W procesie konsygnacji korekty do dokumentów WZ wystawiane są:

• na magazyn konsygnacyjny zgodny z dokumentem WZ, w przypadku gdy żadna z pozycji dokumentu WZ nie znajduje się jeszcze na ZSK
• na domyślny magazyn lokalny (z możliwością zmiany na inny magazyn lokalny), w przypadku gdy chociaż jedna pozycja dokumentu WZ znajduje się na ZSK.

Poniżej przedstawiony jest sposób generowania KIWZ w przypadku, gdy istnieje powiązanie z ZSK:

• z magazynu konsygnacyjnego własnego lub odbiorcy wystawiany jest dokument WZ
• dokument WZ uwzględniany jest w ZSK
• do tego WZ tworzona jest KIWZ, na której korygowane są supozycje, które znalazły się na ZSK
• na KIWZ ustawiany jest domyślny magazyn lokalny (inny niż magazyn na WZ)
• podczas zatwierdzania KIWZ:
  • towar zwracany jest na magazyn, który jest wybrany na źródłowym WZ
  • jednocześnie w tle tworzone są dokumenty MM-/MM+ przenoszące te zasoby na magazyn z dokumentu KIWZ
  • magazynem źródłowym na MM-/MM+ jest magazyn konsygnacyjny własny/odbiorcy z WZ, a magazynem docelowym magazyn lokalny z KIWZ
  • wartość zwracanego towaru zarówno na KIWZ, jak i na MM-/MM+ jest taka sama jak na dokumencie WZ – jeśli towar został w międzyczasie ponownie wyceniony (do dokumentu WZ powstała KK), to do dokumentów KIWZ oraz MM-/MM+ również powstaną odpowiednie dokumenty KK
• Przy generowaniu kolejnych ZSK dokument MM- wygenerowany w ten sposób nie jest brany pod uwagę.

Monitor opakowań to narzędzie, które umożliwia szybkie znalezienie informacji nt. aktualnego statusu danego opakowania, prześledzenie historii opakowania i generowanie odpowiednich dokumentów do opakowań.

Dostęp do monitora opakowań jest możliwy z menu:

• Zakup → Monitor opakowań
• Magazyn →  Monitor opakowań

Obie listy opakowań prezentują te same dane.

Formularz monitora opakowań

Okno monitora opakowań podzielone jest na dwie części:

• pierwsza część składa się z zakładek – Opakowania źródłowe i Wszystkie
• druga zawiera zakładkę – Historia

Zakładka Opakowania źródłowe

Prezentuje wykaz opakowań w kolejności zależnej od daty dokumentu, które spełniają poniższe warunki:

• nie zostały utworzone na podstawie innych opakowań
• stan dokumentu, do którego należy opakowanie jest inny niż anulowany
• operator ma prawo do podglądu dokumentu, do którego należy opakowanie

Kolumny listy opakowań dostarczają informacji nt.:

• kodu opakowania
• kodu EAN opakowania
• numeru dokumentu, do którego należy dane opakowanie
• numeru obcego z dokumentu opakowania (dotyczy dokumentów ZZ, PZ, FZ)
• daty dokumentu (ZZ, PW, MM- – data wystawienia, PZ – data przyjęcia, FZ – data wpływu)
• kod i nazwa kontrahenta głównego z dokumentu opakowania (dotyczy dokumentów ZZ, PZ, FZ, PW)
• data realizacji z opakowania (dotyczy dokumentu ZZ)
• nazwy magazynu z opakowania
• nazwy magazynu docelowego, na który ma trafić opakowanie (dotyczy dokumentu MM-)
• statusu opakowania przypisanego do ostatniego opakowania powiązanego z opakowaniem źródłowym, wyświetlanym na liście

Zakładka Wszystkie

Zakładka jest bardzo podobna do zakładki Opakowania źródłowe. Różni ją jedynie to, iż prezentuje wszystkie opakowania zarejestrowane w systemie, a nie tylko opakowania źródłowe. Ponadto, status każdego opakowania dotyczy tego konkretnego opakowania, a nie ostatniego powiązanego opakowania z danym opakowaniem źródłowym, jak to ma miejsce na zakładce Opakowania źródłowe.

Zakładka Historia

Wyświetlanie zakładki Historia jest opcjonalne. Domyślnie jest ona ukryta, a do odkrycia służy przycisk z symbolem dwóch strzałek, umieszczonych w prawym górnym rogu formularza.

Część poświęcona historii opakowań jest ściśle powiązana z częścią, na którą składają się zakładki Opakowania źródłowe i Wszystkie. Prezentuje historię opakowania aktualnie zaznaczonego na jednej z tych dwóch zakładek i jest dynamicznie odświeżana przy każdej zmianie zaznaczenia.

Historia jest tutaj rozumiana jako lista opakowań powiązanych pośrednio lub bezpośrednio z aktualnie wskazanym opakowaniem. Jest ona ograniczana do:

• opakowań, które pochodzą z dokumentów w stanie innych niż anulowany
• których operator ma prawo podglądu – tak samo jak na pozostałych zakładkach

Generowanie dokumentów

Z poziomu monitora, z zakładek Opakowania źródłowe i Wszystkie, istnieje możliwość generowania dokumentów do wskazanych opakowań. Przy czym, nie zawsze będzie to dokument generowany wprost do dokumentu, z którego pochodzi zaznaczone opakowanie, jak również do tego konkretnego opakowania.

