Program księgowy (system) pozwala na zamknięcie całego okresu obrachunkowego oraz zamknięcie zapisów księgowych na konkretny dzień. Funkcjonalność ta pozwala przede wszystkim na spełnienie wymagań, jakie stawia ustawa o rachunkowości, a mianowicie umożliwienie przez program księgowy zamknięcie okresu na dowolny dzień – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez możliwości zmiany. Dodatkowo funkcja zamknięcia miesiąca na dzień blokuje możliwość usuwania zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
W praktyce prawo do zamykania okresów księgowych i zamykania zapisów księgowych na dany dzień ma np. tylko dyrektor finansowy lub główna księgowa. System umożliwia nadanie uprawnień do zamykania zapisów księgowych dla konkretnych grup operatorów. Dodatkowo system pozwala na zamknięcie wstępne okresu, gdzie tylko osoba z uprawnieniem do zamykania okresu ma możliwość dodawania, usuwania oraz modyfikacji zapisów księgowych. Natomiast ostateczne zamknięcie okresu obrachunkowego blokuje taką możliwość wszystkim operatorom.
Uprawnienie do zamykania okresów obrachunkowych można nadać grupie operatorów z poziomu menu Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia → Zamykanie okresów obrachunkowych.
Operator, który ma zaznaczony powyższy parametr, może zamykać:
- okresy obrachunkowe
- cząstkowe okresy obrachunkowe
Jeśli dla danej grupy operatorów parametr Zamykanie okresów obrachunkowych przy stanie Zamknięty wstępnie jest:
- zaznaczony – użytkownicy mogą dodawać, modyfikować, usuwać, przenosić do księgi głównej zapisy księgowe, wykonywać ich storno oraz je renumerować
- odznaczony – dodawanie, modyfikacja oraz usuwanie zapisów są zablokowane dla danej grupy operatorów. Operatorzy mogą natomiast renumerować zapisy księgowe, przenosić je do księgi głównej i wykonywać ich storno z datą księgowania równej dacie zamknięcia.
Jeżeli użytkownik ma odpowiednie uprawnienia i status zamknięcia wszystkich okresów cząstkowych jest inny niż Zamknięty, renumeracja zapisów księgowych jest dostępna. Jeżeli chociaż jeden okres cząstkowy ma status Zamknięty, to renumeracja zapisów jest niedostępna.
W okresie zamkniętym wszyscy operatorzy, niezależnie od uprawnienia do zamykania okresu, mają zablokowane dodawanie, modyfikację, usuwanie, przenoszenie do księgi głównej oraz wykonywanie storna i renumerację zapisów księgowych.
Na formularzu cząstkowego okresu obrachunkowego dostępne są dodatkowe pola i parametry:
- Data zamknięcia – pole jest nieaktywna i przyjmuje wartość ostatniego zamknięcia zapisów księgowych w ramach danego cząstkowego okresu obrachunkowego tzn. nie może być wcześniejsza lub późniejsza niż data otwarcia i zamknięcia cząstkowego okresu obrachunkowego.
- Stan – parametr przyjmuje wartości:
- Otwarty
- Zamknięty wstępnie
- Zamknięty
Zaznaczenie parametru [Zamknij do] domyślnie ustawia stan na Zamknięty wstępnie, z możliwością zmiany na stan Zamknięty.
- Zmiana stanu jest możliwa po zaznaczeniu opcji [Zamknij do]
- Wybór stanu i jego zapis jest ostateczny i nieodwracalny
- Zablokowana jest możliwość zmiany stanu z Zamknięty na Zamknięty wstępnie lub Otwarty
- Zablokowana jest możliwość zmiany stanu z Zamknięty wstępnie na Otwarty; możliwy jest wtedy tylko wybór stanu Zamknięty
Jeżeli użytkownik zamknął zapisy do danego dnia i przy ponownej edycji formularza cząstkowego okresu obrachunkowego próbuje zamknąć zapisy do dnia wcześniejszego, nie będzie to skutkować zmianą daty zamknięcia. Zapisy pozostaną zamknięte zgodnie z datą najpóźniejszego zamknięcia.
W przypadku, gdy zapisy we wcześniejszych okresach cząstkowych nie zostały zamknięte, wyświetlone zostanie dodatkowo pytanie „Zapisy księgowe we wcześniejszych okresach cząstkowych zostaną zamknięte. Czy kontynuować?”. Wybór opcji Tak spowoduje ustawienie daty zamknięcia na wszystkich wcześniejszych okresach cząstkowych jako daty zamknięcia danego okresu cząstkowego.
