POS Agent obsługa trybu offline w systemie Comarch ERP Altum

W związku z wymaganiami rynkowymi, została wprowadzona funkcjonalność mająca na celu ułatwienie działania systemów ERP korzystających z usługi Comarch POS Agent Broker do komunikacji z POS Agentem, w przypadku niedostępności połączenia internetowego.

Dotychczasowe rozwiązanie polegało na konieczności utrzymywania stałego połączenia online z usługą POS Agent, co umożliwiało wyeliminowanie pewnych błędów w synchronizacji dokumentów wystawianych na stanowisku Comarch POS. Jednak rozwiązanie to wymagało stałego działania maszyny na której uruchomiona jest usługa POS Agent,  w przypadku wystawienia dokumentów na magazyny POS w systemie ERP.

W celu umożliwienia wykonywania procesu wystawiania dokumentów magazynowych w systemie ERP, nawet gdy usługa POS Agent/POS Agent Broker jest niedostępna, wprowadzono alternatywne podejście. Dzięki tej zmianie, użytkownicy mogą nadal generować i przetwarzać dokumenty magazynowe w systemie ERP, niezależnie od statusu dostępności usługi POS Agent/POS Agent Broker.

Od tej pory, jeżeli usługa POS Agent/POS Agent Broker jest niedostępna z powodu wyłączenia komputerów w sklepach lub niestabilności sieci, możliwe jest kontynuowanie pracy w systemie na dokumentach magazynowych. System kolejkuje operacje magazynowe, które, gdy tylko zostanie przywrócone połączenie, automatycznie trafiają do POS Agenta w celu dalszego przetwarzania. Dzięki temu, mimo przeszkód technicznych, możliwe jest zachowanie ciągłości pracy systemu ERP i skuteczne zarządzanie operacjami magazynowymi.

W związku z nową funkcjonalnością wprowadzona została:

• obsługa ujemnych stanów magazynowych w usłudze POS Agent
• obsługa rezerwacji zasobów/rezerwacji zasobów ilościowych w przypadku, gdy przekraczają one stany magazynowe
• modyfikacja obecnych mechanizmów walidacji stanów magazynowych

Powyższe zmiany zostały wprowazone, w celu uniknięcia problemów związanych z tym, że pewne informacje (dokumenty) mogą docierać do systemu Comarch ERP Altum z opóźnieniem. Przy prawidłowym działaniu po przesłaniu wszystkich danych nie będzie w bazie ujemnych stanów ani rezerwacji ponad stan.

Po stronie systemu Comarch ERP Altum została dodana parametryzacja pracy POS Agenta. By móc z poziomu systemu wykonywać operacje na magazynie przypiętym do POS Agenta, przy wyłączonej/niedostępnej usłudze POS Agent/POS Agent Broker, należy aktywować parametr: Pos Agent – Obsługa trybu offline. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Altum z poziomu System → Konfiguracja → POS.

Zmiany w procesie rezerwacji

Mechanizm tworzenia rezerwacji został zmieniony w przypadku gdy włączona jest Obsługa trybu offline POS Agenta. Po zaznaczeniu tego parametru dokumenty magazynowe mogą powstać po stronie systemu ERP i tworzyć kolejne rezerwacje. W tym celu dostosowany został mechanizm procesu rezerwacji, tak aby POS Agent mógł zwiększać rezerwację zasobów, nawet w przypadku nie posiadania wystarczających ilości. Zastosowanie tego typu ma na celu zapobieganie utracenia informacji o rezerwacji w sytuacji, gdy do POS Agenta nie spłynęły jeszcze dane o wszystkich dostawach z systemu ERP.

Zmiany w mechanizmie weryfikacji dostępności

W przypadku gdy stan na POS Agencie jest tymczasowo niższy od zera, nie będą prezentowane ujemne wartości w UI Comarch POS, ma to na celu zapobieganie wprowadzeniu zamieszania dla użytkowników. W takim przypadku POS Agent zwraca ilość równą 0 zamiast ujemnej.

Zmiany w procesie inwentaryzacji

W związku ze zmianami związanymi z POS Agentem, w bazie danych POS Agenta ilości artykułów mogą mieć ujemne wartości. Na ten moment nie ma możliwości zliczania ujemnych wartości stanów w procesie inwentaryzacji. W procesie tym ilość Oczekiwana artykułów pobierana jest z bazy danych POS Agenta. W przypadkach gdy ilość danego artykułu w bazie POS Agenta będzie ujemna, w procesie inwentaryzacji ilość Oczekiwana zostanie zaktualizowana zawsze do wartości 0.

