolem w kolumnie Stan. Z kolei niepoprawnie wczytany proces oznaczany jest symbolem ostrzeżenia lub błędu, przy którym można też sprawdzić przyczynę zaistniałego problemu.

Z poziomu tej listy istnieje możliwość podglądu szczegółów importowanego procesu. W tym celu należy zaznaczyć dany proces na liście i wybrać przycisk [Rozwiń/zwiń].

Aby zakończyć import procesów do biblioteki należy wybrać przycisk [Importuj]. System poinformuje użytkownika o poprawnym zakończeniu operacji.

Eksport

W celu wyeksportowania procesu należy zaznaczyć dany proces, a następnie wybrać przycisk [Eksportuj] z grupy przycisków Biblioteka procesów. Wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać nazwę pliku oraz ścieżkę zapisu eksportowanego pliku.

Z poziomu edytora BPM można ustawić parametry procesu wpływające na jego widoczność w systemie, priorytet czy sposób śledzenia jego realizacji. Parametry te można zmienić z poziomu menu głównego lub po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybrany proces.

Publikacja procesu

W celu użycia procesu w systemie konieczne jest jego opublikowanie za pomocą przycisku [Zmień publikację]. Informacja o tym, czy proces został opublikowany znajduje się na liście procesów w kolumnie Opublikowany?.

Priorytet wykonania procesu

Z poziomu listy procesów można określić priorytet realizacji procesu za pomocą przycisku  [Zmień priorytet]. Domyślnie wszystkie procesy globalne mają ustawiony priorytet normalny. W tym przypadku kolejność przetwarzania zaplanowanych procesów wykonywana jest w trybie FIFO. Oznacza to, że procesy wykonywane są zgodnie z kolejnością uruchomienia i dodania do kolejki. Nadanie wyższych priorytetów procesom, które mają większą wagę biznesową w działalności operacyjnej, pozwoli na wykonanie ich w pierwszej kolejności.

Profile śledzenia

Z poziomu listy procesów można zmienić profil śledzenia określający szczegółowość informacji diagnostycznych zapisywanych w bazie danych podczas wykonywania procesu. Informacje te są wykorzystywane podczas pracy z monitorem procesów. Standardowo w systemie dostępne są 4 profile.

Z poziomu okna dodawania/edycji procesu, istnieje możliwość otworzenia listy profili śledzenia. W tym celu należy wybrać przycisk [Profile] dostępny w menu głównym. Szczegółowy opis dodawania i edycji procesów znajduje się w artykule Modyfikacja procesu.

Z poziomu listy profili śledzenia, oprócz wyboru profili, można je dodawać, edytować lub usuwać. Można także ustawić dany profil jako domyślny.

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnych profili śledzenia wybierając rodzaj informacji, które będą podlegać analizie.

W systemie Comarch ERP Altum BPM istnieje możliwość przypisywania załączników do procesów, np. w celu wysłania ich za pomocą wiadomości e-mail. Załącznikiem może być przykładowo obraz lub arkusz kalkulacyjny. Istnieją dwa sposoby dodawania załączników: z poziomu listy globalnej i lokalnej.

Lista globalna

Z poziomu okna biblioteki procesów można otworzyć globalną listę załączników wybierając przycisk [Załączniki] z grupy przycisków Administracja. Służy ona do zarządzania załącznikami w obrębie wszystkich procesów w bibliotece. Użytkownik może dodawać pliki i dołączać je do poszczególnych procesów. W przypadku kiedy załącznikiem jest obraz, można go zobaczyć w sekcji Podgląd pliku.

W celu dodania załącznika do procesu, należy:

• Wczytać załącznik do listy za pomocą przycisku [Dodaj]
• Zaznaczyć załącznik w sekcji Lista plików
• Zaznaczyć proces w sekcji Procesy niepowiązane z załącznikiem
• Wybrać przycisk [Podłącz plik]

Lista lokalna

Lista lokalna otwierana jest z poziomu okna edycji procesu. Zawiera ona załączniki używane w bieżącym procesie BPM. Lista lokalna różni się od globalnej tym, że dotyczy tylko jednego, aktualnie edytowanego procesu, w związku z tym w oknie nie ma sekcji dotyczących wyboru procesu. Zamiast nich znajduje się sekcja z listą wcześniej dodanych załączników. Powiązanie załącznika z procesem ma miejsce po wybraniu przycisku [Dołącz plik] w menu.