Przyjęcie zewnętrzne

Przy generowaniu dokumentu PZ, system będzie wybierał wśród dwóch rodzajów generowania:

• generowania na podstawie niezrealizowanych elementów ZZ, należących do wskazanego opakowania
• generowania na podstawie „nieprzyjętych” dotąd elementów FZ, związanych ze wskazanym opakowaniem

Ustalając listę opakowań, do których ma zostać wygenerowany dokument PZ, system będzie sprawdzał, czy:

• ZZ jest w stanie Zatwierdzonym lub W realizacji
• do ZZ nie istnieje nieodliczona i nieanulowana faktura zaliczkowa
• FZ jest w stanie zatwierdzonym lub zaksięgowanym
• magazyn na opakowaniu jest przypisany do definicji dokumentu PZ w centrum, w którym odbywa się generowanie
• Jeśli wszystkie powyższe warunki są spełnione, nastąpi generowanie dokumentu PZ.

Faktura zakupu

Generowanie dokumentu FZ, również wiąże się z możliwością dwóch rodzajów generowania, analogicznych do generowania dokumentu PZ. Różnica między generowaniem FZ a generowaniem PZ z monitora opakowań polega na tym, że dla drugiego rodzaju generowania, system będzie wyszukiwał „niezafakturowane” dotąd elementy PZ, związane ze wskazanym opakowaniem, a nie „nieprzyjęte” elementy z FZ. Ponadto, będzie sprawdzał stan dokumentu PZ, a nie FZ.

Przesunięcia międzymagazynowe

Generowanie MM- z monitora opakowań ma na celu przesunięcie danego opakowania do innego magazynu. Aby takie przesunięcie było możliwe, towar musi zostać wcześniej przyjęty na magazyn. Oznacza to, że jeśli operator wskaże opakowanie źródłowe pochodzące z dokumentu ZZ, to dla takiego opakowania generowanie będzie możliwe tylko w przypadku, gdy został do niego wygenerowany wcześniej dokument PZ, wprowadzający zasób z opakowania na magazyn.

Generowanie MM+ pozwala na przyjęcie towaru z opakowań do innego magazynu. System nie przewiduje jednak częściowych MM+ do MM-, dlatego też dokument MM+ będzie generowany do całego dokumentu MM˗. Aby zachować zasadę operowania na pojedynczych opakowaniach, użytkownik powinien zaakceptować generowanie oddzielnych MM- dla opakowań.

Definiowanie opakowań może odbywać się za pomocą opcji:

• [Dodaj przez formularz]
• [Dodaj wiele opakowań]

Oba formularze pozwalają na dodawanie opakowań, które grupują pozycje z dokumentu w opakowania, w jakich towar ma być dostarczony.

Opcja Dodaj przez formularz

Aby dodać opakowanie za pomocą formularza należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Za pomocą tej opcji można dodawać pojedyncze opakowanie.

Zakładka Ogólne

Pierwsza sekcja zawiera pola identyfikujące opakowanie:

• Kod – pole obowiązkowe, prezentujące kod opakowania, który definiowany jest podczas dodawania opakowania na dokument. Pole to może być wypełnione ręcznie lub za pomocą czytnika kodów kreskowych.
• Typ kodu EAN – typ kodu, jaki powinien zostać wprowadzony w polu EAN. Musi zostać określony przed wprowadzeniem wartości w polu EAN. Wśród typów do wyboru są opcje:
• wartość pusta – oznacza, że EAN nie będzie definiowany
• EAN-13 – wprowadzony EAN musi składać się z 13 cyfr i mieć poprawną cyfrę kontrolną
• EAN-8 – wprowadzony EAN musi składać się z 8 cyfr i mieć poprawną cyfrę kontrolną
• Inny – EAN może przyjąć dowolną postać (dowolna ilość i rodzaj znaków)
• EAN – prezentuje kod EAN przypisany do opakowania. W zależności od wskazanej opcji w polu Typ kodu EAN weryfikowana jest jego poprawność. Możliwym jest również sprawdzanie unikalności kodu EAN. W zależności od ustawień paremetru: Sprawdzanie unikalności kodów kreskowych opakowań. w oknie konfiguracji systemu na zakładce Handel (System → Konfiguracja → Handel). W przypadku gdy:
  • dokument został wystawiony ręcznie – system zweryfikuje, czy wprowadzony EAN nie występuje już na innym opakowaniu, należącym do nieanulowanego dokumentu takiego samego typu (w tym również do dokumentu bieżącego). Przy czym, jeśli natrafi na zduplikowany kod EAN, nie zablokuje zapisu opakowania, a jedynie poinformuje użytkownika o tym fakcie.
  • dokument został wygenerowany – jeżeli wpisany EAN występuje na innym dokumencie tego samego typu, system sprawdzi, czy opakowanie na dokumencie bieżącym i opakowanie na dokumencie, na którym odnalazł taki sam EAN mają wspólne opakowanie źródłowe (opakowanie na dokumencie, z którego później generowane były kolejne dokumenty z opakowaniami). Jeśli opakowanie źródłowe jest wspólne, system nie będzie informował o duplikacji kodów EAN.
• Opis – prezentuje opis opakowania, edycja opisu jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu
• Obok pola Opis po prawej stronie, prezentowany jest numer dokumentu, do którego należy opakowanie. Informacja ta jest kluczowa przede wszystkim podczas otwierania formularza opakowania z poziomu monitora opakowań.