Zmiany w Zawiadomieniach ZD

Na nagłówku dokumentu Zawiadomienie ZD zostało dodane pole Data przeliczenia Zawiadomienia ZD, które wpływa na to jakie dokumenty zostaną uwzględnione na zakładkach Dłużnik i Wierzyciel. Podczas przeliczenia korekty Zawiadomienia ZD możliwa jest zmiana Daty przeliczenia Zawiadomienia ZD, którą można wprowadzić zgodnie z datą wypełnienia pierwotnego Zawiadomienia ZD.

Dokumenty na zakładce Dłużnik/Wierzyciel przeliczane są według daty wskazanej w polu Data przeliczenia Zawiadomienia ZD.

Komunikaty na POS

Aby istniała możliwość wysyłania komunikatów użytkownikom pracującym na stanowiskach POS w pierwszej kolejności należy zaznaczyć parametr Obsługa komunikatów na wybranych centrach POS na zakładce Stanowiska POS. Następnie istnieje możliwość ich zdefiniowania na zakładce Oddziały.

Zakładka Oddziały

Z poziomu zakładki Oddziały istnieje możliwość wysyłania na poszczególne stanowiska POS dedykowanych komunikatów. W tym celu z poziomu centrum do którego należy POS (bądź centrum nadrzędnego) należy otworzyć zakładkę Oddziały -> Komunikaty POS.

Po jej wybraniu otwarta zostanie lista ze zdefiniowanymi już komunikatami.

W celu dodania nowego komunikatu należy wybrać przycisk [Dodaj]. Otwarty zostanie formularz definiowania nowego komunikatu.

Zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne  w sekcji Komunikaty należy określić:

• Temat – (pole wymagane) tytuł notatki wysyłanej na stanowisko POS
• Zakończone – parametr domyślnie odznaczony z możliwością ręcznego zaznaczenia przez użytkownika lub zaznaczany automatycznie jeśli upłynie data w polu Data końcowa.
• Priorytet – pozwala określić ważność notatki (kolejność prezentowania komunikatów na POS) do wyboru są opcje
  • Normalny
  • Wysoki
• Treść – (pole wymagane) pole tekstowe pozwalające na wprowadzenie treści/linków wysyłanych na POS
• Centra POS – centrum POS dostępne w strukturze firmy do jakich dana notatka ma zostać wysłana. Wymaganym jest aby co najmniej jedno centrum POS miało zaznaczony parametr Aktywny.

• Notatki – treść komunikatu nie przekazywana na POS, pozwala na doszczegółowienie pola Treść o informacje istotne dla centrali.

W sekcji Szczegóły planowania, możliwe jest określenie daty obowiązywania danej notatki z możliwością określenia: Daty początkowej, Daty końcowej lub zaznaczenia parametru Wydarzenie całodzienne.

Zakładka Realizacja

Zakładka pozwala zweryfikować informacje związane z komunikatem przesłanym do POS:

• Kod POS – kod stanowiska POS na którym zostało potwierdzone przeczytanie komunikatu
• Kod operatora – kod operatora, który potwierdził przeczytanie komunikatu
• Imię – imię operatora, który potwierdził przeczytanie komunikatu
• Nazwisko – nazwisko operatora, który potwierdził przeczytanie komunikatu
• Przeczytano – data i godzina potwierdzenia przeczytania komunikatu

Po synchronizacji komunikatu na stanowisko POS istnieje możliwość wydłużenia czasu obowiązywania komunikatu lub zaznaczenia parametru Zakończone.

Zestawienie aplikacji, z którymi współpracuje Comarch ERP Altum 2024.1

Zmiany w obszarze Krajowego Systemu e-Faktur

Wysyłka numeru obcego do KSeF

Wprowadzona została możliwość wysyłki do KSeF dokumentów z podaniem numeru obcego dokumentu. Wysyłka powinna być realizowana według jednej z dostępnych opcji. W tym celu  na formularzu firmy na zakładce KSeF dodano sekcję Eksport dokumentów, a w niej parametr Numer dokumentu z wartościami Obcy i Systemowy. Domyślnie dokumenty wysyłane są do KSeF w oparciu o numer systemowy.

Generowanie FZ oraz korekt do faktur importowanych z KSeF

Została dodana możliwość generowania FZ oraz korekt do faktur importowanych z KSeF z poziomu listy Faktury zakupu KSeF.

