Obsługa sprzedaży w KSeF

Definicje dokumentów sprzedażowych

Na definicjach dokumentów:

• Faktura sprzedaży (FS)
• Korekta ilościowa faktury sprzedaży (KIFS)
• Korekta wartościowa faktury sprzedaży (KWFS)
• Korekta VAT faktury sprzedaży (KVFS)
• Faktura zaliczkowa sprzedaży (FSL)
• Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży (KFSL)

dostępny jest parametr Automatycznie prześlij do KSeF (domyślnie odznaczony). Jest on prezentowany wyłącznie w przypadku, gdy w konfiguracji firmy aktywowana została obsługa KSeF.

Lista dokumentów faktur sprzedaży, ich korekt oraz faktur zaliczkowych

Na wstążce nad listą faktur sprzedaży dostępna jest grupa przycisków KSeF zawierająca następujące przyciski:

Eksport – pozwala na wykonanie eksport wybranej faktury do KSeF.

Eksport za okres – pozwala na wykonanie eksportu faktur do KSeF z wybranego okresu.

Szczegóły opis dotyczący eksport dostępny jest w artykule Eksport dokumentów do KSeF.

Pobierz UPO – pozwala na pobranie UPO dla wybranej faktury do KSeF

Pobierz UPO za okres – pozwala na pobranie UPO z wybranego okresu

Szczegóły opis dotyczący pobierania UPO dostępny jest w artykule Pobieranie UPO.

Wyślij e-mail 

Sprawdź poprawność – pozwala na sprawdzenie poprawności wystawionej faktury pod kątem zgodności ze schemą FA(3). Weryfikacja ręczna wywoływana jest po wybraniu przycisku Sprawdź poprawność dostępnego na liście faktur oraz z poziomu formularza faktury. Weryfikacja automatyczna, z kolei, jest wykonywana podczas próby zatwierdzania dokumentu z poziomu szczegółów lub z listy, jeżeli na formularzu firmy zaznaczony jest parametr Automatyczna weryfikacja w KSeF przed zatwierdzeniem dokumentu.

Niezależnie od wybranego sposobu weryfikacji, jeżeli próba zakończy się:

• powodzeniem, w infobarze prezentowana jest informacja Weryfikacja KSeF: pozytywna
• niepowodzeniem, w infobarze prezentowana jest informacja Weryfikacja KSeF: negatywna, a w szczegółach wyświetlany jest zwrócony błąd lub błędy

Sprawdź dostępny limit  – pozwala na sprawdzenie pozostałego limitu możliwych do wysłania faktur do KSeF. Do 31.07.2026 nie jest wymagane posiadanie licencji KSeF i nie są weryfikowane limity.

Generuj kod QR – aby wygenerować kod QR do dokumentu, niezbędne jest, aby dokument posiadał Numer KSeF.
W momencie pobierania UPO nadawany jest Numer KSeF oraz generowany kod QR. Jeśli z jakiegoś powodu kod QR nie zostanie wygenerowany to jest dostępny przycisk [Generuj kod QR] za pomocą którego można taki kod wygenerować.

Wygenerowany kod QR dodawany jest na dokumencie na zakładce Załączniki o typie QR KSeF.

Grupa przycisków KSeF nad listą FS

Na liście faktur sprzedaży dostępne są dodatkowe kolumny (domyślnie ukryte), optymalizujące pracę z KSeF:

• Numer KSeF – prezentuje numer z kontrolki analogicznego pola na formularzu faktury
• Faktura źródłowa nr KSeF – prezentuje numer KSeF faktury źródłowej, do której wystawiona jest korekta
• Data wystawienia KSeF (niedostępna na liście FZ)
• Status KSeF – prezentuje wartość z analogicznego pola na formularzu faktury

Formularz dokumentów związane z obsługą KSeF

Na nagłówku formularzy: faktury sprzedaży, jej korekt (KIFS, KWFS, KVFS), korekt ręcznych, faktury zaliczkowej sprzedaży i jej korekty dostępne są pola:

• Numer KSeF
• Status KSeF – wartość pola wyświetlana jest w zależności od statusu komunikacji z KSeF (nie wysłano, wysłano, pobrano UPO, odrzucono, nie podlega) dla środowiska demonstracyjnego, statusy są poprzedzone prefiksem DEMO

Dodatkowo, wprowadzono znaczniki, które mają na celu rozróżnienie, czy faktura dotyczy członka grupy VAT (GV) lub Jednostki samorządu Terytorialnego (JST). Znaczniki zostały dodane na nagłówkach dokumentów FS, FSL, KFSL, KIFS, KWFS, KVFS. Dla dokumentów KFSL, KIFS, KWFS, KVFS wartości pól są przenoszone automatycznie z dokumentu pierwotnego.