Sekcja Kalkulacja, prezentuje podstawowe dane nt. opakowania:

• Ilość – pole to nie podlega edycji i zawsze prezentuje ilość 1, dwa opakowania o takiej samej zawartości należy dodawać osobno
• Typ opakowania – do którego dodane zostały pozycje dokumentu. Lista typów opakowań pobierana jest ze słownika uniwersalnego Typ opakowania, umieszczonego w grupie Ogólne (Konfiguracja → (Ogólne) → Słowniki uniwersalne). Zmiana wartości w polu Typ opakowania jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu, ale tylko na opakowaniach niepowiązanych z innym opakowaniem (opakowanie powiązane powstaje przy generowaniu dokumentów).
• Czas dostawy (dni) – pole to występuje na dokumentach ZZ. Podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu i jest powiązane z polem Data realizacji. Czas dostawy to różnica między datą realizacji opakowania a datą wystawienia dokumentu. Domyślnie, podczas dodawania nowego opakowania, czas dostawy ustalany jest na poziomie ilości dni określonej w polu Data realizacji w nagłówku dokumentu ZZ. Na skopiowanym opakowaniu, w wyniku kopiowania dokumentu, czas dostawy wyliczany jest jako różnica daty wystawienia nowego ZZ i daty realizacji bieżącego opakowania.
• Data realizacji – pole to występuje na dokumentach ZZ. Podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu, z zastrzeżeniem, że data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia ZZ. Jest ściśle powiązane z polem Czas dostawy (dni). Domyślnie, podczas dodawania nowego opakowania, data realizacji ustalana jest na podstawie Data realizacji w nagłówku dokumentu ZZ.
• Status opakowania – pole prezentujące aktualny status opakowania. Może być modyfikowane w dowolnym momencie i stanie dokumentu. Dostępne opcje zdefiniowane na liście statusów opakowań, umieszczonej w konfiguracji (Konfiguracja  (Handel/Magazyn) → Statusy opakowań → zakładka Statusy opakowań) i będące w stanie aktywnym. Status opakowania, oprócz możliwości ręcznej modyfikacji, jest również modyfikowany automatycznie przez system w wyniku wykonania jednej ze zdefiniowanych w systemie akcji (Konfiguracja → (Handel/Magazyn) → Statusy opakowań → zakładka Akcje na opakowaniach). Do każdej akcji przypisany jest konkretny status i to on jest ustawiany na opakowaniu po wykonaniu danej akcji. Więcej nt. akcji na opakowaniach i statusów opakowań znajduje się w rozdziale Statusy opakowań.
• Wartość – pole nieedytowalne. W zależności od ustawień kierunku VAT na dokumencie, prezentuje wartość netto lub brutto opakowania, wyliczoną na podstawie wartości końcowej elementów opakowania, wyrażonej w walucie dokumentu. Symbol waluty prezentowany jest tuż obok pola Wartość.
• Waga netto, Waga brutto, Objętość – prezentuje wagę netto/wagę brutto/objętość danego opakowania. Może być określana ręcznie przez operatora, do momentu zatwierdzenia dokumentu, lub wyliczana przez system na żądanie operatora. Do wyliczenia wagi/objętości służy przycisk [Przelicz wagę], umieszczony tuż obok danego pola. Wyliczenia stanowią sumę wag elementów, które to wagi/objętości obliczane są jako iloczyn ilości elementu i wagi/objętości przypisanej do jednostki artykułu użytej na danym elemencie.
• W przypadku gdy z listy pozycji na dokumencie tworzone jest nowe opakowanie za pomocą przycisku [Utwórz opakowanie] waga i objętość opakowania są wyliczane automatycznie, każdy inny przypadek i sposób definiowania opakowania, nie powoduje przeliczenia wagi/objętość na opakowaniu. W tym celu należy wybrać przycisk [Przelicz wagę]/[Przelicz objętość].

Jednostki dla wagi/objętości domyślnie wyświetlane są w jednostce podstawowej masy/objętości. Z możliwością zmiany na inną jednostkę aktywną. Po zmianie jednostki nastąpi przeliczenie na podstawie dotychczasowej wagi/objętości i przeliczenie nowej jednostki do jednostki dotychczasowej. W przypadku gdy żadna z jednostek wagi/objętości nie była jednostka podstawową, nastąpi przeliczenie na jednostkę podstawową, a następnie na nową jednostkę wskazaną przez użytkownika.