W tym celu w sekcji Generowanie zostały dodane przyciski:

• [Faktura] – podczas generowania FZ uzupełniane są niektóre dane z nagłówka dokumentu, resztę danych należy uzupełnić tak jak przy dodawaniu standardowo FZ
• [Faktura z dokumentu] – generowanie FZ na podstawie dokumentów ZZ i PZ
• [Korekta] – podczas generowania pojawi się okno wyboru rodzaju korekty, które składa się z pola Przyczyna korekty oraz listy do wyboru Rodzaj korekty z wartościami:
  • Korekta wartościowa (dla FZL możliwa do wyboru)
  • Korekta ilościowa
  • Korekta faktury VAT (dla FZL możliwa do wyboru)
  • Korekta kosztów dodatkowych

Na wygenerowanej korekcie wartości i ilości korygowane powinny zostać wprowadzone ręcznie przez użytkownika na podstawie podglądu korekty.

Do formularza ręcznych korekt faktur zakupu oraz ręcznych korekt faktur VAT zakupu dodano nowe pole w nagłówku:

• Numer KSeF faktury korygowanej – numer KSeF faktury źródłowej, z możliwością ręcznego wpisania numeru przy wystawianiu dokumentu

Powiązanie dokumentu z pozycją z KSeF

Została dodana możliwość powiązania dokumentu znajdującego się w systemie z dokumentem z KSeF. Ma to zastosowanie, gdy w systemie znajduje się już faktura więc nie ma potrzeby generowania dokumentu z KSeF. Z poziomu Zakup -> Import KSeF -> zakładka Elementy -> sekcja Lista dodany został przycisk [Dołącz] z wartościami:

• FZ – otwiera okno z listą faktur FZ,
• FZV – otwiera okno z listą faktur FZV.

Po wyborze dokumentu z listy należy wykonać akcję dołączenia powiązania.

W sekcji lista został dodany również przycisk [Odłącz], który jest aktywny w momencie wyboru z listy dokumentu posiadającego powiązanie z innym dokumentem w systemie.

Obsługa komunikatów na POS

W celu komunikacji centrali z pracownikami na stanowiskach POS udostępniona została możliwość synchronizacji komunikatów.

Na definicji centrum ze zdefiniowanym stanowiskiem POS należy zaznaczyć parametr Obsługa komunikatów na wybranych centrach POS. Następnie istnieje możliwość ich zdefiniowania na zakładce Oddziały -> Komunikaty POS.

Po wybraniu przycisku [Komunikaty POS] otwarta zostanie lista ze zdefiniowanymi już komunikatami.

W celu dodania nowego komunikatu należy wybrać przycisk [Dodaj]. Otwarty zostanie formularz definiowania nowego komunikatu.

Podczas tworzenia nowej notatki należy określić podstawowe informacje takie jak temat, treść komunikatu. W sekcji Centra POS należy wskazać centra do których wiadomość ma zostać przesynchronizowana. Dodatkowo w dolnej części można określić szczegóły planowania wiadomości jako przedział czasowy w jakim obowiązuje.

Szczegółowe informacje dotyczące historii odczytania przesłanego komunikatu można znaleźć na zakładce Realizacja.

Limit kredytowy na POS

Umożliwiono definiowanie limitu kredytowego kontrahenta oraz akceptację jego przekroczenia dla wybranych grup operatorów na stanowisku POS.

Aby operator miał możliwość definiowania limitu kredytowego konieczne jest zaznaczenie opcji Modyfikacja limitu kredytowego na grupie operatorów na zakładce Inne uprawnienia.

Akceptacja przekroczonego limitu kredytowego możliwa jest dla pracownika z zaznaczonym uprawnieniem Akceptacja przekroczonego limitu kredytowego na zakładce Uprawnienia POS na grupie operatorów.

Elektroniczne wydruki na POS

Umożliwiono wykonywanie cyfrowych wydruków na POS dla dokumentów Tax Free. W tym celu na definicji dokumentu TF należy zaznaczyć parametr Wydruki cyfrowe na POS dla centrum ze zdefiniowanym stanowiskiem POS.

Możliwość przyjmowania wielu zamówień zakupu jednocześnie

W celu usprawnienia pracy na stanowisku Comarch POS dodana została możliwość przyjęcia kilku dostarczonych do sklepu paczek jednocześnie. W takiej sytuacji użytkownik ma możliwość odbioru wszystkich przesyłek za jednym razem. W celu obsługi funkcjonalności w systemie Altum na centrum POS na zakładce Stanowiska POS zostały dodane parametry:

• Zezwalaj na przyjmowanie wielu zamówień zakupu jednocześnie – parametr aktywujący funkcjonalność przyjmowania wielu ZZ jednocześnie
• Zezwalaj na przyjmowanie zamówień zakupu o różnych parametrach – parametr aktywny po uprzednim zaznaczeniu parametru Zezwalaj na przyjmowanie wielu zamówień zakupu jednocześnie. Umożliwia jednoczesne przyjmowanie ZZ o różnych właściwościach oraz utworzenie więcej niż jednego dokumentu przyjęcia zewnętrznego.

