Instrukcja obsługi importu faktury z KSeF oraz generowania faktury na podstawie dokumentu zaimportowanego z KSeF

  1. Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień
  • Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
  • Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
  • Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
  • Parametry importu: W zakładce KSeF na formularzu firmy zaznacz parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ (wspomaga automatyczne łączenie towarów) oraz wskaż domyślne rejestry VAT dla faktur i korekt.
  • Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
  • Uprawnienia operatora: Przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Pobieranie faktur z KSeF. Bez tego uprawnienia import będzie zablokowany.
  1. Pobranie faktur (Import)
  • Przejdź do menu głównego Zakup, a w grupie Dokumenty wybierz listę Import KSeF.
  • Na wstążce kliknij przycisk:
    • Importuj – dla pobrania bieżących danych.
    • Importuj za okres – aby pobrać dokumenty z konkretnego przedziału dat (wg daty przesłania lub przyjęcia).
  • System zweryfikuje uprawnienia operatora i pobierze dokumenty, prezentując m.in. NIP, nazwę sprzedawcy i kwoty.
  1. Podgląd dokumentu
  • System wyświetli wizualizację faktury ustrukturyzowanej bez konieczności logowania do portalu KSeF.
  1. Generowanie Faktury Zakupu (FZ)
  • Zaznacz pobraną fakturę na liście Faktury zakupu KSeF.
  • W sekcji Generowanie kliknij przycisk [Faktura].
  • Identyfikacja towarów: Jeśli włączono parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ, system spróbuje dopasować towary. W przypadku braku dopasowania pojawi się okno do ręcznego przypisania artykułu z bazy, które zostanie zapamiętane dla przyszłych importów.
  • Ręczne wprowadzenie towarów: W przypadku gdy parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ nie jest włączony to należy ręcznie wprowadzić artykuły na podstawie podglądu FS z KSeF.
  • Weryfikacja kwot: Podczas zapisu FZ system automatycznie porówna kwoty z dokumentem źródłowym KSeF i wyświetli ostrzeżenie w przypadku różnic.
  1. Opcje dodatkowe (Faktura VAT / Dołączanie)
  • Faktura VAT: Jeśli chcesz wprowadzić dokument tylko do rejestru VAT (bez FZ), użyj przycisku [Faktura VAT].
  • Powiązanie z istniejącym dokumentem: Jeżeli faktura została już wprowadzona do systemu ręcznie – nie generuj nowej. Użyj przycisku [Dołącz] (w sekcji Lista), aby powiązać wpis z KSeF z istniejącą w systemie fakturą.