Działanie kontroli kręgu kosztów

Sposoby wykonywania kontroli kręgu kosztów

• podczas pracy bieżącej – sprawdzane są aktywne kręgi kosztów, które mają ustawione w parametrze Kontrola kręgu podczas księgowania opcję Ostrzeżenie lub Blokada. Przy próbie zapisania dokumentu księgowego sprawdzane jest, czy dokument spełnia warunki wprowadzone w definicji kręgu kosztów. Jeżeli zapis spełnia warunki – zostanie dodany. Jeżeli nie – wyświetlone zostanie ostrzeżenie lub komunikat o błędzie w zależności od ustawionej kontroli podczas księgowania. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zdefiniowane kręgi – zapis uznaje się za poprawny, jeżeli spełnia wszystkie zdefiniowane kręgi. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zapisy – niezależnie od tego w jaki sposób powstały, tj. czy są wprowadzone przez użytkownika czy też utworzone automatycznie przez system. Kontrola jest wykonywana także podczas zatwierdzania zapisów księgowych.
• na żądanie – użytkownik może sprawdzić czy warunki kręgów kosztów zostały spełnione za pomocą przycisku [Sprawdź kręgi kosztów]. Kontrola jest dostępna dla dokumentów:
  • zapis księgowy
  • nota memoriałowa
  • bilans otwarcia
  • formularz predekretacji

Dokument księgowy spełnia dany krąg kosztów, jeśli następujące sumy są sobie równe:

• suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
• suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe
• suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako rozliczeniowe

Jeśli konto rozliczeniowe nie jest podane, kontrolowana jest zgodność następujących sum:

• suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
• suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe

Raportowanie niezgodności zapisów księgowych

Oprócz możliwości skorzystania z opcji Sprawdź kręgi kosztów z poziomu formularza dokumentów księgowych, użytkownik ma również możliwość wykonania seryjnej kontroli zaznaczonych zapisów księgowych.

Opcja seryjnego raportowania jest dostępna z list Księgowość → Dziennik oraz Księgowość → Konto. Po wybraniu przycisku [Sprawdź kręgi kosztów], zostanie otwarte okno z parametrami:

• Warunek poprawności dla zapisu księgowego – parametr przyjmuje wartości:
  • Spełnia wszystkie kręgi kosztów – zapis uznawany jest za poprawny jeśli spełnia wszystkie kręgi kosztów
  • Spełnia przynajmniej jeden krąg kosztów – zapis uznawany jest za poprawny, jeśli spełnia przynajmniej jeden z kręgów kosztów
• Wyświetl tylko zapisy niespełniające kręgu – zaznaczenie parametru powoduje, że po zakończeniu kontroli wyświetlona lista jest odfiltrowana wyłącznie do zapisów niespełniających kręgu/kręgów kosztów
• Kręgi kosztów – parametr przyjmuje wartości:
  • Wszystkie – kontrolowana jest zgodność zapisów ze wszystkimi kręgami kosztów
  • Wybrany krąg kosztów – kontrolowana jest zgodność zapisów z wybranym kręgiem kosztów
• W logu wyświetlaj – parametr przyjmuje wartości:
  • Tylko błędne zapisy
  • Wszystkie zapisy

Z listy zapisów księgowych dostępny jest wydruk Zapisy księgowe – Kontrola kręgu kosztów, zawierający informację o zapisach księgowych niespełniających warunków kręgu kosztów.