Wprowadzenie

Przepisy Ustawy o rachunkowości określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości. Wymagania te są ustanawiane w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości i dotyczą wiarogodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez Użytkownika tych systemów.

Decyzję o dopuszczeniu programu do prowadzenia księgowości podejmuje kierownik jednostki i stwierdza to w formie pisemnego oświadczenia.

Zasady właściwego stosowania programu określi producent w instrukcji użytkownika. Konkretne sposoby zapewnienia jego prawidłowej eksploatacji w jednostce, powinna określić osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.

Do jej obowiązków w tym zakresie należy:

• Zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia personelu;
• Określenie procedur pracy i ich wdrożenie przy pomocy programu;
• Nadzór i kontrola wyników oraz ich archiwizacja (na nośnikach magnetycznych i wydrukach).

Ustawa o rachunkowości określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do użytkowania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.

Księgi rachunkowe

Zgodnie z art. 13 Ustawy o rachunkowości systemy komputerowe muszą zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:

• Dzienniki;
• sięga główna;
• Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna);
• Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych;
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgi rachunkowe powinny być:

• Trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia;
• Przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Dzienniki (Zapisy księgowe)

Dzienniki stanowią chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o znajdujących się w księgach operacjach księgowych dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły w każdym roku obrotowym. Do sprawdzania liczby operacji służy numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W dzienniku powinno następować:

• Automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którymi są rejestrowane zapisy. Numeracja ta ma zapewniać ich jednoznaczność, co nie wyklucza możliwości uwzględnienia w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie;
• Automatyczna kontrola zaliczania zapisu do miesiąca, w którym zarejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenia do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go między miesiącami;
• Automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

Obszar: Księgowość, systemu Comarch ERP Altum pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze według danego rodzaju. Dzienniki te mogą być dowolnie definiowane przez Użytkownika programu. Nazwy dzienników mogą być dowolne. Dla dokumentów bankowych Użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dzienni MEMOR itp.

Przy wykorzystywaniu funkcjonalności dzienników cząstkowych, Użytkownik ma możliwość zdecydowania, w jaki sposób ma być nadawana numeracja zapisów księgowych w ramach tych dzienników. Program pozwala na dokonywanie podwójnej numeracji zapisów w ramach księgi głównej oraz dzienników cząstkowych. Użytkownik może tak skonfigurować System, aby numeracja odbywała się tylko  w ramach dzienników cząstkowych. W obu przypadkach istnieje możliwość określenia czy numeracja ma być ciągła w okresie obrachunkowych bądź nadawana w ramach miesiąca. Definicja sposobu numeracji zapisów księgowych związana jest z danym okresem obrachunkowym. Numeracja zapisów dziennika w Systemie Comarch ERP Altum zapewnia zachowanie ciągłości numeracji.

Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej oraz zatwierdzającej (przenoszącej zapis z bufora).

Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie lub generowane z ewidencji pomocniczych za pomocą schematów księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają dokumenty handlowe, magazynowe, kasowo/bankowe, noty memoriałowe, itd. Użytkownik Systemu może też tworzyć zapisy księgowe za pomocą  schematów księgowań okresowych.

W przypadku zapisów generowanych przez program Comarch ERP Altum, zgodnie z art.20 Ustawy o rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych.

Istnieje możliwość ustalenia źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Natomiast dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione – nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruki dzienników oraz pojedynczych zapisów udostępniono obszarze: Księgowość/Dziennik.

Księga Główna

Zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, wydruk księgi głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwot każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według, co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Ustawa nakazuje przeprowadzać taki sprawdzian za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienie takie, nazywane także w praktyce bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruk księgi głównej udostępniono w  obszarze: Księgowość/Konto.

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych, to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Tak więc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, które uzupełniają te, według których operacje są gromadzone na kontach księgi głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Są one tworzone w zależności od potrzeb jednostki lub wymagań prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: materiałów, towarów i produktów, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. W miarę potrzeby można również wyodrębnić inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np.: Księga operacji  bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.

