Zasady księgowania dokumentów w strukturze wielofirmowej

W strukturze wielofirmowej księgowanie dokumentów możliwe jest tylko w kontekście firmy, do której zalogowany jest użytkownik – tj. jej bieżącego okresu obrachunkowego i obowiązujących w nim schematów księgowań.

• dokumenty wystawione w firmie, w której zalogowany jest użytkownik mogą być zaksięgowane
• dokumenty wystawione w innym centrum niż zalogowany jest użytkownik, ale w obrębie tej samej firmy, mogą być zaksięgowane
• dokumenty wystawione w innej firmie niż zalogowany jest użytkownik nie zostaną zaksięgowane

Dostępne sposoby księgowania

• Przy zatwierdzaniu dokumentu

Podczas zatwierdzania dokumentu dostępny jest przycisk [Zatwierdź i Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli został zdefiniowany poprawny schemat księgowy. W przeciwnym przypadku dokument zostanie zatwierdzony, ale nie zaksięgowany.

• Z listy dokumentów/ poziomu dokumentu

Zatwierdzony dokument może podlegać księgowaniu z poziomu listy lub szczegółów dokumentu po wybraniu przycisku [Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli schemat księgowy został prawidłowo zdefiniowany.

Użycie opcji [Zaksięguj] bez wskazania danego schematu (zaznaczony parametr Użyj schematu domyślnego) – wykonuje księgowanie z zapamiętaną predekretacją, o ile ta istniała. Z kolei wybranie opcji [Zaksięguj] ze wskazaniem schematu (odznaczony parametr Użyj schematu domyślnego, może to być również schemat domyślny) – wykonuje księgowanie zgodnie z definicją schematu (ewentualna istniejąca predekretacja jest ignorowana).

• Księgowanie poprzez konto przeciwstawne

Przycisk [Księguj poprzez konto przeciwstawne] aktywny jest wyłącznie dla operacji k/b i zamkniętych raportów k/b. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli do operacji zostało przypisane konto przeciwstawne, a do rejestru wybranego na operacji zostało przypisane konto i dziennik cząstkowy.

• Ręcznie z poziomu zapisów księgowych

Poprzez dodanie zapisu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Dodawanie zapisu księgowego.

• Za pomocą procesu BPM Automatyczne księgowanie dokumentów

Zasady księgowania schematem księgowym

• Schematy księgowe budowane są odrębnie dla każdego typu dokumentu. Do jednego typu dokumentu może być przypisanych wiele schematów księgowych. Jeden z nich musi być ustawiony jako domyślny.
• Dokumenty zaksięgowane domyślnie prezentowane są na liście w kolorze niebieskim
• Tylko zatwierdzone dokumenty handlowe i magazynowe podlegają księgowaniu
• Dokumenty magazynowe mogą być księgowane, jeśli mają ustalony koszt własny sprzedaży/ustaloną wartość dostawy. Jeśli powyższe wartości nie zostały określone, a dokumenty mimo to mają zostać zaksięgowane, należy zaznaczyć parametry Ustalono koszt własny sprzedaży/Ustalona wartość dostawy.
• Dokumenty wygenerowane na podstawie innych dokumentów mogą być księgowane, tak jak dokumenty źródłowe
• Księgowanie faktur VAT posiadających dokument źródłowy:
  • gdy dokument źródłowy jest już zaksięgowany, nie można zaksięgować faktury VAT. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana.
  • gdy faktura VAT jest zaksięgowana nie można zaksięgować faktury źródłowej. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana.
• Dokumentu, który został zaksięgowany, nie można anulować
• Zapis księgowy powstały podczas księgowania schematem ma status W buforze. Użytkownik sam zatwierdza powstały zapis.
• Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu posiada status W buforze, może być usunięty. Po usunięciu zapisu księgowego dokument będzie można anulować lub ponownie zaksięgować.
• Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu został zatwierdzony, nie może być bezśladowo usunięty. W celu odksięgowania dokumentu konieczne jest wygenerowanie storna zapisu księgowego. Po zatwierdzeniu storna dokument zostanie odksięgowany i można go anulować lub ponownie zaksięgować.

Lista schematów księgowych dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Schematy].

Na liście widoczne są wszystkie dostępne w firmie schematy księgowe w ramach danego okresu obrachunkowego. Z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością schematów księgowych w centrach danej firmy. Szczegółowe informacje o udostępnianiu schematów księgowych w centrach znajdują się w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.

