Rejestr zgód umożliwia zarządzenie wszystkimi zarejestrowanymi w systemie zgodami na przetwarzanie danych, umożliwiając szybką weryfikację uzyskanych oświadczeń.
Rejestr zgód dostępny jest z poziomu menu CRM -> Rejestr zgód. Po wybraniu przycisku [Dodaj] otworzony zostaje formularz zgody.
Przed dodaniem zgody, w pierwszej kolejności należy zdefiniować wartości słownika uniwersalnego Treść zgód (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód). Treści zgody mogą być wiązane z kategoriami zgód, wybranym regulaminem oraz powiązanymi kanałami komunikacji, których dotyczą.
Aby zapisać nową zgodę wymagane jest uzupełnienie następujących pól:
- Wyrażający – pole z udostępnioną listą kontrahentów/pracowników/osób kontaktowych.
- Kategoria zgody – wartości pobierane ze słownika uniwersalnego (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne-> Przetwarzanie danych osobowych -> Kategorie zgód). Operator ma możliwość dodania dodatkowych wartości do słownika oraz oznaczenia jednej z wartości jako domyślnej.
- Tytuł – wartości pobierane ze słownika uniwersalnego (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód). Lista zawężona jest do tytułów zgód powiązanych z wybraną wcześniej kategorią zgody, których data określona w polu Obowiązuje od w słowniku uniwersalnym nie jest późniejsza od daty bieżącej.
Na formularzu dostępne są również pola:
- ID – unikalny numer zgody nadawany automatycznie w momencie jej utworzenia
- Data wyrażenia – domyślnie data bieżąca (nie może być ona późniejsza niż data bieżąca) określająca datę wprowadzenia zgody.
- Źródło – lista pozwalająca na wskazanie wartości zdefiniowanej przez użytkowników w słowniku uniwersalnym (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Źródła uzyskania zgody). Domyślnie pobierana jest wartość określona jako domyślna w słowniku lub w przypadku jej braku – centrum, do którego zalogowany jest operator.
- Powiązane adresy – lista pozwalająca na wskazanie jednego spośród aktywnych danych adresowych danego obiektu. Pole pozostaje puste i nieaktywne w przypadku gdy:
- nie wskazano wartości w polu Tytuł
- w wartości słownika uniwersalnego Treści zgód w parametrze Dotyczy kanału komunikacji nie zaznaczono opcji Adresy. Słownik dostępny jest z poziomu Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód.
- Powiązany kontakt – lista pozwalające na wskazanie jednego spośród aktywnych danych kontaktowych danego obiektu. Pole pozostaje puste i nieaktywne w przypadku gdy:
- nie wskazano wartości w polu Tytuł
- w wartości słownika Treści zgód w parametrze Dotyczy kanału komunikacji nie zaznaczono opcji Kontakty
- Powiązany regulamin – pole umożliwiające wskazanie załącznika. Jako wartość domyślna wskazana jest nazwa załącznika powiązana z wartością słownika Treści zgód.
Podczas zakładania konta lojalnościowego, firma otrzymała drogą elektroniczną od swojego nabywcy Sklepu ABC zgodę na wysłanie informacji marketingowych na powiązany z kontem adres email. Aby zarejestrować taką zgodę w systemie należy:
- Dodać nową wartość do słownika Treść zgód (Konfiguracja -> Słowniki uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód) na przykład:
- Tytuł: Otrzymywanie oferty promocyjnej
- Treść zgody: Zgoda na otrzymywanie aktualnej oferty marketingowej drogą elektroniczną.
- Kategoria: Marketing
- Obowiązuje od: data bieżąca
- Powiązany regulamin: brak
- Dotyczy kanału komunikacji: Tak – kontakty
- Powiązane kanały komunikacji: email
2. Dodać nową wartość „email” do słownika Źródła uzyskania zgody
3. Dodać nowy formularz zgody
- Wyrażający: Sklep ABC
- Data wyrażenia: data bieżąca
- Kategoria zgody: Marketing
- Tytuł: Otrzymywanie oferty promocyjnej (wartość słownika zdefiniowana w pkt 1)
- Źródło: email (wartość słownika zdefiniowana w pkt 2)
- Powiązany adres: brak
- Powiązany kontakt: email pobrany z karty kontrahenta Sklep ABC
Po zapisaniu formularza, zgoda będzie zarejestrowana w systemie.