Według Ustawy o rachunkowości (art. 16 ust. 1) księgi pomocnicze prowadzone powinny być w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Sprawdzian zgodności ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta księgi głównej. Technicznie sprawdzian taki powinien nastąpić:

• Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
• Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.

Wydruk Ksiąg pomocniczych udostępniono w obszarze: Księgowość/Konto.

Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera następujące elementy:

• Symbole i nazwy kont,
• Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
• Obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
• Sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono w obszarze:  Księgowość/Obroty i Salda.

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne)

Zestawienia sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, zakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono w obszarze:  Księgowość/Obroty i Salda.

Zasady ochrony danych

Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed  nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Program Comarch ERP Altum zawiera: system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych, zabezpieczenie dostępu do  programu poprzez stosowanie hasła lub logowania zintegrowanego, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (cząstkowy dziennik pracy systemu) oraz ma określone zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby. W celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych. Za systematyczne tworzenie archiwów i kopii bezpieczeństwa odpowiedzialny jest Użytkownik.

Ponadto:

• Program kontroluje ciągłość zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 4 Ustawy o rachunkowości.
• Program pozwala na identyfikację źródeł pochodzenia zapisów, wskazując czy dany zapis został utworzony według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach czy też został wprowadzony przez Użytkownika bezpośrednio do Ksiąg rachunkowych.
• Program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletność i identyczność zapisów (art. 20 ust. 5 pkt. 3 Ustawy o rachunkowości). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez Użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem technicznym (czy Użytkownik nie popełnił błędu np. w składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Podczas dekretowania dokumentów Użytkownik ma możliwość skontrolowania poprawności ujęcia dowodu księgowanego w księgach rachunkowych. System posiada mechanizmy kontrolujące poprawność bilansowania się zapisów księgowych. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych zostanie wyświetlona informacja z przebiegu księgowania, gdzie zostanie wyświetlona informacja czy dokument został prawidłowo zaksięgowany. Dokument źródłowy i zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania tego dokumentu są ze sobą powiązane. Z poziomu zapisu księgowego istnieje możliwość wglądu do dokumentu źródłowego i na odwrót – z poziomu dokumentu istnieje możliwość odwołania do jego zapisu księgowego.
• Program zapewnia trwałość zapisów. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania zmian na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23 Ustawy o rachunkowości). Program komputerowy powinien zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25 Ustawy o rachunkowości).
• Program umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja, ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powoduje nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
• Program umożliwia dokonanie podziału okresu obrachunkowego na okresy sprawozdawcze. Funkcjonalność ta pozwala na wydzielenie w ramach danego okresu obrachunkowego krótszych wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, np. półrocznych, kwartalnych, miesięcznych (art. 10 Ustawy o rachunkowości). Program umożliwia dokonanie także zamknięcia tych okresów sprawozdawczych, które polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym okresie czasu. Przepisy ustawy nie zawierają wprost informacji na temat definicji np. „zamknięcia miesiąca”, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości – wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz w przepisie art. 25 ust. 2 Ustawy o rachunkowości – nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).
• Program umożliwia również zmykanie zapisów na wybrany dzień okresu obrachunkowego w obrębie konkretnego dziennika cząstkowego. Opcja ta jest dostępna dla Użytkowników, którzy wybrali numerację tylko w obrębie dzienników cząstkowych.

Program pozwala na zarządzanie uprawnieniami operatorów.

Struktura bazy danych

Wszystkie dane związane z obszarami Księgowość i Finanse  znajdują się w następujących tabelach:

Wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozróżnić wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego to zapisywanie danych w określony sposób. Podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych  polega na potwierdzeniu faktu ich ujęcia w księgach. Czynność ta wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz tworzącymi je zapisami. Może ona mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. W szczególności polega to na rozdzieleniu wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania.

Jeśli podczas wprowadzenia danych do systemu finansowo – księgowego nie jest podejmowana decyzja o sposobie ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz równocześnie nie jest prowadzona kontrola poprawności zapisów zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych, to takie wprowadzanie danych nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Utrzymywanie zapisów w stanie edycji (np. przed akceptacją w buforze) nie jest tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych.

System: Comarch ERP Altum pozwala na rozdzielnie od siebie momentu wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy wprowadzone do systemu (zarówno w stanie edycji, czyli przed akceptacją w buforze, jak już zaakceptowane) podlegają kontroli dokonywanej przez Użytkownika podczas, podejmowania decyzji na temat zakwalifikowania ich ujęcia w księgach rachunkowych.