Monitorowanie procesów umożliwia analizę przebiegu procesu oraz identyfikację pojawiających się błędów podczas jego realizacji. Aby uruchomić monitor procesów, z okna biblioteki procesów należy wybrać przycisk [Monitorowanie procesów].

Okno monitora procesów podzielone jest na 3 sekcje:

• Lista instancji (1) – znajdują się tutaj wszystkie uruchomione instancje procesów. Każda z nich może znajdować się w jednym z 4 stanów:
  • Uruchomione – proces jest wykonywany
  • Oczekiwanie na odpowiedź – proces został planowo wstrzymany lub oczekuje na decyzję użytkownika. Więcej informacji o decyzjach znajduje się w artykule Skrzynka zadań.
    Uwaga

    W przypadku wystąpienia błędu w procesie z decyzją, wszystkie wcześniej podjęte decyzje trafiają do folderu Z błędami oznaczone jako nieprzeczytane.
  • Błąd – podczas wykonywania procesu wystąpiły błędy. Aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat błędów, konieczne jest ustawienie profilu śledzenia na szczegółowy lub pełny.
  • Zakończone – proces wykonał się poprawnie
• Przebieg procesu (2) – widoczny po dwukrotnym kliknięciu na daną instancję lub wybraniu przycisku [Pokaż stan wykonania]. Pozwala na podgląd realizacji procesu. Dla profilu pełnego lub szczegółowego aktywności oznaczane są kolorem w zależności od stanu wykonania, przy czym aktywności nadrzędne przyjmują stan aktywności podrzędnych. Na przykład, jeśli jedna z aktywności podrzędnych zostanie wykonana z błędem, to ta aktywność oraz aktywność nadrzędna zostaną oznaczone na czerwono.
• Szczegóły wykonania (3) – w zależności od wybranego profilu śledzenia, znajdują się tutaj informacje na temat poszczególnych aktywności oraz samej instancji. Powyżej listy szczegółów znajdują się ogólne informacje na temat wykonania procesu, takie jak: czas wykonania, operator czy profil śledzenia. W dolnej części znajdują się zakładki Właściwości i Struktura. W pierwszej z nich można podejrzeć ustawienia parametrów każdej aktywności, druga prezentuje budowę procesu w postaci drzewa.

Z poziomu okna Monitorowanie procesów dostępna jest funkcja usuwająca archiwalne zapisy śledzenia procesów. Po wybraniu przycisku [Auto usuwanie] wyświetlone zostanie okno, w którym można określić okres oraz typ usuwanych danych.

Istnieje możliwość ręcznego usuwania instancji śledzenia za pomocą przycisku [Usuń]. W przypadku instancji widniejących jako uruchomione, rekordy są możliwe do usunięcia po określonym czasie, zdefiniowanym w konfiguracji (domyślnie 24h).

System umożliwia wygenerowanie dokumentacji do dowolnego procesu w edytorze BPM na podstawie jego opisu, parametrów, referencji i harmonogramów. Zawiera ona także ilustrację procesu w postaci grafiki przedstawiającej ogólny zarys drzewa aktywności. W celu wygenerowania dokumentacji, z poziomu biblioteki procesów należy zaznaczyć jeden lub więcej procesów i wybrać przycisk [Generuj] z grupy przycisków Dokumentacja.

Po uruchomieniu generowania otworzy się okno z ustawieniami, gdzie możemy do dokumentacji dodać logo firmy. Po prawej stronie widoczna jest ilustracja zaznaczonego procesu. W przypadku gdy zaznaczony został więcej niż jeden, proces ilustracja przedstawia pierwszy z wybranych procesów.

Po wybraniu przycisku [Generuj] i podaniu ścieżki, gdzie dokumentacja ma być zapisana, zostanie wygenerowany plik html zawierający opis lub opisy wybranych procesów.