• Magazyn –pole wskazujące magazyn, na jaki mają trafić elementy opakowania. Umożliwia również otwarcie listy magazynów, by operator mógł wskazać odpowiedni magazyn. W przypadku dokumentów handlowych ZZ i FZ, przycisk jest aktywny tylko na dokumentach, na których w nagłówku, w polu Magazyn, wskazano opcję <Wszystkie>. Dodatkowo, w przypadku dokumentu FZ, przycisk jest aktywny tylko, gdy to FZ nie zostało wygenerowane z PZ. Do wyboru są aktywne magazyny przypisane do definicji danego typu dokumentu w centrum, w imieniu którego wystawiany jest dokument. Wyjątek stanowią magazyny konsygnacyjne własne, dla których istnieją dodatkowe warunki, na dokumencie ZZ dostępny będzie jedynie ten magazyn, który jest powiązany z kontrahentem określonym na nagłówku dokumentu, a na dokumencie FZ nie ma w ogóle możliwości wskazania takiego magazynu. Domyślnie, w polu Magazyn, gdy na nagłówku dokumentu wybrano opcję <Wszystkie>, system ustawia magazyn domyślny dla danego typu dokumentu, w centrum wystawiającym dokument, chyba, że jako domyślny ustawiony jest „niedozwolony” magazyn konsygnacyjny. Wtedy, system ustawi aktywny magazyn o najmniejszym ID w bazie danych, a więc utworzonym najwcześniej. W sytuacji, gdy magazyn został już określony na nagłówku dokumentu, taki sam magazyn ustalany jest dla opakowań, bez możliwości zmiany.

Lista elementów opakowania jest identyczna jak lista elementów dokumentu. Prezentuje ona takie same informacje oraz udostępnia te same metody dodawania i modyfikacji elementów. Różnice polegają jedynie na tym, że:

• na formularzu opakowania wyświetlane są jedynie elementy przypisane do danego opakowania
• element dodawany z poziomu opakowania, jest z nim automatycznie wiązany
• na dokumentach ZZ czas dostawy i data realizacji nowego elementu ustalana jest na podstawie czasu dostawy i daty realizacji bieżącego opakowania, a nie na podstawie czasu dostawy z cennika
• magazyn na subelementach ustawiany jest zgodnie z magazynem ustalonym dla opakowania

Ponadto, element dodany do opakowania jest automatycznie prezentowany również na liście elementów dokumentu.

Sekcja Elementy zawiera informacje o magazynie, na jaki mają trafić elementy opakowania oraz listę elementów danego opakowania, przechowującą informacje o podstawowych informacjach o elemencie takich jak:

• Kod/Nazwa
• Cechy
• Ilość
• Jm.
• Cena/Wartość netto
• Rabat
• Stawka VAT

Pozostałe zakładki dostępne na formularzu zostały opisane w artykułach Zakładka atrybuty oraz Zakładka załączniki.

Formularz dodawania wielu opakowań

Aby dodać wiele opakowań jednocześnie należy wybrać przycisk [Dodaj wiele opakowań].

Formularz jest bardzo podobny do standardowego formularza dodawania pojedynczego opakowania. Różni się on:

• dodatkową sekcją Opakowania, prezentującą listę opakowań, jaka ma powstać w wyniku zapisu formularza
• polami dotyczącymi kodu opakowania, typu kodu EAN i kodu EAN, które zostały umieszczone w sekcji Opakowania
• polem Status opakowania, które nie jest prezentowane; status dodanych w ten sposób opakowań jest dostępny podczas edycji opakowania na formularzu opakowania, który jest identyczny jak formularz dodawania pojedynczego opakowania

Sekcja Opakowania służy do wskazania ile pojedynczych opakowań, z których każde zawiera elementy wskazane w sekcji Elementy, ma zostać utworzonych. W tym miejscu operator wskazuje kody opakowań, typy kodów EAN i kody EAN oraz magazyny, na jakie mają trafić elementy poszczególnych opakowań.

Dodawanie opakowań może odbywać się poprzez:

• przycisk [Dodaj] – dodany zostaje nowy wiersz na liście opakowań, w którym należy wprowadzić informacje dotyczące opakowania
• przycisk [Dodaj przez formularz] – otwarty zostanie formularz zawierający pola identyfikujące opakowanie, takie same jak na formularzu dodawania pojedynczego opakowania oraz listę magazynów w oparciu o wskazania na nagłówku dokumentu

Funkcjonalność opakowań pozwala na grupowanie wszystkich, bądź części pozycji dokumentu, wskazując w jaki sposób zostaną zapakowane dane towary.

Zakładka Opakowania dostępna jest na formularzu dokumentów przychodowych oraz na dokumencie MM-.

