Konfiguracja – Definicja dokumentu

W zależności od centrum/firmy wymagana może być różna konfiguracja dokumentów możliwa poprzez określenie sposobu ich działania na podstawie różnych parametrów, schematów numeracji czy ich dostępności w strukturze firmy.

Definiowanie dokumentów jest możliwe z poziomu:

• Zakładki Dokumenty pozwalającej na edycję typów dokumentów dostępnej z poziomu zakładki Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokumenty.
• Konfiguracja → Dokumenty → Typy. Jednakże, z poziomu edycji centrum struktury, użytkownik ma większe możliwości konfiguracji dokumentów.

Konfiguracja z poziomu firmy umożliwia dodatkowo zarządzanie dostępnością serii, magazynów, rejestrów VAT oraz widocznością dokumentów, w kontekście danego centrum.

Zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne zawarte są podstawowe informacje o typie dokumentu oraz dodatkowe parametry dotyczące konfiguracji dokumentu w ramach danego centrum/firmy.

W zależności od typu dokumentu zakładka zawiera następujące parametry z podziałem na sekcje:

Parametry

• Kod – kod symbolizujący skróconą nazwę typu dokumentu
• Nazwa – pełna nazwa typu dokumentu
• Grupa – grupa do jakiej należy dany typ dokumentu
• Uwzględniaj w okresie operacji handlowych – decyduje czy dany typ dokumentu ma podlegać weryfikacji w kontekście okresów handlowych
• Wymagaj wskazania przyczyny anulowania – określa czy podczas anulowania dokumentu jest wymagane podanie przyczyny takiej operacji
• Oddzielny bilans dla każdego dokumentu – parametr dostępny na definicji dokumentu BST, decyduje czy bilans będzie przedstawiał stany towarów z podziałem na magazyny

Pobieranie kursu waluty

• Typ kursu – określa jaki typ kursu waluty będzie pobierany na dokument
• Typ daty – decyduje o dacie, z której ma być pobierana wartość kursu waluty
• Liczba dni przed datą – za pomocą tego pola można skorygować Typ daty o określoną liczbę dni

Parametry elementu

• Precyzja ceny – określa z jaką precyzją miejsc po przecinku będą wyrażane ceny na dokumencie
• Kontrola: ilość x cena = wartość – parametr kontroluje czy wartości pozycji pokrywają się z iloczynem tej formuły
• Łącz pozycje z zamówień – przy zaznaczonym parametrze, pozycje dokumentów generowanych z zamówień będą agregowane jeśli występuje zgodność pozycji względem: kodu, nazwy, typu ceny i ceny, jednostki, stawki VAT, wartości cech, opakowania oraz pracownika
• Łącz pozycje z dokumentów magazynowych – zaznaczenie parametru skutkuje takim samym zachowaniem się systemu jak w przypadku parametru Łącz pozycje z zamówień, ale dotyczy generowania z dokumentów magazynowych
• Sprawdzaj wymagalność cech – mechanizm weryfikuje czy wskazanie cechy dla danej partii, która jest pozycją dokumentu, jest wymagane. Określenie wymagalności cech znajduje się również na karcie artykułu na zakładce Parametry.