Wersje językowe programu

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim(art. 9 Ustawy o rachunkowości). W związku z tym, iż wg Ustawy pod pojęciem Księgi rachunkowe rozumiane są zbiory danych zawarte w systemie komputerowym (domyślnie systemie finansowo – księgowym), a nie samo oprogramowanie, jednostka nie ma obowiązku posiadania całego oprogramowania w języku polskim w przypadku użytkowania programów opracowanych w języku obcym.

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie finansowo – księgowym, a w szczególności dane ustalone w sposób stały, takie jak:

• nazwy kont;
• opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, itp.;
• nazwy operacji gospodarczych;
• nazwy walut.

W systemie finansowo – księgowym w języku polskim powinny być dostępne raporty, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 1 Ustawy o rachunkowości). Do tej grupy raportów zalicza się raporty dotyczące m. in.:

• dziennika;
• zapisów kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

Zgodnie z wymogiem prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim treść zapisów (w szczególności opisy zdarzeń) wprowadzanych do systemu finansowo – księgowego wyraża się w języku polskim. Jeśli zapisy mają formę kodów, skrótów lub symboli, wymóg ten nie jest stosowany, jednak w przypadku takim powinna być dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a kody, skróty lub symbole opisane w języku polskim. W przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie finansowo – księgowym, treść tych zapisów, o ile nie ma ona formy kodu, skrótu lub symbolu (tworzonych automatycznie przez system) powinna być dostępna w języku polskim.

Dokumentacja opisująca sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu sytemu finansowo – księgowego powinna być również dostępna w języku polskim (art. 10 ust. 1 pkt 3 Ustawy o rachunkowości).

Archiwizacja danych poprzez przenoszenie ich na trwały, informatyczny nośnik danych powinna być dokonana  w języku polskim. Oznacza to, że jeżeli dane mają formę raportów, również powinny być dostępne w języku polskim.

Obszar: Księgowość programu Comarch ERP Altum pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku polskim. W programie dostępne są natomiast wersje językowe, które pozwalają na pracę na interfejsie w innym języku. Zmiana języka aplikacji zgodna jest z wymogami Ustawy o rachunkowości. Pozycje wskazane przez wytyczne do Ustawy o Rachunkowości prezentowane są w języku polskim. Również raporty wymagane Ustawą o Rachunkowości dostępne są w języku polskim. Treść zapisów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych wyrażona jest w języku polskim. Zapisy powstające w sposób automatyczny poprzez zastosowanie dostępnych w programie rozwiązań, np. schematów księgowych, również generowane są w języku systemowym.

Dostarczana dokumentacja opisująca zasady działania systemu oraz dokonywana archiwizacja danych i tworzenie kopii zapasowych również jest w języku polskim.

Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie ze  Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych.  

W takiej sytuacji  zasoby informacyjne rachunkowości, mogą zostać zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Zasoby takie uważa się za równoważne z księgami rachunkowymi prowadzonymi przy pomocy komputera, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Użytkownik systemu musi posiadać oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 Ustawy o rachunkowości).

Aby księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych,  mogły zostać uznane za prowadzone w sposób prawidłowy, muszą być spełnione co najmniej następujące warunki:

• jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
• jednostka musi zapewnić identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
• księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
• musi być zapewnione jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
• dane ksiąg rachunkowych muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
• księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
• jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub musi mieć zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemu: Comarch ERP Altum mogą być prowadzone przy użyciu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Systemu umożliwia przygotowanie dostępu bezpośredniego, nieograniczonego (on-line) do prowadzonych ksiąg. Księgi prowadzone w ten sposób są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Za prawidłowość, kompletność, rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych w powyższy sposób  pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Użytkownik ten sprawuje bezpośrednią kontrolę nad księgami rachunkowymi i dokonywanymi w nich zmianami. Opowiada on także za prawidłowość ujęcia operacji gospodarczych oraz jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowanymi.

Zestawienie aplikacji, z którymi współpracuje Comarch ERP Altum 2024.0.1

Zmiana działania parametru Automatyczne generowanie MM+

We wcześniejszych wersjach systemu, ustawienie parametru Automatyczne generowanie MM+, który dostępny jest na definicji dokumentów MM- było mapowane globalnie na całą strukturę firmy. Od najnowszej wersji zmieniony został sposób zapisywania tego ustawiania na: per centrum oraz dziedziczenia „w dół” w ramach danej struktury.