Dokumenty korekt ręcznych faktury sprzedaży

Na formularzu korekty faktury sprzedaży, na zakładce Dokumenty skojarzone w sekcji Dokument korygowany dodano kontrolki:

• Numer obcy – numer obcy dokumentu korygowanego, wysyłany do KSeF, gdy na formularzu firmy, zakładka KSeF w sekcji Eksport dokumentów wybrany jest numer dokumentu Obcy
• Numer KSeF – numer KSeF dokumentu korygowanego

Pracownik

Udostępniona została możliwość wskazania pracownika na dokumentach faktury sprzedaży i jej korektach oraz na dokumencie faktury zaliczkowej i jej korekcie, który dokonał zakupu na rzecz odbiorcy. W tym celu na zakładce Kontrahenci w sekcji Odbiorca dodana została podzakładka Pracownik. Informacja o takim pracowniku jest wysyłana w sekcji Podmiot3 z rolą Pracownik w Schemie FA(3). Pola Imię oraz Nazwisko mają charakter obligatoryjny, natomiast pozostałe pola są opcjonalne. Edycja danych pracownika jest możliwa wyłącznie na dokumencie w stanie Zainicjowanym lub Niezatwierdzonym.

Drukowanie faktur sprzedaży wysłanych do KSeF

Fakturę przesłaną do KSeF można dostarczyć nabywcy również za pomocą wydruku, e-maila czy e-faktury. Ponieważ przesłanie do KSeF faktury, która została już uprzednio dostarczona do nabywcy jest traktowane, jak wystawienie kolejnej (nowej) faktury, wprowadzona została funkcjonalność blokady eksportu do KSeF wcześniej wydrukowanych lub wysłanych e-mailem.

W przypadku, gdy w konfiguracji firmy włączona jest obsługa KSeF, to podczas próby wydrukowania dokumentu weryfikowane jest czy:

• data wystawienia dokumentu jest wcześniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od, to bez względu na ustawianie Odbiór faktur przez KSeF na karcie kontrahenta, dokument jest drukowany bez sprawdzania kolejnych warunków
• data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru, a parametr Obsługa KSeF od jest odznaczony, to należy zweryfikować numer KSeF dokumentu:
  • Jeżeli jest on nadany – wydruk jest uruchamiany
  • Jeżeli nie ma nadanego numeru KSeF, należy zweryfikować, czy operator ma uprawnienie do drukowania faktur nie wysłanych do KSeF – jeżeli ma uprawnienia: wyświetlane jest okno z dedykowanym komunikatem oraz przyciski Drukuj i Anuluj 
• data wystawienia dokumentu jest taka sama lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru, a parametr Obsługa KSeF od jest zaznaczony, to należy zweryfikować numer KSeF dokumentu. W przypadku jego braku, prezentowana jest treść błędu.

Zmiany na wydrukach w Altum

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nakłada na podatników obowiązek umieszczania kodu QR na wydruku faktury, w przypadku jej udostępniania poza systemem KSeF. Kod QR umożliwia natychmiastową weryfikację zgodności danych faktury z informacjami zapisanymi w KSeF. Proces weryfikacji odbywa się za pomocą urządzenia mobilnego, które po zeskanowaniu kodu QR odczytuje zaszyfrowane informacje i wyświetla dane identyfikujące fakturę wraz z informacją o zgodności z oryginalnym zapisem w systemie KSeF.

W tym celu dodano kod QR oraz link weryfikacyjny do poniższych, standardowych wydruków:

• Faktura sprzedaży końcowa
• Faktura sprzedaży
• Faktura zaliczkowa sprzedaży
• Faktura sprzedaży – korekta (ilościowa i wartościowa)
• Faktura sprzedaży – korekta stawki VAT
• Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży

Podgląd wydruku Faktura sprzedaży z kodem QR

Wydruki dla faktur ustrukturyzowanych KSeF

W celu stworzenia nowego wydruku dodano nowy typ wydruku – xml KSeF. Jest on dostępny, gdy włączona jest obsługa KSeF na Firmie.

Do standardu dodano nowe wydruki:

• Faktura ustrukturyzowana KSeF – wydruk dla dokumentów FS
• Faktura zaliczkowa KSeF – wydruk dla dokumentów FSL
• Faktura korygująca KSeF – wydruk dla dokumentów KIFS, KWFS, KVFS oraz korekty ręcznej

W przypadku trybu Offline UPO nie musi być pobrane aby można było wykonać wydruk.

W przypadku wydruków dokumentów wystawionych w trybie offline, podczas wydruku faktury ustrukturyzowanej pojawi się dedykowane pytanie, w którym użytkownik zdecyduje, czy taki wydruk ma zostać wykonany. W tym przypadku na takim wydruku będzie znajdować informacja o trybie offline i dostępne będą dwa kody QR:

• pierwszy kod QR – służy weryfikacji faktury po jej przesłaniu do KSeF
• drugi kod QR – służy do potwierdzenia autentyczności wydawcy na podstawie certyfikatu.