Parametry dokumentu

• Potwierdzenie zapłaty – po zaznaczeniu parametru podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się okno potwierdzenia zapłaty, umożliwiające wygenerowanie operacji kasowo/bankowej
• Nierozliczone operacje – decyduje czy dokumenty danego typu będą wyświetlane na liście nierozliczonych operacji
• Automatycznie generuj dokument magazynowy w stanie – określa czy i w jakim stanie zostanie wygenerowany dokument magazynowy podczas zatwierdzania dokumentu handlowego
• Data wydania z dokumentu magazynowego – parametr definiuje datę, która ma być domyślnie datą sprzedaży na dokumencie handlowym
• Data sprzedaży z wielu paragonów – w przypadku generowania FS z wielu PAR, parametr ten decyduje jaka data ma być przyjmowana jako data sprzedaży
• Automatycznie generuj faktury VAT w stanie – określa w jakim stanie ma być generowana faktura VAT do FS/FSL oraz FZ/FZL
• Generuj faktury VAT do faktur z paragonów w rejestrze VAT – pozwala na wskazanie rejestru VAT, z którym mają być powiązane takie faktury
• Dozwolona ujemna wartość faktury końcowej – zaznaczenie pozwala na odliczenie faktur zaliczkowych o wartości przewyższającej wartość pierwotnej faktury końcowej
• Metoda dzielenia kwoty odliczonej pomiędzy faktury zaliczkowe – określa czy kwota będzie dzielona według formuły FIFO lub LIFO
• Obsługa rabatów pakietowych – zaznaczenie umożliwia naliczanie rabatów pakietowych na dokumentach i zdecydowanie czy mają być one dodawane automatycznie podczas dodawania pozycji czy ręcznie
• Korygowanie pozycji na plus – po zaznaczeniu ilość na pozycji korekty może być większa niż ilość na pozycji na dokumencie źródłowym
• Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta – zaznaczenie parametru skutkuje generowaniem takiego dokumentu jeśli na FS/FZ określono skonto i płatnik spełnił jego warunki
• Kontrola marży minimalnej przy generowaniu dokumentów – przy zaznaczonym parametrze, podczas generowania dokumentów, system sprawdza czy zostały spełnione warunki marży minimalnej
• Rezerwuj zasoby – podczas dodawania lub zwiększania ilości artykułu na dokumencie system domyślnie utworzy rezerwacje na wskazaną ilość blokując do sprzedaży towar z określonej dostawy
• Rezerwuj ilości – podczas dodawania artykułu na dokument system utworzy rezerwacje na wskazaną ilość nie blokując do sprzedaży towaru z określonej dostawy
• Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia – umożliwia wyłączenie pozycji, zachowując ich oryginalną wartość lub aktualizując wartość pozycji i nagłówka
• Modyfikacja pozycji zatwierdzonego zamówienia – jeśli parametr jest zaznaczony, to na zamówieniach W realizacji oraz Zatwierdzonych można dodawać, usuwać oraz edytować pozycje

Sposób naliczania VAT

• Kierunek VAT – określa sposób naliczania VAT-u, który może być wyliczony od cen netto lub brutto lub w oparciu o status kontrahenta.
• Agregacja VAT – określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT, może to być suma VAT pozycji lub VAT od sumy wartości

Pozostałe

• Koszty dodatkowe: algorytm – pozwala na wybór sposobu podziału kosztów dodatkowych dla pozycji na dokumencie
• Kontrola limitu kredytowego przy zatwierdzaniu dokumentu – parametr decyduje w jaki sposób ma się zachować system gdy limit kredytowy kontrahenta zostanie przekroczony
• Korygowanie pozycji rabatów pakietowych – pozwala zdecydować czy system ma zezwalać, ostrzegać czy blokować korekty pozycji należących do pakietu
• Minimalny wymagany okres retencji – parametr pozwala zdefiniować okres, przez który dane osobowe będą przechowywane

Zakładka Diagram

Na tej zakładce prezentowany jest schemat graficzny możliwych do uzyskania stanów dokumentów. Z tego poziomu istnieje możliwość:

• zarządzania kolorem dokumentu w zależności od jego stanu. W celu edycji stanu należy zaznaczyć dany stan (prostokąt) na diagramie i wybrać opcję [Edytuj] z menu Stany.
• edycji uprawnień dokumentu – pozwala na określenie praw przysługujących danej grupie użytkowników do wykonania konkretnych operacji na danym typie dokumentu. W celu edycji uprawnień należy zaznaczyć dane uprawnienie (strzałkę) na diagramie i wybrać opcję [Edytuj] z menu Uprawnienia.