Lista opakowań dostarcza informacji na temat:

• kodu opakowania
• EAN opakowania
• ilości – zawsze prezentuje ilość równą 1
• typu opakowania

Cechy charakterystyczne opakowań

• istnieje możliwość zdefiniowania pustego opakowania, do którego nie przypisano żadnych elementów, takie opakowania nie są przenoszone na kolejny, generowany dokument
• dokument może zawierać dowolna liczbę opakowań
• z poziomu listy opakowań użytkownik ma możliwość:
  • dodawania
  • edytowania
  • usuwania
  • kopiowania
  • generowania dokumentów bezpośrednio do wybranych opakowań

Generowanie dokumentów do zarejestrowanych akcji jest możliwe na 2 sposoby:

• automatycznie – przy zapisie predefiniowanych akcji, dla których przewidziano generowanie odpowiednich dokumentów.
• ręcznie – dla akcji, do których przewidziano generowanie odpowiednich dokumentów, a które nie są jeszcze powiązane z żadnymi dokumentami.

Domyślnie dokumenty generowane są na kontrahenta wskazanego na dokumencie reklamacji. Jeśli kontrahent nie został wskazany, dokument wystawiony zostanie na kontrahenta Nieokreślonego. System dopuszcza zmianę kontrahenta na już wygenerowanym dokumencie (w stanie zainicjowany lub zatwierdzony).

Na definicji dokumentów RLS i RLZ istnieje możliwość przypisania magazynów dostępnych dla tych dokumentów oraz określenie jednego z nich jako domyślny. Domyślność magazynu dla dokumentu RLS/RLZ nie oznacza, że to ten magazyn zawsze jest ustawiony przez system na dokumencie generowanym z reklamacji. Na dokumentach FS, FZ, PW, RW wygenerowanych z dokumentu RLS lub RLZ:

• magazyn zostanie pobrany z pola Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej przypisanej do danego elementu reklamacji
• jeżeli pole Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej dla danego elementu było puste, wtedy dokument zostanie wygenerowany na magazyn domyślny dla generowanego typu dokumentu
• jeżeli w polu Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej Przyjęcie nowego towaru (FZ) wskazano opcję <Wszystkie>, w nagłówku dokumentu ustawiona zostanie opcja <Wszystkie>, natomiast na subelementach FZ domyślnie podpowie się magazyn ustawiony jako domyślny dla FZ. Operator ma jednak możliwość jego zmiany na inny dostępny dla FZ.
• jeżeli w polu Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej Wydanie nowego towaru (FS) wskazano opcję <Wszystkie>, FS wygenerowane z tej RLS będzie pobierało zasoby ze wszystkich dostępnych dla FS magazynów. Nie ma jednak możliwości zmiany pobranych przez system zasobów.

Na dokumentach MM- generowanych z reklamacji:

• magazyn źródłowy zostanie pobrany z pola Magazyn źródłowy na akcji Przesunięcie towaru do innego magazynu
• magazyn docelowy zostanie ustawiony na magazyn domyślny dla typu dokumentu MM+ w danym centrum
• dokumenty korekt są generowane zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami generowania tego typu dokumentów.

Po zatwierdzeniu dokumentu reklamacji, na formularzu elementu reklamacji w zakładce Realizacja istnieje możliwość dodawania kolejnych etapów realizacji reklamacji w oparciu o akcje reklamacyjne.

Użytkownik powinien określić typ definiowanej akcji. Dla ułatwienia może wskazać ją z listy rozwijanej, której opcje definiowane są z poziomu Konfiguracja → (Handel/Magazyn) → Akcje reklamacyjne. Wówczas nazwa oraz status zostaną automatycznie wypełnione. Jeśli lista nie zawiera poszukiwanej akcji wystarczy wybrać opcję <Inna> i w polu poniżej określić jej nazwę, a także status, jaki po wykonaniu tej akcji ma przyjąć reklamowany element.

Wybór akcji determinuje również rodzaj dokumentu (PW, RW, MM-, MM+, FS, FZ, KIPAR itd.), który może zostać powiązany z daną akcją.

W przypadku zarejestrowania akcji Przekaż obsługę reklamacji, pod polem określającym status elementu reklamacji pojawia się dodatkowe pole Do centrum – określające, które centrum stanie się nowym właścicielem dokumentu.

Pole – Magazyn określające, na który magazyn ma zostać wystawiony dokument, w ramach wybranej akcji, pojawia się w przypadku akcji:

• Przyjęcie towaru od Klienta (PW),
• Wydanie towaru dla Klienta (RW),
• Wydanie nowego towaru (FS),
• Wydanie towaru do dostawcy (RW),
• Przyjęcie towaru od dostawcy (PW),
• Przyjęcie nowego towaru (FZ)

Dodatkowo użytkownik może wskazać datę wykonania akcji oraz krótko ją scharakteryzować.

Jeśli w wyniku zapisu akcji wygenerowany zostanie dokument, po ponownym podniesieniu akcji do edycji jest on dostępny na prezentowanej tam liście dokumentów. Wygenerowany dokument podlega edycji dopóki nie zostanie zatwierdzony.

Formularz reklamacji

Tworzenie nowego dokumentu reklamacji odbywa się z poziomu zakładki Sprzedaż lub Zakup → Reklamacje. Aby dodać nową reklamację należy wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz dokumentu reklamacji składa się z kilku standardowych zakładek – Kontrahenci, Dokumenty skojarzone, Atrybuty, Załączniki oraz zakładki Elementy posiadającej elementy charakterystyczne tylko dla dokumentu reklamacji.