Domyślny schemat księgowy dla typu dokumentu można zmienić z poziomu menu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów poprzez zaznaczenie parametru w kolumnie Domyślny. Dla jednego typu dokumentu można określić tylko jeden domyślny schemat.

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane oraz dodatkowo:

• [Dodaj dla dokumentów] – umożliwia dodanie schematów księgowych dla konkretnych typów dokumentów. Po wybraniu przycisku dostępna jest lista z typami dokumentów, dla których można zbudować schemat.
• [Aktualizuj] – umożliwia przeniesienie schematów z poprzedniego okresu obrachunkowego. Dodawane są tylko schematy o symbolu nieistniejącym w danym okresie obrachunkowym.

• [Importuj] – umożliwia import schematu z pliku z rozszerzeniem .xml
• [Eksportuj] – umożliwia eksport schematu do pliku z rozszerzeniem .xml. Każdy z wyeksportowanych schematów zapisywany jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego schematu.

Lista schematów księgowych składa się z kolumn:

• Symbol
• Nazwa
• Typ dokumentu – informacja o typie dokumentu, dla którego został zbudowany dany schemat
• Aktywny
• Grupa dokumentów (domyślnie ukryta) – informacja o grupie dokumentów, dla której został zbudowany schemat, ustalana ma podstawie typu dokumentu. Dostępne wartości: Sprzedaż i zakup, Raporty kasowo/bankowe, Dokumenty różnic kursowych, Operacje kasowo/bankowe, Windykacyjne, Kompensaty.

Typy dokumentów podlegające księgowaniu:

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Dodatkowo na liście schematów dostępne są opcje filtrowania:

• Typ dokumentu – umożliwia zawężenie listy schematów do wybranego typu dokumentu, dla którego schematy zostały zbudowane
• Tylko aktywne – parametr domyślnie zaznaczony. Umożliwia zawężenie listy do schematów z zaznaczonym parametrem Aktywny.

Lista schematów księgowych dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Schematy].

W celu dodania schematu księgowego należy wybrać przycisk [Dodaj dla dokumentów] z grupy przycisków Lista, a następnie wskazać odpowiedni typ dokumentu, dla którego schemat ma zostać dodany. Pojawi się formularz schematu księgowego.

W menu okna znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Kopiuj z…] – umożliwia kopiowanie danych z innego schematu księgowego. Po wybraniu przycisku zostanie otwarta lista schematów księgowych umożliwiająca wskazanie schematu, którego elementy mają zostać skopiowane do danego schematu.

Formularz schematu księgowego składa się z elementów:

Zakładka Ogólne

Symbol – pole obligatoryjne, symbol schematu księgowego

Nazwa – umożliwia wprowadzenie nazwy schematu księgowego

Właściciel zapisu – umożliwia określenie sposób ustalania właściciela dla zapisu księgowego. Dostępne wartości:

• Księgujący – właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie centrum bieżące (zalogowanego operatora)
• Właściciel dokumentu – właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie właściciel księgowanego dokumentu

Dziennik cząstkowy – umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego, do którego będą księgowane zapisy generowane danym schematem. Po wybraniu przycisku [Dziennik cząstkowy] pojawi się lista rozwijana z opcjami: Zapytanie SQL (umożliwia pobranie dziennika cząstkowego za pomocą zapytania SQL) oraz Wstaw wartość ze słownika … → Dziennik cząstkowy (umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego z listy dzienników dostępnych dla firmy w danym okresie obrachunkowym).

Data księgowania – umożliwia określenie daty, z jaką zostanie zaksięgowany dokument. Po wybraniu przycisku [Data księgowania] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.

Warunek – umożliwia wprowadzanie dodatkowego warunku, który musi spełnić dokument, aby został zaksięgowany. Po wybraniu przycisku [Warunek] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.

Opis – umożliwia wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pola Opis na zapisie księgowym. Po wybraniu przycisku [Opis] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.

Aktywny – parametr decydujący o zablokowaniu możliwości księgowania schematem. Parametr odznaczany jest automatycznie podczas zapisu schematu zawierającego błędy.

Scalaj dekrety – parametr określający, czy schemat będzie scalał dekrety, które wprowadzone są na to samo konto księgowe

Element schematu księgowego można dodać w tabeli lub przez formularz

Dodawanie elementu schematu księgowego w tabeli

W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli]. Na liście elementów schematu pojawi się wiersz do wprowadzenia danych.

