Dodawanie schematu księgowego

image_print

Lista schematów księgowych dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Schematy].

W celu dodania schematu księgowego należy wybrać przycisk [Dodaj dla dokumentów] z grupy przycisków Lista, a następnie wskazać odpowiedni typ dokumentu, dla którego schemat ma zostać dodany. Pojawi się formularz schematu księgowego.

W menu okna znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

  • [Kopiuj z…] – umożliwia kopiowanie danych z innego schematu księgowego. Po wybraniu przycisku zostanie otwarta lista schematów księgowych umożliwiająca wskazanie schematu, którego elementy mają zostać skopiowane do danego schematu.
Formularz schematu księgowego

Formularz schematu księgowego składa się z elementów:

Zakładka Ogólne

Symbol – pole obligatoryjne, symbol schematu księgowego

Nazwa – umożliwia wprowadzenie nazwy schematu księgowego

Właściciel zapisu – umożliwia określenie sposób ustalania właściciela dla zapisu księgowego. Dostępne wartości:

  • Księgujący – właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie centrum bieżące (zalogowanego operatora)
  • Właściciel dokumentu – właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie właściciel księgowanego dokumentu

Dziennik cząstkowy – umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego, do którego będą księgowane zapisy generowane danym schematem. Po wybraniu przycisku [Dziennik cząstkowy] pojawi się lista rozwijana z opcjami: Zapytanie SQL (umożliwia pobranie dziennika cząstkowego za pomocą zapytania SQL) oraz Wstaw wartość ze słownika … → Dziennik cząstkowy (umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego z listy dzienników dostępnych dla firmy w danym okresie obrachunkowym).

Wskazówka
Dla schematów dokumentów kasowo-bankowych możliwe jest wskazanie zmiennej @DziennikRejestru, która podczas księgowania pobiera dziennik cząstkowy z definicji rejestru k/b.

Data księgowania – umożliwia określenie daty, z jaką zostanie zaksięgowany dokument. Po wybraniu przycisku [Data księgowania] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.

Uwaga

@DataOperacji w schemacie księgowań to data operacji gospodarczej z dokumentu źródłowego. W przypadku korekt dokumentów handlowych można skorzystać z makra @DataKorekty.

Zmienna @DataOperacji pobiera datę:

  • Sprzedaży – dla dokumentów sprzedaży
  • Zakupu – dla dokumentów zakupu
  • Wydania/przyjęcia – dla dokumentów magazynowych

Warunek – umożliwia wprowadzanie dodatkowego warunku, który musi spełnić dokument, aby został zaksięgowany. Po wybraniu przycisku [Warunek] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.

Opis – umożliwia wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pola Opis na zapisie księgowym. Po wybraniu przycisku [Opis] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.

Aktywny – parametr decydujący o zablokowaniu możliwości księgowania schematem. Parametr odznaczany jest automatycznie podczas zapisu schematu zawierającego błędy.

Scalaj dekrety – parametr określający, czy schemat będzie scalał dekrety, które wprowadzone są na to samo konto księgowe

Uwaga
Jeżeli na pozycji schematu zaznaczono parametr Zapisuj stawkę VAT, dla każdej ze stawek tworzony jest odrębny dekret – niezależnie od wartości parametru Scalaj dekrety określanego na definicji schematu.
Uwaga
Podczas księgowania dokumentów na konta rozrachunkowe w oparciu o płatność tworzone są odrębne dekrety, w przypadku gdy płatność została podzielona – niezależnie od wartości parametru Scalaj dekrety.

Element schematu księgowego można dodać w tabeli lub przez formularz

Dodawanie elementu schematu księgowego w tabeli

W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli]. Na liście elementów schematu pojawi się wiersz do wprowadzenia danych.

W tabeli znajdują się kolumny: L.p., Wyrażenie konta Wn, Wyrażenie konta Ma, Wyrażenie Opisu, Wyrażenie kwoty, Wyrażenie warunku, Oblicz dla. Po wybraniu strzałki w prawej części pola pojawi się okno do wpisania wyrażenie.

