Konfiguracja – Definicja dokumentu

W zależności od centrum/firmy wymagana może być różna konfiguracja dokumentów możliwa poprzez określenie sposobu ich działania na podstawie różnych parametrów, schematów numeracji czy ich dostępności w strukturze firmy.

Definiowanie dokumentów jest możliwe z poziomu:

  • Zakładki Dokumenty pozwalającej na edycję typów dokumentów dostępnej z poziomu zakładki Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokumenty.
  • Konfiguracja → Dokumenty → Typy. Jednakże, z poziomu edycji centrum struktury, użytkownik ma większe możliwości konfiguracji dokumentów.

Konfiguracja z poziomu firmy umożliwia dodatkowo zarządzanie dostępnością serii, magazynów, rejestrów VAT oraz widocznością dokumentów, w kontekście danego centrum.

Zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne zawarte są podstawowe informacje o typie dokumentu oraz dodatkowe parametry dotyczące konfiguracji dokumentu w ramach danego centrum/firmy.

Zakładka Ogólne na formularzu dokumentu FS z poziomu edycji firmy
Zakładka Ogólne na formularzu dokumentu FS z poziomu edycji firmy

W zależności od typu dokumentu zakładka zawiera następujące parametry z podziałem na sekcje:

Parametry

  • Kod – kod symbolizujący skróconą nazwę typu dokumentu
  • Nazwa – pełna nazwa typu dokumentu
  • Grupa – grupa do jakiej należy dany typ dokumentu
  • Uwzględniaj w okresie operacji handlowych – decyduje czy dany typ dokumentu ma podlegać weryfikacji w kontekście okresów handlowych
  • Wymagaj wskazania przyczyny anulowania – określa czy podczas anulowania dokumentu jest wymagane podanie przyczyny takiej operacji
  • Oddzielny bilans dla każdego dokumentu – parametr dostępny na definicji dokumentu BST, decyduje czy bilans będzie przedstawiał stany towarów z podziałem na magazyny

Pobieranie kursu waluty

  • Typ kursu – określa jaki typ kursu waluty będzie pobierany na dokument
  • Typ daty – decyduje o dacie, z której ma być pobierana wartość kursu waluty
  • Liczba dni przed datą – za pomocą tego pola można skorygować Typ daty o określoną liczbę dni

Parametry elementu

  • Precyzja ceny – określa z jaką precyzją miejsc po przecinku będą wyrażane ceny na dokumencie
  • Kontrola: ilość x cena = wartość – parametr kontroluje czy wartości pozycji pokrywają się z iloczynem tej formuły
  • Łącz pozycje z zamówień – przy zaznaczonym parametrze, pozycje dokumentów generowanych z zamówień będą agregowane jeśli występuje zgodność pozycji względem: kodu, nazwy, typu ceny i ceny, jednostki, stawki VAT, wartości cech, opakowania oraz pracownika
  • Łącz pozycje z dokumentów magazynowych – zaznaczenie parametru skutkuje takim samym zachowaniem się systemu jak w przypadku parametru Łącz pozycje z zamówień, ale dotyczy generowania z dokumentów magazynowych
  • Sprawdzaj wymagalność cech – mechanizm weryfikuje czy wskazanie cechy dla danej partii, która jest pozycją dokumentu, jest wymagane. Określenie wymagalności cech znajduje się również na karcie artykułu na zakładce Parametry.

