Działanie kontroli kręgu kosztów

Sposoby wykonywania kontroli kręgu kosztów

  • podczas pracy bieżącej – sprawdzane są aktywne kręgi kosztów, które mają ustawione w parametrze Kontrola kręgu podczas księgowania opcję Ostrzeżenie lub Blokada. Przy próbie zapisania dokumentu księgowego sprawdzane jest, czy dokument spełnia warunki wprowadzone w definicji kręgu kosztów. Jeżeli zapis spełnia warunki – zostanie dodany. Jeżeli nie – wyświetlone zostanie ostrzeżenie lub komunikat o błędzie w zależności od ustawionej kontroli podczas księgowania. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zdefiniowane kręgi – zapis uznaje się za poprawny, jeżeli spełnia wszystkie zdefiniowane kręgi. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zapisy – niezależnie od tego w jaki sposób powstały, tj. czy są wprowadzone przez użytkownika czy też utworzone automatycznie przez system. Kontrola jest wykonywana także podczas zatwierdzania zapisów księgowych.
  • na żądanie – użytkownik może sprawdzić czy warunki kręgów kosztów zostały spełnione za pomocą przycisku [Sprawdź kręgi kosztów]. Kontrola jest dostępna dla dokumentów:
    • zapis księgowy
    • nota memoriałowa
    • bilans otwarcia
    • formularz predekretacji

Dokument księgowy spełnia dany krąg kosztów, jeśli następujące sumy są sobie równe:

  • suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
  • suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe
  • suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako rozliczeniowe

Jeśli konto rozliczeniowe nie jest podane, kontrolowana jest zgodność następujących sum:

  • suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
  • suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe

Przykład
1. Krąg kosztów [4i5] został zdefiniowany w następujący sposób:

Konto

Typ konta

Strona

4*źródłowedowolna
5*docelowedowolna
490rozliczeniowedowolna

2. Wprowadzono następujący zapis księgowy:

Konto

Strona

Kwota

100Ma5000,00 PLN
410Wn4000,00 PLN
420Wn1000,00 PLN
501/490Wn/Ma3000,00 PLN
502/490Wn/Ma1000,00 PLN
  • suma zapisów na konta źródłowe: 5000,00 PLN
  • suma zapisów na konta docelowe: 4000,00 PLN
  • suma zapisów na konta rozliczeniowe: 4000,00 PLN

Krąg kosztów [4i5] nie jest spełniony, ponieważ powyższe sumy nie są sobie równe.

Uwaga
Księgowanie seryjne – w przypadku zaznaczenia na definicji kręgu kosztów kontroli z ostrzeżeniem i powstawania zapisów, które nie spełniają kręgu kosztów, program nie wyświetla pytania podczas księgowania i księguje dokumenty. Informacja o dokumentach niespełniających warunków kręgu kosztu zawarta jest w logu z księgowania.

Raportowanie niezgodności zapisów księgowych

Oprócz możliwości skorzystania z opcji Sprawdź kręgi kosztów z poziomu formularza dokumentów księgowych, użytkownik ma również możliwość wykonania seryjnej kontroli zaznaczonych zapisów księgowych.

Opcja seryjnego raportowania jest dostępna z list KsięgowośćDziennik oraz KsięgowośćKonto. Po wybraniu przycisku [Sprawdź kręgi kosztów], zostanie otwarte okno z parametrami:

  • Warunek poprawności dla zapisu księgowego – parametr przyjmuje wartości:
    • Spełnia wszystkie kręgi kosztów – zapis uznawany jest za poprawny jeśli spełnia wszystkie kręgi kosztów
    • Spełnia przynajmniej jeden krąg kosztów – zapis uznawany jest za poprawny, jeśli spełnia przynajmniej jeden z kręgów kosztów
  • Wyświetl tylko zapisy niespełniające kręgu – zaznaczenie parametru powoduje, że po zakończeniu kontroli wyświetlona lista jest odfiltrowana wyłącznie do zapisów niespełniających kręgu/kręgów kosztów
  • Kręgi kosztów – parametr przyjmuje wartości:
    • Wszystkie – kontrolowana jest zgodność zapisów ze wszystkimi kręgami kosztów
    • Wybrany krąg kosztów – kontrolowana jest zgodność zapisów z wybranym kręgiem kosztów
  • W logu wyświetlaj – parametr przyjmuje wartości:
    • Tylko błędne zapisy
    • Wszystkie zapisy

Uwaga
W sytuacji gdy:

  • dokument księgowy jest w stanie zatwierdzonym (zatwierdzony zapis księgowy, zatwierdzony bilans otwarcia, zaksięgowana nota memoriałowa)
  • następuje modyfikacja tego dokumentu w zakresie, po którym możliwy jest jego zapis,
  • z definicji kręgów kosztów wynika, że powinna być zastosowana blokada zapisu tego dokumentu

zamiast blokady zapisu aplikacja wyświetla ostrzeżenie.

Z listy zapisów księgowych dostępny jest wydruk Zapisy księgowe – Kontrola kręgu kosztów, zawierający informację o zapisach księgowych niespełniających warunków kręgu kosztów.