Zakładka Serie

Na zakładce Serie istnieje możliwość powiązania danej serii do typu dokumentu co spowoduje, że zostanie ona udostępniona do wykorzystania w numeratorze dokumentu.

Podczas wystawiania dokumentu, użytkownik będzie mógł wskazać serię z jaką ma zostać wystawiony dokument.

Zakładka Magazyny

Dla większości dokumentów handlowo-magazynowych dostępna jest zakładka Magazyny. Na tej zakładce użytkownik ma możliwość dołączania i odłączania istniejących w systemie magazynów do typu dokumentu. Odbywa się to odpowiednio za pomocą przycisków [Dołącz] oraz [Odłącz].

Ponadto na zakładce dostępne są również parametry:

• Operacje na jednym magazynie – jeżeli parametr jest zaznaczony, to podczas wystawiania dokumentów handlowych możliwe będzie pobranie zasobów z jednego magazynu. Wybrany magazyn będzie widniał na nagłówku dokumentu.
• Preferuj magazyn domyślny – po zaznaczeniu parametru, podczas dodawania pozycji na dokument, w pierwszej kolejności będą pobierane zasoby z magazynu domyślnego. Parametr ten ma wpływ jedynie na dokumenty handlowe, ponieważ operacje wykonywane na dokumentach magazynowych zawsze dotyczą tylko jednego magazynu.
• Blokada automatycznych rezerwacji – parametr domyślnie odznaczony, z możliwością zmiany jego wartości w dowolnym momencie pracy w systemie. Parametr:
  • nie może zostać zaznaczony, jeśli zaznaczony jest parametr Operacje na jednym magazynie
  • nie może zostać zaznaczony dla magazynu oznaczonego jako domyślny, przy jednoczesnym zaznaczeniu opcji Preferuj magazyn domyślny
  • nie może zostać zaznaczony dla wszystkich magazynów powiązanych z definicją dokumentu. Przynajmniej na jednym magazynie powinna istnieć możliwość tworzenia rezerwacji automatycznych.

Opis działania parametru znajduje się w artykule Blokada automatycznych rezerwacji.

Zakładka Widoczność

Na zakładce Widoczność użytkownik może zarządzać widocznością dokumentów danego typu między centrami.

Dokument wystawiony przez dane centrum:

• jest widoczny dla wszystkich centrów nadrzędnych w danej gałęzi struktury
• jest niewidoczny dla wszystkich centrów podrzędnych w danej gałęzi i równorzędnych wobec siebie

Zakładka Schematy numeracji

Zakładka umożliwia przypisanie wielu numeratorów do danego typu dokumentu oraz określania, który z nich będzie domyślny. Dla danego typu dokumentu może być tylko jeden domyślny schemat numeracji.

Za pomocą przycisku [Dodaj] z grupy przycisków Numerator użytkownik ma możliwość wskazania z listy schematu numeracji, który ma zostać dołączony do tego typu dokumentu. Dołączenie wybranego schematu jest możliwe tylko wtedy jeśli w menu Konfiguracja → Dokumenty → Typy, schemat jest przypisany do danego typu dokumentu.

Kolumna Numeracja wg daty pozwala na określenie daty przekazywanej do numeratora podpiętego do danego typu dokumentu. Możliwość edycji wartości w kolumnie dostępna jest wyłącznie z poziomu firmy głównej.

Zakładka Rejestry VAT

Z poziomu tej zakładki istnieje możliwość przypisania rejestrów VAT dla danego typu dokumentu. W celu dołączenia rejestrów VAT należy wybrać przycisk [Dołącz] a następnie wskazać dany rejestr VAT z listy dostępnych rejestrów. Aby odłączyć rejestr, należy zaznaczyć go na liście i wybrać przycisk [Odłącz].

Użytkownik może określić, który rejestr ma być domyślnym dla danego typu dokumentu poprzez oznaczenie parametru Domyślny.