Reguły domyślności wartości parametru w stosunku do wersji poprzednich nie zostały zmienione – podczas kreowania bazy domyślną wartością pozostaje Nie generuj, a podczas konwersji bazy przed zachowaniem zmiany, domyślna wartość pobierana jest z aktualnie ustawionej w systemie wartości.

Określenie powodu nadania rabatu ręcznego POS

Na zakładce Stanowiska POS dodany został nowy parametr Wymagaj podania przyczyny naliczenia rabatu ręcznego (domyślnie odznaczony), którego zaznaczenie determinuje konieczność podania przyczyny naliczenia rabatu w Comarch POS.

Dodatkowo dodane zostały:

• kolumna Przyczyna naliczenia rabatu dostępna na liście elementów dokumentów FS/PAR/OS/ZS
• pole Przyczyna naliczenia rabatu na nagłówku FS/PAR/OS/ZS – prezentowane wyłącznie, gdy wartość ta została uzupełniona i przesynchronizowana z POS. Wartości tego pola są zapisywane w słowniku uniwersalnym, w grupie słowników Transakcje -> Przyczyny nadania rabatu ręcznego POS
• dodatkowa kolumna Przyczyna rabatu dostępna w strukturze rabatu, której wartości pobierane się z powiązanej kolumny na elemencie dokumentu.

Maksymalny procent rabatu na artykule

W najnowszej wersji wprowadzono możliwość ustawienia maksymalnego procentowego rabatu, jaki sprzedawca może udzielić na wybrany towar w Comarch POS.

Na definicji centrum POS dodany został nowy parametr Kontroluj maksymalny % rabatu na artykuł przy rabatach użytkownika na POS, który pozwala na włączenie tej funkcji.

Dodatkowo, na formularzu cenniku dodana został nowy parametr Ustaw maksymalny % rabatu na POS dla wskazanych artykułów. Po zaznaczeniu parametru,  istnieje możliwość określenia maksymalnej, procentowej wartości rabatu na POS dla wskazanych w cenniku artykułów. Procent rabatu prezentowana jest w analogicznej kolumnie w cenniku.

Modyfikacja ceny składowej oraz możliwość dodawania kompletów na promocje pakietowe w Comarch POS

Od najnowszej wersji umożliwiona została modyfikacja ceny składowej promocji pakietowej w Comarch POS. W związku z powyższym, na formularzu rabatu pakietowego w Comarch ERP Altum udostępniony został parametr Zezwalaj na modyfikację ceny elementu pakietu na POS.

Na formularzu artykułu dodany został nowy parametr Zezwalaj na dodawanie kompletu do rabatu pakietowego na POS. Parametr ten jest dostępny do zaznaczenia dla towarów o typie komplet z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument.

Rozchód opakowań na zatwierdzenie paragonu i faktury sprzedaży w Comarch POS

W odpowiedzi na zgłoszone oczekiwania Klientów, wprowadzona została możliwość rozchodowania darmowych opakowań podczas wystawiania dokumentu handlowego (PAR/FS). W tym celu, w konfiguracji Centrum POS -> zakładka Stanowiska POS dodany został parametr Wyświetlaj okno wyboru opakowania (gratis) przy zatwierdzaniu FS/PAR.

Po zaznaczeniu parametru prezentowany jest dodatkowy komunikat o konieczności zdefiniowania co najmniej jednego artykułu typu Towar z zaznaczonym parametrem Opakowanie – gratis, aby funkcjonalność działała prawidłowo.

Zmiany na karcie artykułu

Na karcie artykułu o zdefiniowanym typie: Towar, dodany został nowy parametr Opakowanie – gratis, który dostępy jest na nagłówku formularza. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne odznaczenie parametru Podlega rabatom oraz ukrycie parametru Rabat od ceny.

Zatwierdzanie PAR/FS w Comarch POS

Po skonfigurowaniu powyższych parametrów, podczas zatwierdzania dokumentu handlowego w Comarch POS prezentowane jest dodatkowe pytanie czy wydano opakowania. W przypadku odpowiedzi twierdzącej, wyświetlana jest lista dostępnych, darmowych opakowań. Po wybraniu jednego z nich, zostaje ono dodane na dokument handlowy z ceną 0 zł oraz tworzony zostaje dla niego powiązany dokument RW.