Dla procesów standardowych dokumentacja jest dostępna po wciśnięciu przycisku [Pokaż]. Opis poszczególnych procesów standardowych znaleźć można również w artykule Procesy standardowe.

W celu dodania nowego procesu należy wybrać przycisk [Dodaj] z poziomu okna biblioteki procesów. Zostanie uruchomiony konfigurator nowego procesu. W pierwszym etapie należy wybrać rodzaj aktywności startowej (schemat blokowy lub sekwencja) oraz typ procesu (lokalny lub globalny). Pole nazwy nie jest wymagane na tym etapie, można je uzupełnić przy pierwszym zapisie procesu.

W następnym kroku można wybrać dowolną liczbę zdarzeń startowych. Określają one w jakim momencie proces ma zostać automatycznie uruchomiony. Przykładem takiego zdarzenia może być Po zapisie artykułu. Dla każdego typu procesu są dostępne inne zdarzenia startowe. Ponadto, dla procesów lokalnych wymagany jest wybór co najmniej jednego zdarzenia.

W ostatnim kroku można zmienić sposób wykonywania procesu. Dostępne są dwa parametry: Profil śledzenia oraz Priorytet, szczegółowo opisane w artykule Ustawienia wykonywania procesu.

Po wykonaniu wszystkich kroków zostanie otworzone okno nowego procesu.

Po utworzeniu nowego procesu lub otwarciu istniejącego procesu do edycji, wyświetlone zostaje okno umożliwiające jego modyfikację. Na zakładce Edytor procesów można budować schemat blokowy procesu dodając odpowiednie aktywności za pomocą metody drag and drop.

Po prawej stronie okna znajduje się lista aktywności. Użytkownik ma do wyboru aktywności standardowe i biznesowe. Aktywności standardowe zostały szczegółowo opisane w kategorii Wybrane aktywności standardowe.

Zmienne i importy

Poniżej obszaru roboczego (zakładka Edytor procesów) znajdują się przyciski [Zmienne] i [Importy]. Z tego poziomu można zarządzać zmiennymi użytymi w procesie, tworzyć nowe i usuwać istniejące. Istnieje też możliwość wyboru typu zmiennej, zakresu jej widoczności oraz określenia wartości domyślnej.

Przykład

Proces składa się z aktywności Flowchart, wewnątrz której znajdują się dwie sekwencje SEQ1 i SEQ2. Zmienna zdefiniowana dla zakresu sekwencji SEQ1 nie będzie widoczna dla sekwencji SEQ2 oraz dla schematu blokowego Flowchart.

Zmienna zdefiniowana dla zakresu Flowchart będzie widoczna dla wszystkich elementów procesu, ponieważ zmienne są widoczne dla danej aktywności oraz elementów podrzędnych.

W zakładce Importy znajdują się zaimportowane przestrzenie nazw. Lista zawiera standardowe referencje oraz te zaimportowane przez użytkownika. Dodawanie nowych przestrzeni nazw zostało opisane w artykule Referencje.

Błędy aktywności

Poniżej znajduje się sekcja Błędy aktywności. Są to komunikaty o błędnie skonfigurowanych aktywnościach. Komunikat zawiera informacje o miejscu i przyczynie błędu. Jeżeli błąd dotyczy aktywności, po kliknięciu na wiadomość użytkownik zostanie przeniesiony do tej aktywności. Wiadomości są generowane na podstawie błędów identyfikowanych przez walidator, który weryfikuje poprawność użytych aktywności.

Struktura, właściwości i obiekty biznesowe

Sekcja po prawej stronie przedstawia dodatkowe informacje na temat procesu. W zakładce Struktura procesu znajdują się wszystkie aktywności użyte w procesie ułożone w strukturę drzewa.

W zakładce Właściwości istnieje możliwość modyfikacji parametrów wybranej aktywności. Lista właściwości działa kontekstowo, to znaczy wyświetlana jest w zależności od zaznaczonej aktywności w obszarze roboczym.

Zakładka Obiekty biznesowe przedstawia widok zaawansowany struktury procesu. Zawiera wszystkie metody i zdarzenia, które są dostępne w procesie.