Nagłówek dokumentu zawiera:

• numer dokumentu
• pole z miejscem na numer obcy dokumentu
• nazwę reklamującego i dostawcy – w przypadku reklamacji sprzedaży
• nazwę dostawcy i odbiorcy – w przypadku reklamacji zakupu
• kod pracownika obsługującego daną transakcję
• centrum, do którego należy dokument
• kod wzorca przyjętego procesu reklamacyjnego – pole dostępne tylko, gdy w oknie konfiguracji systemu zaznaczono parametr Obsługa reklamacji według wzorców. Pozwala na wskazanie zdefiniowanego schematu w danym procesie reklamacyjnym. Po wskazaniu jednego z wzorców, podczas pracy z dokumentem reklamacji, system będzie podpowiadał kolejne akcje. Wartość w polu Wzorzec można zmieniać do momentu zamknięcia reklamacji. Szczegółowe informacje znajdują się w artykule: Wzorce obsługi reklamacji.
• aktualny stan i status reklamacji
• daty wystawienia
• daty realizacji – służy określeniu faktycznego terminu realizacji reklamacji. Przy przejściu dokumentu w stan zrealizowany lub zamknięty system automatycznie ustawia w tym polu datę bieżącą.
• daty rozpatrzenia – określa termin, w jakim reklamacja powinna zostać rozpatrzona i reklamujący powinien zostać poinformowany o decyzji. Na definicji dokumentów RLS i RLZ istnieje możliwość określenia domyślnej liczby dni na rozpatrzenie danej reklamacji. Podczas wystawiania nowego dokumentu system automatycznie ustawi datę realizacji równą dacie wystawienia powiększonej o zdefiniowaną na typie dokumentu liczbę dni. Edycja daty będzie możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.

Dokument reklamacji w stanie zatwierdzonym podlega znacznej modyfikacji. Możliwe jest wówczas:

• edycja elementów dokumentu
• wiązanie dokumentu z elementem dokumentu reklamacji
• dodawanie, edycja, usunięcie etapów realizacji dla elementu
• generowanie dokumentów dla etapów realizacji
• wiązanie dokumentów z etapami realizacji

Status podczas wystawiania dokumentu domyślnie przyjmuje wartość Do rozpatrzenia. Status na całym dokumencie odpowiada najwcześniejszemu statusowi którejkolwiek pozycji i automatycznie zmienia swoją wartość.

Kontrola zgodności kontrahentów

W przypadku gdy na dokumencie reklamacji wskazano dokument na podstawie, którego dokonywana jest reklamacja, dane kontrahenta mogą zostać przeniesione z dokumentu źródłowego z którego pochodzi ostatnio dodany element.

W konfiguracji struktury firmy w kontekście danego centrum, na definicji dokumentu reklamacji sprzedaży/zakupu, istnieje możliwość włączenia kontroli zgodności między reklamującym (RLS)/dostawcą (RLZ) a kontrahentem na dokumencie sprzedaży/zakupu, na podstawie którego wystawiana jest reklamacja.

Przy włączonym parametrze Kontroluj zgodność kontrahentów system filtruje listę dokumentów sprzedaży/zakupu względem kontrahenta ustawionego w polu Reklamujący/Dostawca na dokumencie reklamacji. Jeśli mimo to operator usunie z filtra pod listą wskazanie na kontrahenta i wybierze dokument, który jest wystawiony na innego kontrahenta niż reklamujący/dostawca, wówczas system zablokuje takie działania i wyświetli komunikat o braku zgodności między kontrahentami. Jeśli w nagłówku dokumentu reklamacji, jako reklamujący/dostawca jest wskazany kontrahent Nieokreślony, wówczas wybierając jeden z dokumentów system ustawi jako reklamującego/dostawcę kontrahenta, który widnieje na wybranym dokumencie.

Dodawanie elementów do dokumentu reklamacji

Aby dodać nową pozycję na dokument reklamacji, należy wybrać przycisk [Dodaj].

Otwiera on formularz przeznaczony do definiowania szczegółów dotyczących wadliwego artykułu. Składa się z kilku zakładek – Ogólne, Realizacja, Atrybuty oraz Załączniki.

Zakładka Ogólne

Formularz składa się z poniższych pól:

• Obsługa transakcji – pole, które służy do określenia pracownika obsługującego transakcję z daną pozycją
• Dokument – pole zawierające informacje o dokumencie powiązanym z pozycją reklamacji. Wybierając przycisk [Dokument] dla reklamacji sprzedaży, domyślnie otwarta zostanie lista paragonów. Dodatkowo po wybraniu przycisku strzałki istnieje możliwość otwarcia listy: Faktur, Zamówień, Rozchodu. Dla reklamacji zakupu otwarta zostanie lista faktur zakupu. Po otwarciu listy należy wskazać dokument, który zawiera reklamowaną pozycję.
• Artykuł – umożliwia wskazanie artykułu, który jest przedmiotem reklamacji. Jeżeli do wskazanego artykułu, przypisany jest załącznik typu obraz, wówczas na formularzu elementu reklamacji pojawi się dodatkowe pole prezentujące ten obraz. Jeśli artykuł posiada więcej załączników o typie obraz, system wyświetli pierwszy z nich.
• Opis
• Ilość i jednostkę reklamowanego towaru
• Usterka – rozwijana lista najczęstszych usterek zdefiniowanych przez użytkownika w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Reklamacje → Usterki). Może on być na bieżąco modyfikowany i uzupełniany o kolejne typy usterek.
• Data powstania usterki – Podczas dodawania nowego elementu reklamacji pole to domyślnie przyjmuje datę bieżącą.
• Opis usterki – pole zawierające więcej szczegółów nt. samej wady oraz okoliczności, w jakich została ona wykryta. Informacją jest również data, kiedy taka usterka została wykryta.
• Żądanie reklamującego – pole obligatoryjne do uzupełnienia, zazwyczaj usunięcie wady, wymiana na nowy towar lub zwrot gotówki. Możliwe poszerzanie listy żądań. W tym celu wykorzystywany jest słownik uniwersalny o nazwie Żądania reklamacji (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Reklamacje).
• Status – pole nieedytowalne, określające aktualny status reklamacji dla danej pozycji

Zakładka Realizacja

Wskazuje kolejne etapy procesu reklamacyjnego, podjęte działania wraz z datą akcji oraz danymi użytkownika, który ją wykonał, a także status, jaki przyjmuje element reklamacji w wyniku przeprowadzonych działań i numer wygenerowanego dokumentu.

Po dodaniu elementów do dokumentu oraz zatwierdzeniu reklamacji na zakładce Realizacja automatycznie tworzone są dwie akcje – dodanie elementu oraz potwierdzenie dokumentu.

Edycji oraz możliwości usunięcia podlega zawsze tylko ostatni etap zarejestrowany na danym elemencie.

Generowanie dokumentów do poszczególnych akcji reklamacyjnych możliwe jest tylko i wyłącznie, gdy dokument reklamacji jest zatwierdzony i tylko do akcji, dla których taka możliwość została przewidziana.

Użytkownik ma możliwość definiowania akcji reklamacyjnych, które wykorzystywane są podczas realizacji procesu reklamacyjnego.

Zarządzanie oraz definiowanie akcji reklamacyjnych możliwe jest z poziomu Konfiguracja → Handel/Magazyn → Akcje reklamacyjne.

Przedefiniowane akcje reklamacyjne zaznaczone są kolorem niebieskim i nie ma możliwości ich usunięcia, akcje dodane przez użytkownika wyświetlane są w kolorze czarnym.

Definiowanie akcji reklamacyjnej

Aby dodać nową akcję reklamacyjną należy wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz nowej akcji składa się z zakładki Ogólne, która zawiera pola:

• Nazwa – pole obowiązkowe, pozwalające na wprowadzenie 50-cio znakowej nazwy (liter lub cyfr), służącej do opisu obiektu. Nazwa akcji reklamacyjnej musi być unikalna.
• Opis – pozwala na szersze opisanie danej akcji reklamacyjnej
• Status po wykonaniu akcji – status, jaki przyjmie element reklamacji po wykonaniu akcji (po jej zarejestrowaniu)
• RLS/RLZ – oznaczenie na jakim typie reklamacji (sprzedaż/zakup) wykorzystywana jest dana akcja
• POS – określenie dostępności akcji reklamacyjnej dla stanowiska sprzedażowego POS
• Opublikowana na WWW – określenie dostępności akcji reklamacyjnej dla aplikacji WWW
• Aktywna – jeśli parametr jest zaznaczony, oznacza to, że dana akcja reklamacyjna może zostać wybrana na szczegółach elementu reklamacji.

Funkcjonalność wzorców obsługi reklamacji ma na celu ułatwienie obsługi procesu reklamacyjnego poprzez wskazanie domyślnej ścieżki, według której rejestrowane są kolejne akcje na dokumencie reklamacji.

Wzorzec nie ogranicza możliwości wskazania innych akcji, stanowi jedynie propozycję rejestrowania kolejnych kroków w procesie reklamacyjnym.

Po zaznaczeniu parametru Obsługa reklamacji według wzorców (dostępnego z poziomu System → Konfiguracja → Handel):

• aktywowana jest lista wzorców obsługi reklamacji wraz z funkcjami niezbędnymi do jej obsługi
• na nagłówku nowododawanej reklamacji pojawia się pole Wzorzec

Lista wzorców dostępna z poziomu Konfiguracja → Handel/Magazyn → Wzorce obsługi reklamacji.

Tworząc nowy wzorzec należy określić:

• kod oraz nazwę, które go identyfikują
• dla którego typu dokumentu ma być dostępny (RLS lub RLZ),
• domyślność i aktywność wzorca
• czy akcje określone we wzorcu mają być realizowane zgodnie z numeracją we wzorcu
• kolejne akcje reklamacyjne, które będą składać się na dany wzorzec

Po dodaniu przynajmniej jednej akcji nie ma możliwości zmiany typu dokumentu, dla jakiego ma obowiązywać dany wzorzec.