Uwaga
Lista predefiniowanych makr nie jest dostępna podczas dodawania elementu schematu w tabeli.
Element schematu księgowego dodany w tabeli
Uwaga

Aby rozliczenia i rozrachunki dokonały się prawidłowo, konieczne jest prawidłowe zbudowanie schematów księgowych. Kluczowe znaczenie ma pozycja schematu księgowego księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla: powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota: Płatność lub Należność lub Zobowiązanie.

Nie należy księgować wartości na konta rozrachunkowe w oparciu o nagłówek (kwota Brutto), bądź też poprzez ręczną predekretację na dokumencie, ponieważ może to spowodować rozbieżności pomiędzy rozrachunkami a rozliczeniami. Mogą powstać błędy związane z brakiem rozrachunku pomimo istnienia rozliczenia i odwrotnie, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), naliczaniem różnic kursowych w niewłaściwych wysokościach.

Dodatkowo po dokonaniu predekretacji dokumentu poprawnym schematem księgowym nie należy dokonywać ręcznej zmiany na predekretacji pozycji na konto rozrachunkowe, np. poprzez usunięcie tej pozycji i ponowne jej wprowadzenie ręcznie lub modyfikację kwoty płatności.

Uwaga

W przypadku księgowania płatności niepodlegającej rozliczeniu, na dekrecie z kontem rozrachunkowym w sekcji Rozrachunki zostaje ustawiony status Nie podlega rozrachunkom.

Zmiana statusu płatności z poziomu listy płatności (Podlega/Nie podlega rozliczeniu) powoduje automatyczną zmianę status dekretu (Podlega/Nie podlega rozrachunkom).

Dodawanie elementu schematu księgowego przez formularz

W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz elementu schematu księgowego.

Formularz elementu schematu księgowego

Formularz składa się z elementów:

Element obliczany dla – przyjmuje wartości: Płatność, Nagłówek, Element, Subelement i Opis analityczny. W zależności od wyboru wartości w tym polu, w pozycjach dostępne będą odpowiednie zmienne.

Księgowanie walutowe – parametr określający, czy pozycja schematu została zdefiniowana do księgowania dokumentów/płatności w walucie obcej na konta w walucie obcej. Tylko przy zaznaczonym parametrze wartości na koncie księgowym będą wyrażone zarówno w walucie płatności/operacji k/b, jak i w walucie systemowej. Podczas księgowania płatności/operacji w walucie obcej schematem księgowym, na pozycji którego parametr nie został zaznaczony, pojawi się komunikat informujący o nieprawidłowo zdefiniowanym schemacie księgowym.

Przy zaznaczonym parametrze Księgowanie walutowe w polu Konto Wn\Konto Ma można wskazać numer konta księgowego lub pobrać konto za pomocą zapytania SQL.

Wskazówka
Jeżeli wykonywano księgowania bez zaznaczenia parametru Księgowanie walutowe – powstanie konto kontrahenta bez analityki dla PLN (np. konto 201-COMARCH, a nie 201-COMARCH-PLN). Przy próbie późniejszego księgowania na to konto schematem księgowym z zaznaczonym parametrem Księgowanie walutowe, gdy w konfiguracji systemu zaznaczono parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki, system nie pozwoli dodać konta analitycznego do konta, na którym istnieją już zapisy księgowe.

Zapisuj stawkę VAT – parametr określający, czy na zapis księgowy przenoszone będą stawki VAT. Parametr aktywny wyłącznie przy księgowaniu w oparciu o elementy.

