Sposoby wykonywania kontroli kręgu kosztów
- podczas pracy bieżącej – sprawdzane są aktywne kręgi kosztów, które mają ustawione w parametrze Kontrola kręgu podczas księgowania opcję Ostrzeżenie lub Blokada. Przy próbie zapisania dokumentu księgowego sprawdzane jest, czy dokument spełnia warunki wprowadzone w definicji kręgu kosztów. Jeżeli zapis spełnia warunki – zostanie dodany. Jeżeli nie – wyświetlone zostanie ostrzeżenie lub komunikat o błędzie w zależności od ustawionej kontroli podczas księgowania. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zdefiniowane kręgi – zapis uznaje się za poprawny, jeżeli spełnia wszystkie zdefiniowane kręgi. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zapisy – niezależnie od tego w jaki sposób powstały, tj. czy są wprowadzone przez użytkownika czy też utworzone automatycznie przez system. Kontrola jest wykonywana także podczas zatwierdzania zapisów księgowych.
- na żądanie – użytkownik może sprawdzić czy warunki kręgów kosztów zostały spełnione za pomocą przycisku [Sprawdź kręgi kosztów]. Kontrola jest dostępna dla dokumentów:
- zapis księgowy
- nota memoriałowa
- bilans otwarcia
- formularz predekretacji
Dokument księgowy spełnia dany krąg kosztów, jeśli następujące sumy są sobie równe:
- suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
- suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe
- suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako rozliczeniowe
Jeśli konto rozliczeniowe nie jest podane, kontrolowana jest zgodność następujących sum:
- suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
- suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe
Konto | Typ konta | Strona |
---|---|---|
4* | źródłowe | dowolna |
5* | docelowe | dowolna |
490 | rozliczeniowe | dowolna |
2. Wprowadzono następujący zapis księgowy:
Konto | Strona | Kwota |
---|---|---|
100 | Ma | 5000,00 PLN |
410 | Wn | 4000,00 PLN |
420 | Wn | 1000,00 PLN |
501/490 | Wn/Ma | 3000,00 PLN |
502/490 | Wn/Ma | 1000,00 PLN |
- suma zapisów na konta źródłowe: 5000,00 PLN
- suma zapisów na konta docelowe: 4000,00 PLN
- suma zapisów na konta rozliczeniowe: 4000,00 PLN
Krąg kosztów [4i5] nie jest spełniony, ponieważ powyższe sumy nie są sobie równe.
Raportowanie niezgodności zapisów księgowych
Oprócz możliwości skorzystania z opcji Sprawdź kręgi kosztów z poziomu formularza dokumentów księgowych, użytkownik ma również możliwość wykonania seryjnej kontroli zaznaczonych zapisów księgowych.
Opcja seryjnego raportowania jest dostępna z list Księgowość → Dziennik oraz Księgowość → Konto. Po wybraniu przycisku [Sprawdź kręgi kosztów], zostanie otwarte okno z parametrami:
- Warunek poprawności dla zapisu księgowego – parametr przyjmuje wartości:
- Spełnia wszystkie kręgi kosztów – zapis uznawany jest za poprawny jeśli spełnia wszystkie kręgi kosztów
- Spełnia przynajmniej jeden krąg kosztów – zapis uznawany jest za poprawny, jeśli spełnia przynajmniej jeden z kręgów kosztów
- Wyświetl tylko zapisy niespełniające kręgu – zaznaczenie parametru powoduje, że po zakończeniu kontroli wyświetlona lista jest odfiltrowana wyłącznie do zapisów niespełniających kręgu/kręgów kosztów
- Kręgi kosztów – parametr przyjmuje wartości:
- Wszystkie – kontrolowana jest zgodność zapisów ze wszystkimi kręgami kosztów
- Wybrany krąg kosztów – kontrolowana jest zgodność zapisów z wybranym kręgiem kosztów
- W logu wyświetlaj – parametr przyjmuje wartości:
- Tylko błędne zapisy
- Wszystkie zapisy
- dokument księgowy jest w stanie zatwierdzonym (zatwierdzony zapis księgowy, zatwierdzony bilans otwarcia, zaksięgowana nota memoriałowa)
- następuje modyfikacja tego dokumentu w zakresie, po którym możliwy jest jego zapis,
- z definicji kręgów kosztów wynika, że powinna być zastosowana blokada zapisu tego dokumentu
zamiast blokady zapisu aplikacja wyświetla ostrzeżenie.
Z listy zapisów księgowych dostępny jest wydruk Zapisy księgowe – Kontrola kręgu kosztów, zawierający informację o zapisach księgowych niespełniających warunków kręgu kosztów.