Zmiany związane z wprowadzeniem inwentaryzacji na Comarch POS

W związku z wprowadzeniem funkcjonalności inwentaryzacji z poziomu Comarch POS po stronie Comarch ERP Altum:

• Dodany został parametr Obsługa inwentaryzacji na POS na nagłówku formularza centrum z możliwością zaznaczenia wartości Dostępna.
• Dodana została sekcja Inwentaryzacja z parametrem Ostrzeżenie podczas dodawania inwentaryzowanego towaru na dokumenty, która dostępna jest na zakładce Stanowiska POS
• Udostępnione zostały nowe pozycje do słowników uniwersalnych: Typy inwentaryzacji POS

Dodatkowo, na zakładce Handel/Magazyn dodany został przycisk Typy inwentaryzacji na POS, który otwiera listę typów inwentaryzacji mających wpływ na sposób działania inwentaryzacji na Comarch POS oraz po stronie Comarch ERP Altum.

• Typ – pole z możliwością wyboru jednej z wartości ze słownika uniwersalnego Typy inwentaryzacji POS
• Opis – pole pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji
• Rodzaj raportu – pole typu lista z możliwością wyboru jednej z opcji: Dodawaj do zaaportowanych ilości / Nadpisuj zaraportowane ilości
• Metoda liczenia rezerwacji – pole typu lista z możliwością wyboru jednej z opcji: POS automatycznie doda rezerwacja do zliczonej ilości / Użytkownik sam zliczy rezerwacje
• Zatwierdzanie raportu mPOS – pole typu lista z możliwością wyboru jednej z opcji: Tylko zgłoś lub Zgłoś i zamknij / Tylko zgłoś / Zgłoś i zamknij

Dodatkowe uprawnienia dla grup operatorów

Dla grup operatorów na zakładce Uprawnienia POS dodane został nowe uprawnienia związane z Inwentaryzacją na POS:

• Podgląd Inwentaryzacji
• Otwieranie Inwentaryzacji
• Zamykanie Inwentaryzacji
• Otwieranie Arkusza Inwentaryzacji
• Modyfikowanie Arkusza Inwentaryzacji
• Zamykanie Arkusza Inwentaryzacji
• Inwentaryzacje – podgląd listy

Zmiany na liście i formatce inwentaryzacji

Na Liście inwentaryzacji w Comarch ERP Altum dodana została nowa kolumnę Realizacja (domyślnie ukryta), która może przyjąć jedną z wartości:

• POS – na tworzonej inwentaryzacji wskazano Typ Inwentaryzacji POS
• WMS – zaznaczony parametr Realizuj w WMS
• Altum – brak zaznaczenia powyższych parametrów

Dodatkowo, na nagłówku formularza inwentaryzacji dla dokumentów realizowanych w Comarch POS dodane zostało pole Typ Inwentaryzacji POS. Na liście wartości tego pola prezentowane są aktywne pozycje ze zdefiniowanych typów inwentaryzacji.

Zmiany w obszarze Krajowego Systemu e-Faktur

W związku ze zmianami wprowadzonymi przez Ministerstwo Finansów od wersji 2024.0 została zaktualizowana struktura logiczna schema FA(2) dla faktury ustrukturyzowanej w KSeF oraz dodana wizualizacja faktury importowanej z KSeF.

Zmiany w konfiguracji firmy

Na formularzu firmy na zakładce KSeF zostało dodane pole Schema FA.

Import faktur

W najnowszej wersji została również dodana wizualizacja faktur zaimportowanych z KSeF.  Użytkownik może zobaczyć co znajduje się na zaimportowanej fakturze, bez konieczności logowania się do KSeF. Na liście faktur należy dwuklikiem wybrać dany dokument, aby wyświetlić podgląd faktury.

Podgląd faktury ustrukturyzowanej odzwierciedla wszystkie elementy dostępne i zgodne z  podglądem faktury ze strony KSeF Ministerstwa Finansów.

Faktury importowane są prezentowane według schemy FA(1) i FA(2) w zależności od daty wystawienia faktur w KSeF

Synchronizacja ilości kompletów do e-sklepu

Do tej pory podczas synchronizacji do e-sklepu dla kompletów z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument wysyłana była ilość równa 0. W najnowszej wersji dodany został parametr, którego włączenie determinuje wyliczanie dostępnej ilości kompletu analogicznie jak w przypadku wyświetlania tej ilości na liście artykułów.

Na centrum typu e-sklep, na zakładce Synchronizacja dodano parametr Eksportuj ilości dostępnych kompletów (domyślnie odznaczony). Po jego zaznaczeniu i wykonaniu synchronizacji, ilość kompletów zostaje wyliczona w oparciu o składnie dostępne na magazynach dołączonych do danego centrum (kolumna ilość), a następnie przesłana do e-sklepu.