Parametry dokumentu

  • Potwierdzenie zapłaty – po zaznaczeniu parametru podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się okno potwierdzenia zapłaty, umożliwiające wygenerowanie operacji kasowo/bankowej
  • Nierozliczone operacje – decyduje czy dokumenty danego typu będą wyświetlane na liście nierozliczonych operacji
  • Automatycznie generuj dokument magazynowy w stanie – określa czy i w jakim stanie zostanie wygenerowany dokument magazynowy podczas zatwierdzania dokumentu handlowego
  • Data wydania z dokumentu magazynowego – parametr definiuje datę, która ma być domyślnie datą sprzedaży na dokumencie handlowym
  • Data sprzedaży z wielu paragonów – w przypadku generowania FS z wielu PAR, parametr ten decyduje jaka data ma być przyjmowana jako data sprzedaży
  • Automatycznie generuj faktury VAT w stanie – określa w jakim stanie ma być generowana faktura VAT do FS/FSL oraz FZ/FZL
  • Generuj faktury VAT do faktur z paragonów w rejestrze VAT – pozwala na wskazanie rejestru VAT, z którym mają być powiązane takie faktury
  • Dozwolona ujemna wartość faktury końcowej – zaznaczenie pozwala na odliczenie faktur zaliczkowych o wartości przewyższającej wartość pierwotnej faktury końcowej
  • Metoda dzielenia kwoty odliczonej pomiędzy faktury zaliczkowe – określa czy kwota będzie dzielona według formuły FIFO lub LIFO
  • Obsługa rabatów pakietowych – zaznaczenie umożliwia naliczanie rabatów pakietowych na dokumentach i zdecydowanie czy mają być one dodawane automatycznie podczas dodawania pozycji czy ręcznie
  • Korygowanie pozycji na plus – po zaznaczeniu ilość na pozycji korekty może być większa niż ilość na pozycji na dokumencie źródłowym
  • Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta – zaznaczenie parametru skutkuje generowaniem takiego dokumentu jeśli na FS/FZ określono skonto i płatnik spełnił jego warunki
  • Kontrola marży minimalnej przy generowaniu dokumentów – przy zaznaczonym parametrze, podczas generowania dokumentów, system sprawdza czy zostały spełnione warunki marży minimalnej
  • Rezerwuj zasoby – podczas dodawania lub zwiększania ilości artykułu na dokumencie system domyślnie utworzy rezerwacje na wskazaną ilość blokując do sprzedaży towar z określonej dostawy
  • Rezerwuj ilości – podczas dodawania artykułu na dokument system utworzy rezerwacje na wskazaną ilość nie blokując do sprzedaży towaru z określonej dostawy
  • Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia – umożliwia wyłączenie pozycji, zachowując ich oryginalną wartość lub aktualizując wartość pozycji i nagłówka
  • Modyfikacja pozycji zatwierdzonego zamówienia – jeśli parametr jest zaznaczony, to na zamówieniach W realizacji oraz Zatwierdzonych można dodawać, usuwać oraz edytować pozycje

Sposób naliczania VAT

  • Kierunek VAT – określa sposób naliczania VAT-u, który może być wyliczony od cen netto lub brutto lub w oparciu o status kontrahenta.
  • Agregacja VAT – określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT, może to być suma VAT pozycji lub VAT od sumy wartości

Pozostałe

  • Koszty dodatkowe: algorytm – pozwala na wybór sposobu podziału kosztów dodatkowych dla pozycji na dokumencie
  • Kontrola limitu kredytowego przy zatwierdzaniu dokumentu – parametr decyduje w jaki sposób ma się zachować system gdy limit kredytowy kontrahenta zostanie przekroczony
  • Korygowanie pozycji rabatów pakietowych – pozwala zdecydować czy system ma zezwalać, ostrzegać czy blokować korekty pozycji należących do pakietu
  • Minimalny wymagany okres retencji – parametr pozwala zdefiniować okres, przez który dane osobowe będą przechowywane

Zakładka Diagram

Zakładka diagram dokumentu FS
Zakładka diagram dokumentu FS

Na tej zakładce prezentowany jest schemat graficzny możliwych do uzyskania stanów dokumentów. Z tego poziomu istnieje możliwość:

  • zarządzania kolorem dokumentu w zależności od jego stanu. W celu edycji stanu należy zaznaczyć dany stan (prostokąt) na diagramie i wybrać opcję [Edytuj] z menu Stany.
  • edycji uprawnień dokumentu – pozwala na określenie praw przysługujących danej grupie użytkowników do wykonania konkretnych operacji na danym typie dokumentu. W celu edycji uprawnień należy zaznaczyć dane uprawnienie (strzałkę) na diagramie i wybrać opcję [Edytuj] z menu Uprawnienia.