Konto Wn/Konto Ma – pole obligatoryjne, umożliwia zdefiniowanie kont księgowych po stronie Wn oraz Ma

Załóż konto Wn/Załóż konto Ma – parametr określający, czy konta księgowe mają być zakładane automatycznie podczas księgowania zgodnie z numerem wprowadzonym w polu Konto Wn/Konto Ma

Kwota – pole obligatoryjne, umożliwia określenie zmiennej do pobierania kwota księgowania

Warunek – umożliwia dodanie warunku, który dokument będzie musiał spełnić, aby został zaksięgowany

Opis – umożliwia wprowadzenie opisu dekretu

Po wybraniu przycisków [Konto Wn], [Konto Ma], [Kwota], [Warunek], [Opis] użytkownik ma możliwość wyboru zmiennych, których opis dostępny jest w artykule Predefiniowane makra schematów księgowych.

Wskazówka
Księgowanie kosztu własnego sprzedaży powinno być wykonane z poziomu dokumentów WZ/KIWZ. Na dokumentach FS/PAR/KIFS/KIPAR koszt własny ma jedynie wartość szacunkową.
Wskazówka
Zmienne związane z kompletem definiowane w oparciu o subelement mają sens tylko w przypadku zaznaczonego parametru Pobierania składników na dokument na karcie artykułu. Schemat z wykorzystaniem zmiennej @Netto lub warunku CzySkładnikKompletu=1 zwróci 0 dla kompletu, który nie ma zaznaczonego parametru Pobieraj składniki ma dokument.

Zakładka Historia zmian

Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Zakładanie kont księgowych schematem w oparciu o typy kont słownikowych

Z poziomu schematu księgowego przy odwołaniu do typów kont słownikowych (Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe→ Typy kont) istnieje możliwość założenia analitycznego konta słownikowego dla obiektów: Kontrahent, Artykuł, Pracownik, Magazyn, Urząd celny, Urząd skarbowy, Bank, Stawka VAT, Środki trwałe.

W tym celu w oknie typów kont (Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe) przy konkretnych typach kont, należy przypisać odpowiednie konto słownikowe, dla którego będą zakładane konta analityczne obiektu.

Typy kont słownikowych

Następnie w schemacie księgowym należy odwołać się do konkretnego typu konta, np. do konta kontrahenta typu Nabywca – @KontoKontrahenta[„Nabywca”] i zaznaczyć parametr Załóż konto. Konto kontrahenta zostanie założone podczas księgowania dokumentu i jednocześnie wprowadzone na kartę kontrahenta (zakładka Księgowe).

Element schematu księgowego, zakładanie słownikowego konta analitycznego

Zapytania SQL w schematach księgowych

Zapytanie SQL w schematach księgowych można definiować ręcznie bądź skorzystać z funkcji podpowiadania elementów zapytania SQL (tabele, funkcje SQL, elementy systemu), poprzez wybranie kombinacji klawiszy <CTRL> + <Spacja>. W przypadku wybrania funkcji podpowiadania, zostaną wyświetlone elementy, które w danym momencie mogą znaleźć się w zapytaniu SQL.

Gdy wpisane polecenie bądź zapytanie jest niepoprawne, definiowane pole zmienia kolor na różowy.

Uwaga
Wymagane jest, aby zwracana wartość była nazwana poprzez ‘this’. Bez tego członu zapytanie przejdzie walidację, ale schemat uruchomi się z błędem.

Budując zapytania SQL można odwołać się do zmiennych:

  • @DocumentId – ID dokumentu (dla nagłówka schematu oraz elementów obliczanych dla nagłówka)
  • @ItemId – ID elementu (dla elementów schematu obliczanych dla elementu)
  • @SubitemId – ID subelementu (dla elementów schematu obliczanych dla subelementu)
  • @PaymentId – ID płatności (dla elementów schematu obliczanych dla płatności)
  • @LineId – ID linii opisu analitycznego (dla elementów schematu obliczanych dla opisu analitycznego)

Przykłady warunków i zapytań SQL, które można wykorzystywać podczas budowania schematów księgowych, znajdują się w biuletynie technicznym Comarch ERP Altum Biuletyn techniczny – Schematy księgowań.

Czy ten artykuł był pomocny?