W tabeli znajdują się kolumny: L.p., Wyrażenie konta Wn, Wyrażenie konta Ma, Wyrażenie Opisu, Wyrażenie kwoty, Wyrażenie warunku, Oblicz dla. Po wybraniu strzałki w prawej części pola pojawi się okno do wpisania wyrażenie.

Dodawanie elementu schematu księgowego przez formularz

W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz elementu schematu księgowego.

Formularz składa się z elementów:

Element obliczany dla – przyjmuje wartości: Płatność, Nagłówek, Element, Subelement i Opis analityczny. W zależności od wyboru wartości w tym polu, w pozycjach dostępne będą odpowiednie zmienne.

Księgowanie walutowe – parametr określający, czy pozycja schematu została zdefiniowana do księgowania dokumentów/płatności w walucie obcej na konta w walucie obcej. Tylko przy zaznaczonym parametrze wartości na koncie księgowym będą wyrażone zarówno w walucie płatności/operacji k/b, jak i w walucie systemowej. Podczas księgowania płatności/operacji w walucie obcej schematem księgowym, na pozycji którego parametr nie został zaznaczony, pojawi się komunikat informujący o nieprawidłowo zdefiniowanym schemacie księgowym.

Przy zaznaczonym parametrze Księgowanie walutowe w polu Konto Wn\Konto Ma można wskazać numer konta księgowego lub pobrać konto za pomocą zapytania SQL.

Zapisuj stawkę VAT – parametr określający, czy na zapis księgowy przenoszone będą stawki VAT. Parametr aktywny wyłącznie przy księgowaniu w oparciu o elementy.

Konto Wn/Konto Ma – pole obligatoryjne, umożliwia zdefiniowanie kont księgowych po stronie Wn oraz Ma

Załóż konto Wn/Załóż konto Ma – parametr określający, czy konta księgowe mają być zakładane automatycznie podczas księgowania zgodnie z numerem wprowadzonym w polu Konto Wn/Konto Ma

Kwota – pole obligatoryjne, umożliwia określenie zmiennej do pobierania kwota księgowania

Warunek – umożliwia dodanie warunku, który dokument będzie musiał spełnić, aby został zaksięgowany

Opis – umożliwia wprowadzenie opisu dekretu

Po wybraniu przycisków [Konto Wn], [Konto Ma], [Kwota], [Warunek], [Opis] użytkownik ma możliwość wyboru zmiennych, których opis dostępny jest w artykule Predefiniowane makra schematów księgowych.

Zakładka Historia zmian

Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Zakładanie kont księgowych schematem w oparciu o typy kont słownikowych

Z poziomu schematu księgowego przy odwołaniu do typów kont słownikowych (Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe→ Typy kont) istnieje możliwość założenia analitycznego konta słownikowego dla obiektów: Kontrahent, Artykuł, Pracownik, Magazyn, Urząd celny, Urząd skarbowy, Bank, Stawka VAT, Środki trwałe.

W tym celu w oknie typów kont (Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe) przy konkretnych typach kont, należy przypisać odpowiednie konto słownikowe, dla którego będą zakładane konta analityczne obiektu.

Następnie w schemacie księgowym należy odwołać się do konkretnego typu konta, np. do konta kontrahenta typu Nabywca – @KontoKontrahenta[„Nabywca”] i zaznaczyć parametr Załóż konto. Konto kontrahenta zostanie założone podczas księgowania dokumentu i jednocześnie wprowadzone na kartę kontrahenta (zakładka Księgowe).

Zapytania SQL w schematach księgowych

Zapytanie SQL w schematach księgowych można definiować ręcznie bądź skorzystać z funkcji podpowiadania elementów zapytania SQL (tabele, funkcje SQL, elementy systemu), poprzez wybranie kombinacji klawiszy <CTRL> + <Spacja>. W przypadku wybrania funkcji podpowiadania, zostaną wyświetlone elementy, które w danym momencie mogą znaleźć się w zapytaniu SQL.

Gdy wpisane polecenie bądź zapytanie jest niepoprawne, definiowane pole zmienia kolor na różowy.

Budując zapytania SQL można odwołać się do zmiennych:

• @DocumentId – ID dokumentu (dla nagłówka schematu oraz elementów obliczanych dla nagłówka)
• @ItemId – ID elementu (dla elementów schematu obliczanych dla elementu)
• @SubitemId – ID subelementu (dla elementów schematu obliczanych dla subelementu)
• @PaymentId – ID płatności (dla elementów schematu obliczanych dla płatności)
• @LineId – ID linii opisu analitycznego (dla elementów schematu obliczanych dla opisu analitycznego)

Przykłady warunków i zapytań SQL, które można wykorzystywać podczas budowania schematów księgowych, znajdują się w biuletynie technicznym Comarch ERP Altum Biuletyn techniczny – Schematy księgowań.