Dodając akcje użytkownik ma możliwość zmiany ich kolejności. W tym celu może wykorzystać przyciski [Przesuń w górę] i [Przesuń w dół] dostępne w menu głównym oraz nad listą akcji.

Na liście akcji reklamacyjnych wzorca, w kolumnie Tryb generowania, istnieje możliwość określenia w jaki sposób mają być generowane poszczególne dokumenty. Do wyboru są trzy opcje:

• Prezentuj wygenerowany (opcja ustawiona jako domyślna) – dokument zostanie wygenerowany w stanie zainicjowanym.
• W tle – niezatwierdzony – dokument zostanie wygenerowany w stanie niezatwierdzonym.
• Zatwierdzany w tle – dokument zostanie wygenerowany w stanie zatwierdzonym.

Użytkownik ma możliwość określenia na wzorcu reklamacji akcji automatycznych poprzez zaznaczenie parametru w kolumnie Automatyczna. Po zaznaczeniu parametru akcja:

• wykonana zostanie automatycznie – jeżeli dana akcja wymaga reakcji ze strony realizującego proces reklamacji operatora prezentowane zostaną stosowne okna
• jako Wykonał wskazany zostanie operator wykonujący ostatnią akcję, w wyniku której nastąpiła akcja automatyczna

Zmiana wzorca na dokumencie reklamacji w trakcie procesu reklamacyjnego nie zmieni zasad dodawania kolejnych akcji na elemencie. W zależności od ustawień parametru Kolejność akcji zgodnie z numeracją na nowo wybranym wzorcu, kolejną akcją podpowiadaną przez system jest:

• pierwsza akcja niezarejestrowana na elemencie dokumentu, liczona od akcji oznaczonej liczbą porządkową 1 w tym wzorcu – w przypadku zaznaczenia parametru
• jeśli po zmianie wzorca okaże się, że na elemencie reklamacji jest już zarejestrowana akcja z tego wzorca, ale przed nią wzorzec przewiduje jeszcze inną akcję, która nie została zarejestrowana na elemencie, system zignoruje tę niezarejestrowaną akcję i jako następną podpowie akcję, która we wzorcu występuje po zarejestrowanej już na elemencie akcji – w przypadku odznaczonego parametru.

Obszar reklamacji pozwala na obsługę procesu reklamacyjnego na artykuły zakupione zarówno przez kontrahentów (reklamacje sprzedażowe), jak i u kontrahentów (reklamacje zakupowe). Reklamacje mogą być tworzone zarówno na artykuły o typie towar, jak i usługa.

Listy zarejestrowanych w systemie dokumentów reklamacyjnych, w zależności od typu reklamacji umieszczone są w obszarze Sprzedaż oraz Zakup, pod przyciskiem Reklamacje.

Lista prezentuje:

• numer oraz datę wystawienia dokumentu,
• kod oraz nazwę kontrahenta, który jest podmiotem reklamacji
• aktualny stan i status dokumentu reklamacyjnego

W systemie istnieje możliwość otwierania oraz zamykania reklamacji:

• Zamknięcie reklamacji oznacza, że proces reklamacyjny został zakończony. Zamknięcia dokonuje się za pomocą przycisku [Zamknij reklamację].
• Otwarcie reklamacji wiąże się zazwyczaj z odwołaniem klienta od decyzji rzeczoznawcy. Przycisk [Otwórz reklamację] aktywny jest tylko dla dokumentów, które zostały wcześniej zamknięte.

Za pomocą reklamacji możliwe jest:

• możliwość rejestrowania reklamacji na wiele pozycji jednocześnie (wiele reklamowanych pozycji na jednym dokumencie)
• możliwość kontroli zgodności reklamującego/dostawcy z dokumentu reklamacji z nabywcą/sprzedawcą z dokumentu powiązanego z reklamacją
• możliwość generowania dokumentów na magazyn i z magazynu reklamacji
• możliwość określenia dodatkowych statusów dokumentów i pozycji reklamacji np. Do rozpatrzenia, Uznana, Odrzucona, Zrealizowana.
• możliwość definiowania i obsługi wzorców obsługi reklamacji, modelujących schemat postępowania z dokumentami reklamacyjnymi
• możliwość analizowania terminowości rozpatrywania reklamacji
• możliwość rejestrowania różnych opcji realizacji reklamacji – usunięcie wad i zwrot towaru, zwrot pieniędzy, wymiana towaru i innych, z możliwością ich definiowania przez użytkownika
• możliwość generowania dokumentów handlowych i magazynowych z poziomu dokumentu reklamacji
• możliwość korygowania dokumentów sprzedaży oraz zakupu powiązanych z dokumentami reklamacji bezpośrednio z poziomu reklamacji
• możliwość wiązania dokumentów magazynowych z dokumentami reklamacji
• możliwość przekazywania obsługi reklamacji między różnymi centrami, czyli, np. między centrum sprzedaży a centrum obsługi reklamacji, centrum serwisowym itd.