W przypadku dokumentów księgowych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego, system umożliwia również wykonywanie opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego oraz opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym.
Tak jak w przypadku dokumentów handlowych użytkownik może również uruchomić proces BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty.
W przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji.
Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie „ręcznie” oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na dokumencie źródłowym lub wzorca na koncie księgowym.
Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety.
W przypadku przypisania do definicji zapisu księgowego lub jego storna wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.
W systemie Comarch ERP Altum zapisywane są powiązania między elementami dokumentów a dekretami powstałymi po ich zaksięgowaniu. Dzięki zapisywanym powiązaniom system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie opisu dokumentu źródłowego.
W celu dokonania opisu analitycznego na podstawie opisu dokumentu źródłowego, należy z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wypełnij wg dokumentu].
Jeśli dokument źródłowy nie posiada opisu analitycznego zostaną dodane linie opisu dla każdej pozycji zapisu księgowego z nieokreślonymi wartościami wymiarów. Natomiast jeśli użytkownik dodał opis analityczny na dokumencie źródłowym, zostanie on odpowiednio wczytany na zapis księgowy.
W definicji PK występuje tylko jeden wymiar Centrum.
Podczas generowania opisu analitycznego na dokumencie PK na podstawie dokumentu źródłowego zostanie on wykonany z dokładnością do wymiarów: Centrum, Lokalizacja, Kategoria finansowa, mimo że kolumny za nie odpowiadające nie będą widoczne na dokumencie.
Po właściwej konfiguracji tj. przypisaniu kompletu również w definicji dokumentu PK nastąpi wyświetlenie kolumn i wartości w kolumnach Lokalizacja i Kategoria finansowa.
Towar 1, kwota netto: 100 PLN
Towar 2, kwota netto: 40 PLN
Opis analityczny na dokumencie FS jest następujący:
Wartość netto faktury została zaksięgowana w oparciu o opis analityczny. Dodatkowo na schemacie księgowym zaznaczono parametr Scalaj dekrety.
Po zaksięgowaniu dokumentu, zostały utworzone następujące dekrety:
Po wyborze na zakładce Opis analityczny opcji [Wypełnij wg dokumentu], na zapisie księgowym powstały następujące linie:
Użycie opcji [Wypełnij wg dokumentu] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na zapisie księgowym opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”
Użytkownik może również dokonać opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie domyślnych wartości opisu analitycznego określonego na koncie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku podobne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego.
Konto 501
Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Kraków 60%
Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Wrocław 40%
Konto 507
Centrum: Dział sprzedaży, Lokalizacja: Kraków
Konta: 100, 411, 490
Opis analityczny nie został wprowadzony
Dodano następujący zapis księgowy:
Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na zapisie księgowym zostaną utworzone następujące linie:
Zarówno w przypadku dokonania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego jak i na podstawie wzorca opisu określonego na koncie księgowym na zapisie księgowym w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.
Analogicznie jak dla noty memoriałowej poprawność opisu analitycznego na zapisach księgowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu PK/STR parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.
Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:
- Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
- Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.
Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.