Przed zaksięgowaniem dokumentu użytkownik może dokonać podglądu zapisu, który powstanie poprzez zaksięgowanie dokumentu konkretnym schematem, czyli wykonać predekretację. Predekretacja nie wprowadza żadnych zmian na dokumencie. Można dowolnie zmieniać zaproponowaną dekretację.

W celu wykonania predekretacji należy:

• Zaznaczyć dokument na liście
• Wybrać przycisk [Zobacz predekrety] z grupy przycisków Księgowanie
• W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, pojawi się okno wyboru schematu i daty księgowania. W oknie zaznaczone są dwa parametry:
• Użyj daty schematu – odznaczenie parametru umożliwi wybór innej daty księgowania niż na schemacie
• Użyj domyślnego schematu – odznaczenie parametru umożliwi wybór innego schematu księgowania przypisanego do danego typu dokumentu

• Po wybraniu przycisku [Predekretuj] pojawi się formularz z predekretacją. Użytkownik może:
• Zapisać predekretację – [Zapisz]
• Zaksięgować dokument – [Zapisz i Zaksięguj]. Pojawi się log księgowania dokumentu.
• Dodać nowy element predekretacji – [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz dekretu, w którym należy wypełnić pola obligatoryjne, a następnie zapisać.
• Edytować element predekretacji – [Edytuj]. Pojawi się formularz dekretu, na którym można wprowadzić zmiany, a następnie zapisać.
• Usunąć element predekretacji – [Usuń]
• Zmienić schemat księgowy – [Zmień schemat księgowy]. Użytkownik zostanie przeniesiony na listę schematów, gdzie może wybrać inny schemat księgowania.
• Usunąć zmodyfikowane dane – [Usuń wartości użytkownika]. Przycisk aktywny, jeżeli na predekretacji wprowadzono zmiany. System powróci do wartości wygenerowanych schematem.
• Sprawdzić, czy zapisy księgowe spełniają warunki określone w zdefiniowanym kręgu kosztów – [Sprawdź kręgi kosztów]. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Kręgi kosztów.
• Zamknąć predekretację

  

W zależności od poprawności użytego do księgowania schematu  księgowanie może zakończyć się sukcesem lub niepowodzeniem.

Księgowanie dokumentu poprawnym schematem

W celu zaksięgowania dokumentu schematem księgowym należy:

• Zaznaczyć dokument na liście
• Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie
• W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, zostanie otwarte okno wyboru schematu i daty księgowania. W oknie zaznaczone są dwa parametry:
• Użyj daty schematu – odznaczenie parametru umożliwia wybór innej daty księgowania niż na schemacie domyślnym
• Użyj domyślnego schematu – odznaczenie parametru umożliwia wybór innego schematu księgowania przypisanego do danego typu dokumentu
• Po wskazaniu daty i schematu, należy wybrać przycisk [Zaksięguj]
• Jeżeli zastosowany schemat był poprawny, dokument zostanie zaksięgowany, a wygenerowany zapis księgowy będzie widoczny na liście zapisów księgowych ze statusem W buforze (menu Księgowość → Dziennik)

Księgowanie dokumentu niepoprawnym schematem

W celu zaksięgowania dokumentu schematem księgowym należy:

• Zaznaczyć dokument na liście
• Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie
• W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, zostanie otwarte okno wyboru schematu i daty księgowania
• Wybrać przycisk [Zaksięguj]
• Jeżeli użyty schemat był niepoprawny, księgowanie dokumentu kończy się niepowodzeniem. W oknie z logiem zostanie wyświetlony stosowny komunikat, np. „Wygenerowany zapis księgowy nie bilansuje się. Księgowanie dokumentu zakończone niepowodzeniem”.
• W takim przypadku należy zmienić schemat księgowy na poprawny i powtórzyć księgowanie

Księgowanie dokumentu z ostrzeżeniem

Podczas predekretacji lub księgowania schematem księgowym z zaznaczonym parametrem Załóż konto i wpisanym numerem konta, który jest niezgodny z przypisanym do niego schematem numeracji, system wyświetli w oknie loga odpowiedni komunikat i w zależności od ustawionej kontroli numeracji kont, księgowanie dokumentu będzie kontynuowane lub zostanie zablokowane.