Zakładka Serie

Na zakładce Serie istnieje możliwość powiązania danej serii do typu dokumentu co spowoduje, że zostanie ona udostępniona do wykorzystania w numeratorze dokumentu.

Podczas wystawiania dokumentu, użytkownik będzie mógł wskazać serię z jaką ma zostać wystawiony dokument.

Zakładka Magazyny

Dla większości dokumentów handlowo-magazynowych dostępna jest zakładka Magazyny. Na tej zakładce użytkownik ma możliwość dołączania i odłączania istniejących w systemie magazynów do typu dokumentu. Odbywa się to odpowiednio za pomocą przycisków [Dołącz] oraz [Odłącz].

Ponadto na zakładce dostępne są również parametry:

  • Operacje na jednym magazynie – jeżeli parametr jest zaznaczony, to podczas wystawiania dokumentów handlowych możliwe będzie pobranie zasobów z jednego magazynu. Wybrany magazyn będzie widniał na nagłówku dokumentu.
  • Preferuj magazyn domyślny – po zaznaczeniu parametru, podczas dodawania pozycji na dokument, w pierwszej kolejności będą pobierane zasoby z magazynu domyślnego. Parametr ten ma wpływ jedynie na dokumenty handlowe, ponieważ operacje wykonywane na dokumentach magazynowych zawsze dotyczą tylko jednego magazynu.
  • Blokada automatycznych rezerwacji – parametr domyślnie odznaczony, z możliwością zmiany jego wartości w dowolnym momencie pracy w systemie. Parametr:
    • nie może zostać zaznaczony, jeśli zaznaczony jest parametr Operacje na jednym magazynie
    • nie może zostać zaznaczony dla magazynu oznaczonego jako domyślny, przy jednoczesnym zaznaczeniu opcji Preferuj magazyn domyślny
    • nie może zostać zaznaczony dla wszystkich magazynów powiązanych z definicją dokumentu. Przynajmniej na jednym magazynie powinna istnieć możliwość tworzenia rezerwacji automatycznych.

Opis działania parametru znajduje się w artykule Blokada automatycznych rezerwacji.

Zakładka Widoczność

Na zakładce Widoczność użytkownik może zarządzać widocznością dokumentów danego typu między centrami.

Dokument wystawiony przez dane centrum:

  • jest widoczny dla wszystkich centrów nadrzędnych w danej gałęzi struktury
  • jest niewidoczny dla wszystkich centrów podrzędnych w danej gałęzi i równorzędnych wobec siebie

Zakładka Schematy numeracji

Zakładka umożliwia przypisanie wielu numeratorów do danego typu dokumentu oraz określania, który z nich będzie domyślny. Dla danego typu dokumentu może być tylko jeden domyślny schemat numeracji.

Za pomocą przycisku [Dodaj] z grupy przycisków Numerator użytkownik ma możliwość wskazania z listy schematu numeracji, który ma zostać dołączony do tego typu dokumentu. Dołączenie wybranego schematu jest możliwe tylko wtedy jeśli w menu Konfiguracja → Dokumenty → Typy, schemat jest przypisany do danego typu dokumentu.

Kolumna Numeracja wg daty pozwala na określenie daty przekazywanej do numeratora podpiętego do danego typu dokumentu. Możliwość edycji wartości w kolumnie dostępna jest wyłącznie z poziomu firmy głównej.

Zakładka Rejestry VAT

Z poziomu tej zakładki istnieje możliwość przypisania rejestrów VAT dla danego typu dokumentu. W celu dołączenia rejestrów VAT należy wybrać przycisk [Dołącz] a następnie wskazać dany rejestr VAT z listy dostępnych rejestrów. Aby odłączyć rejestr, należy zaznaczyć go na liście i wybrać przycisk [Odłącz].

Użytkownik może określić, który rejestr ma być domyślnym dla danego typu dokumentu poprzez oznaczenie parametru Domyślny.